馬云娜

摘 要：干部人事檔案起源于學(xué)生階段，結(jié)合《干部人事檔案工作條例》要求，從干部人事檔案、學(xué)生檔案工作實(shí)踐出發(fā)，分析學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，并提出有效的優(yōu)化方案，以提升學(xué)生檔案管理水平，提高學(xué)生檔案質(zhì)量，減少學(xué)生檔案和干部人事檔案銜接過程中出現(xiàn)的各種問題。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案 人事檔案 檔案管理 干部人事檔案工作條例

隨著2014年以來的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展和2018年《干部人事檔案工作條例》的頒布，干部人事檔案的重要性日益凸顯，對(duì)干部人事檔案的管理也更為規(guī)范、嚴(yán)格和科學(xué)。干部人事檔案是由相應(yīng)的干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)以其入黨、入團(tuán)，錄用、聘用，中學(xué)以來的學(xué)籍、獎(jiǎng)懲和自傳等材料為基礎(chǔ)，建立檔案正本而成，因此，作為干部人事檔案重要形成基礎(chǔ)的學(xué)生檔案，必然對(duì)干部人事檔案產(chǎn)生直接影響。在建立新入職人員干部人事檔案正本和干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，都可以發(fā)現(xiàn)一些在學(xué)生檔案管理階段存在的問題。由于學(xué)生檔案尚無明確的全國統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，參照《干部人事檔案工作條例》及其他干部人事檔案管理相關(guān)規(guī)定，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以提升學(xué)生檔案的管理水平，有助于實(shí)現(xiàn)從學(xué)生檔案到干部人事檔案的順利過渡，從而提高干部人事檔案案卷質(zhì)量。

一、學(xué)生檔案管理存在的主要問題

1.歸檔范圍無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，材料缺失情況多見。

在《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號(hào)令）中，規(guī)定學(xué)生類檔案主要包括“高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”，但是由于沒有更進(jìn)一步的詳細(xì)規(guī)定，在具體操作層面上，高校的檔案管理部門只能基于以上規(guī)定，劃定自己的歸檔范圍，制定歸檔要求。但是在學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位，工作單位的干部人事檔案管理部門在建立干部人事檔案正本過程中，經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)，依照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）的標(biāo)準(zhǔn)，很多學(xué)生檔案都存在材料缺失情況。這種缺失通常存在兩方面的原因：一是在學(xué)生入學(xué)時(shí)，對(duì)高中、高考檔案的轉(zhuǎn)遞和接收存在問題。比如部分省市的高考檔案已經(jīng)不再生成紙質(zhì)材料，而是全部實(shí)行電子檔案，并要求錄取院校直接自行打印存檔，但是錄取院校并未將其打印出來存入檔案，造成高考檔案的缺失。又如很多高中在學(xué)生高考后直接將檔案交給學(xué)生本人，由學(xué)生本人自己帶至錄取院校，而學(xué)生在暑假期間保管不善，造成檔案丟失。二是一些按照干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該歸檔的材料，不在高校制定的學(xué)生檔案歸檔范圍內(nèi)。比如部分高校不要求研究生報(bào)考登記表等材料歸檔，或是不單獨(dú)制作學(xué)位申請(qǐng)與授予材料，而僅在成績單中簡單注明“授予某某學(xué)位”等，此類情況無論從干部人事檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)來看，還是從干部人事檔案專項(xiàng)審核工作而言，都可能被認(rèn)定為材料不齊全，學(xué)歷情況存疑。

2.材料制作不規(guī)范，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。

在材料制作方面，經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備、載體不合適的情況，主要分為幾大類：一是手寫或打印內(nèi)容填寫不規(guī)范、存在涂改，如學(xué)生在填寫登記表時(shí)，填寫不認(rèn)真，寫錯(cuò)的地方直接劃去、重描或用修正液涂改;二是使用不耐久的書寫或粘貼材料，如純藍(lán)墨水、鉛筆、雙面膠，長期保管后，字跡逐漸模糊褪色或發(fā)生照片掉落;三是材料制作不完整，如缺少簽名、時(shí)間、印章，某些項(xiàng)目空缺等;四是未按要求使用16開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，或未留裝訂邊，甚至有些材料在采用正反面印刷的同時(shí)，在頁邊僅留3-5毫米空白，即便使用白紙裱糊，也很難實(shí)現(xiàn)不遮擋材料記載的信息。

這種材料制作上的不規(guī)范，不僅使材料不符合干部人事檔案的收集歸檔要求，影響案卷質(zhì)量，而且不利于人事檔案憑證作用的實(shí)現(xiàn)。比如在干部人事專項(xiàng)審核工作中，因碩士學(xué)位授予材料未蓋章而造成的學(xué)歷情況存疑;因本人不慎寫錯(cuò)而隨意涂改出生日期，影響年齡和退休時(shí)間認(rèn)定等，對(duì)干部人事檔案管理工作和干部本人的合法權(quán)益維護(hù)，都造成不利影響。

3.檔案知識(shí)普及欠缺，關(guān)注程度低。

由于各高校管理體制不同，學(xué)生檔案可能由檔案部門、教學(xué)部門、學(xué)院（系）等部門負(fù)責(zé)管理，相較干部人事檔案，學(xué)生檔案的管理方式更為松散。就學(xué)生檔案管理人員而言，學(xué)生檔案并不一定由專業(yè)的檔案人員或組織人事部門人員負(fù)責(zé)管理，管理人員的檔案意識(shí)、檔案知識(shí)水平參差不齊，而且許多學(xué)生檔案管理人員還要兼任其他很多業(yè)務(wù)工作，放在學(xué)生檔案管理上的時(shí)間和精力極為有限。在這種情況下，學(xué)生檔案管理人員很難從檔案角度對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范并對(duì)歸檔部門作出指導(dǎo)，那么對(duì)于學(xué)生檔案材料的形成和歸檔部門而言，就更難從干部人事檔案的視角出發(fā)，按照標(biāo)準(zhǔn)制作材料。在認(rèn)識(shí)上，很多人并不重視學(xué)生檔案，在學(xué)生入學(xué)后，只是簡單地將學(xué)生檔案收集起來加以存放，而不進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)和整理，無法在源頭上對(duì)學(xué)生檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制。因此，高校往往難以站在干部人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)下參照管理學(xué)生檔案，原始粗放型的管理模式，難以適應(yīng)新時(shí)代干部人事檔案的管理需要。

另外，針對(duì)學(xué)生的檔案知識(shí)宣傳也有所欠缺。高校學(xué)生檔案管理部門對(duì)學(xué)生檔案相關(guān)知識(shí)的介紹和宣傳相對(duì)較少，途徑和手段單一，覆蓋面和影響力有限，很多學(xué)生不清楚檔案的價(jià)值和作用，檔案意識(shí)較為淡漠，很少會(huì)主動(dòng)尋求和獲取相關(guān)信息。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，大量學(xué)生對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)知識(shí)和手續(xù)的不了解，忽視檔案去向的情況屢屢發(fā)生，在就業(yè)單位要求時(shí)調(diào)轉(zhuǎn)檔案時(shí)才想起檔案相關(guān)事宜，繼而花費(fèi)大量時(shí)間去尋找檔案，影響入職手續(xù)的辦理，也影響就職單位的干部人事檔案立卷工作。還有的學(xué)生在改派后不清楚要將新的就業(yè)通知書存入檔案，或是考取了職業(yè)資格證書后不知道要將相關(guān)材料存入檔案，在影響檔案的完整性的同時(shí)，也阻礙了檔案憑證作用的發(fā)揮。

二、高校學(xué)生檔案管理的改進(jìn)與優(yōu)化

1.規(guī)范歸檔材料，制定管理標(biāo)準(zhǔn)。

高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》（組通字〔1991〕11號(hào)）和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）的基礎(chǔ)上，會(huì)同學(xué)生檔案材料形成和歸檔部門，依據(jù)干部人事檔案管理相關(guān)要求，結(jié)合本校工作實(shí)際，制定學(xué)生檔案歸檔范圍和歸檔要求，內(nèi)容應(yīng)包括高中、高考材料、學(xué)生入學(xué)材料、報(bào)考攻讀碩士（博士）學(xué)位研究生登記表、博士專家推薦信、畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請(qǐng)和授予材料、在校期間成績單、就業(yè)通知書、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、體檢表、學(xué)籍異動(dòng)（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)）材料等。學(xué)生檔案材料形成部門要規(guī)范各類表格和材料模板的設(shè)計(jì)制作，并對(duì)各類材料的填寫進(jìn)行指導(dǎo)，使其內(nèi)容和形式均符合干部人事檔案整理和管理要求。在接收檔案材料后，要及時(shí)裝入學(xué)生檔案中，避免散失等情況的發(fā)生。

此外，高校要加強(qiáng)學(xué)生檔案的制度化、規(guī)范化管理，做好頂層設(shè)計(jì)。結(jié)合自身實(shí)際工作情況，制定有關(guān)學(xué)生檔案收集歸檔、日常管理、查閱利用的制度，建立健全工作規(guī)范，使學(xué)生檔案的管理有據(jù)可依，形成標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。在建立各項(xiàng)制度后，要在學(xué)生檔案管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行制度，不斷推動(dòng)制度的落實(shí)。

2.設(shè)置審核環(huán)節(jié)，嚴(yán)控檔案質(zhì)量。

《干部人事檔案工作條例》強(qiáng)調(diào)對(duì)干部檔案要“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，這一要求可以作為學(xué)生檔案的工作參照。具體來說，學(xué)生檔案的審核，應(yīng)設(shè)置三個(gè)環(huán)節(jié)，囊括從學(xué)生在校期間的學(xué)生檔案材料全部接收環(huán)節(jié)。

第一，應(yīng)在學(xué)生入學(xué)后，對(duì)所有學(xué)生提交的高中、高考材料進(jìn)行清點(diǎn)和審核，明確是否有檔案缺失，是否存在檔案錯(cuò)裝、漏裝情況，學(xué)生的高中材料、高考報(bào)考材料、學(xué)生入學(xué)材料是否按要求裝入檔案。對(duì)于已經(jīng)實(shí)行高考電子檔案省份，要打印高考電子檔案替代存檔。清點(diǎn)審核過程中，可以制作每一卷學(xué)生檔案的內(nèi)容明細(xì)，在清點(diǎn)審核后，依據(jù)內(nèi)容明細(xì)，對(duì)本年度新接收學(xué)生檔案的具體情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，記錄存在的問題，并及時(shí)反饋給學(xué)生，敦促缺少材料的學(xué)生盡快補(bǔ)齊。

第二，在學(xué)生就讀期間，會(huì)新產(chǎn)生的各類材料，如獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、學(xué)籍異動(dòng)材料等，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)在接收材料時(shí)，對(duì)這些材料進(jìn)行質(zhì)量審核。要重點(diǎn)查看材料是否完整準(zhǔn)確填寫，簽字、印章等手續(xù)是否齊全，字跡是否清晰、無涂改。

第三，學(xué)生畢業(yè)后，要在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出前，審核就讀期間檔案材料是否已經(jīng)完整齊全裝檔，有無重名學(xué)生檔案錯(cuò)裝現(xiàn)象，檔案密封是否嚴(yán)密。如果學(xué)生辦理過改派、緩派手續(xù)，要確認(rèn)新的就業(yè)通知書是否已經(jīng)裝入檔案。

三個(gè)審核環(huán)節(jié)的設(shè)置，意味著學(xué)生檔案管理部門需要改變“收而不管”的粗放式管理模式，建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的全過程、精細(xì)化學(xué)生檔案管理體系，記錄并掌握每一卷學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容，全面監(jiān)督和控制學(xué)生檔案的質(zhì)量。

3.關(guān)注轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案安全。

干部人事檔案通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式轉(zhuǎn)遞。2015年之前，學(xué)生檔案同干部人事檔案相同，也通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，2015年之后，學(xué)生檔案改為通過中國郵政EMS渠道轉(zhuǎn)遞。新的轉(zhuǎn)遞方式下，需要學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)變工作方式，配合EMS的郵寄要求，讓學(xué)生檔案安全到達(dá)派遣單位。與機(jī)要交通不同，EMS郵寄需要提供詳細(xì)的收件地址、收件人和收件電話等郵寄信息，在檔案寄出前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)，確定郵寄信息準(zhǔn)確無誤。要使用大學(xué)畢業(yè)生檔案專用的EMS郵寄包裝，粘貼封條，加蓋封口騎縫章，做好密封，防止檔案污損和散失。

學(xué)生檔案寄出后，應(yīng)認(rèn)真整理郵寄單號(hào)，確定每個(gè)郵寄單號(hào)能與寄出的學(xué)生檔案一一對(duì)應(yīng)。與機(jī)要交通方式下每個(gè)單位有固定的收件人不同，同一單位的EMS收件人可能有多個(gè)，甚至部分單位無固定EMS收件人。由于各地投遞情況不同，也有可能存在無法妥投、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)拒絕接收等情況。學(xué)生檔案管理部門必須對(duì)檔案接收情況予以格外注意，一旦發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案未能順利被派遣單位接收，要及時(shí)查明原因，妥善處理，避免檔案在轉(zhuǎn)遞途中發(fā)生丟失。

4.加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳，提升檔案意識(shí)。

時(shí)代的發(fā)展帶來檔案管理精細(xì)化的要求，新情況、新問題的出現(xiàn)促使檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新。學(xué)生檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，從更長遠(yuǎn)、更前瞻的角度，看待學(xué)生檔案的相關(guān)問題和發(fā)展趨勢。可以通過參加干部人事檔案相關(guān)培訓(xùn)、與干部人事檔案管理人員交流溝通等方式，尋找當(dāng)前學(xué)生檔案管理的不足之處，研究學(xué)生檔案管理的優(yōu)化策略，不斷改進(jìn)工作，持續(xù)創(chuàng)新。高校也要加強(qiáng)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，按照國家規(guī)定，配置足夠的學(xué)生檔案管理人員，使學(xué)生檔案管理人員向?qū)I(yè)化、專職化發(fā)展。

在自身提高管理工作水平的基礎(chǔ)上，學(xué)生檔案管理人員要積極宣傳學(xué)生檔案工作的重要性，通過舉辦講座、召開會(huì)議等方式，提升學(xué)生檔案材料形成、歸檔工作相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)、檔案技能，從源頭上保證學(xué)生檔案歸檔工作的質(zhì)量，變“被動(dòng)歸檔”為“主動(dòng)歸檔”，從而逐步建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的學(xué)生檔案工作流程，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理水平的全面提升。

同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的教育，使學(xué)生關(guān)心自己的檔案，了解檔案的價(jià)值。從學(xué)生入學(xué)開始，就可采用新生教育、組織參觀、發(fā)布新聞、制作微信推送等形式，向?qū)W生介紹檔案知識(shí)，提升學(xué)生的檔案意識(shí)，引導(dǎo)學(xué)生的檔案利用行為。讓學(xué)生意識(shí)到學(xué)生檔案對(duì)自己的重要意義，教育學(xué)生在填寫各類材料時(shí)，要如實(shí)、清晰、準(zhǔn)確。在畢業(yè)季時(shí)，結(jié)合“國際檔案日”活動(dòng)，提醒學(xué)生在畢業(yè)后關(guān)注自己的檔案去向，及時(shí)查詢檔案接收情況，避免出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象。

5.利用信息技術(shù)，構(gòu)建管理系統(tǒng)。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。依據(jù)學(xué)生檔案的特點(diǎn)和需求，設(shè)計(jì)研發(fā)學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生檔案的信息詳情和學(xué)生檔案的實(shí)體管理進(jìn)行整合和細(xì)化。建設(shè)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)兩方面的管理優(yōu)勢。一方面，可以將學(xué)生的基本信息和檔案中記載的信息整合管理，為學(xué)校培養(yǎng)和教育學(xué)生提供更為精確、更為豐富的信息資源，如在學(xué)生個(gè)人姓名、年齡、籍貫、學(xué)院等基本信息的基礎(chǔ)上，將裝入學(xué)生檔案的獲獎(jiǎng)情況、入黨情況、學(xué)籍異動(dòng)情況也逐年加以記錄，在學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)中統(tǒng)一存儲(chǔ)，就可以在使用時(shí)更方便地獲取學(xué)生信息，免去多部門反復(fù)查證的重復(fù)性勞動(dòng)。另一方面，在檔案日常管理上，可以對(duì)學(xué)生檔案的收集、保管、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)高效管理，從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，實(shí)時(shí)管理學(xué)生檔案的館藏狀態(tài)，查詢出入庫情況，快速定位每一卷學(xué)生檔案所在的位置，提高檔案利用服務(wù)的效率。

三、結(jié)語

干部人事檔案起始自一個(gè)人的學(xué)生階段，提升干部人事檔案的質(zhì)量和管理水平，則必須對(duì)學(xué)生檔案予以重視。參照干部人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，重視學(xué)生檔案的材料制作、收集、審核環(huán)節(jié)，制定詳細(xì)的學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)化管理方式，加大學(xué)生檔案宣傳與教育，都有利于干部人事檔案與學(xué)生檔案的銜接，促進(jìn)學(xué)生檔案和干部人事檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

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（作者單位：遼寧師范大學(xué)檔案館）