李承紅 黃倩 郭峰 劉宗明

醫(yī)院新冠疫情防控檔案具體指在新冠肺炎疫情防控工作中受疫情防控影響直接形成的、對(duì)國家和社會(huì)疫情防控工作開展具有極其重要價(jià)值的多種文字、圖表、電子信息、音頻和視頻等不同形式的記錄。醫(yī)院開展疫情防控的所有涉及到疫情防控記錄的資料都屬于疫情防控檔案的范疇，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行重點(diǎn)管理。鑒于此，我院在疫情防控的背景下，加強(qiáng)對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重視，有效組織開展檔案管理工作，為疫情防控檔案資料的高效化利用創(chuàng)造了良好條件。

1 醫(yī)院新冠疫情防控檔案管理的重要性

醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案管理工作主要涉及檔案收集、整理、保管、鑒定、編研、綜合利用等內(nèi)容，其中檔案管理是核心部分，檔案管理工作的開展為檔案資料的共享和利用提供有力支撐。因此醫(yī)院必須加強(qiáng)對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重視，探索全新檔案管理模式，提高檔案管理整體效能。習(xí)近平總書記高度重視檔案管理工作，提出檔案工作是極其重要的工作，檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和規(guī)律分析對(duì)檔案管理工作的開展有重要影響，并且醫(yī)院各項(xiàng)工作的進(jìn)行都需要檔案的支撐。這對(duì)我院開展新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的開展提出了全新要求，只有加強(qiáng)對(duì)疫情防控檔案管理工作的重視，并按照國家檔案局《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》的具體工作要求，有效推進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)疫情防控檔案工作的高效化和高質(zhì)量管理，為疫情防控檔案資料的高效化利用創(chuàng)造良好的條件，切實(shí)突出檔案管理工作的綜合發(fā)展效能[1]。

2 新冠肺炎疫情防控檔案管理的復(fù)雜性

新冠肺炎疫情防控檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，需要在管理工作中結(jié)合實(shí)際情況制定相對(duì)具體、有效的檔案管理工作方案。具體針對(duì)新冠肺炎疫情防控方面檔案管理的復(fù)雜性進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)主要體現(xiàn)在以下方面：①檔案資料形成具有偶然性和隨機(jī)性，需要多部門協(xié)調(diào)共同開展檔案歸檔和整理工作，增加了檔案管理難度；②檔案資料類型多，結(jié)構(gòu)相對(duì)復(fù)雜，并且涉及到的資料數(shù)量相對(duì)較大，基本包含綜合類檔案、督查類檔案、醫(yī)療救治檔案、物質(zhì)保障類檔案、信息咨詢類檔案和新聞傳達(dá)類檔案等，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行集中處理；③檔案資料來源廣，并且相對(duì)分散，對(duì)于檔案資料管理難度大，部分檔案資料的收集和整理被忽視；④檔案資料利用率相對(duì)較高，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了全新的要求，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案資料進(jìn)行針對(duì)性處理，促進(jìn)檔案管理工作的高效化開展。

3 我院新冠肺炎疫情檔案管理實(shí)踐探索

我院加強(qiáng)對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案管理的重視，現(xiàn)階段已經(jīng)在不同方面做出了相應(yīng)探索，檔案管理水平不斷提升，促進(jìn)了檔案資料的高效化利用。

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，保證做到“應(yīng)歸盡歸”在疫情防控社會(huì)背景下，我院全面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，促進(jìn)檔案管理工作優(yōu)化開展，確保能將有意義、有價(jià)值的文字、聲像和實(shí)物資料等進(jìn)行整合管理，在多部門的積極支持和配合下優(yōu)化檔案管理效能，突出檔案管理工作的重點(diǎn)，認(rèn)真做好疫情防控期間檔案管理工作，并在檔案管理工作中突出文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，切實(shí)提高檔案管理工作的整體效能[2]。

3.2 制發(fā)文件，落實(shí)好建檔工作醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視疫情防控工作中醫(yī)院檔案資料管理情況，制定了疫情防控檔案的收集和管理計(jì)劃，重點(diǎn)對(duì)與新冠疫情防控相關(guān)的檔案資料進(jìn)行收集和調(diào)查，并按照具體類別對(duì)新冠肺炎期間檔案進(jìn)行分類、整理和保存，形成完善的新冠肺炎疫情檔案收集和管理機(jī)制[3]。在此基礎(chǔ)上，主動(dòng)與相關(guān)科室有效對(duì)接，爭取獲得醫(yī)院相關(guān)科室的積極支持和配合，制定《新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔清單》，確保對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行全方位優(yōu)化，在《新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔清單》的幫助下規(guī)范檔案收集和管理的流程，為檔案材料的整理創(chuàng)造條件，突出檔案管理工作的基本效能。

3.3 加強(qiáng)統(tǒng)籌指導(dǎo)，有序落實(shí)歸檔工作我院在實(shí)際組織開展疫情防控期間檔案管理工作中，對(duì)文件統(tǒng)籌歸檔，對(duì)不同部門、不同科室的檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在落實(shí)安全防護(hù)工作的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性的開展各項(xiàng)檔案歸檔工作，促進(jìn)檔案資料有效管理和轉(zhuǎn)移，優(yōu)化檔案管理綜合發(fā)展效能[4]。在具體工作中，我院在檔案管理方面全面加強(qiáng)對(duì)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案資料的收集和整理方式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，基本上實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的分類化管理和分別管理的目標(biāo)，能按照不同檔案資料的性質(zhì)和管理要求對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案管理的范圍和內(nèi)容進(jìn)行明確?，F(xiàn)階段我院在新冠肺炎疫情防控工作中已經(jīng)完成對(duì)182 件疫情防控文件檔案資料的收集和整理，有效歸檔20 余件檔案信息資料，為檔案管理工作的創(chuàng)新推進(jìn)提供了良好的支持，醫(yī)院檔案管理工作效能逐漸提升，為新時(shí)代背景下高效檔案管理工作的科學(xué)穩(wěn)定推進(jìn)創(chuàng)造了理想化的條件。

4 新冠肺炎疫情防控檔案管理實(shí)踐措施

在對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性形成初步認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，為了能循序漸進(jìn)的提高檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)對(duì)疫情防控檔案資料的高效化利用，新時(shí)期在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中我院主要從以下方面作出了實(shí)踐探索，為檔案資料的高效化利用提供了良好支持，有助于提升我院檔案管理水平，為檔案資料的高效化和有序化利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[5]。下面對(duì)新冠肺炎疫情防控背景下檔案管理優(yōu)化措施進(jìn)行分析。

4.1 從全局著眼，制定疫情檔案管理方案我院在國家檔案行政管理部門的積極領(lǐng)導(dǎo)下，綜合分析醫(yī)院疫情防控工作檔案管理需求和管理特點(diǎn)，借鑒國內(nèi)其他醫(yī)院疫情防控工作檔案管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，明確檔案管理工作的重點(diǎn)、職責(zé)和要求等，從全局著眼科學(xué)界定疫情防控檔案資料管理的范圍、內(nèi)容以及涉及到的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等，確保在實(shí)際工作中能針對(duì)不同類型、不同來源和不同載體的疫情防控檔案資料制定差異化的管理辦法，突出疫情防控檔案資料的綜合管理效果，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料高效化管理的目標(biāo)，促進(jìn)管理效能的顯著提升，為疫情防控期間檔案資料的科學(xué)化和系統(tǒng)化管理創(chuàng)造良好的條件[6]。

4.2 全程管理，突出疫情防控檔案管理規(guī)范性在科學(xué)組織推進(jìn)疫情防控檔案管理工作的實(shí)踐探索活動(dòng)中，我院注意引入全過程管理的思想，積極組織相關(guān)力量在疫情防控的全過程落實(shí)檔案管理工作，對(duì)線下檔案管理和線上檔案管理進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，秉承應(yīng)收盡收的原則，突出檔案管理效能，優(yōu)化疫情防控檔案資料的收集、整理和歸檔工作，保障能發(fā)揮疫情防控資料的作用，對(duì)檔案管理全過程進(jìn)行集中管理，有效規(guī)避檔案資料流失和浪費(fèi)方面的問題[7]。與此同時(shí)要制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提升疫情防控檔案管理的規(guī)范性和有序性，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理的目標(biāo)，確保能促進(jìn)檔案資料的合理化利用，為新時(shí)期疫情防控工作的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

4.3 創(chuàng)新服務(wù)，展現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢(shì)我院在針對(duì)新冠肺炎疫情防控工作檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)該明確在檔案資料中蘊(yùn)含著一定數(shù)量的危機(jī)應(yīng)對(duì)信息和疫情防控歷史數(shù)據(jù)信息，為了能提高檔案資料的有效利用率，我院檔案管理和組織部門要重點(diǎn)針對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行挖掘，摘編能夠集中反映我院疫情防控工作成果的文件資料、組織協(xié)調(diào)記錄和政策規(guī)定調(diào)整記錄、歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，并及時(shí)將這些信息展示在平臺(tái)上，方便有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和指揮決策部門按照要求下載檔案文獻(xiàn)資料和使用資料，促進(jìn)疫情防控檔案資料的高效化利用，真正展現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值和作用，提升疫情防控工作中檔案資料管理效能[8]。

5 結(jié)語

綜上所述，在新冠病毒肺炎疫情防控背景下，我院積極主動(dòng)參與到疫情防控工作實(shí)踐中，形成了大量的檔案資料和文件資料，是對(duì)醫(yī)院疫情防控工作的準(zhǔn)確記錄，也是對(duì)黨和政府積極應(yīng)對(duì)疫情突發(fā)事件的真實(shí)反映，對(duì)于今后研究這方面的問題具有極其重要的價(jià)值和作用。因此新時(shí)代背景下要全方位加強(qiáng)對(duì)疫情防控檔案管理的重視，從多角度積極探索疫情防控檔案管理的措施，確保能形成完善的疫情防控檔案管理體系，為新時(shí)代背景下疫情防控工作高效化和系統(tǒng)化開展提供良好的支持。