李雪琴

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作內(nèi)容繁雜并且其重要性也不言而喻，必須要投入更多的成本，充分引進(jìn)信息化，提高檔案管理的效率和水平，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長效發(fā)展帶來保障。同時，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理信息化建設(shè)能夠確保內(nèi)容的安全性，保障檔案的利用效率。然而在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，其檔案管理信息化還存在一些問題和不足，必須要提高重視，確保檔案管理信息化的正常推進(jìn)，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的效率。

關(guān)鍵詞：提升;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化;水平

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.095

在機(jī)關(guān)單位中，檔案管理工作是我國國家檔案管理的一部分，同時也是日常的管理工作核心內(nèi)容。在當(dāng)前新時代發(fā)展背景下，做好檔案管理信息化建設(shè)尤為重要。因此，在檔案管理實(shí)踐中，檔案管理部門需要充分使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和設(shè)備，規(guī)范化采集檔案信息資源，并且加強(qiáng)對檔案信息的整理，做好檔案的存儲。在機(jī)關(guān)單位中，檔案管理信息化是向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的必然要求，顯著提高檔案管理的質(zhì)量，提高機(jī)關(guān)單位的檔案管理實(shí)效性。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的發(fā)展問題

1）機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化意識不足。在當(dāng)前，信息化快速發(fā)展和普及，這也使得機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息化成為重要的研究可以。在檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐中，常常面臨著管理層和工作人員缺乏信息化意識的問題。在機(jī)關(guān)單位中，要保障檔案管理信息化就需要經(jīng)常召開會議，做好工作部署，同時從思想上提高認(rèn)識。在這個基礎(chǔ)上，要做好對檔案的系統(tǒng)化管理。在機(jī)關(guān)單位中，因?yàn)闄n案管理信息化意識的缺乏，造成檔案管理信息化建設(shè)十分落后，難以將信息化工作落到實(shí)處，這就使得多數(shù)的機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作停滯不前。

2）機(jī)關(guān)單位檔案管理軟件和硬件比較落后。在機(jī)關(guān)單位中，硬件和軟件環(huán)境對于檔案管理的信息化建設(shè)有著重要的作用，同時也是機(jī)關(guān)單位開展檔案信息化管理的基礎(chǔ)。在當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理中必須要充分使用管理軟件，從而保證檔案管理的有效進(jìn)行。然而，在機(jī)關(guān)單位檔案管理實(shí)踐中，一些單位也引進(jìn)了信息化的硬件設(shè)備，但是卻沒有做好維護(hù)管理，這也使得管理軟件沒有充分發(fā)揮其價值。同時，一些引進(jìn)管理軟件和機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作沒有必然關(guān)系，這就影響了檔案管理工作作用的發(fā)揮。

3）缺乏完善的機(jī)關(guān)單位檔案管理模式。在我國，檔案信息化建設(shè)的起步相對比較晚，并且其理論基礎(chǔ)也比較薄弱，在管理經(jīng)驗(yàn)方面也存在著很多的不足和問題。缺乏充分的理論基礎(chǔ)，這就使得難以建立完善的管理模式，對機(jī)關(guān)單位的檔案管理信息化管理造成了嚴(yán)重的制約，甚至使得一些機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理工作十分混亂。在最近幾年中，我國信息化技術(shù)快速發(fā)展，并且信息化的應(yīng)用也不斷成熟，然而在機(jī)關(guān)單位檔案管理中，信息化技術(shù)應(yīng)用依然比較少，這就影響了檔案信息化的管理方式，因?yàn)閷?shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，造成了管理模式的混亂，這也是當(dāng)前面臨的重要問題。

4）機(jī)關(guān)單位缺乏專業(yè)的檔案工作人才。在一些機(jī)關(guān)單位中，檔案管理工作都是專門的檔案管理工作者進(jìn)行。但是在實(shí)際的工作中，缺乏對檔案管理者的培訓(xùn)，這就使得機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作者的綜合水平難以符合信息化建設(shè)的需要。另外，在當(dāng)前的多數(shù)機(jī)關(guān)單位中，其檔案管理工作者年紀(jì)都偏高，有的是從其他部門調(diào)過來的，他們雖然有著豐富的工作管理經(jīng)驗(yàn)，但是他們的年齡偏大，檔案管理信息化低，同時他們的工作能力參差不齊。只有高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，才能夠給檔案管理工作的開展帶來保障，因此，機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化建設(shè)急需要專門的具有信息化意識和能力的檔案工作人員。

2 機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

1）提高對機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的重視。在機(jī)關(guān)單位中，要提高對檔案管理信息化的重視，并且構(gòu)建完善的管理機(jī)制，給檔案管理信息化開展奠定基礎(chǔ)，同時也帶來有效的保障。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理也需要與時俱進(jìn)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，對管理制度和模式不斷調(diào)整和優(yōu)化，加強(qiáng)制度化建設(shè)。在機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理實(shí)踐中，要明確指出其保存的時間方式，明確信息公開的程度等等，從而保障科學(xué)地規(guī)范地開展檔案管理工作。同時，要不斷完善和修改機(jī)關(guān)單位的檔案管理制度，不斷彌補(bǔ)空白領(lǐng)域，確保檔案管理工作的有效開展。

2）構(gòu)建完善的機(jī)關(guān)單位檔案信息化機(jī)制。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，有效的檔案信息化管理機(jī)制是工作的保障。在檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐中，必須要不斷提高檔案工作和信息化的充分融合，并且及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，構(gòu)建完善的管理機(jī)制。在要機(jī)關(guān)單位中，不斷增強(qiáng)其檔案信息化的程度，針對不同單位檔案信息系統(tǒng)比較分散的問題，加強(qiáng)對管理硬件和軟件的控制，構(gòu)建完善的管理體制，保證信息化建設(shè)的整體性。

3）增加事業(yè)單位的信息化建設(shè)投入。在事業(yè)單位的檔案管理信息化中，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施是確保檔案管理信息化開展的基礎(chǔ)和保障。然而在很多事業(yè)單位中，缺乏對檔案管理信息化的重視，并且沒有給予充足的資金支持，導(dǎo)致一些檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施落后，應(yīng)用軟件不能滿足實(shí)際的需要。因此，在事業(yè)單位中，要做好硬件設(shè)施的采購，并且能夠按照實(shí)際的需要和業(yè)務(wù)狀況，不斷進(jìn)行應(yīng)用軟件的開發(fā)和引進(jìn)，建設(shè)好檔案資源數(shù)據(jù)庫，給以后的檔案查詢提供幫助。

4）做好檔案信息資源的信息共享。在當(dāng)前，機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理在硬件管理和軟件功能發(fā)揮方面，還存在較多的問題。針對軟件應(yīng)用環(huán)境混亂和硬件設(shè)施管理不到位的發(fā)展現(xiàn)狀，需要在實(shí)際的機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理中加強(qiáng)對檔案信息共享的開發(fā)程度。通過信息資源的共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式中，各個部門的檔案信息管理各自為營的現(xiàn)狀。進(jìn)一步明確檔案信息化管理的內(nèi)容和范圍，明確的規(guī)范檔案管理過程中各項工作環(huán)節(jié)的注意事項和工作重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展，保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

5）加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在機(jī)關(guān)單位中，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是必然的要求和發(fā)展方向。為了實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要構(gòu)建檔案管理的信息數(shù)據(jù)庫，這也是檔案信息管理工作的核心。同時，機(jī)關(guān)單位的檔案管理數(shù)據(jù)庫構(gòu)建也是一項系統(tǒng)性的工程，是個長期的過程，因此，在開展相關(guān)工作時，必須要循序漸進(jìn)，有序推進(jìn)，要充分將信息技術(shù)和結(jié)合檔案管理內(nèi)容結(jié)合起來，不斷協(xié)調(diào)合作，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式的數(shù)據(jù)庫和分布式數(shù)據(jù)庫，不斷提高檔案管理的實(shí)效性。

6）加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員隊伍建設(shè)。在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中，工作者的綜合素質(zhì)和能力直接決定了檔案管理工作的效果。因此，在單位檔案信息化建設(shè)中，必須要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)，提高他們的信息化技能，保障員工能夠符合信息化檔案管理的需要，才能夠確保檔案管理的規(guī)范化開展。另外，要不斷提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作者的責(zé)任心，增強(qiáng)他們的工作積極性，這樣才能給機(jī)關(guān)單位開展檔案管理信息化帶來保障。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理十分重要，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新，充分使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長效發(fā)展帶來保障。

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