拓振懷

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一、加強信訪檔案管理的必要性

（一）信訪檔案為指導(dǎo)各項工作提供參考

信訪檔案中不僅有信訪者書寫的材料，而且有組織的調(diào)查、處理、經(jīng)過和結(jié)論，對現(xiàn)實同類問題具有借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據(jù)。尤其是在處理老的案件時，由于時間比較久遠，人的記憶會變得模糊，如果只靠當(dāng)事人的口頭敘述，必然會導(dǎo)致案件產(chǎn)生偏差、失誤。只有借助于信訪檔案管理，以信訪檔案為依據(jù)，才能保證案件的公平公正性。如果沒有信訪檔案，沒有原始憑證，不僅重新取證勞民傷財，而且還會給心懷叵測的人可乘之機，使受不白之冤的人長期處于水火之中，無論在政治上，還是在經(jīng)濟上，都會給國家和人民造成難以估量的損失。

（二）信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄

信訪檔案在各個單位檔案的構(gòu)成中都是重要的組成部分，它不僅記載了黨和國家政治、經(jīng)濟以及文化教育等方面的成敗得失，從另一個方面也反映了當(dāng)時黨和國家的榮辱興衰，以及黨和政府同人民群眾之間的關(guān)系。信訪檔案不僅是信訪活動的真實反應(yīng)，同時，也是信訪案件的重要歷史資料，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)信訪檔案，總結(jié)前人的經(jīng)驗，從而更好地應(yīng)對現(xiàn)在的問題，所以說，信訪檔案也是歷史經(jīng)驗的積累和見證。總而言之，信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄，是信訪工作管理事務(wù)過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源。

二、加強和完善信訪檔案管理工作的有效途徑

（一）樹立全新的檔案管理理念

想要做好信訪局檔案管理工作，就需要職員從心里對它高度重視和保持敬業(yè)的態(tài)度來工作，為此，每一個人員都要為之努力，因此，信訪局職員還要樹立起一種嶄新的檔案管理思想，過去落后的可以舍棄掉，要學(xué)習(xí)外界新的思想和知識，一點點地慢慢往新的道路發(fā)展，從根本上解決過去落后的弊端和差的體驗，這就需要引導(dǎo)并建立職工的效率意識，減少不必要的精力浪費，養(yǎng)成高效率的工作態(tài)度，積極的提高工作效率；其次是要擁有現(xiàn)代化信息化的檔案管理的意識，利用大數(shù)據(jù)和信息化的便利把現(xiàn)代信息化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的工作當(dāng)中，充分發(fā)揮檔案的有利價值；最后還需要鼓勵創(chuàng)新發(fā)展，在工作中積極動腦，提出新的提高效率的工作方法。

（二）正確認(rèn)識信訪檔案工作，提供規(guī)范化服務(wù)

信訪檔案屬于一種合法憑證，詳細記錄了事件的發(fā)生過程以及相應(yīng)的結(jié)果，具有真實性和客觀性，能夠真實反映出事件的全過程。在處理老訪戶和重訪戶時，信訪檔案能夠作為有效考查憑證，研究爭辯以及處理問題。在對信訪檔案進行查閱時能夠全面掌握相關(guān)的資料，有效處理實際問題。信訪部門應(yīng)當(dāng)以制度化約束作為基礎(chǔ)，強化對檔案歸檔、收集的工作，應(yīng)當(dāng)制定案件檔案的歸檔計劃，落實歸檔的范圍、期限、具體要求。其中要把握的一個原則是，在信訪事由中形成的任何事件、管理痕跡，都應(yīng)當(dāng)屬于歸檔的文件材料。在信訪事由、案件處理結(jié)束之后，這些所有的管理痕跡、管理文檔都應(yīng)當(dāng)進行規(guī)范整理，及時入庫存檔。

（三）明確信訪檔案的歸檔分類

信訪檔案的歸檔文件材料分類：來訪來電的資料事由登記、信訪人的舉報申訴材料、上級部門和領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項函件、信訪案件處理過程中留下的、視頻、電子數(shù)據(jù)等材料、其他具有保存和利用價值的材料。信訪檔案的存儲還應(yīng)當(dāng)進行有效的分類，保管期限可以劃分為短期、長期以及永久。人民來訪的信件、材料中，涉及需要上報中央、國務(wù)院、部委的文件材料需要永久保存。涉及到對政府部門、國家有長久研究價值的，對社會具有重大影響的聯(lián)名上方等案件的，為長期保存。個別案件、短時期內(nèi)對本機構(gòu)有參考利用價值的，為短期保存。

（四）加強隱私保護

檔案工作人員依法提供檔案利用，是保障公民隱私權(quán)的關(guān)鍵。檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的涉及隱私檔案的利用原則，明確隱私部分檔案的限制利用條件，并在此基礎(chǔ)上出臺具體詳盡的含有隱私信息檔案開放利用的操作規(guī)范，通過法規(guī)的形式加以制約，避免對個人隱私檔案利用的隨意性。一是限制公開檔案中的個人信息。比如公安、司法部門的刑事、民事案卷材料，還有醫(yī)院病人的病歷檔案，前者常利用在警示群眾或宣傳教育中作案例分析；后者內(nèi)則為教學(xué)、科研提供了大量信息資源，這些檔案涉及很多敏感信息和私人信息，檔案部門在對公眾或媒體提供利用時，應(yīng)對檔案中的私人信息部分采取數(shù)據(jù)擾亂、匿名化、泛化等技術(shù)手段進行隱私保護，以確保檔案的安全性和保密性。二是設(shè)置訪問權(quán)限。針對不同用戶，設(shè)置內(nèi)、外不同的訪問權(quán)限。

結(jié)束語

總而言之，在信訪的工作中，會產(chǎn)生大量的材料和文件，從而形成信訪檔案，為了便于日后對信訪案件的處理，需要立檔歸案信訪檔案。在實踐中，要做好收集檔案和整理檔案以及維護檔案的相關(guān)工作，只有這樣才能夠充分地發(fā)揮出信訪檔案的參考作用和借鑒作用發(fā)揮出來，為決策提供依據(jù)。