劉亞萍

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域都在開展信息化轉(zhuǎn)型與建設(shè)工作。檔案是推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，在信息化時(shí)代背景下加快檔案信息化建設(shè)具有十分重要的意義。現(xiàn)階段，我國(guó)企事業(yè)單位均面臨著檔案信息化建設(shè)任務(wù)，而如何更加科學(xué)合理的開展檔案信息化建設(shè)及管理工作受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。本文就檔案信息化建設(shè)與管理展開全面探討和研究，以期為相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者提供必要的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);管理工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.125

檔案信息化建設(shè)工作是信息時(shí)代背景下我國(guó)檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，借助檔案管理的信息化發(fā)展與轉(zhuǎn)型，不僅檔案管理工作質(zhì)量和效率將獲得大幅提升，同時(shí)檔案資源社會(huì)服務(wù)價(jià)值也將進(jìn)一步凸顯?，F(xiàn)階段，我國(guó)廣大企業(yè)及機(jī)關(guān)事業(yè)單位均已開展檔案信息化建設(shè)工作，筆者就檔案信息化建設(shè)及管理工作提出個(gè)人見解和建議，希望推動(dòng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作的科學(xué)有效開展。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是指檔案管理工作在現(xiàn)代信息化技術(shù)推動(dòng)下，促使檔案管理模式及方法實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，由此提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。隨著信息時(shí)代的來臨，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足日益增長(zhǎng)的檔案資源使用需求，不僅檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)在檔案資源利用效率上也相對(duì)低下。檔案信息化轉(zhuǎn)變，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的快速收集、歸納、管理和利用，有助于檔案資源價(jià)值的有效發(fā)揮。現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)成為我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是發(fā)揮檔案資源服務(wù)能力的重要手段。

2 檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)要素，主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)。檔案網(wǎng)是檔案信息傳輸交換及資源共享的基礎(chǔ)所在，其建設(shè)應(yīng)包含硬件環(huán)境建設(shè)和信息資源建設(shè)兩部分。首先，檔案網(wǎng)硬件設(shè)施主要指檔案局域網(wǎng)和檔案網(wǎng)站的建設(shè)工作，通過相關(guān)硬件設(shè)施建設(shè)使檔案管理初步具備信息化功能。其次，信息資源建設(shè)則是指?jìng)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，并對(duì)紙質(zhì)、數(shù)字化檔案資源進(jìn)行收集、歸檔和管理。

2.2 管理平臺(tái)

管理平臺(tái)是指信息化檔案管理工作所采用的平臺(tái)軟件，是保障檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化收集和利用的重要基礎(chǔ)。檔案管理平臺(tái)應(yīng)具備以下幾兩方面功能：其一，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)功能。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案資源儲(chǔ)存和利用的關(guān)鍵所在，管理人員通過檔案管理平臺(tái)的歸納、錄入等功能將檔案資源儲(chǔ)存到管理平臺(tái)中，并以此形成數(shù)據(jù)庫(kù)。其二，快速檢索和查找功能的數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)檔案目錄完成檔案資源的收集和歸檔后，借助檔案管理平臺(tái)能夠根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行所需檔案資源的快速檢索和查找。

3 檔案信息化建設(shè)的重要性

在信息化時(shí)代背景下，信息資源利用效率大大提升，由此給人們生產(chǎn)生活帶來的極大的便利性。檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的重要信息資源之一，隨著社會(huì)的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步，檔案資源生成數(shù)量也成爆炸式增長(zhǎng)，在此背景下傳統(tǒng)檔案管理工作已難以滿足新時(shí)期檔案服務(wù)需求。檔案信息化建設(shè)，便是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流而開展的檔案管理轉(zhuǎn)型與發(fā)展，一方面檔案信息化建設(shè)使得檔案管理工作質(zhì)量和效率都取得大幅提升，并一定程度上降低了檔案管理工作的人員需求，具有十分可觀的經(jīng)濟(jì)效益。另一方面，檔案信息化建設(shè)還進(jìn)一步提升了檔案的社會(huì)服務(wù)價(jià)值，推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

4 如何有效開展檔案信息化管理工作

4.1 強(qiáng)化管理理念

在檔案信息化建設(shè)過程中，人們的信息化管理理念起到了主導(dǎo)作用。強(qiáng)化信息化管理理念，就是將信息化理念深入企業(yè)管理層及每個(gè)員工理念之中，從而為檔案信息化建設(shè)及相關(guān)管理工作的落實(shí)奠定良好的思想基礎(chǔ)。首先，國(guó)家管理部門及行業(yè)相關(guān)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，系統(tǒng)全面的闡述檔案信息化轉(zhuǎn)變帶來的價(jià)值與效益。另一方面，企業(yè)管理層及檔案管理部門還要打破陳規(guī)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化檔案管理理念和工作方法，并以此推動(dòng)檔案管理水平的全面提升。

4.2 加大資金投入

眾所周知，檔案信息化建設(shè)離不開資金投入和支撐，相關(guān)管理層還要加大資金投入力度。首先，檔案信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施，檔案管理部門必須初步打造一個(gè)基礎(chǔ)且完善的信息化環(huán)境，如計(jì)算機(jī)、檔案錄入設(shè)備及管理平臺(tái)等，這些基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建離不開大量資金投入。其次，在信息化檔案管理工作開展過程中，為保障檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)及檔案網(wǎng)站的安全性，還要進(jìn)行持續(xù)的技術(shù)更新和安全防護(hù)，這也是信息化檔案管理資金投入的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)管理者及檔案管理部門要給予高度重視。

4.3 管理制度建設(shè)

檔案信息化轉(zhuǎn)變給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來翻天覆地的變化，特別是信息化要求下檔案管理內(nèi)容和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變。為滿足檔案管理工作的信息化建設(shè)要求，檔案管理部門要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，以及自身行業(yè)特點(diǎn)制定切實(shí)可行的檔案信息化管理規(guī)范、制度和標(biāo)準(zhǔn)。這里要求檔案管理部門細(xì)化信息化檔案管理內(nèi)容、工作流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理?xiàng)l例等，通過構(gòu)建一個(gè)科學(xué)完善的檔案管理制度體系來推動(dòng)信息化檔案管理工作的科學(xué)有序開展。

4.4 人才隊(duì)伍建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，技術(shù)人才起到了不可替代的影響與作用。檔案信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員專業(yè)能力提出了更高的要求，而為更好的推動(dòng)信息化背景下的檔案管理工作，構(gòu)建一支專業(yè)性技術(shù)人才具有十分重要的意義。首先，無論企業(yè)還是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，都要積極聘用高端素質(zhì)人才，并以此引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)方法，由此促進(jìn)檔案管理水平的提升。其次，還要就現(xiàn)有檔案管理人員展開專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，使其具備信息化檔案管理技能需求，從而保障信息化檔案管理工作的有效落實(shí)。

5 結(jié)論

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然需求，是實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)服務(wù)價(jià)值的重要舉措。為滿足檔案資源社會(huì)服務(wù)價(jià)值的進(jìn)一步發(fā)揮，并助推企事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展與轉(zhuǎn)型，加快檔案信息化建設(shè)迫在眉睫。基于此，我們必須具備良好的信息化意識(shí)，并在信息化基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度及隊(duì)伍建設(shè)等方面加以高度重視，由此更好的開展檔案信息化建設(shè)及管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]吳穎婕.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].城建檔案，2020（06）：25-26.

[2]劉輝敏.企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（14）：90+95.