吳星

（靖江市人民醫(yī)院，江蘇 靖江）

0 引言

醫(yī)院的檔案是伴隨醫(yī)院的發(fā)展而慢慢積累起來(lái)的各種文字、音像、實(shí)像等信息材料，不僅包括患者的病歷資料，而且還包括醫(yī)院內(nèi)部的行政資料。醫(yī)院檔案客觀、真實(shí)地記錄了醫(yī)院的歷史與發(fā)展?fàn)顩r，為醫(yī)院發(fā)展的研究提供了可靠依據(jù)。伴隨時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的需求也不斷發(fā)生變化，在新時(shí)期下，醫(yī)院檔案管理顯得尤其重要。

1 醫(yī)院檔案管理的重要作用

醫(yī)院檔案真實(shí)、客觀地反映了醫(yī)院的歷史與發(fā)展?fàn)顩r，不但記錄著醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程，而且也體現(xiàn)了事實(shí)的真相。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案管理如同一個(gè)見(jiàn)證者，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展而言具有非常重要的作用，其主要體現(xiàn)在以下方面：第一，醫(yī)院檔案是對(duì)醫(yī)院各時(shí)期醫(yī)療業(yè)務(wù)、科研教學(xué)、設(shè)備投入、建設(shè)規(guī)劃、人事變動(dòng)、財(cái)務(wù)收支等活動(dòng)的真實(shí)記錄，通過(guò)查閱醫(yī)院檔案可清楚地了解醫(yī)院的歷史變遷，分析醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)狀況與發(fā)展情況；第二，醫(yī)院檔案可為醫(yī)療糾紛的處理提供可靠證據(jù)，確保醫(yī)療案件的解決公平、公正；第三，醫(yī)院檔案為醫(yī)院管理人員提供了借鑒資料，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)翻閱醫(yī)院檔案能全面了解醫(yī)院的基本情況，并憑借此做出科學(xué)、合理的決策；第四，醫(yī)院檔案中的人事檔案記錄了醫(yī)院職工的基本情況，反映了醫(yī)院職工的業(yè)務(wù)能力、政治表現(xiàn)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等，這對(duì)于人才招聘、人事選拔來(lái)說(shuō)具有非常重要的參考作用，提高了醫(yī)院人事調(diào)動(dòng)的科學(xué)性；第五，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各時(shí)期所獲取的榮譽(yù)、研究成果，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)題分析可制定醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，以推動(dòng)醫(yī)院的穩(wěn)定、健康發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)具有強(qiáng)基礎(chǔ)性和綜合性的工作，其不僅需要檔案管理部門(mén)人員的努力，而且還需要醫(yī)院全體職工的配合。但受傳統(tǒng)管理觀念的影響，現(xiàn)多數(shù)醫(yī)院的檔案管理均存在管理意識(shí)薄弱的問(wèn)題，不僅僅是檔案管理人員自身，就連多數(shù)醫(yī)院職工均認(rèn)為醫(yī)院檔案不過(guò)是記錄了患者病情的資料而已，用過(guò)之后便無(wú)多大用處，檔案管理人員雖然都會(huì)收集檔案，但卻未充分利用檔案。甚至有部分醫(yī)院將檔案資料堆放在倉(cāng)庫(kù)長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人管理，致檔案資料變成廢物。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層也忽略了對(duì)檔案管理的重視，認(rèn)為醫(yī)院的病歷檔案管理工作較為簡(jiǎn)單，不具備較高的技術(shù)性，且檔案在診斷患者病情時(shí)用過(guò)就無(wú)過(guò)多的利用價(jià)值，忽視了其對(duì)于醫(yī)療、教學(xué)、科研、醫(yī)療糾紛、醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)院管理等方面所起到的作用，也正是因?yàn)椴恢匾?，而未配備?zhuān)業(yè)管理人員與管理設(shè)施，這嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 管理人員的綜合素質(zhì)偏低

管理人員是醫(yī)院檔案管理的生力軍，直接影響著醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量與水平。依我國(guó)病歷檔案管理工作的相關(guān)要求，每一百?gòu)埐〈簿蛻?yīng)配備1名專(zhuān)職的病歷檔案管理人員。但就現(xiàn)實(shí)而言，受醫(yī)療衛(wèi)生改革的影響，再加上我國(guó)醫(yī)療事業(yè)正處市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)狀態(tài)，當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理工作人員配備還未達(dá)到此要求，且多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員為兼職人員，一人身兼數(shù)職，自然無(wú)法做好專(zhuān)業(yè)的管理工作，且部分管理人員缺乏必要的責(zé)任心，同時(shí)兼職人員也只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的病歷檔案收集、整理、裝訂、編碼、用袋、裝袋、上架等工作，部分醫(yī)院甚至是用的醫(yī)院本身或是外聘的退休老年職工，這些人員可能連最基本的病歷檔案收集、整理工作都無(wú)法很好地完成。部分醫(yī)院雖配備了專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，但卻缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，無(wú)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，致醫(yī)院檔案管理工作的效率偏低[1]，使得檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)深層次的發(fā)展。此外，檔案管理人員的流動(dòng)性較大，嚴(yán)重影響了檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。

2.3 檔案管理制度不完善

制度是管理的保障，對(duì)于醫(yī)院檔案管理而言也不例外，醫(yī)院檔案管理需要一套完善的管理制度作為支撐。但就現(xiàn)實(shí)來(lái)看，很多醫(yī)院雖然不斷更新改革管理制度，卻忽略了檔案管理制度的更新，檔案收集范圍、方法、程序不適應(yīng)進(jìn)入新時(shí)期的檔案管理需求，檔案管理制度的可操作性較低，檔案歸類(lèi)不規(guī)范、借閱未及時(shí)歸還等問(wèn)題層出不窮，甚至有人利用管理漏洞私自篡改醫(yī)院檔案，這不但會(huì)影響醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，而且還會(huì)影響醫(yī)院的整體發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案管理中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

醫(yī)院檔案記錄了患者的真實(shí)情況，反映了醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的管理水平，也為醫(yī)院醫(yī)療糾紛的解決提供了法律證據(jù)，是臨床科研的第一手資料，對(duì)于醫(yī)院日常管理而言非常重要。作為管理人員，務(wù)必要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理意識(shí)，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)特別重視醫(yī)院的檔案管理，轉(zhuǎn)變自身檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院整體發(fā)展的重要推動(dòng)作用，將醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院議事日程當(dāng)中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)解決。加強(qiáng)普及檔案管理相關(guān)知識(shí)，定期舉辦醫(yī)院檔案管理知識(shí)講座，以提高醫(yī)院全體職工的檔案管理意識(shí)，使醫(yī)院全體職工均能主動(dòng)配合醫(yī)院檔案管理工作。另，要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，適當(dāng)引入先進(jìn)科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，包括用于檔案管理的照相機(jī)、攝像機(jī)、掃描機(jī)、打印機(jī)及相關(guān)計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)等，重視人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，確保醫(yī)院檔案管理能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)。改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)與設(shè)備來(lái)提高醫(yī)院檔案的利用率。如可將一些影像與數(shù)字資料錄入計(jì)算機(jī)中，這樣既可節(jié)約倉(cāng)庫(kù)空間，同時(shí)也延長(zhǎng)了這些資料的保存時(shí)間；建立醫(yī)院局域網(wǎng)，使醫(yī)院其他職工能通過(guò)申請(qǐng)權(quán)限的方式自助閱覽電子檔案；利用微信公眾號(hào)為醫(yī)院患者及廣大群眾定期推送各類(lèi)檔案信息。

3.2 提高管理人員綜合素質(zhì)

為順應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的潮流，滿(mǎn)足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，現(xiàn)醫(yī)院的檔案管理模式已逐步自原來(lái)的“重收集，輕管理”轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案進(jìn)行全方位利用的模式，而為能充分利用醫(yī)院檔案，就要求檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的管理素養(yǎng)，不僅要具備一定專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)，而且還要能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，同時(shí)還應(yīng)具備一定醫(yī)學(xué)知識(shí)。為此，在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。首先要加強(qiáng)引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，盡量招聘一些擁有強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)管理能力，同時(shí)又能掌握一定計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，為醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍注入新的活力，引入新的管理概念；其次要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”的方式，一方面邀請(qǐng)?jiān)和鈾n案專(zhuān)家與業(yè)務(wù)骨干來(lái)院授課，讓檔案管理人員能迅速了解醫(yī)院檔案管理的最新規(guī)定與要求，另一方面可組織院內(nèi)醫(yī)院檔案管理人員赴先進(jìn)地區(qū)或先進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，以提高醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)。

3.3 不斷建立健全檔案管理制度

建立完善的管理制度是醫(yī)院檔案管理工作順利開(kāi)展的前提。在實(shí)際工作當(dāng)中，醫(yī)院檔案管理應(yīng)依醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)情況與檔案管理實(shí)際需求，結(jié)合我國(guó)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》《保密法》、地方的《檔案管理暫行規(guī)定》等[2]，制定出一套與本院特色與實(shí)際需求相符的檔案管理規(guī)章制度，包括檔案管理的歸檔、保管、移交、銷(xiāo)毀等工作，如《檔案保密管理規(guī)定》《檔案借閱與歸還辦法》《檔案歸檔制度》等[3]，從業(yè)務(wù)、行政、黨務(wù)等方面為醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行提供制度保障，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)的控制，要求各環(huán)節(jié)均能依規(guī)范辦事，建立臺(tái)賬管理制度，細(xì)化制度各規(guī)范與要求，為檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的整體化和系統(tǒng)化[4-6]。此外還要建立完善的檔案管理考評(píng)制度，明確檔案管理考評(píng)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，包括管理人員的平時(shí)的工作情況與培訓(xùn)情況，將檔案管理責(zé)任落實(shí)至每個(gè)工作人員身上，使檔案管理工作人員能更加重視檔案的收集與保管[7-8]。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展歷史中的精華部分，見(jiàn)證了醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程，也為醫(yī)院未來(lái)發(fā)展規(guī)劃與重要決策的制訂提供了有效歷史依據(jù)，是醫(yī)院的重要資源。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理，一方面要提高管理人員的管理意識(shí)，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)；另一方面要不斷加強(qiáng)對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)；此外，還要逐步建立健全管理制度，為醫(yī)院檔案管理提供制度保障。