張岳峰

摘 要：隨著社會發(fā)展，新時期信息技術不斷開拓進步，各種信息技術和大數(shù)據(jù)應用技術已成為新時代發(fā)展的方向。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式要從人工管理為主的形勢到向電子信息化管理為發(fā)展的轉變，從以紙質和電子混合檔案向全數(shù)字化、全信息化檔案轉變，醫(yī)院檔案管理將逐漸實行全信息化管理模式，以提高醫(yī)院信息化檔案數(shù)據(jù)高效利用。

關鍵詞：醫(yī)院檔案;信息化管理;發(fā)展;趨勢

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.097

現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展在不斷進步，我國也將全面進入信息化時代，在此社會新時期的背景下，醫(yī)院檔案管理工作也要加強自身檔案信息化、數(shù)字化建設與發(fā)展。要強化醫(yī)院檔案信息化建設力度，就要從提高檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)和增加檔案信息化發(fā)展所需軟、硬件設備等幾個方面來提高信息化檔案利用效率，從而避免因工作人員信息收集不全或因疏漏而導致信息錄入缺失等錯誤現(xiàn)象發(fā)生。此外，建立信息化的醫(yī)院檔案，方便了各醫(yī)療科室及時查閱相關信息，從而實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的高效利用，進而提升各科室的工作效率。

1 新時期醫(yī)院檔案管理信息化還存在以下幾點不足

1.1 醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待于提高

要加強檔案人員信息化技能培訓，定期組織檔案人員外出進行學習，通過專業(yè)學習來充實自身職業(yè)素養(yǎng)。二是邀請市檔案專家來院進行講座、業(yè)務指導，以便于檔案人員及時掌握國內外檔案學術技術的發(fā)展新動態(tài)。三是檔案管理人員要對各科室兼職檔案人員進行有針對性的信息化培訓，并對移交的檔案進行認真檢查、指導。新時期檔案管理人員還要具備創(chuàng)新意識，逐步推進醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展進程。

1.2 缺乏先進的信息化設備

計算機軟、硬件以及信息資源的收集等是檔案信息化發(fā)展的基礎。受到醫(yī)院發(fā)展資金限制，各種先進的信息化、數(shù)字化設備無法全部配齊，其中計算機系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)庫程序已過于陳舊，阻礙醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展進步與效率提升。在推進醫(yī)院檔案管理信息化進程中，以計算機軟、硬件設備最是不可缺少的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎。因此，想要實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作管理信息化，醫(yī)院本身要引進或更換各種現(xiàn)代化的儀器設備，要及時更新檔案軟件系統(tǒng)及辦公程序等，這樣才能滿足新時期醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的需要，為醫(yī)院信息化檔案的可靠性與安全性提供重要保障，實現(xiàn)對各類信息檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的利用價值。

1.3 檔案管理信息化中存在的風險

隨著新時期到來，大數(shù)據(jù)技術、信息技術與網絡技術在社會各個領域之中被廣泛應用，在給人們帶來許多便利的同時，也引發(fā)了信息安全方面的問題，特別是計算機系統(tǒng)中的檔案信息平臺系統(tǒng)極易受到病毒與黑客攻擊，加大了信息化檔案管理工作的難度。

2 實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的重要意義

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作還處于依靠人工操作的落后模式，要想改變傳統(tǒng)落后模式先要建立起基于網絡與信息技術的檔案管理信息平臺系統(tǒng)。要先從醫(yī)院各職能科室內部開始建立起標準化、信息化、智能化的檔案信息數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，再實現(xiàn)各職能科室之間的彼此聯(lián)通，形成一個以內部局域網化的檔案管理信息化平臺系統(tǒng)。既要實現(xiàn)檔案管理信息化操作的優(yōu)勢與高效，又能同時提高網絡化管理的及時性與便捷性。隨著當代社會信息數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展與進步，還需要現(xiàn)代檔案人員積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術來改變傳統(tǒng)檔案管理模式。

2.1 檔案信息化的存儲具有哪些優(yōu)勢

信息化檔案就是利用電子數(shù)據(jù)為載體記錄的檔案。信息化檔案也是當今社會發(fā)展必然趨勢。信息化檔案與紙質檔案最大區(qū)別在于，信息化檔案可以存儲非常多的數(shù)據(jù)內容，但它的儲存載體卻可以非常小，像U盤、光盤、移動硬盤等設備都可以用于備份儲存檔案，這樣就大大降低了檔案信息的丟失與損壞等風險。信息化檔案不同于傳統(tǒng)的紙質檔案，它不僅可以記錄文字還能記錄影像、音頻、視頻、圖片等內容，讓檔案變得更準確、更具體。

2.2 提高醫(yī)院信息化檔案的利用率

首先要建立健全信息化檔案管理機制，檔案資料收集必須準確、詳實，做到檔案數(shù)據(jù)的復制、備份、保存等必須和源數(shù)據(jù)相一致以便查閱，還要盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料按發(fā)展時間、事件等轉換成文字數(shù)據(jù)資料，這樣方便后期的查閱和使用。檔案存儲的數(shù)據(jù)格式也要根據(jù)國家規(guī)定來統(tǒng)一設計，并要創(chuàng)建相應的信息化檔案管理機制。隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案的數(shù)量將越來越多，當紙質檔案需要查詢時，要經過多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。而信息化檔案是將檔案數(shù)據(jù)輸入進醫(yī)院內局域網，檔案人員在網上后臺進行管理，極大促進檔案查詢的便捷性，提高了檔案工作的效率。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展措施

3.1 對文書檔案進行信息化管理

醫(yī)院檔案信息化管理最基礎的工作將是文書檔案信息化處理，而文書檔案信息化工作的質量在很大程度上會影響所有檔案管理的質量與效果。因此，為了滿足新時期信息化檔案管理工作的需要，檔案管理人員就要提前參與到文件管理中，一直到該文件被銷毀或永久保存。并要將文件管理與檔案信息化工作流程相結合，并按照批辦次序在醫(yī)院局域網內依次傳閱，設定催辦時間，如不能按時返回的傳閱文件，要有催辦程序向承辦人發(fā)出催辦指令，提醒其要及時進行文件審閱，在完成對該文件處理后同時進行檔案信息預立卷整理。對于基建、設備等檔案，要在工程項目立項之初就要同步確定項目信息的歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責任，使歸檔信息工作與工程建設同步、有序進行。

3.2 合理布局檔案信息化系統(tǒng)的內外網

在檔案管理信息平臺系統(tǒng)的內外網之間要設置有物理隔離，這起到保護檔案信息數(shù)據(jù)資料安全性的關鍵措施。就現(xiàn)在來看，需要有兩層保護，第一層以路由器的為核心的防護隔離，路由器要發(fā)揮過濾被屏蔽的IP地址和服務的作用。先隔離IP地址，再有選擇性地放行需要進入的地址，從而起到保護信息平臺系統(tǒng)網絡的安全。第二層是防火墻。要能夠檢測出網絡攻擊并能報警，并對經過防火墻的信息內容進行篩選記錄，對一些禁止進入的內容進行屏蔽，要有針對性的網絡內容進行監(jiān)督，實現(xiàn)檔案信息平臺系統(tǒng)的信息化優(yōu)勢作用，不但能夠提高檔案信息化管理的保密效果，還可以增強檔案信息化的有效利

用性。

3.3 提升檔案工作人員的整體素質

醫(yī)院檔案管理信息化建設能否順利進行，離不開現(xiàn)代化檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)的提高。在傳統(tǒng)的紙質文書檔案管理中，對檔案工作人員的素質沒有太多的技術要求。但是，面對現(xiàn)代化檔案信息平臺系統(tǒng)，對檔案管理人員的要求就非常嚴格，管理人員要能熟練的掌握計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備，能通過現(xiàn)代化信息平臺系統(tǒng)實現(xiàn)歸檔管理，對檔案工作人員素養(yǎng)就有了更高的要求。因此，檔案管理人員要不斷加強系統(tǒng)學習，熟練掌握現(xiàn)代化計算機設備，在了解現(xiàn)代化操作信息平臺系統(tǒng)理論基礎上，不斷加強對信息化系統(tǒng)的深入了解。此外，還要在信息化操作平臺系統(tǒng)中不斷的積累經驗，及時發(fā)現(xiàn)信息化檔案平臺系統(tǒng)中可能存在的問題，及時的對信息平臺系統(tǒng)化進行優(yōu)化和改進。

3.4 加強醫(yī)院檔案信息化安全保障

隨著醫(yī)院檔案信息化建設的不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)信息安全問題日益突出。因此，需要與管理紙質檔案一樣，嚴格執(zhí)行相關的歸檔標準和管理制度，設立新的檔案信息安全保障體系，加強檔案工作人員對信息和網絡安全意識，增強計算機網絡管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息數(shù)據(jù)的設備要加裝防毒軟件，內部局域網要與一切外部網絡實行物理隔離，各種信息數(shù)據(jù)庫要及時進行備份，保存到符合管理規(guī)定的U盤、光盤、移動硬盤等設備上，確保醫(yī)院檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠。

為迎接醫(yī)院檔案信息化發(fā)展服務新的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案信息化建設是順應潮流、適應當代發(fā)展的新舉措、新要求。紙質檔案信息化建設將大大提高醫(yī)院檔案管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，通過逐步掌握檔案信息化技術為檔案工作服務，為醫(yī)院經濟建設服務，為廣大醫(yī)務人員身體健康服務。

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