黃全來/杭州市蕭山區(qū)檔案局

土地確權(quán)登記頒證檔案是事關(guān)廣大農(nóng)民群眾切身利益的重要民生檔案。當前，加強確權(quán)檔案管理是貫徹落實“完善基層檔案管理制度，強化檔案服務(wù)功能”的要求、高水平推進檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會治理的重要舉措。杭州市蕭山區(qū)檔案局高度重視確權(quán)檔案管理工作，在區(qū)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作之初即爭取被納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并抽調(diào)骨干力量全程參與工作。

1 加強源頭管理，確保檔案形成質(zhì)量

區(qū)確權(quán)辦在整個土地確權(quán)工作開展過程中，始終高度重視相關(guān)文件材料質(zhì)量問題，在每次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)會上都特別強調(diào)要注釋文件質(zhì)量。還專門通過招投標，由監(jiān)理單位專業(yè)人士對整個土地確權(quán)工作進行監(jiān)理，日常檢查中也經(jīng)常抽檢各鎮(zhèn)村及作業(yè)單位已經(jīng)形成的文件材料，對其中不符合標準要求的及時發(fā)出監(jiān)理通知書，提出整改要求。整體工作不以進度作為唯一標準，而是嚴把質(zhì)量關(guān)，使得最終移交檔案中介公司的文件材料錯誤率較低。

2 加強過程控制，確保檔案收集齊全完整

區(qū)確權(quán)辦在每次土地確權(quán)工作推進會、培訓(xùn)會上，都特別強調(diào)土地確權(quán)檔案的重要性，要求各鎮(zhèn)村、作業(yè)單位加強對相關(guān)文件材料的管理，平時注意做好保管工作，保證文件安全；并要求各單位嚴格執(zhí)行《浙江省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》（以下簡稱《檔案管理辦法》），做好檔案的收集和保管工作。

整體工作接近尾聲時，區(qū)農(nóng)辦、區(qū)檔案局等部門按照《檔案管理辦法》規(guī)定，制定統(tǒng)一的土地確權(quán)檔案資料移交清單；在辦理交接中，交接人員嚴格按照清單進行逐類逐份清點，做到賬實相符、沒有遺漏。

3 加強歸檔管控，確保檔案整理標準規(guī)范

為高質(zhì)量完成土地確權(quán)檔案整理工作，區(qū)確權(quán)辦申請專項資金，通過招投標引入技術(shù)力量過硬的檔案中介公司進行規(guī)范整理。在招標文件中，對相關(guān)技術(shù)標準及驗收要求進行明確；中標后，督促中介公司及時制定《杭州市蕭山區(qū)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案收集整理、數(shù)字化掃描加工項目實施及保密工作方案》，參照國家、省、市相關(guān)標準要求和文件精神，對確權(quán)檔案的收集整理、數(shù)字化加工相關(guān)操作流程和技術(shù)規(guī)范進行詳細規(guī)定，并保證中介公司切實按照方案開展相關(guān)工作。

檔案整理過程中，區(qū)檔案局、檔案館加強聯(lián)系溝通，積極開展監(jiān)督指導(dǎo)，從組織架構(gòu)、場所管理、移交流程、安全保管、整理標準到頁碼編制、目錄打印、盒脊編寫等等都全過程參與，確保確權(quán)檔案符合相關(guān)標準規(guī)范及進館要求。

確權(quán)檔案完成整理后，經(jīng)區(qū)檔案館提議，區(qū)農(nóng)辦委托第三方測評機構(gòu)對檔案實體和檔案數(shù)據(jù)按照20%的比例進行抽檢，并督促中介公司對抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題進行及時整改。整改完成后，農(nóng)業(yè)部門、檔案部門聯(lián)合對檔案項目開展專項驗收。

4 加強協(xié)調(diào)合作，確保檔案絕對安全

在土地確權(quán)工作開展過程中，區(qū)確權(quán)辦多次強調(diào)確權(quán)檔案資料的安全保管問題，要求各鎮(zhèn)街、村及作業(yè)單位加強安全管理，堅決杜絕檔案損毀、丟失等情況發(fā)生；因圖紙屬于涉密檔案，區(qū)確權(quán)辦反復(fù)強調(diào)相關(guān)數(shù)據(jù)的安全管理，要求經(jīng)手人員時刻繃緊安全這根弦；辦理移交過程中，區(qū)確權(quán)辦對移交流程進行專門規(guī)定，要求必須先經(jīng)鎮(zhèn)村自行清點，再由檔案中介公司進行清點，確保移交單填寫數(shù)據(jù)與實際接收資料相符；區(qū)確權(quán)辦還對運輸車輛、參與交接人員等進行了專門要求。

區(qū)檔案局專門對檔案中介公司的加工場所進行檢查，要求相關(guān)單位對場所安全進行嚴格管理，簽訂安全保密協(xié)議，制定安全管理制度，安裝攝像頭、配備滅火器等設(shè)施設(shè)備，個人物品如手機等禁止帶入加工場所，確保檔案實體安全；對開展數(shù)字化使用的計算機端口進行封閉，確保數(shù)據(jù)安全；在移交進館時，區(qū)檔案館再次對檔案進行全部清點檢查，確保檔案數(shù)據(jù)規(guī)范、檔案實體無缺漏、賬實相符。