李媛華（福建省沙縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險中心）

■引言

在信息化、互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理中應(yīng)用已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要根據(jù)宏觀政策的指導(dǎo)，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)對參保人員信息的動態(tài)管理，根據(jù)參保人員的身份證號建立起對應(yīng)的養(yǎng)老保險檔案號，利用電子化檔案記錄下參保人員每次養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)信息的變動情況，以實現(xiàn)對養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的全過程管控，全面提升城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作能力。

■城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）促進(jìn)養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展的必然選擇

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作是養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而在檔案管理中積極推進(jìn)信息化建設(shè)，有助于促使養(yǎng)老保險事業(yè)步入現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展軌道。從當(dāng)前情況來看，受我國城鄉(xiāng)人口增長、城市化進(jìn)程加快等因素的影響，參保人員跨城鄉(xiāng)流動日益頻繁，使得養(yǎng)老保險檔案信息經(jīng)常會在不同部門、不同區(qū)域進(jìn)行轉(zhuǎn)移，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻考驗。為解決上述問題，有必要在養(yǎng)老保險檔案管理中推進(jìn)信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案信息收集、整理、傳輸?shù)墓ぷ餍剩蛊錆M足養(yǎng)老保險事業(yè)在新時期下的發(fā)展需要，提高檔案管理水平[1]。

（二）提高養(yǎng)老保險檔案服務(wù)質(zhì)量的必然選擇

隨著城鄉(xiāng)居民參保意識的增強(qiáng)和參保人數(shù)的增多，人們對養(yǎng)老保險檔案服務(wù)要求也隨之提升。傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險檔案管理以“死檔案”管理為主，重檔案收集歸檔、輕檔案開發(fā)利用，阻礙著養(yǎng)老保險檔案服務(wù)工作的開展。而加快養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)，能夠以信息技術(shù)為支撐，靈活運用檔案信息開展多種檔案服務(wù)，拓展檔案服務(wù)的深度和廣度，提高檔案使用率。同時，養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)還能夠切實發(fā)揮出檔案“紀(jì)錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的作用，使檔案能夠為參保人提供各個階段的檔案服務(wù)，從而更好的履行養(yǎng)老保險檔案工作的職責(zé)。

■城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的信息化建設(shè)路徑

（一）完善檔案信息化管理規(guī)章制度

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)要以完善的規(guī)章制度作為保障，推進(jìn)信息化建設(shè)有序開展。具體建議如下；首先，完善工作流程。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要將檔案管理信息化建設(shè)納入到重點工作日程中，規(guī)范檔案收集、整理、規(guī)范、入庫、查閱的一系列工程流程，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，明確檔案信息化管理范圍。在信息化建設(shè)中，要根據(jù)國家以及各省下發(fā)的關(guān)于城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定、實施辦法、總體要求等，推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理，將經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理類、征繳類、待遇類、稽核類、統(tǒng)計報表類檔案都納入到電子化管理范圍內(nèi)[2]。再次，實施紙質(zhì)與電子檔案并行管理。在養(yǎng)老保險檔案管理信息化背景下，檔案收集主要來源于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息和系統(tǒng)中形成的養(yǎng)老保險檔案信息。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要保證檔案信息的原始性、完整性和安全性，一方面將傳統(tǒng)工作模式下形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化掃描處理，生成電子檔案，做好電子檔案的歸檔工作。另一方面將電子化檔案進(jìn)行雙重備份，將其打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行物理存檔，并做好電子化檔案的電子化歸檔工作。

（二）建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)

信息化時代下，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理應(yīng)建立起功能完善的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對養(yǎng)老保險檔案的高效管理。檔案管理信息系統(tǒng)可作為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，該子系統(tǒng)要與養(yǎng)老保險系統(tǒng)中的保險金繳納、養(yǎng)老金發(fā)放、信息查詢等子系統(tǒng)進(jìn)行對接，以快速獲取相關(guān)資料，做好電子檔案歸檔工作。在檔案管理系統(tǒng)中。養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)要根據(jù)業(yè)務(wù)檔案流程進(jìn)行建設(shè)，使系統(tǒng)涵蓋參保登記管理、養(yǎng)老保險管理、關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇發(fā)放管理等方面，并針對各個管理大類細(xì)分小項，以保證養(yǎng)老保險檔案的完整性，提高養(yǎng)老保險檔案的查詢與利用效率。同時，養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)要具備檔案自動化整理、自動化歸檔的功能，能夠根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)度及時歸檔電子化的業(yè)務(wù)材料，做到電子化檔案日清月結(jié)。此外，養(yǎng)老保險檔案管理信息系統(tǒng)要保證實現(xiàn)“三個一體化”，即實現(xiàn)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理與養(yǎng)老保險檔案管理一體化，實現(xiàn)紙質(zhì)養(yǎng)老保險檔案與電子養(yǎng)老保險檔案一體化，實現(xiàn)養(yǎng)老保險檔案管理與養(yǎng)老保險檔案服務(wù)一體化，在“三個一體化”的支撐下，助推城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保養(yǎng)檔案工作高效開展。

（三）開展檔案信息化服務(wù)

養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)要統(tǒng)一管理養(yǎng)老保險數(shù)據(jù)，建立起檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，按照上級統(tǒng)一部署，推進(jìn)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺上的共享。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)要發(fā)揮出檔案服務(wù)作用，轉(zhuǎn)變過去只管不用的狀態(tài)，提高檔案利用價值和服務(wù)水平。在信息化建設(shè)中，應(yīng)構(gòu)建起集區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村各級于一體的養(yǎng)老保險檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)辦理效率。同時，檔案管理信息化建設(shè)還要將“死檔案”轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，將檔案信息作為檔案服務(wù)創(chuàng)新的突破口，為參保人提供信息化的檔案查詢服務(wù)，讓參保人登錄到相關(guān)網(wǎng)站、手機(jī)應(yīng)用軟件就能夠查詢到自己的養(yǎng)老保險檔案基本信息，從而提高城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案服務(wù)水平。此外，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理門戶網(wǎng)站還要拓展服務(wù)項目，為居民提供線上業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，并征求居民對養(yǎng)老保險檔案管理的建議，進(jìn)一步完善養(yǎng)老保險檔案工作[3]。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全管理

在開放的信息化環(huán)境下，對養(yǎng)老保險檔案信息的安全性、完整性構(gòu)成了一定程度威脅，為消除安全隱患，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案信息安全建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，確保安全管理技術(shù)措施能夠保障檔案管理信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。檔案信息安全管理措施如下：首先，引入先進(jìn)的安全防范技術(shù)。養(yǎng)老保險檔案信息管理系統(tǒng)可采用安全密鑰技術(shù)、電子證書數(shù)據(jù)簽名技術(shù)、身份校驗技術(shù)等，對登錄系統(tǒng)的人員進(jìn)行身份驗證，只有通過驗證的人員才能在系統(tǒng)中進(jìn)行操作。其次，實施分類安全管理。養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要針對不同權(quán)限的人員實施不同的安全管理措施，如對權(quán)限較高的管理人員，要采用多重身份認(rèn)證方式，包括密碼驗證、指紋認(rèn)證、視網(wǎng)膜驗證等認(rèn)證方式，在驗證通過后，管理人員可進(jìn)行檔案信息修改、轉(zhuǎn)移等操作。對普通的信息瀏覽者，只需讓瀏覽者進(jìn)行密碼驗證，僅開放信息只讀權(quán)限，不能進(jìn)行其他高級別操作。

■結(jié)論

總而言之，養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展，提高養(yǎng)老保險檔案服務(wù)質(zhì)量的必然選擇。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要投入充足的資源加快養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)，完善檔案信息化管理規(guī)章制度，擴(kuò)展檔案管理系統(tǒng)功能，借助信息化系統(tǒng)開展高效率、高質(zhì)量的檔案服務(wù)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要順應(yīng)檔案管理信息化的發(fā)展，建設(shè)一支精通信息技術(shù)和檔案系統(tǒng)操作的檔案工作隊伍，提高檔案工作隊伍的信息素養(yǎng)和工作能力，從而促進(jìn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。