何潤(rùn)澤

[摘 要] 文章結(jié)合企業(yè)智能協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)行管理工作的實(shí)踐，從公文信息共享、公文信息安全、文檔智能化協(xié)同工作方面，對(duì)電子文件流轉(zhuǎn)和歸檔工作的真實(shí)性、完整性、可用性等進(jìn)行系統(tǒng)闡述，提出持續(xù)優(yōu)化完善電子文件管理的思路和建議。

[關(guān)鍵詞] 電子公文；運(yùn)行管理

中圖分類號(hào)：F426.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著辦公自動(dòng)化水平的快速提升，大型企業(yè)普遍應(yīng)用智能協(xié)同平臺(tái)電子公文處理系統(tǒng)。電子公文是企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中處理公務(wù)的重要載體和工具，科學(xué)、規(guī)范、安全、高效的電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)和管理，更是企業(yè)辦公室的重要職能和衡量辦公室工作的重中之重。

一、電子公文的特點(diǎn)

數(shù)字與信息技術(shù)崛起是智能協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施的技術(shù)背景，電子公文突破了空間、時(shí)間和地域限制，充分發(fā)揮智能協(xié)同辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件生命周期全過程管理，解決了文件與檔案管理分段管理現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)與歸檔工作一體化，提升了企業(yè)公文處理流轉(zhuǎn)效率[1]。

二、電子公文的優(yōu)勢(shì)

企業(yè)公文管理實(shí)際工作中，電子公文與傳統(tǒng)紙質(zhì)公文管理的傳遞渠道、傳閱方式、傳遞時(shí)效、流程管理、知悉范圍、運(yùn)轉(zhuǎn)效果等方面都有很大的優(yōu)勢(shì)。

（一）縮短公文流轉(zhuǎn)周期

在智能協(xié)同辦公系統(tǒng)狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)的“零時(shí)差”和“一文多發(fā)”功能，徹底改變了傳統(tǒng)輪輻式公文傳遞方式，電子公文流轉(zhuǎn)流程的自動(dòng)化解決了公文傳遞多層次、多部門之間的協(xié)同問題，提高了公文流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量。

（二）提高公文辦理效率

企業(yè)文書人員按照文件辦理時(shí)限的要求，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦要求對(duì)文件實(shí)施監(jiān)控管理。承辦部門或人員辦理完畢須在公文處理表單“承辦結(jié)果”注明辦理過程、結(jié)果和建議，公文管理部門按承辦意見完成整個(gè)文件的流轉(zhuǎn)周期，形成公文流轉(zhuǎn)的“閉環(huán)管理”過程。

（三）加快公文擬制過程

電子公文的擬制比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件制發(fā)效率提高了很多，大大降低了公文制作費(fèi)用和文書人員勞動(dòng)強(qiáng)度，規(guī)范了公文擬制、制發(fā)程序和辦理流程，確保了公文規(guī)范、高效、順暢傳輸。

（四）實(shí)現(xiàn)文件“零歸檔”

電子文件歸檔打破了次年歸檔紙質(zhì)文件的界限，實(shí)現(xiàn)了在線“零歸檔”，系統(tǒng)中電子公文從正式生成到閱辦流轉(zhuǎn)結(jié)束后，根據(jù)系統(tǒng)提示適時(shí)完成電子文件的歸檔操作，實(shí)現(xiàn)真正意義“文檔一體化”協(xié)同工作機(jī)制。

三、電子公文管理面臨的問題分析

公文具有權(quán)威性、保密性、完整性、真實(shí)性、不可抵賴性等特點(diǎn)，電子公文從擬制、傳輸、閱辦、歸檔都不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文，普遍具有“動(dòng)態(tài)性、活躍性、流動(dòng)性和可變性”特點(diǎn)?，F(xiàn)階段，電子公文受企業(yè)信息化能力、公文管理水平、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等因素影響，必須解決好保真、保密、保存、保讀取等難題[2]。

（一）文檔協(xié)同工作功能難集成

企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是各自獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng)，電子公文系統(tǒng)和數(shù)字檔案系統(tǒng)相脫節(jié)，電子公文一般存儲(chǔ)在電子文件系統(tǒng)中，平臺(tái)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)各異，數(shù)據(jù)共享公共接口建設(shè)滯后、集成度較差，信息資源共享難度大，很大程度影響文檔協(xié)同工作的效率。

（二）公文管理唯一合法性難鑒定

公文信息資源是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。企業(yè)在確保公文信息安全、方便利用的前提下，授權(quán)不同級(jí)別用戶，保障公文信息安全可控，而電子公文在流轉(zhuǎn)的各環(huán)節(jié)容易受到人為的偽造、復(fù)制和篡改，很難確保公文的唯一性、合法性、真實(shí)性和可追溯性。

（三）公文管理催辦提醒難即時(shí)

智能協(xié)同辦公系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的時(shí)空、地域局限性，但許多待辦電子公文依然無法隨時(shí)辦理，特別在一些時(shí)限較為緊迫的文件急需在外領(lǐng)導(dǎo)簽約批示時(shí)，難免就會(huì)帶來流程的運(yùn)轉(zhuǎn)停滯，在一定程度上影響了辦公效率，極大影響了公文辦理的工作效率。

（四）公文管理缺乏個(gè)性化設(shè)計(jì)

電子公文傳輸日益頻繁，企業(yè)高度重視電子公文管理、信息交換功能，但協(xié)同辦公系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)中對(duì)部門（單位）內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)、傳閱、處理的功能設(shè)計(jì)久缺，部門間公文流轉(zhuǎn)個(gè)性設(shè)計(jì)受到制約，實(shí)際使用過程中出現(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)不暢問題，一定程度上影響了部門電子公文處理效率。

四、加強(qiáng)電子公文運(yùn)行管理的措施

當(dāng)前，企業(yè)智能協(xié)同辦公系統(tǒng)中電子公文作為一種電子化、數(shù)字化的信息資源，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者普遍具有對(duì)電子公文依賴性。公文處理工作是機(jī)關(guān)工作人員的辦文辦事的主要工作任務(wù)，不僅工作量巨大、涉及人員眾多和瑣碎繁雜，電子公文的辦理效率和質(zhì)量直接影響到企業(yè)公務(wù)活動(dòng)的管理質(zhì)量和決策水平。

（一）實(shí)現(xiàn)文檔協(xié)同工作機(jī)制

根據(jù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，科學(xué)分類流轉(zhuǎn)公文狀態(tài)，加快推進(jìn)企業(yè)電子公文歸檔與檔案歸檔系統(tǒng)接口程序銜接建設(shè)，達(dá)到流轉(zhuǎn)結(jié)束公文在線和邏輯自動(dòng)分類整理歸檔，實(shí)現(xiàn)電子公文工作流程的集成和信息的共享，避免隔年歸檔中存在的泄密、丟失、滯后等問題，減少工作人員在工作過程中的錯(cuò)誤發(fā)生率。

（二）建立電子文件安全管理

加強(qiáng)電子公文流轉(zhuǎn)過程管控，利用安全穩(wěn)定的系統(tǒng)環(huán)境，規(guī)范與監(jiān)督對(duì)人的行為，全程記錄電子文件活動(dòng)過程中所有重要和有價(jià)值的信息，并采用加密技術(shù)、數(shù)字簽名、文檔安全、數(shù)字水印等安全技術(shù)，防范對(duì)電子文件存儲(chǔ)、傳輸過程中的非法訪問和隨意刪改，實(shí)現(xiàn)電子公文生命周期的全程管理和監(jiān)控措施，確保電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景三位一體的完整性和安全性。

（三）確保電子公文的合法性

智能協(xié)同辦公系統(tǒng)運(yùn)用中，電子公文常規(guī)采用“紅頭+公章”公文處理模式，用戶與電子印章綁定方式，授權(quán)用戶才有權(quán)使用該電子簽章，電子公文擬制定稿加蓋電子印章進(jìn)行文本鎖定，這種延續(xù)傳統(tǒng)簽字蓋章的方法，有效防止電子公文在閱辦環(huán)節(jié)很容易受到人為復(fù)制和篡改，確保了電子公文的唯一性、合法性、可追溯性。

（四）明確電子公文權(quán)限設(shè)置

公文信息資源是企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的戰(zhàn)略資源。企業(yè)在確保公文信息安全、方便利用前提下，授權(quán)不同級(jí)別用戶，保障公文信息安全可控。通過控制訪問權(quán)限、身份認(rèn)證及權(quán)限管理等功能使用，審核與篩選公文訪問者，授予其與身份相適應(yīng)的權(quán)限。及時(shí)報(bào)備公文流轉(zhuǎn)關(guān)鍵崗位人員變動(dòng)，如電子公文系統(tǒng)的管理員、文書崗位調(diào)整需及時(shí)更改權(quán)限。

（五）保密管理工作貫穿始終

電子公文信息共享與保密管理是電子公文流轉(zhuǎn)的重要課題。電子公文在滿足多用戶共享需求同時(shí)，精準(zhǔn)界定公文的共享權(quán)限設(shè)置，健全安全管理措施和制度，加強(qiáng)信息設(shè)備、設(shè)施和環(huán)境的管理，采取科學(xué)的安全防護(hù)技術(shù)，切實(shí)做到專網(wǎng)專用、專機(jī)專用，嚴(yán)禁涉密網(wǎng)絡(luò)連接互聯(lián)網(wǎng)，嚴(yán)禁移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用；同時(shí)要加強(qiáng)監(jiān)督檢查和安全檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，切實(shí)防止失泄密問題的發(fā)生；在公文流轉(zhuǎn)過程控制上，對(duì)公文辦理人員操作過程進(jìn)行全程的跟蹤記錄，做到公文保密安全常抓不懈，警鐘長(zhǎng)鳴防范于未然。

五、企業(yè)加強(qiáng)電子公文管理展望

根據(jù)公司公文流轉(zhuǎn)的實(shí)際管理需要和智能協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用的深入，加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)過程中公文管理功能，達(dá)到清晰友好、功能完善、運(yùn)行穩(wěn)定的智能協(xié)同辦公系統(tǒng)。

（一）適時(shí)監(jiān)控管理公文流轉(zhuǎn)

加強(qiáng)智能協(xié)同辦公系統(tǒng)全程信息跟蹤管理功能，改變電子公文處理工作由“人找事”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆抡胰恕钡姆?wù)模式，改進(jìn)公文流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)管功能糾錯(cuò)，提升企業(yè)行政辦公執(zhí)行力和工作效率，提高公文管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

（二）文檔一體化協(xié)同建設(shè)

積極推動(dòng)電子公文的文檔協(xié)同工作，規(guī)范電子公文的整理工作，梳理出電子公文歸檔的步驟和方法，實(shí)現(xiàn)在線或邏輯自動(dòng)分類整理歸檔，實(shí)現(xiàn)電子公文與檔案管理一體化工作。

（三）公文流轉(zhuǎn)效率統(tǒng)計(jì)分析

電子公文按閱辦部門流轉(zhuǎn)過程中任務(wù)環(huán)節(jié)辦理時(shí)間，分段統(tǒng)計(jì)分析和總體辦理時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析，并分析各環(huán)節(jié)平均辦理時(shí)間，實(shí)現(xiàn)公文按部門、種類、流程節(jié)點(diǎn)、流轉(zhuǎn)件次統(tǒng)計(jì)和穿透式查詢。

（四）提高公文流轉(zhuǎn)的可靠性

智能協(xié)同辦公系統(tǒng)中電子文件載體本身具有不穩(wěn)定性，給工作人員工作效率、工作量造成了困擾，每天需對(duì)企業(yè)全部流轉(zhuǎn)公文逐份進(jìn)行表單記錄、歷史記錄、電子印章、公文完整性等流轉(zhuǎn)信息核對(duì)，利用技術(shù)手段進(jìn)一步提高系統(tǒng)可靠性。隨著企業(yè)智能協(xié)同辦公應(yīng)用的推進(jìn)，結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律，公文處理工作也邁入了信息化深度應(yīng)用階段，不斷完善電子文件處理系統(tǒng)，全程記錄和監(jiān)控公文處理流程、狀態(tài)和結(jié)果，促進(jìn)企業(yè)電子公文處理管理更安全高效，更好地為企業(yè)管理、生產(chǎn)科研服務(wù)，降低辦公與企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，提供對(duì)企業(yè)的有效管理，規(guī)范行為管理模式，提高整體辦公效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]葛愛英，陳宗文.高校公文保密工作的現(xiàn)狀與長(zhǎng)效機(jī)制的建立[J].高教論壇，2011（1）：116-117.

[2]王珂.企業(yè)電子公文管理中的問題與對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019（012）：221-222.