(江蘇省常州市金壇區(qū)發(fā)展和改革局，江蘇 常州 213200)

引言

行政檔案管理工作屬于事業(yè)單位運(yùn)行中的基礎(chǔ)性工作，因此必須通過(guò)適宜的檔案管理方法，讓事業(yè)單位可以及時(shí)適應(yīng)社會(huì)變化，為人們提供更為高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

一、行政檔案管理特征

（一）執(zhí)行性

行政單位通常是指對(duì)國(guó)家權(quán)力進(jìn)行執(zhí)行的相關(guān)機(jī)關(guān)。同時(shí)在我國(guó)，這些行政機(jī)關(guān)隸屬于國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)，歸國(guó)家政府管理。所以，落實(shí)行政管理措施時(shí)，要嚴(yán)格按照國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)與執(zhí)行黨的政策方針以及路線進(jìn)行工作部署。

（二）權(quán)威性

權(quán)威是指將一部分思想強(qiáng)加到目標(biāo)主體上的一種特征，行政檔案信息因?yàn)閬?lái)自于國(guó)家行政管理工作，因此，需要以國(guó)家名義進(jìn)行落實(shí)故具備較強(qiáng)的強(qiáng)制性與權(quán)威性。

（三）服務(wù)性

檔案工作具備較強(qiáng)的服務(wù)性，這主要因?yàn)樾姓挝槐旧砭途邆漭^強(qiáng)的服務(wù)性。所以，工作人員在進(jìn)行檔案信息的管理時(shí)，要注意融入更多的服務(wù)理念。

二、行政檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）秉承更高的服務(wù)意識(shí)，提升檔案利用率

對(duì)于行政檔案管理工作來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作運(yùn)行的主要職責(zé)就是為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的落實(shí)進(jìn)行服務(wù)提供。因此，檔案管理工作人員在組織工作落實(shí)過(guò)程中，必須具備較強(qiáng)的管理與服務(wù)意識(shí)。注重開(kāi)發(fā)行政檔案信息的價(jià)值，以幫助事業(yè)單位其他部門或相關(guān)人員對(duì)檔案信息的查看與使用。與此同時(shí)，為保證服務(wù)提供水平更高，管理工作人員還要對(duì)自身進(jìn)行嚴(yán)格要求，努力擴(kuò)展知識(shí)面，提升相關(guān)操作技能操作水平。并依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展及時(shí)創(chuàng)新檔案管理方式完善管理規(guī)章制度，保證檔案信息的收集與整合效率。

（二）建立健全行政檔案管理體系

一個(gè)更加科學(xué)的行政檔案管理體系能夠保障檔案管理工作落實(shí)的更加高效，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多助力。首先，行政檔案信息管理人員應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)管理規(guī)范配合更加科學(xué)的行政檔案管理規(guī)章制度，并要求事業(yè)單位中的各個(gè)部門都參與到此項(xiàng)工作中來(lái)，協(xié)助檔案管理人員收集信息并完善管理制度。其次，工作人員還要對(duì)行政檔案信息的收集與整合進(jìn)行管理流程的配置，并要求各崗位職責(zé)人員嚴(yán)格按照規(guī)定流程落實(shí)相關(guān)操作，保障每項(xiàng)工作開(kāi)展的質(zhì)量。最后，是配合監(jiān)督體制，對(duì)行政檔案信息收集、整合、歸檔與保管等各項(xiàng)工作落實(shí)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并依據(jù)問(wèn)題解決經(jīng)驗(yàn)規(guī)范行政檔案管理制度。

（三）提升行政檔案管理的信息化建設(shè)水平

信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位的行政檔案管理信息化進(jìn)程必須得到加速，尤其是在事業(yè)單位行政檔案管理工作中的高新技術(shù)應(yīng)用。新的管理方式、新的軟硬件設(shè)備讓事業(yè)單位行政檔案信息的價(jià)值得到了縱向與橫向開(kāi)發(fā)。例如，掃描儀與條形碼技術(shù)，保證了檔案信息的真實(shí)性與可追溯性，提升了事業(yè)單位檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)作效率。尤其是云計(jì)算技術(shù)在事業(yè)單位行政檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可將所有儲(chǔ)存和服務(wù)站進(jìn)行連接，還可形成“檔案云”，讓檔案信息的查閱與使用操作更加簡(jiǎn)單。雖然事業(yè)單位中的大部分行政檔案管理工作模式已經(jīng)朝著數(shù)字化方向發(fā)展，但是由于每個(gè)部門的信息技術(shù)與軟硬件設(shè)備的投入力度不同，因此，利用云計(jì)算技術(shù)可讓單個(gè)終端的硬件要求得到降低，可讓基礎(chǔ)設(shè)備的投入成本得到有效降低。與此同時(shí)，借助云計(jì)算技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行和存儲(chǔ)，相關(guān)人員在對(duì)行政檔案信息進(jìn)行查閱與應(yīng)用時(shí)，可直接進(jìn)行自助式服務(wù)。這不僅讓此項(xiàng)工作落實(shí)的步驟得到縮減，還有效減輕了行政檔案信息管理工作人員的任務(wù)負(fù)擔(dān)。最為重要的一點(diǎn)是，能夠讓行政檔案資源的共享水平更高，同時(shí)為使用用戶提供個(gè)性化服務(wù)，針對(duì)性的滿足使用者在檔案信息查閱與使用層面的相關(guān)需求。與此同時(shí)，為了讓行政檔案資源得到更加全面的保護(hù)，云計(jì)算技術(shù)還可以將檔案信息以數(shù)據(jù)化的形式儲(chǔ)存在檔案云中。如果信息產(chǎn)生用戶的終端數(shù)據(jù)遭到破壞，導(dǎo)致調(diào)取信息資源時(shí)無(wú)法顯示的更加全面。就可以利用檔案云對(duì)資源進(jìn)行查找與修復(fù)，這讓信息交流水平更高，同時(shí)為信息資源的產(chǎn)生于使用用戶提供了水平更高的服務(wù)。

（四）提升檔案保密管理力度

事業(yè)單位的行政檔案管理部門由于經(jīng)管的行政數(shù)據(jù)信息較多，所以為了讓工作落實(shí)更加高效，服務(wù)覆蓋面廣。機(jī)構(gòu)規(guī)模較大的行政事業(yè)單位會(huì)將檔案室與其他職能部門進(jìn)行分割，獨(dú)立出一個(gè)專門管理檔案信息的部門。同時(shí)，配備專業(yè)工作人員進(jìn)行管理，尤其對(duì)于行政檔案信息來(lái)說(shuō)，有些信息是不能對(duì)外開(kāi)放的，所以，行政檔案信息管理部門在實(shí)際管理運(yùn)行過(guò)程中要嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員的出入。同時(shí)，在對(duì)檔案信息進(jìn)行線上管理時(shí)，檔案信息的查閱與使用者也需具備相關(guān)權(quán)限才能登錄相關(guān)系統(tǒng)。而沒(méi)有權(quán)限的人員，是不具備信息翻閱與使用資格的。與此同時(shí)，為了讓行政檔案信息得到更加全面的保護(hù)，還要對(duì)一些可以公開(kāi)的檔案信息查閱場(chǎng)所進(jìn)行管理措施配置，如全天候監(jiān)控、人員出入制度、警衛(wèi)安保設(shè)防等。與此同時(shí)，還要對(duì)檔案信息的儲(chǔ)備場(chǎng)所進(jìn)行設(shè)備配置，對(duì)于專業(yè)的管理人員，也要進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，并持證上崗，維護(hù)信息安全是相關(guān)崗位職責(zé)人員的首要任務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

重視行政檔案信息的管理工作可以讓檔案管理體制更為科學(xué)，為信息的產(chǎn)生者與使用者提供更為安全、高質(zhì)量的信息服務(wù)。這也是保證事業(yè)單位行政職能的基礎(chǔ)性措施，所以必須得到相關(guān)人員的重視。