（天津海河傳媒中心，天津 300070）

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性

（一）檔案館工作中心的必然轉(zhuǎn)變

隨著市場經(jīng)濟信息化進程的加快，檔案信息化已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的重要戰(zhàn)略。檔案館就是政府部門保管和提供利用檔案信息的職能部門，其所擁有的最豐富、最有實用價值的信息資源庫，應(yīng)很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾服務(wù)利用。當(dāng)前，檔案載體迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代，而電子檔案的出現(xiàn)也給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案如何收集、保管、保護以及加以利用，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。數(shù)字檔案館是隨著計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)在檔案及其管理、利用等環(huán)節(jié)中的不斷發(fā)展而出現(xiàn)的一種新趨勢，特別是Internet 技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，更使檔案數(shù)字化充滿著強大的生命力；在數(shù)字化時代，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人或企業(yè)獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭的能力，而最重要的是，資源共享是全球檔案發(fā)展的必然趨勢，然而，只有實現(xiàn)檔案館數(shù)字化，才能真正實現(xiàn)文獻資源共享。數(shù)字檔案館將不再是一個實體機構(gòu)，而是一個以數(shù)字化方式存在的，開放有序的信息運營管理系統(tǒng)，在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案館是一個庫房式的管理機構(gòu)，是一個實體機構(gòu)，而檔案數(shù)字化后，檔案館變?yōu)閿?shù)字檔案館或稱虛擬檔案館，它是沒有時空限制、便于使用的超大規(guī)模的檔案信息存儲和服務(wù)系統(tǒng)，它以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化方式儲存、連接、并提供及時利用的功能，以實現(xiàn)資源共享的各項技術(shù)集合，檔案館工作中心將不再是館藏而是用戶。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的必然產(chǎn)物

21 世紀(jì)是信息化的時代，數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，檔案館就是政府部門保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源若不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾所利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其次，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明史和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，這種電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求并不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗或丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。在當(dāng)今社會，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)需要迅速和準(zhǔn)確的做出重大決策；各職能部門工作的查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量也在不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分不方便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求。要做到這點，首先要使數(shù)字化建設(shè)著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。

二、建設(shè)數(shù)字檔案館需要具備的條件

（一）檔案數(shù)字化中的高新技術(shù)

從技術(shù)條件上講檔案數(shù)字化本身就是高新科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其建設(shè)必然依賴相關(guān)高新技術(shù)的支持.就檔案數(shù)字化建設(shè)的具體對象——數(shù)字檔案館而言，其本身就是一個大規(guī)模的技術(shù)集成系統(tǒng)工程，在這個工程中需要大規(guī)模的軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計算機工程、信息組織工程等的有機組合。檔案數(shù)字化建設(shè)還要以寬帶高速網(wǎng)為傳輸通道，使豐富多彩的檔案信息、多媒體信息在館際間互換，并傳遞給利用者。檔案數(shù)字化建設(shè)還要依賴于眾多的檔案管理技術(shù)，諸如檔案分類、索引、檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、數(shù)碼壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)、條碼識別技術(shù)等等。在人員素質(zhì)方面，檔案數(shù)字化首先意味著現(xiàn)代計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，而這些新技術(shù)在傳統(tǒng)檔案管理中是沒有接觸到的。即使隨著2O 世紀(jì)8O、9O 年代以來檔案管理自動化的推廣，多數(shù)檔案人員開始接觸使用計算機技術(shù)，但同檔案數(shù)字化的要求相比，亦是無法適應(yīng)的。同時檔案數(shù)字化后，檔案信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等全過程都在發(fā)生巨大變化，他們不再是單純意義上的檔案保管者，他們應(yīng)當(dāng)成為信息資源的管理者、信息資源的分析與組織者、信息提供與傳播者、信息利用的導(dǎo)航者。檔案管理技術(shù)的發(fā)展和檔案管理者角色的轉(zhuǎn)變，必然要求檔案從業(yè)人員不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。學(xué)習(xí)和掌握檔案數(shù)字化工作崗位應(yīng)該具備的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，在知識和技能上都要有顯著的提高。這是檔案數(shù)字化對檔案管理者素質(zhì)水平提出的極大挑戰(zhàn)。而在管理理念方面，由于檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理工作相比，發(fā)生了許多實質(zhì)性的變化，因而傳統(tǒng)的檔案管理理念必然受到巨大的沖擊，必須重構(gòu)新的管理理念。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中數(shù)據(jù)庫的重要作用

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平與應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能齊頭并進。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以便取得一些值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，所以只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。其次，有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，我國檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為在建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。數(shù)字檔案館是隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)在檔案及其管理、利用等環(huán)節(jié)中的不斷發(fā)展而出現(xiàn)的一種新趨勢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)運行速度的大幅度提高，網(wǎng)絡(luò)的進一步延伸，數(shù)字化技術(shù)的日新月異，Internet 技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使檔案數(shù)字化的作用已引起全球的廣泛關(guān)注，數(shù)字檔案館的優(yōu)勢將會越來越明顯。在數(shù)字化時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人、一個地區(qū)、一個國家獲取信息的能力的高低將會直接影響其在競爭中的能力，因此，需要大力建設(shè)數(shù)字檔案館。而且最重要的是，資源共享是全球檔案發(fā)展的必然趨勢，也只有實現(xiàn)檔案館數(shù)字化，才能真正實現(xiàn)文獻資源共享。

總之，建立數(shù)字檔案館是中國檔案事業(yè)發(fā)展中不可回避的使命，而且數(shù)字檔案館也是數(shù)字信息時代檔案傳遞和利用的新途經(jīng)；我們也應(yīng)認識到，數(shù)字檔案館縱然與傳統(tǒng)檔案館相比有極大的優(yōu)越性，但它自身也存在著不少缺點。機遇和挑戰(zhàn)并存，檔案工作者應(yīng)以積極的態(tài)度，努力提高自身素質(zhì)，更新知識儲備，特別是要在完善電子文件長期保存和利用中，所產(chǎn)生的管理方案與技術(shù)措施這個重要問題上作好踏實的工作，并注意跟上科技進步這一大局的形勢，以飽滿的熱情和充足的信心，迎接數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)時代的到來！