郭俊

【摘要】在當(dāng)下我國信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，紙質(zhì)的高校人事檔案已經(jīng)無法再滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中各大高校對(duì)校內(nèi)人力資源的需求，并且由于當(dāng)前我國市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的高校人才流動(dòng)性特別大，所以造成高校紙質(zhì)人事檔案在時(shí)效性上無法做到統(tǒng)一，而人事檔案數(shù)字化管理則恰恰解決了這一難題，在參與人事檔案相關(guān)工作時(shí)采用數(shù)字化的工作形式大大提高了高等學(xué)校人事檔案的利用效率和利用質(zhì)量。接下來，筆者將通過閱讀相關(guān)高等學(xué)校在涉及到與人事檔案有關(guān)工作方面的改革措施和路徑探究的相關(guān)理論文獻(xiàn)，并通過分析高等學(xué)校在其工作中對(duì)數(shù)字化工作形式的應(yīng)用，對(duì)其具體的實(shí)施策略和路徑做出合理的分析和探究，以希求為廣大從業(yè)者提供科學(xué)、合理且行之有效的管理策略與管理路徑的借鑒。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校? 人事檔案? 數(shù)字化管理? 實(shí)施策略與路徑

高校人事檔案是對(duì)高校內(nèi)部人力資源的各項(xiàng)信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄和有效反饋的主要途徑之一，對(duì)于高校內(nèi)部人力資源的科學(xué)的使用和價(jià)值的發(fā)揮具有極其重要的推動(dòng)作用，高校人事檔案本身具有一定的復(fù)雜性、多樣性及邏輯性，這就從根本上決定了相關(guān)從業(yè)者依據(jù)自身豐富的管理經(jīng)驗(yàn)采取的慣性制度無法適用于當(dāng)下我國各大高?？焖侔l(fā)展的需求?；诖?，需要我們不斷推進(jìn)高等學(xué)校對(duì)內(nèi)部人員個(gè)人信息的收集、歸納、整理和使用的相關(guān)工作的信息計(jì)劃化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息技術(shù)更加高效的為高等學(xué)校潛在的人力資源開發(fā)工作和使用工作服務(wù)的作用，并使高等學(xué)校內(nèi)部從事相關(guān)工作的工作人員的工作效率和工作水平呈不斷上升的趨勢。通過筆者多年來從事高等學(xué)校內(nèi)部相關(guān)工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論研究發(fā)現(xiàn)，高等學(xué)校對(duì)員工個(gè)人信息的收集、歸納、整理和使用的相關(guān)工作是一項(xiàng)具有長期特質(zhì)和綜合特質(zhì)的工作，它不僅需要通過數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)存的高校人事檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確、合理的有效整合和管理，同時(shí)還需要校內(nèi)相關(guān)工作人員從本校對(duì)此類工作的實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定的變化及時(shí)對(duì)高等學(xué)校內(nèi)部的人事資源信息進(jìn)行科學(xué)的更新和歸納整理，并最終根據(jù)高校人力資源管理的需求對(duì)人事檔案管理的內(nèi)容和方法進(jìn)行合理的優(yōu)化升級(jí)。

一、利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)量化人事檔案的優(yōu)勢

（一）保護(hù)高?，F(xiàn)存人事檔案，縮短人事檔案查詢時(shí)間

在展開高等學(xué)校內(nèi)部人員個(gè)人信息收集、整理、歸納和使用的相關(guān)工作時(shí)，利用計(jì)算機(jī)和掃描儀等信息技術(shù)將內(nèi)部人員的個(gè)人信息掃描和存儲(chǔ)至計(jì)算機(jī)或硬盤內(nèi)，從而方便工作人員通過統(tǒng)計(jì)技術(shù)量化管理對(duì)象和管理行為，進(jìn)而再把高等學(xué)校內(nèi)部人員的個(gè)人信息上傳至校園內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，這樣便將校內(nèi)人員的個(gè)人信息通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)拷貝成了電子副本，這樣不僅能夠?qū)Ω咝?nèi)部原始的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的儲(chǔ)存保護(hù)，還能提高高校人事檔案的使用效率和使用范圍，并提高了高等學(xué)校內(nèi)部高層管理干部查閱校內(nèi)人員個(gè)人信息的效率，及高等學(xué)校內(nèi)部相關(guān)工作人員對(duì)人事檔案信息的更新和管理提供了莫大便利。

（二）備份高?，F(xiàn)存人事檔案，謹(jǐn)防人事檔案隨意篡改

當(dāng)高校人事檔案經(jīng)過數(shù)字化處理之后，高校高層管理人員在日常工作中使用人事檔案時(shí)只需利用其電子人事檔案即可，這樣就能使校內(nèi)人員個(gè)人資料的紙質(zhì)版合理規(guī)避掉損壞或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，借用計(jì)算機(jī)、通信和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)管理高等學(xué)校內(nèi)部人員的個(gè)人信息的工作的實(shí)現(xiàn)，不僅能夠使人員個(gè)人信息的紙質(zhì)版和電子版保持一致，并且通過對(duì)同一人員不同類型的兩種人事檔案信息的對(duì)比，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)該人員的人事檔案信息是否經(jīng)歷過人為的篡改。對(duì)于更改人事檔案信息的人事檔案，還可以采用分批次處理的方式，并實(shí)行多人異地儲(chǔ)存、管理策略，聯(lián)動(dòng)多個(gè)從事相關(guān)專業(yè)性工作的部門或校內(nèi)管理工作部門進(jìn)行審核和儲(chǔ)存，以最大限度的確保校內(nèi)工作人員人事檔案的安全性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

二、通過計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)管理高等學(xué)校人事檔案的策略

（一）配置完備校內(nèi)計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施

由于相關(guān)工作的實(shí)施是需要以計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)為依托的，這就需要各大高等院校要在校園內(nèi)部配置完備所需的計(jì)算機(jī)、各類通訊設(shè)備，以及專項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施，因此，各大高等學(xué)校的高層干部就要從各自學(xué)校本身的經(jīng)濟(jì)狀況和財(cái)政預(yù)算入手，合理配置構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理工作所需要的相關(guān)電子設(shè)備、掃描設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施。與此同時(shí)，在高等學(xué)校內(nèi)部從事相關(guān)工作的工作人員還要結(jié)合本校自身的工作發(fā)展現(xiàn)狀，創(chuàng)造性地研發(fā)對(duì)校內(nèi)員工個(gè)人信息資料進(jìn)行收集、整理、歸納和使用的系統(tǒng)管理策略和管理制度，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建安全、完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和人事檔案網(wǎng)絡(luò)有限共享平臺(tái)，從而加強(qiáng)對(duì)該網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的實(shí)時(shí)監(jiān)護(hù)和防護(hù)工作，最終以此為相關(guān)工作的高速發(fā)展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）相關(guān)從業(yè)者要改善目前的工作管理方式

倘若要迫切實(shí)現(xiàn)對(duì)高等學(xué)校內(nèi)部人員個(gè)人信息資料的管理能夠通過計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)完成，就必須從高等學(xué)校自身的相關(guān)工作情況和發(fā)展進(jìn)度出發(fā)，考慮到迫切需要轉(zhuǎn)型的方面，再以此為出發(fā)點(diǎn)研發(fā)和確定下真正適宜的認(rèn)識(shí)檔案信息化管理方法和管理策略。進(jìn)而，在確定人事檔案信息化管理制度和管理策略的基礎(chǔ)上對(duì)其細(xì)節(jié)工作做出相應(yīng)的改革，比如統(tǒng)一人事檔案數(shù)字化錄入、保存的格式與標(biāo)準(zhǔn)，從而在貫徹落實(shí)相關(guān)工作的同時(shí)轉(zhuǎn)變其數(shù)字化管理的方式，并最終實(shí)現(xiàn)各大高等學(xué)校內(nèi)部人員電子版?zhèn)€人信息資料的正確率和高效性的管理目標(biāo)。

（三）組織相關(guān)工作人員的技能培訓(xùn)

要想提高相關(guān)工作人員在工作方面的專業(yè)性和在保證質(zhì)量的前提下提高效率，就要加強(qiáng)對(duì)工作人員數(shù)字化管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和對(duì)工作人員思想道德建設(shè)的培訓(xùn)，力圖在提升相關(guān)工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)操控的熟練程度的同時(shí)，轉(zhuǎn)變他們的工作理念和工作態(tài)度，使相關(guān)工作人員深刻的理解利用計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)展開相關(guān)工作的意義，進(jìn)而提高自身學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)技能和專業(yè)知識(shí)的積極性和主動(dòng)性。

三、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前我國各大高等學(xué)校在相關(guān)工作中利用計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)象呈全面化趨勢。要想正確認(rèn)識(shí)并合理解決數(shù)字化管理工作轉(zhuǎn)型中遇到的各種問題，就要從對(duì)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善入手，通過對(duì)相關(guān)工作的規(guī)范化整合、管理方式的優(yōu)質(zhì)化提升和工作人員專業(yè)管理技術(shù)能力的培訓(xùn)，推動(dòng)計(jì)算機(jī)、通訊和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)在相關(guān)工作中的有效運(yùn)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳媛華.高校實(shí)施人事檔案數(shù)字化管理的必然性分析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2020，（9）：24-26.