張凌寒

摘要：身處抗擊新冠疫情前線(xiàn)的醫(yī)院，在工作中產(chǎn)生了與大量疫情相關(guān)的第一手資料。做好疫情檔案收集工作對(duì)于記錄抗疫歷史、總結(jié)防疫經(jīng)驗(yàn)起著重要的作用，對(duì)于建立更為完備的國(guó)家疫情防控制度體系來(lái)說(shuō)意義重大。面對(duì)短時(shí)間內(nèi)持續(xù)產(chǎn)生的各類(lèi)新冠疫情防控檔案，醫(yī)院普遍缺乏收集經(jīng)驗(yàn)、主動(dòng)收集的意識(shí)和專(zhuān)業(yè)檔案人員，醫(yī)院要明確合理的檔案收集和歸檔范圍，做好統(tǒng)籌安排，嚴(yán)格鑒選檔案，線(xiàn)上線(xiàn)下檔案同步收集，做好歸口管理，提高醫(yī)院疫情防控檔案的收集完整性及系統(tǒng)性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;新冠肺炎疫情;疫情防控檔案;檔案收集

本次新冠疫情，是新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)面臨的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最高的一次重大的突發(fā)公共衛(wèi)生事件。作為處于疫情防控第一線(xiàn)的醫(yī)院，是直面疫情的主戰(zhàn)場(chǎng)，直接擁有疫情相關(guān)的第一手資料。在疫情防控工作當(dāng)中形成的檔案資料不僅是真實(shí)的歷史記錄，更體現(xiàn)了醫(yī)院的行動(dòng)力，對(duì)于今后做好疫情防控工作、臨床診療和病案研究等工作都有著極其重要的參考價(jià)值。因此。在疫情背景下，如何做好相關(guān)防控檔案的收集和管理，就成為當(dāng)前醫(yī)院檔案工作新的命題。

一、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作的重要意義

在新冠肺炎疫情防控工作當(dāng)中形成的各種對(duì)于國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、視頻、音頻等形式的歷史記錄都視為防控檔案，具體對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，醫(yī)院開(kāi)展整個(gè)新冠肺炎防控和資料工作的全部環(huán)節(jié)都是其新冠肺炎疫情防控檔案的組成內(nèi)容。所以，我們可以將醫(yī)院針對(duì)新冠肺炎疫情防控檔案工作劃分為收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、提供利用、編研等幾個(gè)環(huán)節(jié)。每一個(gè)環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，必不可少。

習(xí)近平總書(shū)記強(qiáng)調(diào)：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案?！痹谛鹿诜窝滓咔槠陂g，醫(yī)院的廣大醫(yī)護(hù)人員都積極努力，為抗擊疫情作出了卓越的貢獻(xiàn)。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，醫(yī)院形成了大量的文字、圖片、音視頻等檔案資料，這是黨和政府率領(lǐng)人民與疫情作斗爭(zhēng)的真實(shí)記錄，也是廣大醫(yī)護(hù)人員共同與病魔搏斗的真實(shí)記錄，對(duì)于這些資料的收集整理和保存，有益于政府在今后制定衛(wèi)生政策、進(jìn)行醫(yī)學(xué)科研等活動(dòng)進(jìn)行參考。

另一方面，醫(yī)院的疫情防控檔案準(zhǔn)確的記載了傳染病發(fā)生的時(shí)間和地點(diǎn)，也對(duì)患者的詳細(xì)資料有明確的記載。這些檔案都是做好傳染病防控工作的第一手資料，能夠幫助專(zhuān)家更為全面準(zhǔn)確的尋找分析傳染病的規(guī)律和特點(diǎn)，有利于更有效的做好傳染病的防治工作，是進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究的重要資料。

同時(shí)，對(duì)于整個(gè)檔案工作來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案的管理也是國(guó)家檔案管理工作的重要組成部分，做好醫(yī)院疫情防控檔案的收集和管理，對(duì)于建立更為完備的國(guó)家疫情防控制度體系來(lái)說(shuō)意義重大。

二、新冠肺炎疫情防控檔案的主要特點(diǎn)

一方面是時(shí)間緊迫。絕大多數(shù)新冠肺炎疫情防控檔案資料都是在防控一線(xiàn)直接形成的，比如醫(yī)院出具的確診病例資料，進(jìn)行治療獲得的基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)等等。這些防控檔案資料珍貴且不可再生，一旦缺失，很難彌補(bǔ)。所以進(jìn)行防控檔案資料收集相當(dāng)緊迫，直接關(guān)系著疫情防控檔案的存續(xù)。

另一方面是持續(xù)性。疫情防控檔案不僅有利于當(dāng)前繼續(xù)做好新冠肺炎疫情的防控工作，更是對(duì)未來(lái)可能的突發(fā)事件的預(yù)防和管控工作具有重要的參考價(jià)值，所以這項(xiàng)工作并不是一時(shí)的，而是具有持續(xù)性的特征。

三、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案的收集范圍

新冠肺炎具有非常強(qiáng)的傳染性，必須早隔離，早治療。在本次抗疫過(guò)程中，各地普遍都設(shè)定了新冠肺炎疫情防控治療的定點(diǎn)醫(yī)院，形成了大量的檔案資料，主要有以下幾方面內(nèi)容：

一是醫(yī)院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的典型病案分析、專(zhuān)家會(huì)診、論證、治療方案等文字材料;二是對(duì)新冠肺炎進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究形成的文件材料及相關(guān)數(shù)據(jù);中央、各省組織醫(yī)療專(zhuān)家、教授巡診和會(huì)診過(guò)程中形成的各種材料;三是防控新冠肺炎的各種預(yù)案、監(jiān)測(cè)方案及治療技術(shù)操作規(guī)程;四是抗擊疫情過(guò)程中，醫(yī)院物資采購(gòu)清單、接受社會(huì)各類(lèi)救助、捐贈(zèng)等資金和物資來(lái)源、分配使用方案等;五是新聞媒體及相關(guān)單位關(guān)于醫(yī)院疫情防控工作、醫(yī)護(hù)人員先進(jìn)事跡的各類(lèi)宣傳材料等，這些都是醫(yī)院收集防控新冠肺炎檔案的重要部分。

四、醫(yī)院新冠肺炎疫情防控檔案收集存在的問(wèn)題

一是缺乏收集的經(jīng)驗(yàn)。雖然很多醫(yī)院都承擔(dān)過(guò)各種疫情防控工作，但是大部分都只是甲流、乙流、手足口這些普遍的傳染病，而此次新冠肺炎疫情傳播速度、感染范圍都是前所未有的嚴(yán)重，防控形勢(shì)極為嚴(yán)峻，醫(yī)院也要應(yīng)對(duì)更多的不確定因素，所形成的防控檔案無(wú)論是載體還是形成途徑或者方式都和之前有很大不同，在這一方面醫(yī)院是缺乏經(jīng)驗(yàn)的。

二是缺乏主動(dòng)收集的意識(shí)。在疫情發(fā)生以后，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，最主要的任務(wù)就是積極開(kāi)展醫(yī)療救治，但是對(duì)于相關(guān)疫情防控檔案收集卻沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，關(guān)注度不高。而醫(yī)護(hù)人員的主要精力都放在了疫情防控中，更是缺乏主動(dòng)收集檔案的意識(shí)，甚至有醫(yī)護(hù)人員認(rèn)為檔案收集是之后的事情，現(xiàn)在收集檔案影響工作。

三是缺乏專(zhuān)業(yè)檔案人員。醫(yī)院的檔案管理人員很多都不是專(zhuān)業(yè)出身的，有的甚至只是兼任檔案工作。因此，在數(shù)量眾多，內(nèi)容龐雜，又具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性的疫情防控檔案面前，他們往往就很難進(jìn)行專(zhuān)業(yè)處理。而且在疫情期間，很多醫(yī)院所有的力量都集中于抗疫工作，檔案收集工作更是無(wú)從談起。

五、完善醫(yī)院疫情防控檔案的建議

一是要明確職責(zé)，做好統(tǒng)籌安排。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)始終將疫情防控檔案工作作為自己檔案工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，做好相關(guān)檔案的收集工作。檔案人員首先要梳理好醫(yī)院各個(gè)科室的檔案工作職責(zé)，明確工作主體，確保相關(guān)檔案工作內(nèi)容都有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，工作職責(zé)明確，并有一定的考核機(jī)制。要注意的是，臨床一線(xiàn)的醫(yī)務(wù)人員工作任務(wù)是非常繁重的，在這個(gè)基礎(chǔ)上增加檔案收集工作，會(huì)給他們帶來(lái)很大壓力，所以一定要制定好合理的計(jì)劃，做到統(tǒng)籌安排。比如可以通過(guò)微信布置相關(guān)工作，這樣既能明確要求，也能夠節(jié)約時(shí)間。

二是要界定范圍，做好嚴(yán)格鑒選。目前，各地都先后出臺(tái)了針對(duì)疫情防控檔案的歸檔范圍，所以醫(yī)院的疫情防控檔案收集工作一定要緊緊圍繞要求，結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性、有序的展開(kāi)相關(guān)歸檔工作。如上級(jí)部門(mén)、醫(yī)院及各科室的工作部署、通知、工作總結(jié)等;醫(yī)院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料等;醫(yī)院支援湖北醫(yī)療隊(duì)的相關(guān)文件材料等……從這些內(nèi)容中對(duì)醫(yī)院疫情檔案的收集范圍進(jìn)行有效的界定，從這些收集的資料當(dāng)中，結(jié)合自身的專(zhuān)業(yè)判斷、業(yè)務(wù)能力來(lái)鑒選出具有收藏保管價(jià)值的檔案，檔案一定要具有針對(duì)性和可參考價(jià)值。

三是要結(jié)合線(xiàn)上，確保檔案完整。目前，很多醫(yī)院的檔案工作都是僅僅圍繞新冠肺炎防控檔案工作展開(kāi)的，但是疫情的特殊傳播方式讓實(shí)物材料的收集工作具備了病毒傳播的可能。事實(shí)上，疫情時(shí)期，很多醫(yī)院的工作都是通過(guò)微信、工作QQ群等線(xiàn)上溝通軟件進(jìn)行的，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中就形成了大量的線(xiàn)上資料，比如各種疫情情況統(tǒng)計(jì)表格、數(shù)碼照片、錄音、錄像、數(shù)據(jù)庫(kù)等等，這些都需要我們?cè)谑占咔榉揽貦n案時(shí)高度重視，予以收集。還有一些在其他網(wǎng)頁(yè)、微信等新型媒體發(fā)布的各種電子文件和其他能夠記錄、證明疫情防控過(guò)程的線(xiàn)上材料，都要納入到檔案收集的過(guò)程當(dāng)中來(lái)。要將線(xiàn)上的電子檔案收集與線(xiàn)下的實(shí)物材料檔案收集同步起來(lái)，確保檔案的完整性。

四是要分層收集，及時(shí)做好封存。出于疫情實(shí)際需求，醫(yī)院對(duì)于疫情防控檔案可以采用兩層收集辦法：臨床等科室收集的屬于一手收集檔案，醫(yī)院的檔案部門(mén)收集的屬于二手收集檔案，做好歸口管理工作。所以，醫(yī)院的檔案部門(mén)要做好溝通工作，及時(shí)根據(jù)收集工作的各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保臨床科室按時(shí)移交收集整理好的檔案。在收集好的基礎(chǔ)上，檔案部門(mén)再做好查漏補(bǔ)缺，盡可能確保疫情防控檔案的完整性和系統(tǒng)性，在做好安全防護(hù)的基礎(chǔ)上，及時(shí)進(jìn)行封存。

醫(yī)院檔案室結(jié)合要求明確疫情檔案的收集和歸檔范圍，各科室依法建檔、依制管檔、按時(shí)移交，這樣才能有效提高醫(yī)院疫情防控檔案的收集完整性、系統(tǒng)性。只有在完整的檔案基礎(chǔ)上，醫(yī)院才能夠更好的科學(xué)管理檔案，更好的利用檔案做好疫情防控的研究，更好的為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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