王娜

[摘要]當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)已經(jīng)從傳統(tǒng)的記賬、監(jiān)督、核算等職能向新的管理與服務(wù)職能轉(zhuǎn)型，提升財(cái)務(wù)的管理與服務(wù)職能首先要規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，從高校財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的常見問題出發(fā)來探究其規(guī)范路徑。

[關(guān)鍵詞]高校財(cái)務(wù)報(bào)銷;常見問題;規(guī)范路徑

[中圖分類號(hào)] G647.5

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

1 高校財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的問題

1.1 票據(jù)粘貼不規(guī)范

票據(jù)粘貼應(yīng)該將相同類型的票據(jù)粘貼在一起，從右到左的順序粘貼，先貼小張票據(jù)再貼大張票據(jù)，如果一張粘貼單已貼滿則需另取一張粘貼單進(jìn)行粘貼，粘貼的票據(jù)不要超過粘貼單的粘貼線，粘貼單上的票據(jù)要粘貼得整齊平整。但是在日常財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中，經(jīng)常會(huì)看到一些報(bào)銷人的票據(jù)粘貼得比較凌亂，也有的報(bào)銷人嫌麻煩，就用裝訂機(jī)把所有的票據(jù)一訂了事。票據(jù)粘貼不規(guī)范，將給財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)工作人員帶來相當(dāng)?shù)牟槐悖饕憩F(xiàn)在三個(gè)方面。

首先會(huì)相應(yīng)地增加審核人員的審核時(shí)間，如果票據(jù)多且粘貼凌亂，審核人員審票就可能眼花繚亂，原本一分鐘就可以審?fù)甑钠睋?jù)結(jié)果就因?yàn)槠睋?jù)粘貼凌亂可能花費(fèi)三分鐘或更長時(shí)間才審?fù)?還容易產(chǎn)生差錯(cuò)，如果許多不同類型的票據(jù)貼在一起，審核人核對(duì)金額時(shí)就容易出錯(cuò)。

其次是影響財(cái)務(wù)檔案的裝訂和歸檔，有的報(bào)銷人把票據(jù)全都粘貼在粘貼單的中間，如果票據(jù)很多，報(bào)銷單就會(huì)中間高，兩邊低，由于財(cái)務(wù)憑證裝訂時(shí)是很多報(bào)銷單放在一起裝訂，因此裝訂時(shí)就會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案中間鼓得很高，兩邊很低的現(xiàn)象，這樣既不容易裝訂又影響財(cái)務(wù)檔案的美觀;也有的報(bào)銷人的報(bào)銷附件沒有用膠水粘貼而是用裝訂機(jī)裝訂，財(cái)務(wù)人員最后裝訂報(bào)銷單鉆孔時(shí)可能會(huì)鉆到票據(jù)附件里的釘子，這樣就可能會(huì)把鉆孔機(jī)弄壞，還有報(bào)銷單里如果有裝訂機(jī)的釘子，年數(shù)長了釘子就會(huì)生銹，相應(yīng)的釘子里的原始憑證也容易腐蝕，影響財(cái)務(wù)檔案的保存。

最后是容易影響財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員的情緒，財(cái)務(wù)人員看到粘貼不規(guī)范的發(fā)票，工作比較繁忙的時(shí)候心情就會(huì)很煩躁，如果要求報(bào)銷人重新粘貼，報(bào)銷人重新返工也會(huì)影響其情緒，因此雙方可能會(huì)形成對(duì)立情緒，不利于和諧地開展工作。

1.2 發(fā)票開具不規(guī)范

報(bào)銷人取得的開具日期為2017年7月1日之后的的增值稅發(fā)票（定額發(fā)票除外），發(fā)票上購貨方的戶名和稅號(hào)必須填寫正確，發(fā)票開具的內(nèi)容必須與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容一致，貨物的品名數(shù)量單價(jià)要填寫清楚，發(fā)票上貨物內(nèi)容確實(shí)無法寫清楚的，應(yīng)由稅控機(jī)開具銷貨明細(xì)清單并加蓋銷貨方發(fā)票專用章;如果是定額發(fā)票，由于定額發(fā)票不能反映貨物的具體的品名單價(jià)數(shù)量，則應(yīng)由銷貨方提供貨物的銷貨明細(xì)清單并加蓋發(fā)票專用章，銷貨清單上的專用章應(yīng)與發(fā)票上的發(fā)票章名稱一致。自2019年1月1日起，一律使用新版發(fā)票，新版發(fā)票的發(fā)票監(jiān)制章是橢圓形，上環(huán)刻制的是“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”字樣，中間刻制的是“國家稅務(wù)總局”字樣，下環(huán)刻制的是“某省稅務(wù)局”字樣。實(shí)際工作中往往有許多報(bào)銷人的發(fā)票開具不規(guī)范，主要有以下幾種情況。

發(fā)票未按發(fā)票開具相關(guān)規(guī)定進(jìn)行開具。例如：有的發(fā)票的購貨方戶名和稅號(hào)有誤或者是將戶名簡寫，如購貨方是“某職業(yè)技術(shù)學(xué)院”，發(fā)票上卻簡寫成“某職院”;有的發(fā)票數(shù)量單價(jià)欄未寫或者是發(fā)票上填寫的數(shù)量單價(jià)與實(shí)際貨物的數(shù)量單價(jià)不符，如有的住宿費(fèi)發(fā)票上的數(shù)量單價(jià)都寫成“1”或者是數(shù)量單價(jià)都沒寫，這就需銷貨方提供一份貨物明細(xì)清單并加蓋銷貨方發(fā)票章;有的發(fā)票的發(fā)票號(hào)碼與打印出來的發(fā)票號(hào)碼不一致，機(jī)打發(fā)票左上方原有發(fā)票代碼，右上方原有發(fā)票號(hào)碼，開票人在稅控機(jī)里錄入開票信息后會(huì)自動(dòng)生成發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼，打印發(fā)票時(shí)開票人應(yīng)將與稅控機(jī)生成的發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼一致的發(fā)票放入打印，打印出來的發(fā)票上的發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼就會(huì)與發(fā)票原有的發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼一致，否則就會(huì)出現(xiàn)發(fā)票信息不一致的情況;有的發(fā)票的開票內(nèi)容與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容不符，如有的報(bào)銷業(yè)務(wù)是用餐費(fèi)，開的發(fā)票內(nèi)容卻是住宿費(fèi)。

虛假發(fā)票的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。有的定額發(fā)票在發(fā)票查詢網(wǎng)站里查到的領(lǐng)用人與發(fā)票章的名稱不一致，如果銷貨方不能提供發(fā)票查詢網(wǎng)站查詢的領(lǐng)用人與發(fā)票章名稱是同一家單位的相關(guān)證明時(shí)，則有可能是銷貨方?jīng)]有發(fā)票而用其他銷貨方的發(fā)票再蓋自己的發(fā)票章提供給購貨方;有的貨物清單上蓋的發(fā)票專用章與發(fā)票上蓋的發(fā)票專用章不一致，有可能是銷貨人和開票人不是同一家銷貨方。

未按規(guī)定使用新版發(fā)票。有的報(bào)銷人提供的發(fā)票是舊版發(fā)票，發(fā)票監(jiān)制章是“某省國家稅務(wù)局”字樣，自國家稅務(wù)局地方稅務(wù)局合并之后，發(fā)票監(jiān)制章就是“國家稅務(wù)總局”的字樣。

1.3 報(bào)銷單據(jù)漏寫漏填，填錯(cuò)報(bào)銷單據(jù)

許多報(bào)銷人填寫報(bào)銷單據(jù)時(shí)經(jīng)常會(huì)漏寫漏填，有的甚至填錯(cuò)報(bào)銷單。例如業(yè)務(wù)屬于出差，應(yīng)該填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，有的報(bào)銷人卻填成了費(fèi)用報(bào)銷單。也有的報(bào)銷人報(bào)銷單上原始單據(jù)張數(shù)和附件單據(jù)張數(shù)不知怎么填寫，最后只能由財(cái)務(wù)人員填寫，這樣也增加了財(cái)務(wù)人員的工作量。

1.4 費(fèi)用預(yù)算不明確，部門負(fù)責(zé)人預(yù)算意識(shí)不強(qiáng)

有的大項(xiàng)目需要經(jīng)過黨委會(huì)立項(xiàng)通過，但立項(xiàng)時(shí)只是安排某個(gè)部門把項(xiàng)目落實(shí)好并沒有提到該項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算，最后報(bào)銷時(shí)就會(huì)出現(xiàn)沒有哪個(gè)部門愿意承擔(dān)該項(xiàng)目的費(fèi)用。

1.5 支付記錄未妥善保管或是未按要求轉(zhuǎn)賬支付

報(bào)銷人辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，如果不能采用公對(duì)公轉(zhuǎn)賬的付款方式，而需由報(bào)銷人先墊付時(shí)，報(bào)銷人應(yīng)該用公務(wù)卡轉(zhuǎn)賬支付。有的報(bào)銷人報(bào)銷時(shí)提供的支付記錄POS機(jī)刷卡單由于時(shí)間較長字跡消失，就需要報(bào)銷人取得POS機(jī)刷卡單時(shí)要及時(shí)復(fù)印留存;還有的報(bào)銷人付款記錄的收款人與發(fā)票的銷貨方名稱不一致，就需要報(bào)銷人付款之前先問清收款人與發(fā)票銷貨方是否一致再刷卡;還有的是用微信付款給個(gè)人，如果微信付款給個(gè)人就會(huì)存在收款人與發(fā)票銷貨方不一致的問題;還有的報(bào)銷人要求講座完成就要付給專家講座費(fèi)，可以由報(bào)銷人先用自己的手機(jī)銀行轉(zhuǎn)給專家的銀行卡里，報(bào)銷人報(bào)銷專家講座費(fèi)時(shí)再把手機(jī)銀行里的支付記錄打印下來作為報(bào)銷附件，也可以先借支由財(cái)務(wù)公對(duì)公直接轉(zhuǎn)賬給專家。

1.6 財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)操能力不強(qiáng)

財(cái)務(wù)人員需具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)實(shí)操能力。有的財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)不熟悉，就有可能出錯(cuò)從而增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，也有的財(cái)務(wù)人員一個(gè)報(bào)銷業(yè)務(wù)要審幾次才審?fù)辏蜁?huì)影響工作效率。

2 財(cái)務(wù)報(bào)銷中的常見問題的規(guī)范路徑

自“八項(xiàng)規(guī)定”以來，各單位為了規(guī)范財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理工作，相繼修訂了各種財(cái)務(wù)制度，并以發(fā)放財(cái)務(wù)報(bào)銷手冊(cè)、財(cái)務(wù)網(wǎng)站及辦公群里上傳各種財(cái)務(wù)制度等方式進(jìn)行宣傳財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，但由于有的職工非財(cái)務(wù)專業(yè)的，對(duì)于專業(yè)的財(cái)務(wù)制度可能難以理解或者是有的職工沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)制度，所以報(bào)銷時(shí)一些常見問題還是層出不窮?？梢钥紤]通過用吸引人、通俗易懂、便捷的方式進(jìn)行宣傳財(cái)務(wù)報(bào)銷工作、加強(qiáng)各部門責(zé)任人的預(yù)算意識(shí)、優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷模式、提高財(cái)務(wù)人員實(shí)操能力等方法來規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中的常見問題。

2.1 采取吸引人、通俗易懂、便捷的方式進(jìn)行宣傳財(cái)務(wù)報(bào)銷工作

高校財(cái)務(wù)應(yīng)改變財(cái)務(wù)報(bào)銷工作宣傳的形式，采取吸引人、通俗易懂、便捷的方式進(jìn)行宣傳財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，比如在單位財(cái)務(wù)網(wǎng)站上上傳一套各種財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)如何報(bào)銷的操作視頻及注意問題，操作視頻包含如何辨認(rèn)發(fā)票是否合規(guī)、如何粘貼原始票據(jù)、如何填寫報(bào)銷單據(jù)、各種常見業(yè)務(wù)分別需要哪些附件及簽字手續(xù)的模板、合格的支付記錄模板及其他一些財(cái)務(wù)報(bào)銷常見問題的模板。

2.2 加強(qiáng)各部門責(zé)任人的預(yù)算意識(shí)及部門之間的相互協(xié)調(diào)

單位應(yīng)該加強(qiáng)各部門責(zé)任人的預(yù)算意識(shí)，所有項(xiàng)目都要有預(yù)算，讓每個(gè)部門都要有開展業(yè)務(wù)就要有預(yù)算的意識(shí)，項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)不能只交代由哪個(gè)部門完成業(yè)務(wù)，還要考慮到該項(xiàng)目的費(fèi)用由哪個(gè)部門來承擔(dān)，是屬于立項(xiàng)的項(xiàng)目還是追加的項(xiàng)目都要考慮清楚。有的經(jīng)費(fèi)沒有明確預(yù)算部門，部門之間要根據(jù)業(yè)務(wù)類型相互協(xié)調(diào)好費(fèi)用應(yīng)從哪出，不能相互推諉責(zé)任，而應(yīng)該相互協(xié)調(diào)解決好問題，讓辦事人把業(yè)務(wù)辦好，不能因預(yù)算沒明確好而影響業(yè)務(wù)的成效。

2.3 不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷模式

優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，可以提高財(cái)務(wù)報(bào)銷效率?，F(xiàn)行許多單位已實(shí)行網(wǎng)絡(luò)版報(bào)銷模式，網(wǎng)絡(luò)版報(bào)銷模式可以設(shè)置各種業(yè)務(wù)所需的報(bào)銷附件及報(bào)銷流程，各種業(yè)務(wù)容易出現(xiàn)的問題及注意事項(xiàng)，方便報(bào)銷人查看;可以固定設(shè)置報(bào)銷的填單格式及填寫內(nèi)容以免報(bào)銷人填錯(cuò)單據(jù)或內(nèi)容漏填;可以設(shè)置發(fā)票查詢模塊及對(duì)于各種查詢不合格的發(fā)票給予相應(yīng)的提示，如查詢結(jié)果顯示發(fā)票不一致就會(huì)提示報(bào)銷人重新開發(fā)票;對(duì)于比較簡單的差旅、辦公用品的采購等報(bào)銷業(yè)務(wù)，可以設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)審核模式，財(cái)務(wù)人員復(fù)核即可報(bào)銷，這樣也可以加快審核速度且減輕財(cái)務(wù)審核人員的工作負(fù)擔(dān)。

使用網(wǎng)絡(luò)版報(bào)銷模式，項(xiàng)目的事前審批，事中的驗(yàn)收入庫審批，事后的報(bào)銷審批，審批的進(jìn)度查詢，各部門經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行進(jìn)度查詢，到賬情況查詢等工作都可以在網(wǎng)上進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)版報(bào)銷模式可以減輕報(bào)銷人的負(fù)擔(dān)，所有審批程序都實(shí)行網(wǎng)上審批，報(bào)銷人不需拿著報(bào)銷單到處找人審批簽字，也不用因?yàn)閳?bào)銷單不合格而總是奔波往返于財(cái)務(wù)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)版報(bào)銷模式報(bào)銷單如果有問題財(cái)務(wù)人員可以在網(wǎng)上留言哪里不合格，報(bào)銷人直接修改不合格的地方再上傳即可。

財(cái)務(wù)部門在實(shí)際工作中如果發(fā)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷模式還有哪些地方需改進(jìn)就要不斷地優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷模式，從而使財(cái)務(wù)報(bào)銷模式更加合理化、更加簡潔化、更加人性化。

2.4 提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)實(shí)操能力

高校財(cái)務(wù)部門可以讓財(cái)務(wù)人員將各種財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)如何審核，審核需要哪些附件，財(cái)務(wù)報(bào)銷中應(yīng)注意的一些問題，特別是那些比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員可以相互探討如何審核并制作成視頻或PPT課件進(jìn)行講解，讓每個(gè)財(cái)務(wù)人員都熟悉財(cái)務(wù)審核工作的業(yè)務(wù)流程，財(cái)務(wù)人員通過制作課件并進(jìn)行講解也會(huì)更加熟悉財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程。財(cái)務(wù)部門也可以將財(cái)務(wù)人員制作的財(cái)務(wù)實(shí)操視頻或PPT課件上傳到單位財(cái)務(wù)網(wǎng)站供單位其他報(bào)銷人學(xué)習(xí)。

3 結(jié)語

高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)不斷地總結(jié)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷工作中存在的問題并不斷地進(jìn)行規(guī)范，只有這樣才能把財(cái)務(wù)報(bào)銷工作做得更好。

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