（哈藥集團(tuán)三精制藥有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

事業(yè)單位在正常運(yùn)行期間，會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，挑選其中價(jià)值較高的資料進(jìn)行整合處理，就得到了檔案資料，由于事業(yè)單位工作特性，決定其檔案管理具有數(shù)量大且復(fù)雜的特征，這類資料價(jià)值較高，影響到事業(yè)單位整體服務(wù)質(zhì)量，受到人們廣泛關(guān)注。在事業(yè)單位檔案“三化”管理過(guò)程中，需要先了解單位檔案管理現(xiàn)狀，再采取適合的管控措施，這也是檔案“三化”管理過(guò)程中的核心，下面先總結(jié)“三化”管理期間遇到的問(wèn)題。

一、檔案“三化”管理存在的問(wèn)題

（一）定位較低，缺乏足夠的管理意識(shí)

就調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度較低，管理者沒(méi)有意識(shí)到檔案“三化”管理的重要性，將其放在一個(gè)較低的位置，沒(méi)有站在人民的角度上考慮問(wèn)題。一些檔案管理者甚至不了解“三化”管理的基本要求，也沒(méi)有采取任何措施，上述問(wèn)題都會(huì)限制檔案“三化”管理正常開(kāi)展，收集過(guò)多無(wú)用的資料，雖然投入了不少的資金人力物力，但是檔案管理沒(méi)有達(dá)到預(yù)期效果，損失不少的資源。長(zhǎng)期處于該狀態(tài)，會(huì)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)不小的負(fù)面影響，逐漸向著形式化方向轉(zhuǎn)變，工作人員缺乏熱情，在管理中敷衍了事，形成惡性循環(huán)。

（二）人員流動(dòng)性較大

檔案管理工作需要完善人力資源結(jié)構(gòu)，才能快速完成檔案管理工作，但是很多事業(yè)單位都沒(méi)有達(dá)到要求，人員流動(dòng)性較大，主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一是檔案部門(mén)在崗人員頻發(fā)流動(dòng)，很多職工剛掌握工作技巧，就被調(diào)離崗位。二是檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，缺乏工作積極性。三是檔案管理人員身兼數(shù)職，需要花費(fèi)大部分精力完成其他任務(wù)，無(wú)法保證檔案管理工作質(zhì)量。

（三）保障力度不足，缺乏完善配套設(shè)施

現(xiàn)階段，很多單位都開(kāi)始改革優(yōu)化，給檔案管理工作帶來(lái)影響，例如檔案形成范圍不斷擴(kuò)大，檔案內(nèi)容及形式不斷增加，增加檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。雖然近些年各個(gè)單位不斷增加檔案管理經(jīng)費(fèi)，但是仍然暴露不少問(wèn)題，一方面缺乏完善的硬件配套設(shè)施，阻礙檔案管理信息化建設(shè)。；另一方面，檔案室內(nèi)部空間較小，還堆放一些雜物，缺乏足夠的位置放置硬件設(shè)施。

（四）檔案利用率較低

一些單位過(guò)于重視檔案的前期保管工作，沒(méi)有合理利用檔案資料，主要表現(xiàn)為以下幾種情況：一是檔案資料結(jié)構(gòu)單一，很多視頻資料無(wú)法快速歸檔，滿足不了單位激增的檔案需求。二是檔案管理手段比較落后，一些地區(qū)還使用傳統(tǒng)管理模式，限制檔案“三化”建設(shè)正常開(kāi)展。三是檔案利用渠道較少，沒(méi)有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，無(wú)法滿足群眾的實(shí)際需求。

二、強(qiáng)化檔案“三化”管理提升服務(wù)水平的策略

（一）明確歸檔責(zé)任，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

先明確歸檔范圍及責(zé)任，才能推動(dòng)檔案管理規(guī)范化發(fā)展，這也是“三化”建設(shè)重要目標(biāo)。在日常管理過(guò)程中，要?jiǎng)澏n案收集的范圍，結(jié)合單位實(shí)際情況，界定歸檔的責(zé)任。對(duì)于不同類型的檔案，要規(guī)定不同的歸檔時(shí)間，還要明確檔案歸檔部門(mén)對(duì)工作進(jìn)步和強(qiáng)化所作出的貢獻(xiàn)等。同時(shí)還需要在此基礎(chǔ)上做好檔案分級(jí)轉(zhuǎn)送移交工作，分級(jí)工作主要針對(duì)紙質(zhì)檔案，而電子檔案則需要對(duì)其實(shí)施移交操作，通常需要部門(mén)之間將一年前工作所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行一次性移交，逐漸建立電子檔案移交工作機(jī)制。

（二）完善檔案室配套設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

在配套設(shè)施上，要求單位檔案室應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)“十防”和“八不準(zhǔn)”制度來(lái)開(kāi)展工作。同時(shí)需要在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，而為了切實(shí)保障檔案信息系統(tǒng)的安全性，要求在此基礎(chǔ)上設(shè)定檔案信息系統(tǒng)防火墻，控制其中密碼訪問(wèn)設(shè)置。同時(shí)需要在此基礎(chǔ)上安裝購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的保密隔離卡，并建立相應(yīng)的恢復(fù)與備份系統(tǒng)?？梢灶A(yù)見(jiàn)，往后的檔案管理當(dāng)中，信息化將直接成為多項(xiàng)檔案工作開(kāi)展的重要平臺(tái)與技術(shù)支撐，借助信息技術(shù)最終實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。

（三）建設(shè)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍

作為檔案管理工作的執(zhí)行者，要求檔案管理人員綜合素質(zhì)達(dá)標(biāo)，才能推動(dòng)檔案“三化”管理工作，持續(xù)提升檔案服務(wù)水平。為此，要不斷規(guī)范檔案管理部門(mén)，打造高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，除了具備足夠的政治素養(yǎng)及專業(yè)技能外，還需要具備一定的服務(wù)意識(shí)，才能更好地完成工作。管理者要減輕檔案管理負(fù)擔(dān)，持續(xù)提升業(yè)務(wù)水平，定期開(kāi)展專業(yè)性培訓(xùn)。為了激發(fā)工作熱情，單位還可以舉辦知識(shí)競(jìng)賽，鼓勵(lì)所有職工參與其中。

（四）強(qiáng)化檔案利用

從三方面入手：一是做好檔案編制研究工作，發(fā)掘檔案內(nèi)嵌在價(jià)值，對(duì)檔案資料進(jìn)行加工處理，提煉出高價(jià)值的信息，為后續(xù)利用帶來(lái)便利，可以讓檔案資料廣泛傳播。二是宣傳檔案管理工作，讓社會(huì)公眾及單位其他人員認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，從而達(dá)到提升檔案利用率的目的，可以采取自媒體宣傳。三是加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，使用計(jì)算機(jī)完成檔案管理任務(wù)，完善檔案的檢索功能，提升圖文轉(zhuǎn)化的精準(zhǔn)性，可以掃描文件獲取有價(jià)值的檔案信息，為后續(xù)檔案利用做準(zhǔn)備。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，要想提升檔案服務(wù)水平，就要加強(qiáng)檔案“三化”管理工作，從多方面入手，首先要確定規(guī)范范圍，明確檔案管理的責(zé)任范圍，才能推動(dòng)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。其次要引入硬件設(shè)施，為檔案信息化建設(shè)做準(zhǔn)備，提升檔案管理效率及質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。再次要加強(qiáng)人員管理，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，通過(guò)不斷的培訓(xùn)打造高素質(zhì)隊(duì)伍。最后，要增加檔案利用渠道，提升檔案利用率，推動(dòng)檔案管理法制化發(fā)展。