顏 婷

（兗州煤業(yè)股份有限公司共享中心，山東 鄒城 273500）

為實(shí)現(xiàn)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，順應(yīng)時代潮流，某集團(tuán)公司積極謀劃改革發(fā)展，大力推進(jìn)“大數(shù)據(jù)工程”項(xiàng)目建設(shè)，選擇ERP 作為核心運(yùn)營管理平臺，依托公司已實(shí)現(xiàn)的“大數(shù)據(jù)工程”項(xiàng)目成果，開啟了智能商旅平臺服務(wù)項(xiàng)目的建設(shè)。

一、商旅平臺建設(shè)背景

集團(tuán)公司員工目前商務(wù)出行主要是自行購票，個人墊付資金，行程結(jié)束后由財(cái)務(wù)報(bào)銷的傳統(tǒng)模式。面對“互聯(lián)網(wǎng)＋”和大數(shù)據(jù)背景下的現(xiàn)實(shí)狀況，商旅費(fèi)用已無法滿足智能化管控要求，無法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、采集、處理，具體表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.未實(shí)現(xiàn)對集團(tuán)商旅狀態(tài)的數(shù)據(jù)分析

商旅數(shù)據(jù)體量大，傳統(tǒng)差旅報(bào)銷模式下無法進(jìn)行詳細(xì)數(shù)據(jù)采集、管理、處理，出行方式、出行地點(diǎn)、具體航空公司、酒店信息等分布廣、數(shù)據(jù)多、相關(guān)價(jià)格實(shí)時變動，這些數(shù)據(jù)在商旅管理過程中不斷產(chǎn)生，傳統(tǒng)的Excel 表格和線下人工操作方式已經(jīng)無法完成這些數(shù)據(jù)的收集，更談不上分析利用。

2.缺乏統(tǒng)一的商旅費(fèi)控管理

目前某集團(tuán)公司雖有統(tǒng)一的差旅費(fèi)管理辦法及費(fèi)控標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)主要由財(cái)務(wù)人員事后人工核對管控，未進(jìn)行線上統(tǒng)一控制，未做到事前員工出行費(fèi)控標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)自動審核，造成大量事后人工投入，人為因素增多。

3.員工出行預(yù)定及報(bào)銷不暢

某集團(tuán)公司員工商務(wù)出行雖有線下商旅支持，也僅部分覆蓋，未打通差旅業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)，員工出行還是以自行預(yù)定為主，員工個人墊資，行程結(jié)束填列差旅報(bào)銷單，存在報(bào)銷繁瑣、報(bào)銷審批流程長、員工墊付資金、報(bào)銷到賬時間長等問題。

二、商旅平臺建設(shè)目標(biāo)及需求

項(xiàng)目啟動前對市場上成熟商旅服務(wù)商進(jìn)行了充分調(diào)研，分別從知名度、應(yīng)用范圍、技術(shù)支持、產(chǎn)品資源、自開發(fā)功能、產(chǎn)品成本各方面進(jìn)行對比分析，確定了5 家國內(nèi)知名的服務(wù)商可滿足公司商旅平臺建設(shè)需求，邀請其參與智能商旅平臺項(xiàng)目的競爭性談判，約定了項(xiàng)目基本情況、服務(wù)商資格要求。

服務(wù)商資格要求：服務(wù)商須為在中華人民共和國境內(nèi)依法注冊，經(jīng)營范圍符合采購項(xiàng)目要求，具有軟件開發(fā)或研發(fā)資質(zhì)，同時具有旅游或票務(wù)代理、票務(wù)服務(wù)等資質(zhì)，具有獨(dú)立法人資格的服務(wù)商；須有滿足本項(xiàng)目要求的實(shí)施和服務(wù)能力；項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)具有負(fù)責(zé)過大中型企業(yè)商旅項(xiàng)目的工作經(jīng)歷不少于三年，項(xiàng)目咨詢和實(shí)施顧問應(yīng)具有大中型企業(yè)相關(guān)項(xiàng)目的咨詢/業(yè)務(wù)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，熟悉企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)流程梳理、業(yè)務(wù)解決方案設(shè)計(jì)、應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求分析和管控體系設(shè)計(jì)等方面的經(jīng)驗(yàn)；項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)熟悉ERP 及財(cái)務(wù)共享平臺及相關(guān)產(chǎn)品功能，具有較強(qiáng)的咨詢能力和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；服務(wù)商經(jīng)營正常，財(cái)務(wù)狀況良好，提供近三年經(jīng)會計(jì)（審計(jì)）事務(wù)所審計(jì)并蓋章的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)資料。

1.建設(shè)目標(biāo)

根據(jù)商旅管理要求，擬引用外部企業(yè)集團(tuán)商旅管理先進(jìn)方法，設(shè)計(jì)出智能化、便捷化、科學(xué)化的商旅管理體系，打通商旅業(yè)務(wù)流程各個環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)智能化管控，提升商旅管理水平。從管理需求、業(yè)務(wù)需求、財(cái)務(wù)需求、信息化需求等方面分析了商旅平臺建設(shè)需求。明確了以業(yè)務(wù)需求為基礎(chǔ)、管理需求為核心，財(cái)務(wù)需求及信息化需求為支撐的商旅平臺建設(shè)總體目標(biāo)，具體管理目標(biāo)如下：

（1）構(gòu)建信息化商旅平臺。搭建集成、統(tǒng)一的智能商旅系統(tǒng)平臺，通過與共享平臺緊密集成，對接HR、預(yù)算、資金等模塊將商旅業(yè)務(wù)流程各節(jié)點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)管控，做到無縫對接。

（2）提升商旅服務(wù)水平。優(yōu)化差旅業(yè)務(wù)流程，為員工提供高效、便捷的商旅出行工具和統(tǒng)一、簡便的報(bào)銷結(jié)算服務(wù)。

（3）健全事前、事中、事后費(fèi)用管控。事前預(yù)算、費(fèi)控標(biāo)準(zhǔn)有校驗(yàn)；事中行程變更、預(yù)算不足有審批；事后考核分析有報(bào)表。

（4）系統(tǒng)安全、易用、可擴(kuò)展。系統(tǒng)運(yùn)行要穩(wěn)定、系統(tǒng)操作要簡便、系統(tǒng)配置要靈活、系統(tǒng)接口可擴(kuò)展。

2.建設(shè)需求

智能商旅平臺服務(wù)需求包括系統(tǒng)搭建、實(shí)施、培訓(xùn)、運(yùn)維，費(fèi)控管理、交通工具預(yù)定、酒店預(yù)定、費(fèi)用結(jié)算、報(bào)表分析等。服務(wù)需求詳細(xì)內(nèi)容如下：

（1）實(shí)現(xiàn)線上交通及酒店價(jià)格查詢、比價(jià)、預(yù)定、出票、支付操作，預(yù)定訂單實(shí)時響應(yīng)。

（2）建立商旅服務(wù)團(tuán)隊(duì)，提供專人對接服務(wù)，提供7×24小時呼叫中心，建立專業(yè)的查詢、預(yù)訂、退訂、修改、處理、投訴及建議的渠道。

（3）支持PC 端及移動端（APP）申請、審批、預(yù)定等（支持Android 和IOS 系統(tǒng)）。

（4）提供差旅統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)入、導(dǎo)出數(shù)據(jù)及分析報(bào)表。

（5）支持出行、酒店大客戶協(xié)議托管。

（6）負(fù)責(zé)商旅平臺培訓(xùn)及公司范圍內(nèi)推廣。

（7）提供員工個人因私預(yù)定渠道，并享受因公出行同等優(yōu)惠。

（8）服務(wù)過程中，建立互動平臺，通過電話、郵件或在線交互等方式與出差人員及差旅管理專項(xiàng)人員進(jìn)行溝通，了解服務(wù)需求，解決差旅問題，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。

（9）建立緊急事件應(yīng)急預(yù)案，提供現(xiàn)場解決方案。

（10）對企業(yè)端提供預(yù)定服務(wù)價(jià)格不得高于平臺對私預(yù)定服務(wù)價(jià)格。

（11）根據(jù)集團(tuán)費(fèi)控標(biāo)準(zhǔn)，對超標(biāo)訂單進(jìn)行拆分，超標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)中區(qū)分對公對私支付渠道，超標(biāo)部分員工在系統(tǒng)自行支付，并在推送賬單時區(qū)分開員工個人支付和公司實(shí)際支付。

三、商旅平臺建設(shè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)

2020 年年初通過專業(yè)的招標(biāo)公司組織邀請5 家供應(yīng)商進(jìn)行競爭性談判，確定了成交候選人。受新冠疫情影響，項(xiàng)目尚未開工便進(jìn)入停工狀態(tài)，新冠疫情緩解后，正式進(jìn)入項(xiàng)目建設(shè)期，因時間緊迫，項(xiàng)目組倒排工期、掛圖作戰(zhàn)，對系統(tǒng)從整體上進(jìn)行規(guī)劃，確定系統(tǒng)的每個組成部分，以及各組成部分之間的關(guān)系，和各組成部分之間建設(shè)的優(yōu)先級和先后順序，制定詳細(xì)工作計(jì)劃，細(xì)化工作任務(wù)，討論項(xiàng)目需求，設(shè)計(jì)實(shí)施方案，統(tǒng)籌組織商旅供應(yīng)商、OA、ERP 等集成系統(tǒng)開發(fā)人員開展商旅平臺功能設(shè)計(jì)和系統(tǒng)開發(fā)工作，現(xiàn)場與遠(yuǎn)程開發(fā)相結(jié)合，同時開展商務(wù)洽談，制定工作說明書。

項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)劃分為需求組、設(shè)計(jì)組、開發(fā)組、測試組、質(zhì)量組，各司其職，互相配合，使系統(tǒng)建設(shè)有目的、有計(jì)劃的進(jìn)行，最終整個系統(tǒng)才能夠有效的整合在一起，在企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成整合的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)商旅平臺應(yīng)用接入。開發(fā)建設(shè)過程中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)有如下幾點(diǎn)。

1.方案設(shè)計(jì)

商旅平臺能夠成功建設(shè)，方案設(shè)計(jì)是重中之重。經(jīng)過與商旅供應(yīng)商、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)業(yè)務(wù)顧問反復(fù)多次磋商，共同梳理業(yè)務(wù)流程，從出差第一步提交申請，申請單具體內(nèi)容、申請單控制事項(xiàng)到申請單審批系統(tǒng)的確定，達(dá)到便捷審批的效果，再到訂票環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)差旅標(biāo)準(zhǔn)的控制、拆分超標(biāo)準(zhǔn)金額，最終到員工快速拿到差旅補(bǔ)助，智能化與商旅供應(yīng)商進(jìn)行批量結(jié)算，步步都深思熟慮，仔細(xì)策劃，環(huán)環(huán)相扣，每個環(huán)節(jié)認(rèn)真設(shè)計(jì)，保證整個流程不會受阻。

經(jīng)過對比分析、技術(shù)論證，在最初形成的三套設(shè)計(jì)方案里選擇了集可實(shí)現(xiàn)性、可管理性、便捷性、智能化為一體的最終方案。設(shè)計(jì)方案充分考慮了商旅申請、商旅審批、出行預(yù)訂、補(bǔ)助報(bào)銷和供應(yīng)商結(jié)算等各個模塊。各個模塊的亮點(diǎn)如下。

（1）自開發(fā)移動端APP。按照公司具體需求設(shè)計(jì)人文化移動端APP,重點(diǎn)考慮員工方便使用、易操作、良好的體驗(yàn)感。

（2）集成審批。集成OA 辦公系統(tǒng)，可以通過手機(jī)移動端、電腦端對商旅申請進(jìn)行審批，簡單便捷。項(xiàng)目建設(shè)初期，探討方案流程時對于審批系統(tǒng)是有異議的，商旅APP 可以獨(dú)立設(shè)置審批流程，并且在一個系統(tǒng)審批，穩(wěn)定性更好，但需要根據(jù)不同單位情況設(shè)置不同審批流程，短時間內(nèi)不支持多節(jié)點(diǎn)審批，并且需要審批涉及領(lǐng)導(dǎo)下載APP，便捷性不高；相反，OA 系統(tǒng)支持多級審批，并且OA 辦公審批系統(tǒng)是公司日常業(yè)務(wù)的審批系統(tǒng)，微信、釘釘可直接辦理審批，雖然面臨著集成系統(tǒng)可能存在的不穩(wěn)定性，但是綜合對比而言，OA 系統(tǒng)更常用、更便捷、更適合。

（3）預(yù)算控制。與公司全面預(yù)算相結(jié)合，提交申請時系統(tǒng)校驗(yàn)部門預(yù)算，預(yù)算金額不足時系統(tǒng)進(jìn)行強(qiáng)控，申請無法成功提交，真正做到無預(yù)算不申請，拒絕提前消費(fèi)。申請?zhí)峤怀晒?，將在預(yù)算總額范圍內(nèi)進(jìn)行商旅產(chǎn)品預(yù)定，超出預(yù)算金額系統(tǒng)進(jìn)行強(qiáng)控，提示預(yù)算不足，無法購買，申請人可以進(jìn)行預(yù)算追加，這種有效的管控很大程度上節(jié)約了差旅費(fèi)用。

（4）差標(biāo)控制。申請審批通過后，員工在手機(jī)端進(jìn)行出行預(yù)訂和住宿預(yù)訂，訂票過程中商旅平臺可以根據(jù)公司人員的職務(wù)、級別對乘坐交通工具等級、住宿標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行差標(biāo)控制。如果員工超標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定，系統(tǒng)先給予超標(biāo)準(zhǔn)提示，如果同意繼續(xù)購買，系統(tǒng)可以拆分出超標(biāo)部分，款項(xiàng)由個人支付，既滿足了系統(tǒng)管控，防止超標(biāo)準(zhǔn)消費(fèi)，又人性化的滿足部分員工的出差體驗(yàn)，還大大減輕了會計(jì)人員的審核工作量。

（5）智能結(jié)算。商旅平臺按時推送訂票流水到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，每個賬期結(jié)束后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)發(fā)票系統(tǒng)匯總商旅數(shù)據(jù)，進(jìn)行報(bào)銷結(jié)算。

2.多系統(tǒng)集成

商旅平臺建設(shè)涉及多個應(yīng)用系統(tǒng)，從獨(dú)立手機(jī)APP 發(fā)起申請、產(chǎn)品預(yù)訂，到領(lǐng)導(dǎo)使用OA 系統(tǒng)隨時隨地審批，再到財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)實(shí)時傳輸各項(xiàng)數(shù)據(jù)，在線核算，每一個環(huán)節(jié)都相輔相成，缺一不可，涉及眾多集成接口，無數(shù)個應(yīng)用場景，系統(tǒng)對接過程中問題重重。

通過召集項(xiàng)目業(yè)務(wù)顧問及開發(fā)人員，多次會議商討，溝通協(xié)調(diào)，共同梳理業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，細(xì)化分工，互相協(xié)作，同步開發(fā)，定時對接等方式，克服系統(tǒng)集成問題。

3.工期控制

由于新冠疫情影響，項(xiàng)目實(shí)施時間短暫，但所有環(huán)節(jié)一個都不能少，一個都不能簡化，僅僅三個月，項(xiàng)目組倒排工期，把計(jì)劃壓縮進(jìn)每一天，協(xié)調(diào)商旅供應(yīng)商增加人力，遠(yuǎn)程支援，尤其是測試階段，模擬無數(shù)個訂票、退改簽場景，耗時耗力，雖然時間緊，任務(wù)重，但合作默契。

4.上線前測試

系統(tǒng)搭建完成并不代表著成功，距離上線前一個月，項(xiàng)目組就開始了流水線測試，開發(fā)機(jī)、測試機(jī)，單元測試，集成測試，一個也不放過。設(shè)想幾十種應(yīng)用場景，賦予多個角色。申請單提交、審批、接口調(diào)用、流水推送規(guī)則，結(jié)算數(shù)據(jù)取數(shù)邏輯，車票預(yù)訂、退票、改簽等一系列數(shù)據(jù)一項(xiàng)項(xiàng)檢驗(yàn)，夜以繼日，馬不停蹄，全程克服了近百條問題，測試效果是巨大的，是順利上線的最有力保障。

歷時三個月，商旅平臺項(xiàng)目從設(shè)計(jì)、啟動、實(shí)施到正式上線。商旅項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組成員深入調(diào)研、抓住重點(diǎn)、分秒必爭，精益求精，認(rèn)真對待項(xiàng)目的每一個細(xì)節(jié)，認(rèn)真研究每一個應(yīng)用場景，每一次進(jìn)展、每一項(xiàng)突破，都凝結(jié)著項(xiàng)目組眾人智慧的結(jié)晶、辛勞的碩果。在商旅供應(yīng)商、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)、審批系統(tǒng)的多方配合下，在各項(xiàng)資源的有效調(diào)配下，按時完成了商旅平臺的各項(xiàng)功能需求開發(fā)建設(shè)，并與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)有效對接，完成了各單元測試及全流程集成測試，最終順利上線。

四、商旅平臺建設(shè)成效

商旅平臺上線后， 集團(tuán)公司所有員工都可以通過統(tǒng)一的商旅平臺獨(dú)立APP 登錄，公司層面實(shí)現(xiàn)智能化剛性管控，包括預(yù)算金額、出行日期、出行城市管控，訂票環(huán)節(jié)個人差旅標(biāo)準(zhǔn)控制，大大提高了差旅費(fèi)的合規(guī)性，降低了差旅費(fèi)成本，約定賬期內(nèi)無息免擔(dān)保墊資月結(jié)服務(wù)，緩解了企業(yè)短期資金周轉(zhuǎn)，商旅平臺能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、分析，出具可視化管理報(bào)表，可為財(cái)務(wù)部門以及管理層提供及時、準(zhǔn)確的管理依據(jù)。

員工層面，商旅平臺對接12306 火車訂票系統(tǒng)，涵蓋了海航、山航等100 余家航司資源，以及近百萬家優(yōu)質(zhì)酒店，并且省去了員工墊資，簡化了費(fèi)用審核，使員工的商旅出行更加智能、方便、快捷，真正做到商旅出行全程無需墊付，回程報(bào)銷補(bǔ)助的真實(shí)體驗(yàn)。

商旅平臺項(xiàng)目如期上線，正常運(yùn)行。一站式、一體化的全流程管理把控各個環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)整體差旅數(shù)據(jù)的匯總。

五、商旅平臺不足之處

1.個別情況審批不及時

按照系統(tǒng)規(guī)則以及差旅管理辦法，必須先申請，后出差，有個別時間緊迫的出差，碰巧領(lǐng)導(dǎo)審批不及時，會有制約影響，建議提前籌劃，與領(lǐng)導(dǎo)及時溝通；或者統(tǒng)籌考慮，根據(jù)各單位實(shí)際情況簡化審批流程。

2.報(bào)表功能有待強(qiáng)化

由于商旅平臺剛剛上線運(yùn)行，數(shù)據(jù)量不大，對報(bào)表的要求還不是很高，但隨著公司下屬單位的推廣，使用量的增加，對報(bào)表的需求必然會愈加強(qiáng)烈，在現(xiàn)有報(bào)表功能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開拓可視化、直觀化報(bào)表，增加有針對性的報(bào)表，比如員工行為分析報(bào)表，各單位對比分析報(bào)表等。

3.火車票收集問題

機(jī)票、住宿費(fèi)發(fā)票由供應(yīng)商統(tǒng)一打印，但是火車票由12306 統(tǒng)管，只能憑借身份證自行打印，火車票收集有一定難度，容易發(fā)生保管不善或者不及時上交的情況。針對此種情況，已在系統(tǒng)中設(shè)置專人審批節(jié)點(diǎn)，業(yè)務(wù)單位可以根據(jù)自身情況使用，有效掌握票據(jù)上交情況；或者系統(tǒng)對出差人進(jìn)行訂票資格限制；開通提醒交票消息提醒。希望12306 下一步能夠?qū)嵭须娮涌推?，無需自行打印，方便員工，方便差旅結(jié)算。

六、結(jié)語

商旅平臺的建設(shè)商旅平臺的搭建將分散的員工出行行為，通過平臺統(tǒng)一管理，既方便了員工出行，也完善了企業(yè)的差旅精益管理，大大節(jié)約了審批、結(jié)算的成本，切實(shí)防范了風(fēng)險(xiǎn)，更為集團(tuán)提供了與各大航司、酒店議價(jià)的能力，自上線以來陸續(xù)在集團(tuán)下屬單位得到推廣應(yīng)用，展望未來，從多角度挖掘商旅平臺的紅利，對系統(tǒng)各方面進(jìn)行優(yōu)化提升，讓出行更便捷，讓管理更智能。