孫丹丹
(陜西華達(dá)科技股份有限公司,陜西 西安 710065)
應(yīng)收賬款是在競爭激勵(lì)的市場經(jīng)濟(jì)條件下,企業(yè)為了擴(kuò)大銷售、占領(lǐng)市場,為爭取更多客戶所產(chǎn)生的,應(yīng)收賬款的存在對企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)和財(cái)務(wù)狀況有著重要影響。為了進(jìn)一步規(guī)范公司應(yīng)收賬款日常管理,加強(qiáng)貨款回收,保證資金安全,防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),須切實(shí)落實(shí)公司各項(xiàng)文件的相關(guān)要求,做好應(yīng)收賬款的事前、事中、事后有效控制,降低公司資金成本和壞賬損失。
客戶是一切經(jīng)營活動的來源,沒有客戶就沒有市場。優(yōu)質(zhì)客戶將決定企業(yè)的經(jīng)營周期。優(yōu)質(zhì)客戶的建立和培養(yǎng)由企業(yè)自身的管理機(jī)制和原則決定。
規(guī)范客戶資料,積累有效客戶,規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。不重視客戶信息管理制度,對客戶開發(fā)無統(tǒng)籌規(guī)劃和安排,易造成優(yōu)質(zhì)客戶流失,劣質(zhì)客戶繁衍,失聯(lián)、倒閉客戶占比增加。例如,一家制造型企業(yè),其重點(diǎn)客戶為研究所、大型國企等,此類客戶雖然信用度高,違約風(fēng)險(xiǎn)小,但內(nèi)部請款審批手續(xù)冗長,易導(dǎo)致資金占用和流失風(fēng)險(xiǎn)。
銷售合同的簽訂是保障雙方權(quán)利,履行責(zé)任的條件和基礎(chǔ)。制造企業(yè)大都存在合同簽訂前期未經(jīng)嚴(yán)格評審和審批流程;簽訂合同條款模糊,不細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),甚至與有些客戶沒有簽訂合同;簽訂合同后隨意更改,一來二去,無形推遲了付款期限。
在實(shí)際工作中十分復(fù)雜,銷售人員往往迫于客戶與銷售的壓力,合同的賬期越來越長,且種種原因?qū)е缕鹚泓c(diǎn)延遲,形成惡性循環(huán),應(yīng)收賬款不斷增加,賬齡越來越長,壞賬風(fēng)險(xiǎn)越來越大,不斷產(chǎn)生新的額外費(fèi)用成本。若所有風(fēng)險(xiǎn)類債權(quán)尋求法律幫助解決,將耗時(shí)、耗財(cái)、耗人力,收效甚微,得不償失。
制造企業(yè)在日常賬務(wù)管理中存在只掛賬,但不及時(shí)關(guān)注應(yīng)收賬款形成的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和真實(shí)性的問題,易發(fā)生客戶未及時(shí)掛賬或掛賬錯(cuò)誤而導(dǎo)致雙方賬面余額和發(fā)生額的掛賬差異性較大,未及時(shí)調(diào)整,領(lǐng)導(dǎo)層不能夠真實(shí)全面地了解公司應(yīng)收賬款,客戶也不能及時(shí)付款。
現(xiàn)在市場流通的模式主要以承兌匯票為主,而一年期的商業(yè)承兌匯票又占據(jù)大部分市場,無形中又一次延長賬期,使企業(yè)現(xiàn)金流短缺,加劇資金壓力。遙望一載,票據(jù)到期,商業(yè)承兌匯票依靠客戶信用度付款,此時(shí)再度哽咽,無法收到貨款。
管理人員無法打破陳規(guī),應(yīng)收賬款管理缺乏控制,執(zhí)行力差,銷售任務(wù)和回款任務(wù)依賴于收入比例計(jì)算,缺乏合理性,稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等累計(jì)無法收回,應(yīng)收賬款無限增大。對于舊賬的獎(jiǎng)罰不分明,企業(yè)將面臨資金鏈、現(xiàn)金流的短期吃緊狀況。銷售人員只重視大客戶,對小客戶只賣貨,不收款,積少成多,造成呆賬、壞賬的大量出現(xiàn)。
企業(yè)經(jīng)過不斷努力實(shí)現(xiàn)自主創(chuàng)新,產(chǎn)品設(shè)計(jì)和制造工藝也不斷學(xué)習(xí)提高,但在基礎(chǔ)研究領(lǐng)域還有待提高。產(chǎn)品競爭力不強(qiáng),銷售優(yōu)勢不明顯,銷售人員固有思維,沿襲舊銷售方法等,增加了銷售壓力。
沒有規(guī)矩不成方圓,治國如是,管理企業(yè)亦是。應(yīng)收賬款交接制度的形同虛設(shè)、口頭交接或者交接不全面,直接影響著前期形成的應(yīng)收賬款賬務(wù)是否核對清楚,后期賬款是否能夠收回。不交接或者交接不完整,往往易出現(xiàn)推諉現(xiàn)象,長此以往,易造成企業(yè)資金的流失。不交接或者交接不完整,造成接任的人工作難度增加,易使工作無法順利進(jìn)行,有可能因此延誤其他部門的工作,影響了公司正常的工作秩序。
客戶資料是客戶管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。要建立完整的客戶信息管理制度,專人妥善管理客戶信息檔案,定期收集更新。優(yōu)質(zhì)客戶的選擇對公司至關(guān)重要,例如:中興、華為等大型企業(yè),付款謹(jǐn)遵合同期限,以承兌匯票給付時(shí)給予一定費(fèi)用作為補(bǔ)充。故銷售人員應(yīng)多挖掘此類信用度高,付款及時(shí)的高質(zhì)量客戶。
建立信用評價(jià)機(jī)制,給予客戶信用評價(jià),設(shè)立信用期限。由專管部門開展相應(yīng)信用評價(jià)工作,明確客戶信用額度及信用期間,須保持合理性,不超過客戶預(yù)期承受能力,根據(jù)補(bǔ)充情況每年進(jìn)行一次評定調(diào)整。
合同簽訂前期要經(jīng)過評審和審批,雙方依法簽訂銷售合同時(shí),對產(chǎn)品的信息進(jìn)行明確約定;對產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確約定,作為供方,應(yīng)特別注意在銷售合同中對回款期限和回款方式嚴(yán)格明確約定;對違約責(zé)任進(jìn)行明確約定,作為供方,應(yīng)在合同中明確需方延期付款的違約責(zé)任,同時(shí)還應(yīng)根據(jù)供貨情況對需方貨款的支付進(jìn)程、期限等進(jìn)行必要的控制,如發(fā)生需方貨款延遲支付、差額支付等情況,應(yīng)視情況追究其違約責(zé)任,減低風(fēng)險(xiǎn);不得簽訂模糊合同。同時(shí),合同要依法進(jìn)行變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列過程。
合同內(nèi)容清晰、明確回款時(shí)間、超期付款處罰等具體內(nèi)容以及格式規(guī)范的正規(guī)合同,可以有效保護(hù)公司資金的回籠,減少延期付款管理合同的風(fēng)險(xiǎn)管理,預(yù)防了絕大部分的法律風(fēng)險(xiǎn),從而避免爭議的發(fā)生,減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和后期糾紛。銷售合同簽訂后進(jìn)行規(guī)范化管理,可以有效地規(guī)避合同協(xié)議風(fēng)險(xiǎn)。
應(yīng)收賬款確認(rèn)與收入確認(rèn)密切相關(guān)。公司應(yīng)當(dāng)在履行合同中的履約義務(wù)時(shí)確認(rèn)收入,公司商品在符合收入確認(rèn)條件時(shí),貨款尚未收到的情況下確認(rèn)應(yīng)收賬款。賒銷管理,必須保證做好應(yīng)收賬款核對,保證賬務(wù)準(zhǔn)確性,為應(yīng)收賬款的及時(shí)回收時(shí)刻做好準(zhǔn)備。
第一,應(yīng)收賬款分內(nèi)部核對和外部核對。內(nèi)部核對,各片區(qū)銷售建立產(chǎn)品發(fā)貨情況和貨款回收情況明細(xì)賬,連續(xù)記錄收發(fā)明細(xì),每年年終結(jié)轉(zhuǎn)。每季度各片區(qū)與財(cái)務(wù)部分管會計(jì)核對掛賬情況并對結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。外部核對,由財(cái)務(wù)部、銷售部和客戶每半年準(zhǔn)確、有效地核對雙方往來賬務(wù),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)核對并調(diào)賬,切實(shí)保障債權(quán)債務(wù)及時(shí)確認(rèn)。
第二,針對應(yīng)收賬款增幅過大過快,某些賬齡過久,將應(yīng)收賬款按照賬齡劃分為正常債權(quán)、關(guān)注性債權(quán)、風(fēng)險(xiǎn)性債權(quán)、較大風(fēng)險(xiǎn)性債權(quán)、重大風(fēng)險(xiǎn)性債權(quán)和損失性風(fēng)險(xiǎn)債權(quán)。對于正常債權(quán),關(guān)注賬齡及欠款增減變動情況,良好地發(fā)展業(yè)務(wù)關(guān)系,培養(yǎng)重點(diǎn)客戶。適時(shí)調(diào)整付款信用期限,銷售員賬期前半月提醒付款,賬期前兩天提示付款,跟蹤款項(xiàng)到賬。對于關(guān)注性以上債權(quán),注意客戶經(jīng)營狀況、信用、償債能力等,密切關(guān)注法律時(shí)效。提前發(fā)出確認(rèn)函,如無法收回確認(rèn)函,須通過電話、微信、短信、郵件等方式確認(rèn),確保債權(quán)法律時(shí)效性延續(xù)。對經(jīng)營、財(cái)務(wù)狀況嚴(yán)重惡化的客戶,必須停止供貨,并采取多種方式催收,必要時(shí)借助法律手段。但打官司勞民傷財(cái),也可實(shí)施應(yīng)收賬款保理、質(zhì)押、資產(chǎn)證券化轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn)。
第三,對于商業(yè)承兌到期未兌付客戶在后續(xù)的合作中,要收取一定的保證金,并賠付上筆交易超期費(fèi)用。
管理層根據(jù)應(yīng)收賬款比例下達(dá)回款任務(wù)。嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)定制度,實(shí)施到位。首先就新發(fā)貨的貨款采取相應(yīng)回款措施,不產(chǎn)生新應(yīng)收賬款;其次要根據(jù)制度逐步清理以前年度形成的應(yīng)收賬款。
提高銷售人員催收積極性,鼓勵(lì)大家全體行動,大小客戶一視同仁,同等對待,改變小客戶只負(fù)責(zé)銷售,不負(fù)責(zé)收款的習(xí)慣。加強(qiáng)回款機(jī)制與信息傳遞和反饋。以前年度形成的應(yīng)收賬款按照賬期和金額給予相應(yīng)比例獎(jiǎng)金,清欠前款。若未嚴(yán)格執(zhí)行新回款措施,形成新應(yīng)收賬款,按照賬期及金額給予相應(yīng)比例處罰。
增加研發(fā)力度,提高生產(chǎn)加工能力,配套更為先進(jìn)的人員、技術(shù)和設(shè)備,減少產(chǎn)品外協(xié)加工。做出具有企業(yè)特色和核心競爭力的產(chǎn)品,提高市場占有份額。提升車間生產(chǎn)質(zhì)量,改變原有銷售方法,開辟一片新天地。打造產(chǎn)品新,質(zhì)量優(yōu),服務(wù)好的一條龍模式。為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。改變原有銷售套路,開辟市場新天地,
善始善終是基礎(chǔ)要求,本著為自己負(fù)責(zé),為大家負(fù)責(zé),為企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度,不論崗位調(diào)換、離職,須對經(jīng)手應(yīng)收賬款與客戶資料進(jìn)行交接,否則不予辦理離崗、離職手續(xù)。辦理包括應(yīng)收賬款在內(nèi)的工作交接,交接未完的,不得離崗;交接不清的,職責(zé)由移交者負(fù)責(zé),交接清楚后,職責(zé)由接替者負(fù)責(zé);有關(guān)交接項(xiàng)目概以交接清冊為準(zhǔn),交接清單經(jīng)交、接、監(jiān)三方簽字。
通過應(yīng)收賬款交接,將相關(guān)客戶的信息轉(zhuǎn)移給接手人,便于工作知識的傳承與保留。工作交接的完成,能夠保證相關(guān)工作的持續(xù)性開展,可完整、有效地確保部門內(nèi)部和部門之間的穩(wěn)定性,不因員工的離開而產(chǎn)生斷層和銜接不良問題,從而減少工作中的推卸責(zé)任現(xiàn)象。
應(yīng)收賬款的管理是一個(gè)長期而艱巨的工作任務(wù),不能僅僅靠一個(gè)人或者一個(gè)制度去改變。要通過所有人的努力,共同改變工作理念和工作方式,嚴(yán)格執(zhí)行每一項(xiàng)工作制度,一起協(xié)調(diào)溝通去達(dá)到控制和減少應(yīng)收賬款的目的。