成 彤/浙江能源天然氣集團(tuán)有限公司

黃 磊/浙江省天然氣開(kāi)發(fā)有限公司

在全省各級(jí)檔案部門(mén)以服務(wù)“最多跑一次”改革為抓手，全面對(duì)接數(shù)字政府建設(shè)、推進(jìn)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型的大背景下，能源企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念與思路，更加重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)。近年來(lái)，筆者所在的浙江能源天然氣集團(tuán)有限公司著手推進(jìn)公司紙質(zhì)檔案“存量數(shù)字化”工作。為進(jìn)一步提升工作效率，數(shù)字化采用外包的方式，并采取多項(xiàng)舉措對(duì)外包進(jìn)行質(zhì)量控制。實(shí)踐證明，這些舉措是行之有效的。

1 完善前期準(zhǔn)備工作

首先是多方考察外包公司的綜合實(shí)力，包括企業(yè)資質(zhì)、數(shù)字化軟件及應(yīng)用情況、已完成項(xiàng)目及以及業(yè)內(nèi)評(píng)價(jià)。其次是成立以公司分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、辦公室主任為副組長(zhǎng)的檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)工作小組，人員由各部門(mén)專（兼職）檔案員及外包公司人員組成。再次是研究制定檔案數(shù)字化實(shí)施方案，以“適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，創(chuàng)造檔案資產(chǎn)價(jià)值”為目標(biāo)，明確時(shí)間進(jìn)度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)期效果。最后是與外包人員簽訂檔案數(shù)字化加工保密協(xié)議，明確涉密范圍、保密責(zé)任、泄密責(zé)任追究等內(nèi)容。

2 推動(dòng)數(shù)字化有序開(kāi)展

第一，優(yōu)化數(shù)字化工作流程。即領(lǐng)用交接、拆裝處理、目錄校對(duì)、修整保護(hù)、前期處理質(zhì)檢、檔案掃描、影像處理、檔案著錄、檔案質(zhì)檢、裝卷裝訂歸還、掛接上線等。為實(shí)現(xiàn)全過(guò)程控制，印制了檔案交接單、流水工單以及檔案整理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接情況登記表等管理性單據(jù)，要求外包人員認(rèn)真填寫(xiě)，作為完工后結(jié)算和檢查外包質(zhì)量的依據(jù)。

第二，確保檔案實(shí)體及檔案數(shù)據(jù)絕對(duì)安全。檔案出入庫(kù)交接實(shí)行嚴(yán)格管理，將一次移交的檔案數(shù)量控制在一定范圍內(nèi)，做到接收一批、掃描一批、歸還一批；數(shù)字化場(chǎng)地設(shè)置專門(mén)的檔案柜保管檔案實(shí)體，實(shí)行工作當(dāng)天提檔、當(dāng)天歸還制度，即每天開(kāi)工前提檔、工作結(jié)束立刻歸還，確保檔案始終在數(shù)字化場(chǎng)地中；掃描儀、打印機(jī)等數(shù)據(jù)輸出終端在使用前須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的安全檢測(cè)；數(shù)據(jù)如需遷移或進(jìn)行臨時(shí)備份，要采用安全系數(shù)高的專用U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等；數(shù)字化工作完成后，存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等暫存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)必須在工作小組的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下格式化。

3 做好數(shù)據(jù)掛接及檢測(cè)工作

第一，掃描文件以卷為單位進(jìn)行存儲(chǔ)。案卷目錄應(yīng)對(duì)應(yīng)到相應(yīng)圖像文件所在的文件夾，卷內(nèi)目錄應(yīng)對(duì)應(yīng)到相應(yīng)頁(yè)數(shù)的圖像文件。第二，確保目錄數(shù)據(jù)與掃描圖像一一對(duì)應(yīng)。通過(guò)軟件自動(dòng)檢查與人工檢查相結(jié)合的方式，確保目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字化成果一一對(duì)應(yīng)；及時(shí)增錄和修改漏輸和錯(cuò)輸?shù)臄?shù)據(jù)，直至所有目錄信息全部正確；最終確保數(shù)字化成果在檔案管理系統(tǒng)中能夠顯示和被有效檢索。第三，核對(duì)卷內(nèi)目錄對(duì)應(yīng)的圖像文件數(shù)量、案卷目錄數(shù)量對(duì)應(yīng)的文件夾數(shù)量。務(wù)必確保掃描圖像與案卷目錄、卷內(nèi)目錄完全掛接正確，并將正確的數(shù)據(jù)導(dǎo)入現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

4 重視數(shù)字化成果的驗(yàn)收工作

一是圖像掃描和目錄數(shù)據(jù)質(zhì)檢。檔號(hào)、總流水號(hào)、選擇掃描的頁(yè)碼與電子目錄的張頁(yè)號(hào)的一致性和掃描圖像的排列順序與檔案原件的準(zhǔn)確率要求達(dá)到100%，如發(fā)現(xiàn)一條錯(cuò)誤，圖像數(shù)據(jù)全部退回重檢；其他數(shù)據(jù)抽檢合格率要求達(dá)到95%以上（含95%），如在95%以下，提交驗(yàn)收的實(shí)體和數(shù)據(jù)全部發(fā)回外包公司全面自檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。

二是檔案數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。要求檔號(hào)、總流水號(hào)數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性達(dá)到100%，如發(fā)現(xiàn)一條數(shù)據(jù)錯(cuò)誤即視為不合格，應(yīng)退回重檢。其他數(shù)據(jù)項(xiàng)合格率要求達(dá)到99%以上（含99%），如在99%以下，提交驗(yàn)收數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，直至達(dá)到驗(yàn)收要求。

三是檔案實(shí)體驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；順序錯(cuò)誤、卷內(nèi)文件顛倒、裝訂不符合要求等均視為差錯(cuò)，要求重新處理。