王莎白 曹瑞

【摘要】本文以恩施某三甲醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀為例，分析了該三甲醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化取得的成績(jī)以及存在的問(wèn)題，并從移動(dòng)式檔案管理的角度，分析了構(gòu)建三甲醫(yī)院移動(dòng)式檔案管理方案的技術(shù)基礎(chǔ)、理念基礎(chǔ)等。研究認(rèn)為，移動(dòng)式檔案管理是大勢(shì)所趨，三甲醫(yī)院應(yīng)加快相關(guān)方面的投入。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng);三甲醫(yī)院;檔案管理

醫(yī)院部門(mén)多，醫(yī)療信息繁雜多樣，尤其是醫(yī)護(hù)實(shí)力雄厚的三甲醫(yī)院，日常產(chǎn)生的各類(lèi)文本、資料、信息等數(shù)量眾多。通過(guò)開(kāi)展檔案管理，可以將此類(lèi)信息文件化，從而形成檔案資源。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息的傳遞和處理更加便捷和有效，檔案管理的理念也發(fā)生了深刻變革，三甲醫(yī)院如何開(kāi)展科學(xué)檔案管理是十分值得研究的問(wèn)題。

一、恩施某三甲醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

恩施州醫(yī)院眾多，但高等級(jí)醫(yī)院少，本文中的醫(yī)院是恩施州及周邊地區(qū)第一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)和保健于一體的三甲醫(yī)院。該醫(yī)院檔案主要分為病例檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案等，其中，病例檔案信息數(shù)量最多。目前，醫(yī)院病床數(shù)超過(guò)千張，醫(yī)院在崗職工2479人。2019年全年門(mén)（急）診病人數(shù)達(dá)160.39萬(wàn)人次，住院病人數(shù)達(dá)10.35萬(wàn)人次。每天門(mén)診患者產(chǎn)生的醫(yī)療、人事、財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)較為龐大，必須歸檔管理。

該醫(yī)院作為省特級(jí)檔案管理單位，設(shè)有專(zhuān)業(yè)的綜合管理檔案室和病案室。其中綜合管理檔案室負(fù)責(zé)除病案室以外的所有檔案信息，配置專(zhuān)業(yè)檔案管理人員4人。病案室配置專(zhuān)職管理人員16人。另外各職能科室和部門(mén)也分別配置兼職或?qū)Ｂ殭n案管理人員，生成的檔案文件定期報(bào)送綜合檔案室和病案室。該醫(yī)院注重檔案管理的現(xiàn)代化，很早就推行無(wú)紙化辦公，建設(shè)有綜合性門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，患者可遠(yuǎn)程掛號(hào)、咨詢(xún)等。綜合檔案室采用科怡專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，可將各職能科室檔案分門(mén)別類(lèi)地納入數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一管理。該管理軟件可實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)移等多類(lèi)功能。在檔案號(hào)編制上，檔案室也為不同門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行了科學(xué)編號(hào)。所有入庫(kù)的檔案卷宗均有卷宗號(hào)、部門(mén)類(lèi)號(hào)、年份日期、保管期限、流水件號(hào)和盒號(hào)。保證檔案正確歸類(lèi)、入庫(kù)和與電子檔案對(duì)應(yīng)。檔案管理的電子化和科學(xué)化，使得醫(yī)院數(shù)據(jù)信息的保存和流轉(zhuǎn)更加規(guī)范和有效，這不僅使得醫(yī)院的信息資源財(cái)富與日俱增，也通過(guò)文件管理規(guī)范了醫(yī)院各崗位的日常工作。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代三甲醫(yī)院檔案管理思路

醫(yī)院檔案資源的電子網(wǎng)絡(luò)化使得檔案資源的可利用性提高，關(guān)注和利用檔案資源的群體越來(lái)越多。但目前全國(guó)醫(yī)院還未形成統(tǒng)一的檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，不少醫(yī)院出于各種考慮，未能提升檔案管理的水平。不少醫(yī)院檔案室和病案室未能統(tǒng)一管理，各職能部門(mén)許多應(yīng)該轉(zhuǎn)移檔案室的檔案沒(méi)有轉(zhuǎn)移，不應(yīng)轉(zhuǎn)移的則錄入。另外，各職能部門(mén)的兼職檔案管理人員對(duì)檔案的錄入、編號(hào)、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的流程不熟悉，也導(dǎo)致檔案混亂、冗余或缺失。

如何科學(xué)管理檔案，使得檔案資源既能便利醫(yī)院日常工作，又能滿(mǎn)足各類(lèi)群體需求是當(dāng)前各三甲醫(yī)院檔案工作者關(guān)注的重點(diǎn)。檔案管理并非單純的文本與資訊的保護(hù)和保存，現(xiàn)代檔案管理既包括文件控制也包括信息資源利用。醫(yī)院檔案包括所有重要的文書(shū)、病例等，檔案文件的生成和轉(zhuǎn)移實(shí)際上也是各項(xiàng)具體工作和事務(wù)完成的憑證和工具。

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)背景下，提升醫(yī)院檔案管理水平，需要借助計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)框架化、系統(tǒng)化和交聯(lián)化的優(yōu)勢(shì)，幫助醫(yī)院檔案管理形成科學(xué)的制度文化，從而促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)日常工作有效開(kāi)展。檔案管理流程化可以發(fā)揮文件控制效果，在企業(yè)質(zhì)量管理體系中，文件控制是保證產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，如ISO9001等體系。三甲醫(yī)院通過(guò)檔案文件控制可以降低醫(yī)療工作偏差，優(yōu)化各項(xiàng)工作制度?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的使用可以進(jìn)一步提升文件控制的作用，使得事務(wù)不終止，記錄不中斷，具體事務(wù)和文件記錄相互印證，形成交叉網(wǎng)絡(luò)。人、事務(wù)、記錄三條線相輔相成，并行不悖。另外，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件強(qiáng)大的檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，檔案資源的價(jià)值可以更有效地加以體現(xiàn)。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有助于解決目前三甲醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代三甲醫(yī)院移動(dòng)化檔案管理方案

（一）移動(dòng)式檔案管理方案的建立。經(jīng)辦公自動(dòng)化革新后，大多數(shù)三甲醫(yī)院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案電子化、互聯(lián)網(wǎng)化。不少醫(yī)院的辦公系統(tǒng)采用了B/S架構(gòu)，即前端為瀏覽器，后端為服務(wù)器后臺(tái)模式。這一模式下，普通用戶(hù)可以通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)服務(wù)器以辦理預(yù)約、咨詢(xún)等業(yè)務(wù)，后臺(tái)的管理人員可持續(xù)錄入和更新服務(wù)信息。B/S架構(gòu)以及PHP網(wǎng)頁(yè)編程，可以部分實(shí)現(xiàn)檔案的移動(dòng)瀏覽和資料錄入，但未真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)式檔案管理。從檔案管理原則來(lái)說(shuō)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理有便于工作的開(kāi)展。因此，全面的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化才能體現(xiàn)移動(dòng)式檔案管理方案的優(yōu)點(diǎn)。首先，應(yīng)基于B/S架構(gòu)，建立多功能、多模塊的綜合檔案管理軟件。綜合軟件應(yīng)將各職能部門(mén)檔案管理嵌入模塊中，并設(shè)有處理能力強(qiáng)大的后臺(tái)服務(wù)器、存儲(chǔ)器，便于存儲(chǔ)、交換和處理大量數(shù)據(jù)。在軟件端設(shè)置文件控制程序，指導(dǎo)各職能部門(mén)錄入、編號(hào)、核查、上傳檔案，包括人事、醫(yī)療、科研、黨政、后勤部門(mén)等。其次，應(yīng)建立便于檢索、擁有文字、聲像、圖表以及其他形式的檔案管理能力的SQL數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。只有便于用戶(hù)群體使用，才能發(fā)揮系統(tǒng)作用。最后，應(yīng)實(shí)現(xiàn)更便利的移動(dòng)式辦公。當(dāng)前三甲醫(yī)院的移動(dòng)辦公多限于電腦終端、自助服務(wù)終端等，辦公人員可以通過(guò)筆記本電腦移動(dòng)辦公，但手機(jī)是現(xiàn)代人接入互聯(lián)網(wǎng)的主要設(shè)備，應(yīng)多設(shè)計(jì)醫(yī)院檔案管理APP，采用MVVM+等架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)模塊化管理，既可呈現(xiàn)資訊，也可轉(zhuǎn)移或上傳各類(lèi)信息，實(shí)現(xiàn)手機(jī)移動(dòng)辦公。從技術(shù)來(lái)講，醫(yī)院檔案移動(dòng)化辦公已沒(méi)有障礙，借助專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，三甲醫(yī)院可全面落實(shí)移動(dòng)式檔案管理方案。

（二）構(gòu)建軟硬件基礎(chǔ)。三甲醫(yī)院在檔案管理方面有一定的投入標(biāo)準(zhǔn)，如需設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案部門(mén)，專(zhuān)業(yè)的檔案存儲(chǔ)空間，檔案室需配置防高溫高濕設(shè)備、防紫外設(shè)備、視頻監(jiān)控等軟硬件設(shè)備。這些設(shè)備的投入可以保證實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理以及紙質(zhì)檔案的安全等。三甲醫(yī)院還需要投入電腦終端、存儲(chǔ)和交互服務(wù)器、攝影和錄音等硬件設(shè)備，另外，還需要各類(lèi)軟件系統(tǒng)，如照片、錄音、錄像檔案處理軟件、綜合檔案管理軟件、手機(jī)APP軟件等。通過(guò)各類(lèi)軟硬件建設(shè)，有助于檔案管理工作制度化，使檔案的生成、編號(hào)、轉(zhuǎn)移和注銷(xiāo)流程化、有序化，并可實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的檔案管理。檔案資源庫(kù)還應(yīng)方便非辦公群體的使用，讓檔案資源服務(wù)更多的群體。當(dāng)前，患者獲取病例、藥價(jià)、醫(yī)補(bǔ)、主治醫(yī)師等信息仍舊耗時(shí)費(fèi)力，在移動(dòng)式檔案管理方案下，醫(yī)院應(yīng)更為患者考慮，通過(guò)軟硬件建設(shè)，讓患者可通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查閱、電話查詢(xún)、網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)、手機(jī)APP終端訪問(wèn)等多種形式獲取相關(guān)信息，以真正提升三甲醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

（三）檔案管理科學(xué)化。檔案管理的目的是讓人們更好地利用檔案資源和利用檔案來(lái)改善工作流程。檔案管理的科學(xué)化是做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。三甲醫(yī)院需要構(gòu)建檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，由單一負(fù)責(zé)人分管醫(yī)院檔案工作，建立獨(dú)立的、功能全面的檔案管理機(jī)構(gòu)，將醫(yī)療、科研、衛(wèi)生行政管理、防疫、教學(xué)、藥品管理、生物產(chǎn)品制造以及其它活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的記錄納入檔案文件中，將病歷檔案和綜合文書(shū)等檔案統(tǒng)一管理。檔案管理需要一支專(zhuān)業(yè)的隊(duì)伍，綜合檔案室以及各職能部門(mén)需要同時(shí)配備足夠的專(zhuān)兼職檔案人員。在制度建設(shè)上，應(yīng)將有用信息的收集和整理制度化，以患者的相關(guān)信息收集為例，應(yīng)為患者建立健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計(jì)劃免疫信息以及藥品管理等信息，各類(lèi)信息間相互關(guān)聯(lián)，網(wǎng)絡(luò)化、鮮活化。醫(yī)護(hù)人員、工作人員的電子檔案也應(yīng)同樣立體化、規(guī)范化。同時(shí)，應(yīng)依據(jù)現(xiàn)實(shí)工作流程，優(yōu)化綜合檔案管理軟件的功能，方便檔案管理人員對(duì)各類(lèi)檔案文件予以有效管理，包括錄入、審核、密級(jí)設(shè)定、注銷(xiāo)等。計(jì)算機(jī)技術(shù)在協(xié)助檔案管理人員更好工作方面有巨大優(yōu)勢(shì)。檔案管理制度本質(zhì)上是人制定的，但通過(guò)將管理制度的邏輯貫徹到檔案管理軟件中，可以對(duì)檔案管理人員產(chǎn)生約束，從而避免工作流程出現(xiàn)差錯(cuò)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的更大優(yōu)勢(shì)是數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)管理能力，可以十分方便地對(duì)患者信息、醫(yī)生信息等進(jìn)行檢核，提取目標(biāo)信息，降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。三甲醫(yī)院可根據(jù)醫(yī)院檔案管理的制度，自主開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，在各類(lèi)檔案管理軟件中落實(shí)檔案管理制度。有了可靠軟件的幫助，醫(yī)護(hù)和檔案管理人員可以利用手機(jī)、移動(dòng)筆記本、PAD等工具可以快速為患者制定電子病歷、查找信息、生成檔案文件等，從而提高工作效率。

（四）安全管理。醫(yī)院的檔案不僅包括重要的合同文件、人事資料，還包括科研材料、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃等，尤其是病歷檔案，均需要一定期限和一定程度的保密。檔案的透明度劃分，密級(jí)的設(shè)定需要按照《檔案法》等法律制定來(lái)設(shè)定，醫(yī)院內(nèi)部也可自行規(guī)定，將文件設(shè)為“絕密”“機(jī)密”“秘密”等級(jí)別。不同級(jí)別的文件公開(kāi)的時(shí)期和公開(kāi)的群體對(duì)象不同，這樣可以防止醫(yī)院或患者的利益受到損害。三甲醫(yī)院的綜合檔案館可設(shè)置安保措施，防止外部人員非法獲取紙質(zhì)的檔案資料。電子化時(shí)代，來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的威脅對(duì)醫(yī)院檔案安全影響最大。首先是網(wǎng)絡(luò)的物理安全。全移動(dòng)式辦公的基礎(chǔ)是流暢的電子網(wǎng)絡(luò)，這需要各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電器設(shè)備24小時(shí)保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，醫(yī)院可將此類(lèi)設(shè)備交由專(zhuān)業(yè)公司負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)。其次，要避免軟件系統(tǒng)遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊。網(wǎng)絡(luò)黑客以及病毒始終是潛在威脅，必須為醫(yī)院局域網(wǎng)設(shè)置防火墻、并在服務(wù)器和各終端安裝專(zhuān)業(yè)殺毒軟件，對(duì)路由器、數(shù)據(jù)庫(kù)加密，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。最后，來(lái)自系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)威脅往往最大，為防止醫(yī)院內(nèi)部人員泄露機(jī)密，應(yīng)為所有的檔案文件設(shè)定密級(jí)。預(yù)設(shè)好不同檔案資源管理和服務(wù)群體的使用權(quán)限，為所有軟件系統(tǒng)設(shè)置登錄界面。不同群體需要相應(yīng)等級(jí)的賬號(hào)和密碼才能獲得相應(yīng)的權(quán)限。

四、結(jié)語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以提升醫(yī)院檔案管理水平，讓檔案管理工作成效與醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量同步提升。要真正落實(shí)移動(dòng)式檔案管理方案，必須持續(xù)推進(jìn)檔案的統(tǒng)一管理制度建設(shè)、綜合檔案管理軟件的設(shè)計(jì)、手機(jī)APP的研發(fā)等工作。移動(dòng)式檔案管理是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，三甲醫(yī)院應(yīng)在此領(lǐng)域加大研究和投入，以進(jìn)一步改進(jìn)醫(yī)院工作流程，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

【基金項(xiàng)目：恩施州2019年科技計(jì)劃指導(dǎo)性項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：JCY2019000005）】

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