王家霞

（舍得酒業(yè)股份有限公司，四川 遂寧 629200）

通過實際調(diào)查研究可知，當(dāng)前大部分白酒企業(yè)都存在著采購流程過于繁瑣、采購計劃不夠健全、采購活動監(jiān)管力度不足等問題，要想有效解決這類問題，白酒企業(yè)相關(guān)管理人員可以從采購流程的優(yōu)化、制定科學(xué)采購計劃、控制采購實施環(huán)節(jié)的成本支出等方面入手。

一、白酒企業(yè)采購成本控制中存在的問題

1.采購流程較為繁瑣

部分白酒企業(yè)在進(jìn)行采購時會經(jīng)歷較為復(fù)雜的審批環(huán)節(jié)，不論是采購計劃的制定、供應(yīng)商的確定，還是采購合同的簽訂等，都需要經(jīng)過層層上報審批之后才能夠執(zhí)行，可以說不單單是采購部門負(fù)責(zé)采購任務(wù)，包含了營銷部門、生產(chǎn)部門、品質(zhì)管理部門以及財務(wù)部門等都共同參與其中，這就導(dǎo)致了采購流程過于繁瑣。根據(jù)相關(guān)資料顯示，白酒企業(yè)采購環(huán)節(jié)的總共活動時長僅需要450 分鐘，但在經(jīng)歷了不同級別之間的傳遞以及無限期等待之后，在完成合同簽訂所耗費(fèi)的時間達(dá)到了12天，不同部門之間的溝通效率較為欠缺，嚴(yán)重抑制了采購審批工作的順利開展。同時，部分白酒企業(yè)并未構(gòu)建一個較為完善的辦公信息系統(tǒng)，在與其余部門以及供應(yīng)商進(jìn)行交流時依舊沿用紙質(zhì)資料傳遞以及電子資料傳遞這兩種手段，極大地耗費(fèi)了采購時間，讓人力物力耗費(fèi)量大幅上漲，對于白酒企業(yè)采購成本的有效控制有著不利的影響。

2.采購計劃不夠健全

根據(jù)相關(guān)資料顯示，部分白酒企業(yè)在編制采購計劃時存在著以下幾個方面的問題：第一，部分白酒企業(yè)在營銷總公司名下設(shè)立了采購部門，并且將負(fù)責(zé)營銷的副總經(jīng)理進(jìn)行統(tǒng)一的管理，其所制定的采購計劃模式便成了“以銷定產(chǎn)”，根據(jù)企業(yè)實際的白酒銷售情況以及預(yù)定的訂單情況來計算出企業(yè)所需的采購數(shù)量，通過這樣的方式能夠讓原材料的儲存成本得到較大幅度的降低，有效避免了原材料浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。但這一模式也有一定的劣勢，由于白酒企業(yè)主要是將不同地區(qū)的經(jīng)銷商作為下游客戶群體，白酒企業(yè)自身并未采取直銷模式來完成白酒的銷售，這就導(dǎo)致了企業(yè)無法明確實際銷售情況，加之不同地區(qū)的白酒市場有著較大的波動，這樣一來既定的采購計劃就無法有效契合實際情況。同時，部分白酒企業(yè)并未派遣專業(yè)技術(shù)人員來測算實際采購需求，針對過去的實際銷售數(shù)據(jù)也并未進(jìn)行詳盡的分析，在計劃校正流程方面較為欠缺。如若分銷商需要對訂單進(jìn)行加購時，按照既定采購計劃就會讓企業(yè)所采購物資的數(shù)量缺乏一定的合理性。

3.采購活動監(jiān)管力度不足

對于白酒企業(yè)而言，采購活動是其核心活動所在，相關(guān)采購部門具備對企業(yè)成本支出進(jìn)行有效控制的職能，并且也負(fù)責(zé)制定采購計劃、選擇符合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商以及簽署各類訂單。因為大部分白酒企業(yè)在采購不同原材料時分屬于不同采購人員單獨(dú)負(fù)責(zé)，這就使得員工具備較大的權(quán)限，在各類工作開展的過程中也并未進(jìn)行有效的相關(guān)監(jiān)督。當(dāng)采購人員單獨(dú)與供應(yīng)商談判時，原材料價格和質(zhì)量的精確控制由其一人控制。部分員工由于受到各類因素的影響，很容易為了一己私欲大肆采購不符合標(biāo)準(zhǔn)的原材料，這會讓企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益大幅受損。同時，采購人員還具備對訂單進(jìn)行跟蹤、對采購價格進(jìn)行明確、與供應(yīng)商進(jìn)行深入談判這類相對較為自由的職責(zé)，這就意味著有充裕的出差時間，其真實工作時間無法確定，很容易在規(guī)定工作時間之內(nèi)擅自外出，為其留下了貪污腐敗的可乘之機(jī)。部分白酒企業(yè)在采購人員外出時也會對旅游出行用車費(fèi)用進(jìn)行報銷，但卻并未構(gòu)建一個完善的出差檢查制度，導(dǎo)致私用特種車輛、虛報費(fèi)用的現(xiàn)象屢禁不止，讓企業(yè)采購成本大幅上漲。

二、提升白酒企業(yè)采購成本控制效果的策略

1.優(yōu)化采購流程

白酒企業(yè)的采購流程顯得較為復(fù)雜，不同部門之間缺乏良好的溝通效率，在對采購流程進(jìn)行審批時往往會耗費(fèi)大量的時間及步驟，傳遞周期過長，無法及時進(jìn)行采購合同的簽署，情況嚴(yán)重時會錯失原材料最佳采購時間。同時，因為采購流程以及審批步驟顯得過于復(fù)雜，所消耗的人力、物力以及時間成本眾多，企業(yè)采購成本受到不利的影響。因此，白酒企業(yè)可以采取以下幾個方面的措施來對采購流程進(jìn)行優(yōu)化：第一，對審批步驟進(jìn)行簡化。白酒企業(yè)應(yīng)當(dāng)對審批步驟中的重復(fù)環(huán)節(jié)進(jìn)行剔除，有效避免采購前期在準(zhǔn)備工作上面耗費(fèi)大量的時間。一般而言，白酒企業(yè)在審批過程中往往需要結(jié)合不同部門的力量才能夠順利完成相關(guān)工作，在編制采購計劃時，財務(wù)部門、生產(chǎn)部門、市場部門以及采購部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出自身的作用，并將編制結(jié)果交由董事會進(jìn)行審核。在提交采購計劃時，如若需要副總經(jīng)理審批，且采購金額相對較小，就可以省去這一審批環(huán)節(jié)，有效降低審批采購計劃所產(chǎn)生的時間消耗。第二，構(gòu)建一個完善的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)模式。當(dāng)前白酒企業(yè)所需原材料主要包含瓶蓋原材料、瓶身原材料、包裝材料以及酒精原材料等，其中，除酒精原材料外的三種原材料在總價之中的占比達(dá)到了55%，相對而言顯得較為規(guī)范。白酒企業(yè)在采購這類原材料時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照供應(yīng)鏈的基本原則，通過標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)模式來定期更新采購管理中和質(zhì)量相關(guān)的內(nèi)容。同時，盡可能地減少和供應(yīng)商談判所耗費(fèi)的時間，對不同人員所擁有的審批權(quán)限進(jìn)行設(shè)立，讓采購主管不能夠無限制地審批明顯表，以此來實現(xiàn)對采購流程的簡化目的。第三，構(gòu)建一個完善的信息交流平臺。當(dāng)前，白酒企業(yè)應(yīng)當(dāng)有效提升自身的辦公自動化水平，通過信息交流平臺的搭建來對傳統(tǒng)紙面數(shù)據(jù)傳輸模式進(jìn)行替代，以此來簡化采購申請所耗費(fèi)的時間。而且，相關(guān)工作人員在對采購計劃進(jìn)行提交時，應(yīng)當(dāng)明確一個具體的審批時間限制，如若負(fù)責(zé)人員并未在規(guī)定的時間之內(nèi)完成審批，那么系統(tǒng)就會自動將這一工作安排給上級管理人員，以此來有效防止申請延誤的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.制定科學(xué)的采購計劃

白酒企業(yè)所制定的采購計劃和經(jīng)銷商所給出的訂單有著緊密的聯(lián)系，由于具備較強(qiáng)的主觀性，故而在采購計劃合理性方面就無法得到保障。在制定采購計劃時，往往會受到各類因素的影響，諸如季節(jié)性包裝變化、白酒產(chǎn)品轉(zhuǎn)型升級、市場供求關(guān)系更新、原材料價格波動以及消費(fèi)者偏好變化等。比如，在制定采購計劃時僅僅按照下游客戶的實際訂單數(shù)量來對市場需求進(jìn)行分析，那么所得出的采購量就會出現(xiàn)一定的偏差，同時也會給企業(yè)的采購成本產(chǎn)生不利的影響。要想有效解決這類問題，白酒企業(yè)需要安排專業(yè)人員分析經(jīng)銷商所給出訂單數(shù)據(jù)信息的可行性，并且將銷量、歷史合約以及余量與過去的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行對比，根據(jù)市場實際發(fā)展方向來制定一個合理的采購計劃。同時，加強(qiáng)采購計劃的應(yīng)對措施，對白酒銷售市場在季節(jié)、行情以及原材料供需關(guān)系等方面的變化進(jìn)行明確，制定一個合理的采購計劃范圍，以此來有效應(yīng)對下游客戶訂單的變化。白酒企業(yè)也應(yīng)當(dāng)對自身的生產(chǎn)需求進(jìn)行合理的分析，不單單是對白酒產(chǎn)品銷量進(jìn)行預(yù)測以及調(diào)整，還應(yīng)當(dāng)對生產(chǎn)車間在產(chǎn)能方面的變化進(jìn)行明確，全面掌握不同生產(chǎn)環(huán)節(jié)在原材料數(shù)量以及質(zhì)量方面的需求，保證所制定的采購計劃能夠充分滿足生產(chǎn)計劃的實際需求，由此降低浪費(fèi)的現(xiàn)象。白酒企業(yè)可以在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中直接將采購計劃傳遞至供應(yīng)商，并采取高度匹配生產(chǎn)這一采購模式，讓原材料庫存數(shù)量得以降低，進(jìn)而有效提升企業(yè)采購成本控制的成效。

3.構(gòu)建采購實施時價格信息體系

當(dāng)前，我國信息技術(shù)發(fā)展較為迅猛，為各行各業(yè)帶來了較大的便利，白酒企業(yè)也應(yīng)當(dāng)充分利用這一優(yōu)勢，建立一個較為完善的原材料價格信息平臺。在這一平臺上能夠與中國數(shù)據(jù)網(wǎng)、中國糧食網(wǎng)、中國價格信息網(wǎng)這類平臺進(jìn)行緊密的對接，及時掌握白酒企業(yè)所需原材料在市場中的實時價格。同時，這一平臺能夠智能化分析原材料的價格走向、供應(yīng)商交貨地點(diǎn)以及交貨方式這類影響白酒企業(yè)采購成本控制的關(guān)鍵因素，以此來有效處理市場原材料價格的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，相關(guān)管理人員就能夠按照市場實際價格明確所需原材料的實際供應(yīng)狀況。比如，企業(yè)在某一原材料中有著一定的需求，那么就可以按照這類情況來生成最佳的原材料采購價格區(qū)間。這樣一來白酒企業(yè)就能夠更為準(zhǔn)確地了解到原材料市場的實際供求關(guān)系，有效降低采購人員在采購活動中的主觀程度，消除在不同地區(qū)進(jìn)行考察所耗費(fèi)的人力、物力資源以及時間成本。白酒企業(yè)還可以通過供應(yīng)鏈所提供的優(yōu)勢來和供應(yīng)商構(gòu)建一個直接交流與溝通的網(wǎng)絡(luò)平臺，按照企業(yè)的實際采購需求尋找到符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，并綜合考量不同供應(yīng)商所給出的原材料價格，進(jìn)而有效確保采購流程的公平、公正、公開，從根本上減少采購成本支出，提升采購成本控制的成效。

三、結(jié)語

綜上所述，在供應(yīng)鏈視域下白酒企業(yè)要想有效實現(xiàn)對采購成本的控制，就應(yīng)當(dāng)明確當(dāng)前采購成本管理中所存在的問題，結(jié)合實際情況采取合理的措施進(jìn)行解決，以此來促進(jìn)白酒企業(yè)的良好發(fā)展。