黃振華

（北京海拓眾贏管理咨詢有限公司，北京 100124）

一、企業(yè)辦公協(xié)同管理的必要性

（一）互聯(lián)網(wǎng)時代現(xiàn)代化辦公的需求

隨著當今社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷進步，計算機科學(xué)技術(shù)突飛猛進發(fā)展，各行各業(yè)的信息化技術(shù)普及及應(yīng)用程度也越來越高，因此線上信息系統(tǒng)的廣泛普及使用也越來越普遍。傳統(tǒng)的辦公管理方式也已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會和企業(yè)的協(xié)同發(fā)展了，協(xié)同辦公工作方式是未來企業(yè)辦公的一個必然趨勢，可以大大提高企業(yè)部門之間的協(xié)作工作效率，加強監(jiān)管每個工作流程，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各部門之間的及時有效溝通，從而提高企業(yè)的管理水平，提高經(jīng)濟效益。國內(nèi)外各個領(lǐng)域的企業(yè)及機構(gòu)組織都在大力發(fā)展自動化協(xié)同辦公，同時構(gòu)建高效的線上辦公自動化系統(tǒng)，提升企業(yè)的實際工作效率和管理水平，同時提高企業(yè)自身競爭力。

（二）新冠疫情期間全球在線辦公的趨勢

在新冠疫情期間，國內(nèi)外很多企業(yè)無法按時復(fù)工，非現(xiàn)場生產(chǎn)企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)戰(zhàn)線上，線上遠程辦公成為當下最佳方案，在家工作成為主流。但線上辦公不僅僅是簡單的各做各事，更多的是各個部門、各個崗位之間的協(xié)調(diào)開展工作。受到環(huán)境、設(shè)備、條件等影響，“溝通不暢”“效率低”“進度慢”等線上辦公的弊端在不斷凸顯。疫情對國內(nèi)外人們辦公習(xí)慣的改變是長期的。因此，遠程協(xié)作、在線協(xié)作、協(xié)同管理、文檔協(xié)作將會是全球辦公的必然趨勢和發(fā)展方向。

二、企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的特點

本文介紹的企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)是一個集成了線上辦公、協(xié)同辦公以及協(xié)同管理等理念的綜合企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)，是以“消息為中心，流程為驅(qū)動，以應(yīng)用為核心”的綜合與應(yīng)用企業(yè)辦公管理系統(tǒng)，支持各個領(lǐng)域的企業(yè)實現(xiàn)跨系統(tǒng)、跨組織的高效溝通與協(xié)作。

該企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)具有以下特點：

（1）提供基于發(fā)送文件、接收文件以及文件歸檔等全面的公文處理流程和版本化的文檔管理，幫助企業(yè)建立有效規(guī)范的文檔管理流程和標準；

（2）提供會議管理、企業(yè)人員請假銷假、企業(yè)通訊錄、企業(yè)新聞通知公告、專業(yè)交流論壇等管理功能，幫助企業(yè)實現(xiàn)信息一體化的集成線上辦公和協(xié)同工作應(yīng)用；

（3）通過信息精準檢索、報告設(shè)置、管理制度等協(xié)同控制策略的靈活配置，為企業(yè)提供靈活的業(yè)務(wù)流程和個性化應(yīng)用服務(wù)，有效提企業(yè)協(xié)同應(yīng)用效率；

（4）通過與企業(yè)郵箱、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)工具、智能終端平臺等系統(tǒng)的集成應(yīng)用，為企業(yè)提供高效協(xié)同、整合集成的信息化協(xié)同辦公環(huán)境。

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)兼具實用性、可擴展性、兼容性、穩(wěn)定性、安全性、集成性等基本原則，將日常的辦公業(yè)務(wù)、相關(guān)事務(wù)、協(xié)作等管理信息分布到整個企業(yè)的各部門中。企業(yè)內(nèi)部的溝通是及時高效、有序可控、共享的，提供協(xié)同工作、文檔管理、公共信息、日程安排、會議管理等應(yīng)用服務(wù)，達到高效、全面的線上辦公管理服務(wù)效果。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)建立了企業(yè)內(nèi)部信息傳遞的聯(lián)系，為企業(yè)內(nèi)部的辦公管理建立了一個高效協(xié)同的線上辦公管理平臺。

三、企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的應(yīng)用價值

該企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)支持醫(yī)院、金融、制造、教育、勘察設(shè)計、快消、汽車、地產(chǎn)、食品、新基建等100多個行業(yè)、1000種以上工作場景的移動線上辦公協(xié)作，具有極其廣泛的應(yīng)用范圍和應(yīng)用價值，使企業(yè)全員線上辦公協(xié)作更敏捷、企業(yè)管理更高效。

（一）規(guī)范企業(yè)管理，提高企業(yè)辦公效率

通過企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)針對線上辦公場景，企業(yè)內(nèi)部員工告別了傳統(tǒng)辦公管理方式下一手拿著各種辦公文件、紙質(zhì)材料等在各部門之間跑來跑去，等候部門審批、簽字、蓋章的辦公時代，開啟了線上辦公的新模式，以前的這些工作現(xiàn)在都可在線上直接、快速、高效地完成。由于企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)設(shè)定的工作流程是完全可以隨時變更的，可以隨時根據(jù)實際工作情況來調(diào)整，為整個企業(yè)流程的重組優(yōu)化管理提供有效的決策依據(jù)。隨著5G時代的到來，無線網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸速度不足的問題已經(jīng)基本得到解決，在智能手機、電腦等移動智能終端上進行閱讀、審批、處理文件已成為現(xiàn)實，企業(yè)員工不在辦公室也同樣可以輕輕松松地通過智能終端進行文件的閱讀、審批和處理，大大減少了企業(yè)文件的處理時間，有效地提升了企業(yè)運營管理效率和辦公管理效率。

（二）降低企業(yè)運營成本

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)最主要的特點之一是系統(tǒng)地實現(xiàn)了數(shù)字化、無紙化企業(yè)辦公模式，為現(xiàn)代企業(yè)節(jié)約了大量的印刷紙張及其他文件材料打印、復(fù)印費用成本，以及大量文件存儲設(shè)備及使用成本；對于文件審批流程的嚴格規(guī)范也為企業(yè)員工節(jié)省大量辦公工作處理時間，提升企業(yè)辦公效率；暢通無阻的企業(yè)信息協(xié)作溝通方式和人際交流渠道可以大幅降低電話以及郵寄成本。

（三）消除企業(yè)“信息孤島”

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的協(xié)同性可以徹底消除企業(yè)內(nèi)部一個個的“信息孤島”?！靶畔⒐聧u”是由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，數(shù)據(jù)信息共享程度不高、管理分散單一，且管理維護工作量大等因素而形成的。通過企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)的集成整合可以實現(xiàn)統(tǒng)一單點登陸、統(tǒng)一企業(yè)用戶信息管理、統(tǒng)一業(yè)務(wù)信息提醒，實現(xiàn)整個企業(yè)業(yè)務(wù)流程的綜合和集中管理。

（四）滿足企業(yè)個性化辦公需求

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)使得所有企業(yè)資源整合在一個統(tǒng)一的辦公平臺上，并以個性化的方式展示給不同的用戶群體和個人，讓他們獲得最相關(guān)的應(yīng)用信息。這意味著更高效的運營，以及更加人性化的辦公管理。

（五）嚴密安全控制

整個企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)不僅是一個靈活開放的環(huán)境，而且是一個安全的控制。系統(tǒng)同時提供了多種安全保護機制，保證了企業(yè)數(shù)據(jù)的安全保密性和完整性，保證了企業(yè)信息業(yè)務(wù)的正常穩(wěn)定運行。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)包括用戶身份信息認證、角色分配、用戶操作過程監(jiān)控、日志分析報告、信息管理安全級別自動設(shè)置等，并同時支持多功能、多層級和用戶定制個性化的安全級別定義。

（六）突破企業(yè)辦公時間、空間、地域的限制

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)作為線上即時協(xié)同辦系統(tǒng)，突破了時間、空間、地域限制，無論在何時何地都可以如在同一辦公室一樣工作交流。憑借著本身擁有的強大視頻會議功能，全球范圍內(nèi)最多可容納250人同時在線的高清視頻會議，讓企業(yè)對內(nèi)對外的辦公交流變得無處不在、暢通無阻。

（七）加快企業(yè)良性運行

任何一個企業(yè)都有七大基本要素：知識、客戶資源、人、工作流程、項目事件、物品和資金財產(chǎn)。這七大要素并不孤立存在，相互之間是強關(guān)聯(lián)的，同時這些要素在企業(yè)組織內(nèi)部的各部門之間進行流轉(zhuǎn)。而該企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)恰恰實現(xiàn)了企業(yè)對以上七要素的高效管理、積累及沉淀、傳播及應(yīng)用，為企業(yè)人員提供良好的辦公管理手段和工作環(huán)境，使之準確、高效、愉快的工作。

（八）提高企業(yè)競爭力和凝聚力

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)使得整個企業(yè)組織內(nèi)部人員溝通更方便，信息數(shù)據(jù)反饋暢通，為充分發(fā)揮員工的集體智慧和調(diào)動工作積極性提供了良好的平臺。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)在極大程度上增強了企業(yè)的內(nèi)部凝聚力及市場競爭力。

四、結(jié)語

隨著企業(yè)協(xié)同辦公信息化不斷深入發(fā)展，很多企業(yè)管理者開始意識到運用信息化手段來管理運營自己的企業(yè)，許多企業(yè)也紛紛應(yīng)用了多種多樣的管理軟件，這在一定程度上解決了企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的部分管理問題。但是，這些軟件系統(tǒng)并沒有對企業(yè)的辦公管理以及協(xié)同辦公帶來根本上的改變，無法有效地打通各部門之間的壁壘，難以滿足全員居家辦公的需求，這制約了企業(yè)的進一步發(fā)展。

企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)結(jié)合了移動辦公、遠程辦公、人性化管理、協(xié)同管理等理念。它適應(yīng)了互聯(lián)網(wǎng)時代下快節(jié)奏、隨需應(yīng)變的現(xiàn)代化企業(yè)的辦公需求，滿足了新冠疫情環(huán)境下各行各業(yè)居家在線辦公的場景，使企業(yè)內(nèi)外資源能夠快速完成線上整合，獲得交互和整體效益，提高企業(yè)的運行效率，降低企業(yè)運營成本。企業(yè)管理辦公應(yīng)用協(xié)同管理系統(tǒng)為企業(yè)辦公人員提供了一種全新的工作體驗，開啟了新的時代環(huán)境下新的工作模式。