徐汶成 孫磊 鄒德鵬

摘 要：采購合同對于企業(yè)而言是至關重要的內容，采購合同管理，是指根據相關法律法規(guī)和企業(yè)內部規(guī)定開展的涉及采購合同的各種管理工作。所謂全生命周期，必然包含事物從孕育、出生、成長到死亡的全過程。采購合同的全生命周期管理具有系統(tǒng)管理思維，可以更全面的保障合同履約質量，是企業(yè)可供選擇或參考的一種有效工作模式。

關鍵詞：采購合同;全生命周期;管理

引言：我們通常所謂的合同指的是企業(yè)從事民商事行為的書面憑證，直接影響到企業(yè)權利義務的承擔，決定了企業(yè)在其可控范圍內能否有效保障其自身合法權益。合同管理作為企業(yè)的一項重要基礎管理工作，對企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展起著關鍵作用。通過使用全生命周期管理模式，可以讓采購合同實施動態(tài)化的管理，一旦發(fā)現了問題， 可以及時采取措施將問題解決， 還可以對于合同執(zhí)行過程中問題發(fā)展趨勢進行有效的預測

1采購合同全生命周期管理意義

1.1加強了供應商的管理工作

目前，需要進一步加強供應商的管理工作，其中供應商管理工作主要包括供應商履行合同的能力進行評估，保證合同可以順利開展和實施。這就需要相關的工作人員能夠針對和供應商有關相應數據進行全方位的分析，應當針對采購合同實施全生命周期的管理，獲得大量合同服務、質量評價、合同金額以及合同數量等數據。

1.2促使企業(yè)合規(guī)控制風險

從企業(yè)內控角度來說是存在合規(guī)風險的。特別是對于國有企業(yè)，采購、投資、國有資產處置等合同都需要經過特定流程。比如采購類合同，必須經過招標、詢價或其他類型的采購程序，而對于一些電梯維保、物業(yè)保安等不能間斷的服務類項目，如果到期無法及時確認服務商并簽訂合同，可能會影響企業(yè)日常經營。如果為保證服務不斷檔，則勢必要倒簽、補簽合同，存在內控合規(guī)風險，甚至可能產生法律風險。如果采取合同全生命周期管理，及時發(fā)現合同運行中的風險，提醒督促承辦部門按照流程辦理新合同簽訂，可有效提升企業(yè)合規(guī)運營水平。

1.3為財務管理工作提供數據支持

涓涓細流，匯聚成海，積少成多，對于目前采購部門來講，每一合同每一筆付款進行統(tǒng)計過程當中，都需要對其進行嚴格的管理和控制。例如，上月支出以及下月預付合同款等諸多內容都應當通過采用采購信息管理系統(tǒng)自動化呈現給財務部門將數據進行分享，雖然所提供的采購數據相對不夠精確，但是也可以為采購管理工作提供良好參考依據。

2全生命周期管理的主要做法

2.1推廣使用合同范本。

中國銀聯采購部門與法律部門通過合作，編制了14類常用的采購合同范本，目前已有85%以上的集中采購合同使用合同范本。推廣合同范本，有助于非法律專業(yè)的采購人員規(guī)范地起草合同，保證合同質量，防范操作風險，也可免除合同律審等流程，提高采購工作的執(zhí)行效率。

2.2創(chuàng)新采購模式

隨著電子商務模式的發(fā)展，企業(yè)采購模式在不斷創(chuàng)新，已經從傳統(tǒng)的招標、競爭性談判、協(xié)議訂單，逐步發(fā)展到了線上商城采購，線上采購商城團購等新采購模式使得后續(xù)每一個合同都可能對應多個部門和幾十家分公司，這也為合同管理工作進行不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新提供機會。

2.3積極組織合同談判與磋商。

合同范本是從整體上保證合同質量，而合同談判與磋商能夠進一步鞏固采購成果并管控風險。采購部門通過組織重大或復雜采購項目的合同談判，明確需要關注的知識產權保護、違約責任分配、權利義務界定等重要事項，防范了合同履約風險。

2.4將合同簽訂的把控關口向前移動

為了提高物資合同的簽訂準確性，施工企業(yè)在新的制度中還取消了技術協(xié)議的簽訂工作，將合同簽訂的管理重點放在前期技術規(guī)范的審查上來，這樣直接對材料的質量進行把控，準確地對材料的參數進行要求，這樣就避免了在后期合同執(zhí)行的過程中發(fā)現參數不準確造成合同變更等情況出現，造成造價的提高。對于一些重要的設備進場，施工企業(yè)還制定了在簽訂合同的時候組織設計單位、項目部和供應商等進行現場檢查和資料交換的工作，這樣大大縮短了前期準備的時間，提高了工作效率，確保了設備進場時間的及時。

2.5控制承包合同的合法性與完備性

事人發(fā)包人和承包人的資格審查。他們應具有發(fā)包和承包工程、簽訂合同的資質和權能。如符合相應資質，或合法的代理人。承包合同的完備性包括相關的合同文件的完備性和合同條款的完備性。對于常規(guī)的工程，雙方比較信任，具有完備的規(guī)范和慣例，則合同條款可簡單一些，合同文件也可以少一些。合同雙方責任和權益及其關系分析合同應公平合理地分配雙方的責任和權益，使它們達到總體平衡。

2.6強化合同的審查管理

第一，增強合同的法規(guī)性。強化合同法規(guī)性需要關注以下內容：采購雙方是否具備合同簽訂、履行、執(zhí)行能力;合同內容的制定是否符合國家法律規(guī)定;在合同制定中是否清楚地表達了合同簽署方的權責。第二，增強合同的嚴密性。在合同制定的時候需要嚴格審查各項條款內容是否完善、權責關系是否明確。第三，增強合同的可行性。在合同制定的時候需要審查采購雙方是否具備履行合同的能力、基礎，并讓合同制定雙方明確合同失效所需要承擔的風險。

2.7明確合同條件

①合同雙方的責任和權益是互為前提條件的。②在承包合同中要注意合同雙方責任和權力的制約關系。③業(yè)主和承包商的責任和權益應具體、詳細，并注意其范圍的限定。④雙方權益的保護條款。一份完備的合同應對雙方的權益都能形成保護，對雙方的行為都有制約，這樣才能保證項目的順利進行。由于合同條款所定義的合同事件和合同問題具有一定的邏輯關系，使得合同條款之間有一定的內在聯系，共同構成一個有機的整體，即一份完整的合同。

2.8建立考核監(jiān)督機制

對于合同全生命周期管理而言，考核和監(jiān)督應當是覆蓋審查、簽訂、履行、歸檔全過程的。在制定考核標準時，應針對各環(huán)節(jié)的重要程度，分類分級設置考核標準，對于關鍵環(huán)節(jié)，比如合同履行信息是否及時上報、合同價款是否及時收付等問題，建立明確的考核標準和機制，督促承辦部門履行合同管理職責。定期開展合同管理檢查，檢驗評價承辦部門的合同管理情況，通過評先樹優(yōu)、鞭策后進，促進整體水平的提升。

2.9明確驗收環(huán)節(jié)的爭議解決機制

驗收工作是政府采購合同履行的關鍵部分，也是容易產生糾紛的環(huán)節(jié)。供應商追求利潤最大化，急于收到貨款，或者為低價競爭贏得采購合同，而到了履約環(huán)節(jié)，供應商在供貨數量、質量、配件、服務等方面易做出對自己有利的行為，采購人也有可能因為各種原因拖延驗收、苛刻驗收、放任驗收或串通驗收。這些都需要提前明確爭議解決機制來管控可能發(fā)生的矛盾。

結語

采購合同全生命周期管理，既可實現對合同的系統(tǒng)管理，保證履約質量;又能通過對合同的動態(tài)管理及時解決問題;還可借助相關信息系統(tǒng)，實現合同信息匯總，形成采購“小部門”在合同管理方面的“大數據”，如積累供應商履約能力價的基礎數據、財務管理方面的數據，拓展采購部門和服務需求部門的深度，是企業(yè)可供參考選擇的更全面的保障合同履約質量的一種有效模式。

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