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        簡(jiǎn)述人口與計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理途徑

        2020-12-19 23:23:34雷曉云河北省晉州市婦幼保健院計(jì)劃生育服務(wù)中心
        品牌研究 2020年29期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化檔案管理管理

        文/雷曉云(河北省晉州市婦幼保健院計(jì)劃生育服務(wù)中心)

        人口與計(jì)劃生育工作一直是我國(guó)人口學(xué)關(guān)注的重點(diǎn)。我國(guó)開展對(duì)人口與計(jì)劃生育工作的研究已經(jīng)持續(xù)了三十多年,在這期間,人口與計(jì)劃生育工作環(huán)節(jié)越發(fā)完善,各個(gè)流程之間的銜接也更加得當(dāng),推動(dòng)了我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。

        一、人口與計(jì)劃生育檔案管理存在的主要問題

        (一)檔案管理人員流動(dòng)性大,綜合素質(zhì)不高

        我國(guó)人口與計(jì)劃生育檔案管理人員流動(dòng)性較大,綜合素質(zhì)普遍不高,對(duì)檔案規(guī)范化管理來說是一大阻礙。參與人口與計(jì)劃生育檔案管理的人員沒有意識(shí)到自身工作的重要性,工作人員責(zé)任劃定不明確,很多都是計(jì)生干部兼職或者掛職,人員變動(dòng)較大,人浮于事的情況較為多見。一旦人員流動(dòng)檔案交接不完全,容易出現(xiàn)檔案資料丟失等問題。

        (二)檔案管理缺少科學(xué)性

        現(xiàn)階段我國(guó)人口與計(jì)劃生育檔案管理不夠科學(xué)是普遍存在的問題。多數(shù)地方的人口與計(jì)劃生育檔案管理依然是紙質(zhì)管理模式。長(zhǎng)期封閉式管理下檔案資料較多,內(nèi)容較為復(fù)雜,缺失科學(xué)性管理方法,直接降低了檔案管理效率。此外,人口與計(jì)劃生育檔案管理制度不完善,沒有設(shè)定統(tǒng)一性的管理要求,檔案管理和監(jiān)督形式化主義較為嚴(yán)重,難以凸顯出檔案管理工作的實(shí)效性[1-2]。

        二、加強(qiáng)對(duì)人口與計(jì)劃生育方案規(guī)范化管理的措施分析

        (一)明確人口與計(jì)劃生育檔案管理內(nèi)容

        參與人口與計(jì)劃生育檔案管理的工作人員需要全面熟悉自身工作內(nèi)容。各地區(qū)人口與計(jì)劃生育工作主要包括的檔案資料有人口與計(jì)劃生育目標(biāo)管理責(zé)任書、考核材料、新聞報(bào)道、人口與計(jì)劃生育工作會(huì)議材料、計(jì)劃生育隊(duì)伍建設(shè)材料、獨(dú)生子女父母光榮證、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)建設(shè)、生育關(guān)懷以及科學(xué)育兒等各方面的內(nèi)容。各級(jí)政府單位需要確保人口與計(jì)劃生育檔案資料的安全性,以此開展好檔案資料的收集和整理工作。

        (二)制定并完善人口與計(jì)劃生育檔案管理制度

        完善的人口與計(jì)劃生育檔案管理制度可提高檔案利用率。在管理制度的約束下人口與計(jì)劃生育檔案管理人員可以按照相關(guān)流程辦事,極大提高了檔案管理的規(guī)范化水平。人口與計(jì)劃生育工作中形成的檔案資料,檔案管理人員需要將其進(jìn)行分類,將相似或者相近的檔案資料整理在一起,分門別類進(jìn)行保管。再者檔案管理人員還需要有序排列好文件盒材料,排列期間要參考時(shí)間、事件、問題、級(jí)別以及責(zé)任人等各項(xiàng)因素。資料立檔之后需要將檔案編目編寫好,并設(shè)置相應(yīng)的封面。工作人員要定期更新人口與計(jì)劃生育檔案資料,做好定期的刪除、清理和移交工作,確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。

        (三)詳細(xì)普查案卷

        計(jì)生檔案清查間隔時(shí)間較長(zhǎng),檔案資料保管存在諸多不完善,期間很多檔案存在多次重復(fù)、考察價(jià)值不高的問題。因此人口與計(jì)劃生育檔案管理人員需要借助計(jì)算機(jī)定期清除并刪除沒有利用價(jià)值的檔案資料,避免重復(fù)檔案和利用率不高的檔案出現(xiàn),由此提高檔案管理的規(guī)范性。分類管理案卷,促使案卷管理更加合理化,在重組案卷時(shí)需要將關(guān)聯(lián)性文件資料組合在一起,方便后續(xù)的查找和利用,提高檔案管理工作效率。檔案管理人員需要對(duì)計(jì)生檔案文件名稱嚴(yán)格審查,杜絕文件名一樣的情況出現(xiàn),以便影響后續(xù)檔案檢索效率和準(zhǔn)確度,進(jìn)一步提高我國(guó)人口和計(jì)劃生育檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

        (四)借助現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

        規(guī)范化落實(shí)人口與計(jì)劃生育檔案管理離不開現(xiàn)代化的信息設(shè)備。我國(guó)人口與計(jì)劃生育主管部門需要積極引進(jìn)數(shù)字化和信息化技術(shù),構(gòu)建信息化檔案管理模式。工作人員借助計(jì)算機(jī)技術(shù)處理人口與計(jì)劃生育檔案資料工作效率會(huì)明顯提高。人口與計(jì)劃生育主管部門可以根據(jù)檔案資料的價(jià)值大小、開放程度以及利用率等進(jìn)行排序,選出優(yōu)先整理并錄入的檔案資料,將檔案資料分門別類錄入到數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)中,由此不斷提高我國(guó)人口與計(jì)劃生育檔案管理的信息化水平。

        (五)努力提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

        參與人口與計(jì)劃生育檔案管理的人員需要具備較好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力,將檔案管理理論知識(shí)具體落實(shí)到人口與計(jì)劃生育檔案管理實(shí)處,構(gòu)建起理論與實(shí)踐之間的聯(lián)系。人口與計(jì)劃生育主管部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培養(yǎng),積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才,普及對(duì)檔案管理人員的信息化教育,確保每位檔案管理人員熟練操作現(xiàn)代化辦公軟件和辦公設(shè)備。同時(shí)要組織人口與計(jì)劃生育檔案管理人員參加專業(yè)技能考試,確保工作人員具備上崗資格[3]。

        三、結(jié)語

        綜上所述,我國(guó)人口學(xué)一直關(guān)注的焦點(diǎn)問題之一就是人口與計(jì)劃生育工作。以上就是本文對(duì)人口與計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理有關(guān)內(nèi)容的分析,希望對(duì)該層面研究有一定幫助。

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