丁玲

(常州市不動產登記交易中心金壇分中心，江蘇 常州 213200)

引言

在檔案管理工作中提高檔案管理規(guī)范，能夠確保檔案管理質量更高，同時也能夠符合機關單位的全面發(fā)展，機關單位的發(fā)展需要確保數(shù)據(jù)及相應資料真實準確，為機關單位的經(jīng)營管理和決策提供重要參考依據(jù)。

一、機關單位檔案管理的主要問題

（一）人員意識的挑戰(zhàn)

任何一個數(shù)據(jù)對機關單位而言都至關重要，無論是數(shù)字、文本、圖像還是照片、磁盤等形式，都能夠幫助機關單位做出相應的調整。隨著機關單位的不斷發(fā)展，機關單位數(shù)據(jù)越積越多，對數(shù)據(jù)存儲管理也非常關鍵。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲主要依托于虛擬環(huán)境下數(shù)據(jù)保護，增強數(shù)據(jù)的備用性能。但是這種數(shù)據(jù)存儲方式容量比較小，必須依靠人工才能夠實現(xiàn)存儲。檔案信息具有規(guī)模大、速度快、形式多樣且繁雜等特點。要想滿足的機關單位檔案管理需求，最主要的就是根據(jù)機關單位自身的實際情況，制定科學合理檔案管理策略。隨著機關單位改革力度不斷加大，機關單位檔案管理工作難度也在與日俱增。

（二）知識結構的挑戰(zhàn)

要想在提高檔案管理的工作質量，檔案管理人員自身需要豐富的知識儲備與積累，滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。隨著國家機構、社會團體和個人組織參與經(jīng)濟的方式發(fā)生顯著變化，檔案產生價值也必然有相應的調整?，F(xiàn)代機關單位檔案管理人員既需要懂、檔案等專業(yè)知識，又需要具備在計算機信息化等方面有較強地實操能力。如果檔案管理人員自身的知識結構停留在傳統(tǒng)的知識層面上，很容易引發(fā)工作漏洞，無法做到與時俱進。

（三）信息保密工作的挑戰(zhàn)

在機關單位檔案管理的過程中，最主要的就是加強檔案管理保密工作，尤其是對檔案。很多機關單位盡管有保密工作制度，但還不夠完善，尤其是對保密制度貫徹落實不夠深入，使檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。特別是涉及檔案信息，既沒有制定相應的檔案管理保密規(guī)章制度，又沒有對相關人員進行特定的保密工作培訓。同時，在信息技術發(fā)達的當下，機關單位利用計算機網(wǎng)絡來提高檔案管理的工作效率，但同樣也會加劇檔案、數(shù)據(jù)等泄露的風險。當前，很多機關單位在檔案管理上仍然使用的是傳統(tǒng)的管理方法，也缺少各種現(xiàn)代化的管理設備，導致機關檔案管理工作不夠準確，同時還使得機關檔案的完整性、真實性受到影響。

二、提升檔案管理水平的重要策略

（一）加強檔案管理工作的正確認識

在檔案管理認知的過程中，機關單位一定要積極開展多種措施，確保對檔案管理工作的重要性進行深刻的認識與討論，并且對檔案的有效利用和再利用問題進行深入分析，保證機關單位領導與管理者能夠準確意識到檔案管理工作的重要性，機關單位的管理者應積極發(fā)揮主動性進行學習，同時也需要接受檔案管理方面的約束，在檔案管理時一定要認真分清主次。檔案管理部門也必須創(chuàng)造合理條件，保證檔案管理工作順利展開，促進各部門之間的資源合作共享，為機關單位檔案管理提供數(shù)據(jù)支撐，為機關單位經(jīng)濟決策提供可行性建議，真正提高機關單位管理質量與水平。

（二）實現(xiàn)檔案管理部門的專業(yè)技術水平提升

機關單位檔案管理人員應該根據(jù)自身的專業(yè)技能和綜合素質進行深入分析，加強指導與培訓，促進檔案管理工作有效開展，為檔案管理工作提供有效支撐。在實際培訓時應積極形成相應的激勵機制，對業(yè)務能力強，綜合素質高的員工進行獎勵，并鼓勵員工“一專多能”，讓所有人都能夠充分意識到檔案管理的重要作用，激發(fā)員工的工作熱情。同時，機關單位內部相應的監(jiān)督和管理也可以提高檔案管理工作的整體質量，減少工作失誤，提高檔案管理成效。學會在檔案管理中使用各種先進的科學技術，有效地推動檔案管理的信息化。要做好監(jiān)督檢查工作，讓檔案工作能夠實現(xiàn)常態(tài)化、正規(guī)化、科學化，構建起覆蓋整個機關單位的檔案管理工作信息安全保障機制，讓檔案數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)變得更加的可靠、安全，有效地防止檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄密以及失密問題的出現(xiàn)。

（三）加強檔案管理機構的建設

在機關單位開展檔案管理工作時，必須優(yōu)先完善檔案管理機構的建設。因為檔案管理的內容非常多，只有形成合理的工作思路，建立相應的管理機構，才能提高檔案管理的效率和水平。隨著機關單位轉型升級改革程度不斷深入，信息技術應用日益廣泛，這也使得檔案管理工作出現(xiàn)許多問題。在完善檔案管理機構建設的過程中，機關單位還應該積極結合自身的實際情況，構建相應的管理制度規(guī)范。同時，機關單位還應加強法律政策的執(zhí)行力度，最大程度上減少違規(guī)操作的情況，確保檔案管理水平全面提高。積極完善相應的法律法規(guī)，構建科學合理的檔案管理制度和下設機構，讓檔案管理工作做到有章可循，同時保證機關單位內部縱向、橫向有效地通信和協(xié)調。

結語

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，規(guī)范檔案管理，提升檔案管理水平勢在必行。為更好地增強機關單位檔案管理的效果，促進機關單位內部檔案管理升級，必須要“內外力”相結合。依托大數(shù)據(jù)技術為“外力”推動數(shù)據(jù)優(yōu)化與存儲，提高現(xiàn)代機關單位檔案管理質量與水平；結合機關單位檔案管理實際，用“內力”構建特色機關單位檔案管理模式，相互促進，提升機關單位競爭實力。