劉曉紅

（山東省菏澤市單縣工業(yè)和信息化局，山東 菏澤 274300）

前言

檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要性毋容置疑，作為事業(yè)單位信息匯集點(diǎn)，掌握著事業(yè)單位所有工作的信息資源，這就意味著檔案管理工作的質(zhì)量將直接關(guān)系到單位各項(xiàng)工作是否可以有序開(kāi)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息的價(jià)值日益突出，但是事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸暴露出一些問(wèn)題，迫切需要改善。因此，研究事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度有待完善

新時(shí)代背景下，我國(guó)大部分事業(yè)單位都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要性，但從實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度還不足，雖然有設(shè)置專門(mén)的部門(mén)以及工作人員負(fù)責(zé)管理，但是未編制可行的管理制度與對(duì)策，以至于檔案管理部門(mén)形同虛設(shè)，出現(xiàn)這種問(wèn)題，例如，檔案信息搜集精準(zhǔn)性、完整性、效率性均不足，無(wú)法了解事項(xiàng)或者是人物的背景，不僅影響到檔案工作的開(kāi)展，而且還影響到事業(yè)單位其他相關(guān)工作的開(kāi)展。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備有待完善

從事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展實(shí)際情況，普遍存在著檔案用房不足的問(wèn)題，例如，未設(shè)置獨(dú)立的檔案庫(kù)房、未規(guī)劃必要的閱覽室、檔案庫(kù)房面積明顯不足；或者是檔案室裝具不足，依然采用的是陳舊檔案架，對(duì)于檔案資料的長(zhǎng)久保護(hù)以及應(yīng)用極為不利；又或者是，未跟隨時(shí)代需求對(duì)檔案信息化設(shè)施設(shè)備進(jìn)行全面更新，以至于無(wú)法滿足檔案數(shù)字化、信息化的應(yīng)用需求。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提升

檔案管理工作人員的素質(zhì)將直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理的有效性。從實(shí)際情況來(lái)看，大部分事業(yè)單位檔案管理工作人員并未具備滿足檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，有些單位由其他工作人員兼職負(fù)責(zé)，有些單位則雖然聘請(qǐng)了管理人員，但是專業(yè)素養(yǎng)并未達(dá)到實(shí)際需求。同時(shí)，加之管理制度不夠完善，以致于檔案管理工作逐步陷入到僵化局面，難以為相關(guān)工作的有序開(kāi)展提供有價(jià)值的檔案信息資源。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑建議

（一）持續(xù)完善檔案管理制度

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理由于管理制度不合理，以致于檔案管理工作陷入混亂，檔案管理工作人員之間難以形成默契，非常不利于推動(dòng)工作開(kāi)展。因此，理應(yīng)從制度入手進(jìn)行改善。制定制度的目的是讓在職工作人員能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性以及自身的職責(zé)所在，且必須有高度的責(zé)任意識(shí)，能夠充分完成自己職責(zé)范圍中的各項(xiàng)工作；同時(shí)，也要充分明確違反規(guī)章制度之后所要得到處罰，將有利于推動(dòng)檔案管理工作的有序開(kāi)展。關(guān)于制度的完善，建議事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層能夠聽(tīng)聽(tīng)職工的意見(jiàn)，通過(guò)民主方式完善制度，例如，在學(xué)習(xí)優(yōu)秀事業(yè)單位檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)之后，自身單位應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況借鑒其什么內(nèi)容？關(guān)于這樣的問(wèn)題可以通過(guò)民主討論的方式，并從中篩選出適宜的策略，將能夠避免盲目跟風(fēng)的問(wèn)題。又例如，檔案信息收集精準(zhǔn)性、完整性、效率性均不足，或者是應(yīng)用成效較低等問(wèn)題，理應(yīng)在制度中明確工作人員的職責(zé)以及檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，并設(shè)置對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲方案。此外，制度并不是一成不變，建議事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理的負(fù)責(zé)人深入到基層，了解檔案管理制度實(shí)踐過(guò)程中存在的不足，這樣能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行完善，從而為檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)資金資源的投入，助推檔案管理信息化建設(shè)

完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，將能夠?yàn)闄n案管理工作的有序開(kāi)展堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如今，對(duì)于檔案資源的需求呈多元化的態(tài)勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)無(wú)法滿足需求。因此，事業(yè)單位理應(yīng)加強(qiáng)資金資源的投入，首先從環(huán)境以及硬件設(shè)施進(jìn)行改善，建議根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，盡量設(shè)置獨(dú)立的檔案管理室，并根據(jù)功能需求完善裝具；同時(shí)，必要的信息化硬件設(shè)施需要盡快完善，例如，計(jì)算機(jī)、監(jiān)控系統(tǒng)、電子簽到系統(tǒng)等等，打造一個(gè)現(xiàn)代信息化工作環(huán)境。其次，結(jié)合實(shí)際需求，加強(qiáng)軟件的配置與更新，打造網(wǎng)絡(luò)一體化檔案信息化管理平臺(tái)，并完善安全防護(hù)措施以及權(quán)限設(shè)置，為檔案信息資源的應(yīng)用提供安全的環(huán)境，從而讓檔案管理工作人員能夠有效開(kāi)展檔案信息收集、整理、保存以及利用等工作，助力事業(yè)單位各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。

（三）全面提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)將直接關(guān)系到工作質(zhì)量。建議事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加重視檔案管理工作，尤其是對(duì)人才的重視，并采取有效的措施加強(qiáng)人才的引進(jìn)以及培訓(xùn)，例如，可組織工作人員到專門(mén)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的理論與方法，并結(jié)合自身單位的實(shí)際情況制定檔案管理方案，從而為事業(yè)單位檔案管理工作構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的框架。此外，還可以加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)型人才的引進(jìn)，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)更新速度極快，一旦信息系統(tǒng)無(wú)法滿足應(yīng)用需求，那么檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)滯后性，并影響到其他工作的開(kāi)展；同時(shí)，僅憑培訓(xùn)也無(wú)法充分掌握一些最先進(jìn)的技術(shù)，因此建議用高薪待遇引進(jìn)專業(yè)人才，將有利于完善事業(yè)單位檔案管理體系。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作理應(yīng)充分跟隨時(shí)代步伐不斷完善。對(duì)此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要加強(qiáng)重視，結(jié)合實(shí)際情況完善制度，加強(qiáng)必要的資金資源投入，不斷完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施；同時(shí)，高度重視人才培養(yǎng)與引進(jìn)，為檔案管理工作的開(kāi)展奠定人才基礎(chǔ)，將有利于提升檔案管理的整體水平，并促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。