任瑩瑩

摘 要：大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+的信息時代下，傳統(tǒng)檔案觀念與新技術(shù)的碰撞，檔案載體的豐富多樣，企業(yè)檔案管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。本文闡述企業(yè)檔案管理工作的重要性，分析企業(yè)檔案管理工作面臨的不足和挑戰(zhàn)，提出企業(yè)數(shù)字化檔案可持續(xù)發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息時代;檔案資源開發(fā);企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息時代的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)的價值、形式等方面對企業(yè)生產(chǎn)運營產(chǎn)生了巨大影響。企業(yè)檔案的數(shù)字化信息資源作為一項無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理中彰顯了其重要的地位和作用。習(xí)近平總書記曾對檔案工作做出評價：寶貴經(jīng)驗與慘痛教訓(xùn)的總結(jié)、社會發(fā)展規(guī)律的充分認知、國家的可持續(xù)發(fā)展均離不開檔案資源的科學(xué)管理、有效開發(fā)與合理運用。立足檔案資源，努力做好檔案開發(fā)利用工作，在完成服務(wù)保障工作的同時，助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，提升企業(yè)核心競爭力。

1、企業(yè)檔案數(shù)字化開發(fā)利用的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)歷史的原始性記憶，它真實而全面地記錄了企業(yè)的過去與現(xiàn)在，見證了企業(yè)的成長，不僅是企業(yè)生產(chǎn)、管理等時間活動的客觀反映，也包含企業(yè)的知識、技術(shù)和經(jīng)驗，更蘊含著豐富的企業(yè)文化，是企業(yè)重要的信息資源、文化資源。企業(yè)檔案在構(gòu)成、內(nèi)容、形式上的多樣性以及數(shù)量上的與日俱增，加之企業(yè)對檔案集中統(tǒng)一管理的原則，使檔案在企業(yè)文化積累方面具有不可替代的作用。

檔案的鑒定、統(tǒng)計、歸納、整理工作具有很強的技術(shù)性和科學(xué)性、政治性。檔案的信息不僅具有潛在的歷史價值，同時也是企業(yè)進步的基石，企業(yè)如果運用得當(dāng)，肯定可以更好地發(fā)揮其在國計民生中的重要作用。信息時代，各企業(yè)面對激烈的市場競爭壓力，只有合理利用檔案、分析數(shù)據(jù)，將檔案中的信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能提高企業(yè)競爭力，開發(fā)創(chuàng)新新技術(shù)、管理經(jīng)驗、設(shè)備運維經(jīng)驗等，具有很高的市場經(jīng)濟價值。檔案開發(fā)利用工作是檔案工作的一個重要內(nèi)容，更是彰顯檔案價值、服務(wù)企業(yè)發(fā)展、傳承和傳播企業(yè)文化的一個重要途徑。

2、企業(yè)檔案數(shù)字化開發(fā)利用中存在的問題

2.1檔案的特殊屬性束縛了檔案信息資源的開發(fā)和利用。由于歷史上檔案通常是國家所收藏和使用的資源，因此檔案的屬性帶有濃重的政治色彩。同樣在企業(yè)中，絕大部分企業(yè)員工對檔案產(chǎn)生敬畏感，這就減弱了檔案信息資源需求的提出。此外，某些企業(yè)的部分檔案具有一定的密級或商業(yè)秘密屬性，這就限定了檔案使用者的范圍。由于檔案本身的原因和某些認識上的偏差，從而使得檔案信息資源遠離企業(yè)員工，整個企業(yè)的檔案利用意識薄弱，最終束縛了整個企業(yè)的檔案信息資源建設(shè)。

2.2企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不足。信息化飛速發(fā)展的時代下，要使得檔案數(shù)字化開發(fā)工作實現(xiàn)質(zhì)的提升，企業(yè)的信息化建設(shè)也需要投入大量的資金，配套設(shè)備和先進技術(shù)人才，同時企業(yè)要獲得更多的效益，在其信息資源的開發(fā)中都主要以自身生產(chǎn)經(jīng)營為主，常忽略了檔案資源信息化建設(shè)上的投入。

2.3檔案信息資源的質(zhì)量需要進一步提升。大數(shù)據(jù)時代信息量的巨大是顯著特征，在海量資源中獲取最大化價值的資源是企業(yè)檔案管理必須具備的基本技能，但是在企業(yè)檔案收集資源中，檔案質(zhì)量卻難以得到保證。影響因素繁多，首先，企業(yè)為盡可能提升自身所具備的信息資源，在檔案信息的整合中通常會從各方面進行收集，這提升了檔案資源的豐富性，但也同時增加了初期收集人員的篩選工作量，難以對檔案質(zhì)量把關(guān);再有工作人員鑒別有價值資源的范圍和工作量相應(yīng)增大，整合、分析工作難度增加，因此提升檔案資源質(zhì)量是一個需要關(guān)注的問題。

2.4信息時代下檔案工作及時含量越來越高，檔案資源載體日漸豐富，這對檔案人員的能力、綜合素質(zhì)等要求不斷提升，需要檔案管理人員具備過硬的計算機操作能力以保障信息資源的安全，同時還需要具備良好的檔案管理能力。要求檔案人員主動服務(wù)意識，檔案管理工作雖然不直接參與企業(yè)一線的經(jīng)營生產(chǎn)，但檔案工作服務(wù)于企業(yè)管理的前線。而現(xiàn)階段大多數(shù)的檔案工作人員并沒有樹立主動為企業(yè)生產(chǎn)人員服務(wù)的意識，逐漸養(yǎng)成了“你問我查”的被動式、等待型的工作思維。這就直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案信息資源的被動開發(fā)甚至不開發(fā)不建設(shè)的尷尬局面。

3、信息時代下拓展檔案數(shù)字化開發(fā)利用建議

增強全員檔案意識，企業(yè)以領(lǐng)導(dǎo)重視為前提，優(yōu)化企業(yè)檔案工作環(huán)境，以重點工程檔案工作為重點，夯實企業(yè)檔案工作基礎(chǔ)。在檔案工作人員、設(shè)施、經(jīng)費保障有力的基礎(chǔ)上，注重企業(yè)檔案管理規(guī)章制度的建立和完善，明確重點建設(shè)工程檔案工作要求。針對企業(yè)在建、新建項目較多、投資額巨大的情況，多方征詢意見，專門發(fā)文要求各重點建設(shè)項目要編制各單位項目檔案工作方案，將項目檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制;納入項目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理制和合同管理制;納入項目建設(shè)管理計劃和工作程序，納入工程質(zhì)量日常檢查，采取有效措施，使檔案驗收工作和工程驗收同步，確保項目檔案能夠真實、有效地反映工程建設(shè)的全過程，做到完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，滿足開發(fā)利用的需要。及時制訂印發(fā)了《XX公司基本建設(shè)項目檔案管理實施細則》，規(guī)定了文件的收集、整理、歸檔、編制的要求，使各新建、擴建、改建和技改等建設(shè)項目檔案工作有了可參照執(zhí)行的制度標(biāo)準(zhǔn)。全力抓好重點工程檔案工作。嚴(yán)格執(zhí)行重點工程項目檔案登記移交制度和專項驗收制度，做好重點建設(shè)項目檔案管理登記、專項驗收和基建達標(biāo)工作。

以信息化建設(shè)為平臺，建立檔案管理系統(tǒng)，與企業(yè)OA系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、流程平臺等內(nèi)部系統(tǒng)集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成線上歸檔，豐富了檔案資源的同時進行了數(shù)據(jù)線上篩選、分析、鑒別，努力實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化共享。檔案系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)共享，是其對外宣傳的“窗口”，豐富的內(nèi)容及海量的數(shù)據(jù)極易吸引用戶，充分應(yīng)用信息化手段整合資源，提升企業(yè)工作效率。完善系統(tǒng)自身不足的同時，要建設(shè)嚴(yán)密的系統(tǒng)安全體系，以保障信息資源的安全共享，切實提升檔案管理工作水平。

樹立積極的檔案服務(wù)觀念，加強企業(yè)檔案管理人員的整體素質(zhì)，樹立開放、共享、主動、創(chuàng)新的服務(wù)意識，檔案人員要變被動服務(wù)為積極、主動服務(wù)，有效地分析員工的潛在需求，主動為企業(yè)員工提供方便、快捷的信息服務(wù)，樹立“一切為用戶服務(wù)”的宗旨，保證查全率和查準(zhǔn)率都能達到100%，滿足員工的檔案信息需求。

實踐證明，企業(yè)檔案工作對企業(yè)各項工作的開展都具有促進作用，通過增強企業(yè)員工的檔案意識，梳理檔案服務(wù)觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設(shè)，有利于企業(yè)提高檔案數(shù)字化利用率，促進檔案管理工作水平的提升，從而促進檔案資源助力企業(yè)生產(chǎn)運營。