苗峰

[摘 ? ?要] 文章以A公司的業(yè)務(wù)開展為例，首先敘述了早期ERP系統(tǒng)的缺點，無法推行對發(fā)票的深度精細化管理，然后上線以SAP ERP系統(tǒng)為核心的信息系統(tǒng)，其中的影響管理系統(tǒng)提升了報銷的效率，搭建了財務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)，最后在具體實踐中對其詳細解讀，它為具體的線下工作開展提供了準確的信息，解決了之前在相關(guān)工作中存在的多種問題，保障退稅等重要工作的順利開展，以期對相關(guān)行業(yè)的增值稅發(fā)票精細管理提供幫助。

[關(guān)鍵詞] 影像識別;多系統(tǒng)保成;增值稅發(fā)票;精細管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 041

[中圖分類號] F232 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）23- 0095- 04

增值稅發(fā)票是采購工作中在支付和入庫時的重要原始憑證，同時也是出口退稅的重要憑據(jù)，A公司的核心主業(yè)均在境外開展，對出口相關(guān)工作的管理是業(yè)務(wù)中非常重要的組成部分，而對增值稅發(fā)票的管理情況則直接影響著退稅收入。A公司在2002年上線了自主開發(fā)的外貿(mào)行業(yè)通用ERP系統(tǒng)，因為開發(fā)較早所以功能單一，原有ERP系統(tǒng)在多年應(yīng)用的過程中雖有效支撐了A公司的業(yè)務(wù)開展和轉(zhuǎn)型，但系統(tǒng)技術(shù)方面的局限也越來越突顯，如果希望將管理顆粒度細化到每一張發(fā)票，必須投入大量人力和時間錄入發(fā)票數(shù)據(jù)才能實現(xiàn)，在費效比不高的情況下無法推行對發(fā)票的深度精細化管理，導(dǎo)致發(fā)票管理工作中存在手工記錄發(fā)票信息、流轉(zhuǎn)工作量大且易出錯、入庫信息粗放（如將多張發(fā)票合并為一條數(shù)據(jù)入庫）、退稅申報金額難以溯源等問題，大量的業(yè)務(wù)工作給退稅工作帶來了較大困擾。

2017年1月A公司一次性上線了以SAP ERP系統(tǒng)為核心的同期集成了包括預(yù)算、費控、資金、辦公自動化（OA）、影像等10個系統(tǒng)在內(nèi)的新核心信息系統(tǒng)，其中影像管理系統(tǒng)（以下簡稱“影像系統(tǒng)”）最初的功能定位是作為費用控制系統(tǒng)的配套，將支付所需原始票據(jù)掃描后把影像存入系統(tǒng)中，在電子審批流程中調(diào)取影像作為審批的依據(jù)，同時影像存檔備查和做其他深入應(yīng)用，這提升了報銷的效率，搭建了財務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)，特別是實現(xiàn)了A公司對境外機構(gòu)費用的一體化管理。同時，A公司在影像系統(tǒng)存檔和流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)功能上，充分應(yīng)用影像系統(tǒng)對增值稅發(fā)票識別的高附加值功能，通過掃描識別將發(fā)票影像中的發(fā)票代碼、發(fā)票號、凈價、稅額等圖形信息轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)（如圖1），然后經(jīng)過設(shè)計將此功能與相關(guān)多個系統(tǒng)集成，實現(xiàn)了信息化條件下對增值稅發(fā)票的深度精細化管理。在具體實踐中，首先通過接口將SAP ERP系統(tǒng)采購訂單下內(nèi)向交貨單（即收貨單）的物料信息傳給A公司作為工作流統(tǒng)一引擎的OA系統(tǒng)，然后在OA系統(tǒng)中發(fā)起影像掃描任務(wù)，掃描任務(wù)再通過接口傳給影像系統(tǒng)，之后用戶調(diào)用影像系統(tǒng)的掃描客戶端程序使用票據(jù)高速掃描設(shè)備批量掃描發(fā)票，掃描的同時，影像系統(tǒng)即同步完成對增值稅發(fā)票影像的自動識別，識別得到的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)經(jīng)人工校對后再傳回給OA系統(tǒng)。由于發(fā)票的行信息（即：貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱，等）非常靈活復(fù)雜，影像系統(tǒng)只能識別整張發(fā)票總的金額等信息（如圖2），不能識別具體明細的行信息，所以需要人工將整張發(fā)票與之前從SAP ERP系統(tǒng)傳來的物料進行對應(yīng)，即將整張發(fā)票的總金額拆分到具體的每一個物料上（效果如圖3）。

此外，增值稅發(fā)票中并沒有海關(guān)退稅的相關(guān)信息，于是A公司充分利用對應(yīng)操作完成了兩項重要工作（如圖4是A公司自行開發(fā)的發(fā)票助手軟件，可處理OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，能夠協(xié)助用戶便捷和準確的完成發(fā)票對應(yīng)操作，如圖5），一是完成采購訂單與增值稅發(fā)票的校驗（金額、數(shù)量），做到系統(tǒng)中的“物票相符”;二是為發(fā)票上的每一種物料設(shè)置海關(guān)編碼和對應(yīng)的退稅率，從而得到發(fā)票的退稅申報金額、進成本金額等信息，然后直接用于后續(xù)的退稅處理。

（主界面左側(cè)為增值稅發(fā)票列表，右側(cè)上方為SAP ERP內(nèi)向交貨單的物料列表，右側(cè)下方為發(fā)票、物料、海關(guān)信息對應(yīng)結(jié)果列表）

在發(fā)票助手軟件中完成批量對應(yīng)操作后，物料、發(fā)票、退稅等數(shù)據(jù)再通過接口傳回給SAP ERP系統(tǒng)，基于A公司在SAP ERP系統(tǒng)中定制化開發(fā)的功能（如圖6），利用上述數(shù)據(jù)可以一次性自動地完成物料入庫過賬和供應(yīng)商發(fā)票預(yù)制的處理，以及月末進項稅轉(zhuǎn)出（如圖7）和退稅申報確認等退稅處理，在完成精細化管理的同時也最大程度地實現(xiàn)自動化。

另外，A公司還利用OA系統(tǒng)中掛載發(fā)票影像的專用表單和流程解決了之前只能手工記錄發(fā)票號及流轉(zhuǎn)人員的簡單管理方式所帶來的諸多不足（如圖8），發(fā)票信息的電子化流轉(zhuǎn)進一步規(guī)范了發(fā)票實物管理（業(yè)務(wù)人員與財務(wù)人員的發(fā)票交接、財務(wù)會計崗與稅務(wù)崗的交接等），同時用戶可以隨時調(diào)閱發(fā)票影像，極大地方便了相關(guān)工作，獲得了用戶的一致好評。

A公司基于影像識別的多系統(tǒng)集成的增值稅發(fā)票管理方案，實現(xiàn)了對發(fā)票的深度精細化管理，規(guī)范了業(yè)務(wù)操作過程，并自動化和標準化地完成了相關(guān)數(shù)據(jù)的采集和處理，為具體的線下工作開展提供了準確的信息，并可以通過對數(shù)據(jù)的分析及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)中的異常情況，一舉解決了之前在相關(guān)工作中存在的多種問題，通過信息化手段有效保障了退稅等重要工作的順利開展。

信息技術(shù)及服務(wù)的發(fā)展日新月異，近幾年隨著影像管理類系統(tǒng)的升級換代，軟件開發(fā)商增加了若干進項稅管理的功能，例如以識別到的發(fā)票號等信息通過接口自動從稅務(wù)機關(guān)獲得官方的發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)（包括明細的發(fā)票行信息），利用此功能首先可以減少對此前影像識別結(jié)果的核對操作，其次可以優(yōu)化發(fā)票行項目與海關(guān)退稅信息的對應(yīng)操作，進一步簡化操作提升效率。此外，通過海關(guān)電子口岸接亦可獲得出口報關(guān)單的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如果將稅務(wù)和海關(guān)的數(shù)據(jù)加以更優(yōu)化的整合，將會有更好的應(yīng)用效能。在不遠的未來，隨著電子發(fā)票、區(qū)塊鏈等技術(shù)及服務(wù)更為廣泛的深入應(yīng)用，對發(fā)票及相關(guān)數(shù)據(jù)的整合應(yīng)用也將會有更好的發(fā)展。包括以上內(nèi)容在內(nèi)的，都將是A公司后續(xù)信息化建設(shè)的內(nèi)容。