連明德/成都飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所

為了對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保管和合理利用，需要應(yīng)用一定的理論思想、管理方法和管理制度等，所應(yīng)用的檔案管理理論思想、檔案管理方法和管理制度等統(tǒng)稱為檔案管理模式。了解國(guó)外檔案管理模式研究的進(jìn)展情況，對(duì)于推動(dòng)新時(shí)代我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展具有積極作用。本文選取SSCI、Science Direct和LISA（Library and Informa tion Science Abstract）三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索（檢索時(shí)間為2019—1—12），限定語(yǔ)種為英語(yǔ)，得到64篇有效論文，將論文的年份、作者、關(guān)鍵詞、所發(fā)表的期刊、作者所屬的研究機(jī)構(gòu)等信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并結(jié)合論文內(nèi)容進(jìn)行分析，尋找國(guó)外研究的共性特征，以把握國(guó)外關(guān)于檔案管理模式研究的情況。

1 國(guó)外檔案管理模式研究的特征分析

第一，考察文章發(fā)表的時(shí)間，發(fā)現(xiàn)三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中收錄最早的關(guān)于檔案管理模式研究的論文出現(xiàn)于1986年[1]，此后6年里沒(méi)有相關(guān)的論文發(fā)表，1992年開(kāi)始才有少量文章發(fā)表，總體而言20世紀(jì)90年代相關(guān)研究較少。從2001年開(kāi)始論文數(shù)量逐漸增加，到2012年進(jìn)入高速增長(zhǎng)期，此后的幾年每年論文數(shù)量都在5篇以上，可見(jiàn)這一時(shí)期是檔案管理模式研究的集中期。

第二，考察作者情況，發(fā)現(xiàn)國(guó)外關(guān)于檔案管理模式研究的論文主要來(lái)自21個(gè)國(guó)家，美國(guó)的最多（10篇），韓國(guó)的其次。可以明確作者單位的有56篇，來(lái)自高校的有51篇，并且大部分都集中在信息科學(xué)技術(shù)學(xué)院、信息管理學(xué)院、圖書情報(bào)學(xué)院和歷史學(xué)院等，這與上述學(xué)院開(kāi)設(shè)文件與檔案管理、信息管理等相關(guān)課程密切相關(guān)；美國(guó)的阿拉巴馬州立大學(xué)、亞利桑那州立大學(xué)等州立大學(xué)，馬來(lái)西亞國(guó)民大學(xué)，澳大利亞莫納什大學(xué)以及南非大學(xué)都是研究集中地。Zawiyah M.Yusof和McKemmish Sue是該研究領(lǐng)域的專家，發(fā)表的論文都在3篇以上。

第三，考察文章主題，可以看出“檔案管理”“電子文件”“文件保存”“信息系統(tǒng)”等主題是國(guó)外檔案管理模式研究的焦點(diǎn)。關(guān)鍵詞在一定程度上揭示了文章的主要內(nèi)容和研究主題。對(duì)64篇論文的關(guān)鍵詞進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)“檔案管理（Records Management）”“電子文件（Electronic Records）”“模式/模型（Model）”“檔案管理模式（Records Management Model）”“文件保存（Record Keeping）”是排名前五的關(guān)鍵詞。此外“檔案管理”“模式”“電子文件”“文件保存”“信息系統(tǒng)”的出現(xiàn)頻率也比較高，這在一定程度上說(shuō)明了信息技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案管理模式研究具有重要影響。

2 國(guó)外檔案管理模式研究的特點(diǎn)探討

2.1 檔案管理模式研究注重實(shí)踐分析，在技術(shù)層面和應(yīng)用層面有廣泛的研究

在檔案管理模式研究領(lǐng)域，國(guó)外絕大多數(shù)學(xué)者都是從實(shí)踐角度出發(fā)進(jìn)行研究，研究純理論的文章很少。國(guó)外學(xué)者通過(guò)構(gòu)建各種模型來(lái)闡釋檔案管理模式。馬來(lái)西亞國(guó)民大學(xué)的MokhtarUmi Asma和Zawiyah M. Yusof等認(rèn)為分類是文件管理的核心，據(jù)此提出基于功能的分類模型用以管理馬來(lái)西亞公共機(jī)構(gòu)的電子文件，簡(jiǎn)化了檢索、評(píng)價(jià)和處理文件的過(guò)程[2]。他們介紹了馬來(lái)西亞Syariah法院電子文件管理實(shí)踐，分析了該法院現(xiàn)有的電子文件管理模式，具體說(shuō)明了分類方面的問(wèn)題，并揭示了E-Syariah系統(tǒng)只是為存儲(chǔ)和檢索目的而設(shè)計(jì)的，沒(méi)有考慮分類功能，不適合用來(lái)進(jìn)行電子文件管理[3]。還將文件管理模式分為功能性模式和概念性模式，并對(duì)現(xiàn)有的檔案分類模式進(jìn)行討論和評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果成為提出新的檔案分類模式的依據(jù)之一[4]。

Darin Nikolowa等學(xué)者研究了波蘭國(guó)家數(shù)據(jù)存儲(chǔ)項(xiàng)目中分布式環(huán)境下數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)質(zhì)量（QoS）管理的方法，認(rèn)為QoS管理需要考慮存儲(chǔ)設(shè)備異構(gòu)性、動(dòng)態(tài)變化的數(shù)據(jù)訪問(wèn)模式、客戶機(jī)的并發(fā)性和存儲(chǔ)資源的共享等條件，是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作。當(dāng)考慮使用云等虛擬化環(huán)境和共享資源的分布式計(jì)算環(huán)境時(shí)，問(wèn)題變得更加復(fù)雜。他們提出一種新的存儲(chǔ)QoS管理模式，并描述了該模式在波蘭國(guó)家數(shù)據(jù)存儲(chǔ)項(xiàng)目中的實(shí)現(xiàn)[5]。

西班牙的Solana Pedro和Perez Daniel描述了在核能部門應(yīng)用于文件管理的安全模式，在經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，分析該模式對(duì)文件安全管理的積極作用，并推廣該安全管理模式，以解決檔案系統(tǒng)、協(xié)作環(huán)境下的安全問(wèn)題[6]。

2.2 關(guān)注技術(shù)革新對(duì)檔案管理模式的影響

國(guó)外的研究特別關(guān)注技術(shù)革新對(duì)檔案管理模式的影響，近年來(lái)重點(diǎn)關(guān)注電子文件和電子檔案存儲(chǔ)與管理，在檢索到的64篇論文中就有38篇是研究電子文件和電子檔案管理的。1997年，美國(guó)的Alan Kowlowitz和Kristine Kelly敏銳地意識(shí)到在商業(yè)行為日趨信息化的環(huán)境下，組織越來(lái)越多地根據(jù)電子信息來(lái)制定決策和進(jìn)行管理，因此對(duì)組織產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行系統(tǒng)管理十分必要。他們建立了一套工具和系統(tǒng)原型，工具將基本的電子文件管理需求集成到應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)計(jì)劃中，并納入信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)；系統(tǒng)是綜合文檔管理和工作流程管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的訪問(wèn)與分析，并且可以捕獲電子文件的流轉(zhuǎn)信息和歸檔記錄[7]。

國(guó)外學(xué)者的研究主要集中在電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)、元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以及云計(jì)算、文件管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變上。如，美國(guó)亞利桑那州立大學(xué)的Johnston G.論述了在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)質(zhì)量問(wèn)題，討論了在信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中使用的三種模式，研究了DIRKS和ISO 15489兩種管理模式，并進(jìn)一步探討了這些模式的優(yōu)缺點(diǎn)[8]。加拿大的Fresko M.介紹了2008年更新后的歐洲電子文件管理模式（MoReq 2008），認(rèn)為這是電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和運(yùn)行的新模式[9]。英國(guó)阿伯泰大學(xué)的LAVALLEE R. E.提出一個(gè)電子文件保管系統(tǒng)可以包含多個(gè)源系統(tǒng)，可利用不同的數(shù)據(jù)模型和分類方案存儲(chǔ)電子文件；文件管理代理與源系統(tǒng)通信耦合，通過(guò)文件管理代理來(lái)檢索源系統(tǒng)中的電子文件記錄和更新源系統(tǒng)中的索引[10]。意大利的Mauro Guerrini和Tiziana Possemato認(rèn)為遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)訪問(wèn)（RDA）使得類似于機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單平面數(shù)據(jù)格式已經(jīng)不足以表達(dá)文件實(shí)體之間的關(guān)系，因此提出了新的數(shù)據(jù)編目模型和鏈接，分析了多種元數(shù)據(jù)格式的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)訪問(wèn)，并提出了采集元數(shù)據(jù)應(yīng)趨向于采集有效數(shù)據(jù)的理念，以實(shí)現(xiàn)從文件管理到數(shù)據(jù)管理的模式轉(zhuǎn)變[11]。

2.3 對(duì)特定領(lǐng)域檔案管理模式的研究較多，并關(guān)注專業(yè)檔案

早在2004年，德國(guó)學(xué)者Wendt聯(lián)合其他3位學(xué)者開(kāi)發(fā)了一個(gè)醫(yī)療信息系統(tǒng)建模工具——3LGM2工具，利用該工具分析萊比錫大學(xué)醫(yī)院（UKLa）信息系統(tǒng)各部分建模的過(guò)程。學(xué)者們還建立了5個(gè)病人檔案歸檔的子信息系統(tǒng)模型，以支持創(chuàng)建一個(gè)新的文件管理和歸檔系統(tǒng)。印度的Millham Richard指出云計(jì)算具備為客戶提供低初始成本、可伸縮以及優(yōu)化使用和共享計(jì)算資源的能力，進(jìn)而指出南非醫(yī)療保健領(lǐng)域的病人檔案數(shù)據(jù)管理云計(jì)算模式在云計(jì)算領(lǐng)域尤其受到關(guān)注的原因是云計(jì)算共享患者數(shù)據(jù)以優(yōu)化患者轉(zhuǎn)院過(guò)程，并能視需要分配醫(yī)療資源，提高了數(shù)據(jù)共享的能力、保障了數(shù)據(jù)安全[12]。德國(guó)海德堡大學(xué)的Heinze Oliver和Bergh Bjorn認(rèn)為電子健康檔案管理需要加強(qiáng)權(quán)限管理，為此引入權(quán)限管理的信息模型，可以使患者在遠(yuǎn)程授權(quán)訪問(wèn)，并可以設(shè)置相關(guān)的限制參數(shù)來(lái)進(jìn)行精準(zhǔn)的訪問(wèn)控制[13]。瑞典的Huvila Isto等強(qiáng)調(diào)個(gè)人檔案中背景信息的重要性，從三個(gè)案例（聲音藝術(shù)家的個(gè)人信息管理實(shí)踐、研究生個(gè)人的學(xué)術(shù)論文檔案管理、瑞典檔案機(jī)構(gòu)的個(gè)人檔案管理）的研究出發(fā)，討論文件連續(xù)體模式的適用性及其泛化和連續(xù)體管理思維，解釋個(gè)人檔案不同背景信息的重疊和演變以及對(duì)個(gè)人檔案管理實(shí)踐的影響[14]。韓國(guó)的Kim Giyeong從政策科學(xué)的角度，采用兩種不同的案例研究方法進(jìn)行分析，以基層官僚組織模型分析韓國(guó)軍隊(duì)檔案管理系統(tǒng)，用政策網(wǎng)絡(luò)模型分析韓國(guó)軍隊(duì)檔案管理人員，認(rèn)為在分析涉及多個(gè)行動(dòng)者的政策實(shí)施案例時(shí)，基層官僚模式存在一定局限性，在需要改進(jìn)的問(wèn)題點(diǎn)十分明確的情況下政策網(wǎng)絡(luò)模型十分有效，最終提出了針對(duì)韓國(guó)軍隊(duì)檔案管理的一些改進(jìn)措施，如制定與政策機(jī)構(gòu)（如國(guó)防部）的中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃相匹配的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃、制定檔案管理制度、做好檔案管理人員的培訓(xùn)等[15]。

3 若干啟示

3.1 加強(qiáng)應(yīng)用層面和技術(shù)層面的研究

國(guó)外檔案管理模式研究注重應(yīng)用層面的研究，如驗(yàn)證檔案管理模式的適用性時(shí)，會(huì)成立相關(guān)的項(xiàng)目組、花費(fèi)數(shù)年時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)證，再根據(jù)驗(yàn)證結(jié)果決定適用與否，經(jīng)過(guò)實(shí)驗(yàn)驗(yàn)證的檔案管理模式具有較強(qiáng)可推廣性。我國(guó)檔案管理模式大多是在開(kāi)展工作的過(guò)程中積累并起來(lái)的，具有很強(qiáng)的地域性或部門特色，其“普適性”不強(qiáng)。今后應(yīng)當(dāng)注重檔案管理模式的“普適性”、可推廣性，集多種檔案管理模式之精髓，形成通用性較強(qiáng)的檔案管理模式，實(shí)踐部門可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行微調(diào)或優(yōu)化，這樣做能夠降低檔案管理模式推廣的成本。

提供技術(shù)支持是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的必要條件，特別是在檔案管理由“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變的當(dāng)下，需要信息技術(shù)的支持，而建立優(yōu)質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)是體現(xiàn)技術(shù)支持的關(guān)鍵所在[16]。國(guó)外從檔案管理系統(tǒng)的概念框架、系統(tǒng)模型、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、系統(tǒng)檢索、系統(tǒng)授權(quán)、數(shù)據(jù)共享、用戶維護(hù)等方面進(jìn)行了全面研究，為檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供了有力的支持。我國(guó)也有很多關(guān)于檔案管理系統(tǒng)的研究，但聚焦于技術(shù)應(yīng)用層面的比較少，多數(shù)研究只是基于理論框架進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持，會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)功能缺陷。因此，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)層面的研究十分必要。

3.2 擴(kuò)展研究領(lǐng)域并加強(qiáng)學(xué)科融合

在大數(shù)據(jù)以及檔案管理模式逐漸從文件管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變的大背景下，檔案管理領(lǐng)域面對(duì)著需要管理海量數(shù)據(jù)的難題。海量數(shù)據(jù)來(lái)源于各行各業(yè)，涉及多個(gè)領(lǐng)域，且各領(lǐng)域的檔案數(shù)據(jù)都各有特色，數(shù)據(jù)形成、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)管理要求等也各不相同。開(kāi)展檔案管理時(shí)需要考慮多種因素，如數(shù)據(jù)的價(jià)值、分類方式、需采用何種方式存儲(chǔ)和處理以及權(quán)限設(shè)置等，因此必須擴(kuò)展研究領(lǐng)域，了解和分析不同研究領(lǐng)域檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和管理需求，才能有的放矢地開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)管理。國(guó)外檔案管理模式的研究涉及醫(yī)院、高校、企業(yè)、社區(qū)、軍隊(duì)以及個(gè)人等不同領(lǐng)域，對(duì)我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域的檔案管理模式選擇提供了借鑒。

大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)管理的科學(xué)化和規(guī)范化應(yīng)該以檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為支撐，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定必須以熟練掌握數(shù)據(jù)的內(nèi)容和性質(zhì)、產(chǎn)生和變化情況等為基礎(chǔ)，即要進(jìn)行數(shù)據(jù)的前端控制和全生命周期管理。這離不開(kāi)對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源學(xué)科知識(shí)的認(rèn)識(shí)與理解，更離不開(kāi)信息技術(shù)的支持，也離不開(kāi)管理學(xué)等學(xué)科理論的指導(dǎo)。只有加強(qiáng)不同學(xué)科之間的融合，對(duì)各個(gè)學(xué)科的技術(shù)、理論以及產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行有針對(duì)性的研究，才能真正了解不同來(lái)源的數(shù)據(jù)特點(diǎn)，將其管理需求納入檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，融入檔案數(shù)據(jù)的管理要求，進(jìn)而選擇合適的檔案管理模式。