文｜劉瀚琳 林浩然

辦公室管理是國(guó)有企業(yè)內(nèi)部管理中尤為重要的一項(xiàng)工作，其在促進(jìn)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部有序有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高國(guó)有企業(yè)內(nèi)部管理水平方面，發(fā)揮著重要的作用。

新時(shí)期背景下，國(guó)有企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了巨大的變化，為了更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新常態(tài)，國(guó)有企業(yè)就必須加強(qiáng)創(chuàng)新和改革，而其中加強(qiáng)對(duì)辦公室管理的創(chuàng)新也尤為重要。重視對(duì)辦公室管理的創(chuàng)新、優(yōu)化，能夠更好地推動(dòng)國(guó)有企業(yè)改革，幫助國(guó)有企業(yè)更好地滿足新形勢(shì)要求，這對(duì)促進(jìn)國(guó)有企業(yè)良好發(fā)展具有重要的意義。而就實(shí)際來(lái)看，目前很多國(guó)有企業(yè)的辦公室管理工作現(xiàn)狀都不算理想，存在一定的問(wèn)題亟待改進(jìn)。

一、辦公室管理概述及其重要意義

辦公室是國(guó)有企業(yè)的中心點(diǎn)，是國(guó)有企業(yè)日常工作運(yùn)行和決策的重要執(zhí)行部門，其對(duì)國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。辦公室工作具有繁雜、系統(tǒng)、量大的特點(diǎn)，所以為了保證辦公室工作的有序有效開(kāi)展，就必須加強(qiáng)對(duì)辦公室的有效管理。辦公室管理是國(guó)有企業(yè)內(nèi)部管理中重要的組成部分，是對(duì)辦公室工作進(jìn)行組織、統(tǒng)籌、安排、管理、監(jiān)督的一項(xiàng)工作，目的是促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展，為國(guó)有企業(yè)良好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作所涉及的范圍非常廣泛，如包括對(duì)國(guó)有企業(yè)人力資源的分配與管理、對(duì)國(guó)有企業(yè)成本的管理與控制、對(duì)各項(xiàng)政務(wù)工作的綜合協(xié)調(diào)、組織安排國(guó)有企業(yè)政治學(xué)習(xí)、開(kāi)展日常黨建宣傳工作等。

對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，辦公室管理所發(fā)揮的作用尤為重要。首先，科學(xué)合理的辦公室管理工作，可以保證國(guó)有企業(yè)內(nèi)部工作的正常運(yùn)行。辦公室管理包括對(duì)各種工作情況的反應(yīng)、通訊、執(zhí)行等，這對(duì)促進(jìn)各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展具有重要的意義。其次，科學(xué)合理的辦公室管理工作還可以促進(jìn)國(guó)有企業(yè)各部門協(xié)調(diào)運(yùn)作。辦公室管理工作強(qiáng)調(diào)從國(guó)有企業(yè)整體出發(fā)，作為促進(jìn)各部門協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的潤(rùn)滑劑，切實(shí)做好各個(gè)部門之間的溝通、交流工作，為各個(gè)部門工作的有效開(kāi)展提供服務(wù)，進(jìn)而也就可以保證各個(gè)部門在有效的協(xié)調(diào)下，高效完成工作?；诖?，國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，就必須提高對(duì)辦公室管理的重視，并且要采取有效的策略，從而提高辦公室管理水平。

二、國(guó)有企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀分析

（一）管理制度缺乏創(chuàng)新

在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，國(guó)有企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了較大的變化，該階段，若國(guó)有企業(yè)的辦公室管理制度沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新，那么就會(huì)直接影響到辦公室管理工作的開(kāi)展，以及導(dǎo)致辦公室管理工作無(wú)法滿足國(guó)有企業(yè)發(fā)展所需。而就實(shí)際來(lái)看，目前，很多國(guó)有企業(yè)的辦公室管理制度，都還是沿用早期的制度體系，或者照搬其他企業(yè)的管理制度，以至于辦公室管理制度存在不完善、不適用、不合理的情況，這必然會(huì)影響到辦公室的管理質(zhì)量和效率。

（二）辦公室管理模式落后

國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作具有雜亂、量大、繁瑣的特點(diǎn)，這就對(duì)辦公室管理工作提出了更高的要求。信息時(shí)代為國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作提供了新的機(jī)遇，如利用信息化技術(shù)開(kāi)展管理工作，更有利于提高管理質(zhì)量和效率。但是，目前國(guó)有企業(yè)辦公室管理的信息化程度還比較低，主要還是依賴于傳統(tǒng)工作模式開(kāi)展管理工作。辦公室管理傳統(tǒng)模式即依賴于人力，完成各項(xiàng)復(fù)雜、瑣碎的工作，無(wú)法滿足現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)辦公室管理需求，從而影響了辦公室管理質(zhì)量和效率。

（三）工作人員整體素質(zhì)有待提升

辦公室管理人員其整體素質(zhì)的高低與辦公室管理工作質(zhì)量的高低有直接的關(guān)系，所以提高辦公室管理人員綜合素質(zhì)十分重要。但是就實(shí)際來(lái)看，很多國(guó)有企業(yè)的辦公室管理人員都是由其他行政崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，還有很多管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)就直接上崗。辦公室管理人員整體素質(zhì)水平不高，導(dǎo)致整體工作質(zhì)量和效率也不算理想。

三、國(guó)有企業(yè)辦公室管理策略

（一）創(chuàng)新管理制度

科學(xué)合理的辦公室管理制度在國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作中，所發(fā)揮的作用是十分重要的，所以為了提高辦公室管理水平，加強(qiáng)對(duì)管理制度的創(chuàng)新也顯得十分重要。目前國(guó)有企業(yè)辦公室管理制度還存在較多的問(wèn)題，這就需要國(guó)有企業(yè)在創(chuàng)新管理制度時(shí)，基于當(dāng)前管理制度現(xiàn)狀及辦公室管理需求進(jìn)行創(chuàng)新。辦公室管理制度中，崗位工作職責(zé)不明確問(wèn)題，需要通過(guò)清晰明確各崗位工作職責(zé)來(lái)解決。

比如，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該結(jié)合辦公室管理工作繁瑣、復(fù)雜的特點(diǎn)，明確各個(gè)崗位的職責(zé)、范疇、內(nèi)容、流程、要求，同時(shí)對(duì)各個(gè)崗位的人員采取嚴(yán)格的責(zé)任制度。這樣可以避免出現(xiàn)相互推諉的情況，進(jìn)而保證辦公室管理工作整體效果。辦公室管理制度服務(wù)性較低的問(wèn)題，則需要通過(guò)提高管理制度服務(wù)性來(lái)解決。國(guó)有企業(yè)在保證管理制度約束作用的基礎(chǔ)上，要充分突出管理制度的適用性，保證管理制度能夠?yàn)檗k公室管理工作服務(wù)。

比如，要優(yōu)化辦公室管理工作流程，細(xì)化辦公室管理內(nèi)容，統(tǒng)一完善辦公室運(yùn)行機(jī)制，明確日?？己藱C(jī)制等。作為辦公室管理人員，還需要具備一定的開(kāi)拓性，能夠基于辦公室管理需求提出科學(xué)、有效的管理策略和方案。只有這樣才能夠真正優(yōu)化和完善辦公室管理的服務(wù)性，進(jìn)而在制度的約束、支持、推動(dòng)下，更好地保證管理水平。

（二）強(qiáng)化辦公室管理信息化建設(shè)

新時(shí)代背景下，信息化管理成為了企業(yè)各項(xiàng)管理工作創(chuàng)新的必然趨勢(shì)。信息化管理與傳統(tǒng)管理相比，通過(guò)利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)管理工作的智能化、自動(dòng)化、數(shù)字化發(fā)展，這對(duì)提高整體管理水平，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展具有重要意義。因此，國(guó)有企業(yè)在辦公室管理創(chuàng)新方面，要加強(qiáng)對(duì)管理工作的信息化建設(shè)。

首先，國(guó)有企業(yè)需要基于辦公室管理工作需求，配備相應(yīng)的信息化設(shè)備、技術(shù)，如計(jì)算機(jī)、電子數(shù)據(jù)庫(kù)、信息化平臺(tái)等，以此來(lái)為辦公室管理工作的信息化發(fā)展打下基礎(chǔ)。其次，作為辦公室管理人員，要基于企業(yè)所提供的各種信息化設(shè)備、技術(shù)，來(lái)對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行優(yōu)化。比如可以將海量的數(shù)據(jù)、信息、資料等，統(tǒng)一錄入到電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，利用電子數(shù)據(jù)庫(kù)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)、信息、資料按照類型、時(shí)間的不同進(jìn)行分類，這樣可以提高信息的利用率，同時(shí)避免由于紙質(zhì)管理導(dǎo)致信息丟失。對(duì)于辦公室所有工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，都可以同步錄入到電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)來(lái)保存、利用、檢索信息。同時(shí)辦公室管理人員還可以基于信息化平臺(tái)，開(kāi)展線上辦公室管理工作，包括利用信息化平臺(tái)實(shí)時(shí)反饋、溝通各項(xiàng)事宜，利用信息化平臺(tái)有序指導(dǎo)各項(xiàng)工作開(kāi)展，利用信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各部門、各人員之間的在線溝通等。通過(guò)強(qiáng)化辦公室管理信息化建設(shè)，不僅可以提高辦公室管理工作的整體效率，同時(shí)也可以更好地保證辦公室管理質(zhì)量，避免各種錯(cuò)誤問(wèn)題發(fā)生。

（三）提高工作人員整體水平

國(guó)有企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新策略中，提高工作人員整體水平是尤為重要的內(nèi)容。目前辦公室管理人員在專業(yè)水平、綜合素質(zhì)方面都存在參差不齊的問(wèn)題，這就需要國(guó)有企業(yè)從各個(gè)方面入手，提高管理人員的整體水平。

首先，為了提高管理人員的整體水平，國(guó)有企業(yè)要制定嚴(yán)格的培訓(xùn)制度，定期組織管理人員開(kāi)展與辦公室管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、管理技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等，以此來(lái)提高管理人員的專業(yè)水平和自身素養(yǎng)。

其次，要對(duì)辦公室管理隊(duì)伍進(jìn)行科學(xué)調(diào)整。辦公室管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則十分復(fù)雜、瑣碎，且具有一定的專業(yè)性，所以相應(yīng)的管理人員也應(yīng)該是專業(yè)的辦公室管理人員。因此，對(duì)于目前辦公室管理隊(duì)伍中專業(yè)水平、能力不達(dá)標(biāo)者，應(yīng)該進(jìn)行人事調(diào)整。

最后，為了提高辦公室管理隊(duì)伍的整體水平，國(guó)有企業(yè)還需要加強(qiáng)對(duì)新型人才的引進(jìn)。國(guó)有企業(yè)可以加強(qiáng)與高校的合作，為辦公室管理隊(duì)伍引進(jìn)更多年輕、素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的新型人才。同時(shí)國(guó)有企業(yè)還可以開(kāi)放社會(huì)招聘通道，招聘更多具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)、具備創(chuàng)新意識(shí)、具備專業(yè)能力、具有信息化能力的綜合型人才。在高素質(zhì)、高水平人才隊(duì)伍支撐下，可以更好地提高國(guó)有企業(yè)辦公室管理整體水平，進(jìn)而更好地促進(jìn)國(guó)有企業(yè)發(fā)展。