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        基于全生命周期的合同管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)

        2020-12-07 21:32:28
        魅力中國(guó) 2020年17期
        關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)管理管理系統(tǒng)流程

        (中平信息技術(shù)有限責(zé)任公司,河南 平頂山 467000)

        一、存在問題

        (一)建設(shè)背景

        隨著公司不斷的發(fā)展,公司與外界簽訂的各種類型的合同數(shù)目也在不斷地飛速增長(zhǎng),但是多數(shù)企業(yè)在合同管理方面仍舊采用的還是手工紙質(zhì)審批、歸檔的傳統(tǒng)模式,從而導(dǎo)致在合同審批流轉(zhuǎn)過(guò)程中,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員無(wú)法及時(shí)掌握審批過(guò)程中暴露的問題,也導(dǎo)致合同簽訂后無(wú)法做到全面的合同歸檔臺(tái)賬的跟蹤和統(tǒng)計(jì)。

        因此,為了幫助公司加快信息化建設(shè)的步伐,實(shí)現(xiàn)對(duì)合同管理業(yè)務(wù)的全流程管理,提高管理效率和資源利用率,保證實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性,建設(shè)一套全生命周期的合同管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急。

        (一)現(xiàn)狀分析

        現(xiàn)階段,企業(yè)合同管理主要采用傳統(tǒng)的人工手動(dòng)管理方式,實(shí)時(shí)性不強(qiáng),導(dǎo)致各部門協(xié)作[2],業(yè)務(wù)流程組建,監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率低,具體表現(xiàn)在如下方面:

        1.文檔管理困難

        傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存,但對(duì)于不同的人員想閱讀參考合同時(shí),存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時(shí)需要耗費(fèi)很多時(shí)間。

        2.進(jìn)度控制困難

        由于合同數(shù)目多,參與人員多,合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通word、excel 管理已很難滿足公司發(fā)展需要,并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時(shí)存在很大障礙。財(cái)務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān),但同樣存在障礙。

        3.信息匯總困難

        采用手工或EXCEL 管理時(shí),由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一,采集也不能夠及時(shí)繼續(xù),匯總工作需要耗費(fèi)大量時(shí)間還不一定準(zhǔn)確,對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策時(shí)間有一定的影響。

        4.缺少預(yù)警機(jī)制

        缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警,不能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目,不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃,掌控現(xiàn)金流,更好地發(fā)揮資金運(yùn)作。

        二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

        (一)設(shè)計(jì)目標(biāo)

        合同管理系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想,為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺(tái)。通過(guò)對(duì)合同起草、合同審批、合同檔案管理、結(jié)算管理等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中控制,實(shí)現(xiàn)信通公司業(yè)務(wù)管理部門間信息的高度共享。[3]系統(tǒng)設(shè)計(jì)的最終目標(biāo)如下:

        1.規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

        合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理,可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀。同時(shí),系統(tǒng)提供自定義字段功能,可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個(gè)良好的平臺(tái)支撐。

        2.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個(gè)性化管理的有機(jī)結(jié)合

        合同管理系統(tǒng)通過(guò)全局設(shè)置和權(quán)限分配,可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標(biāo)準(zhǔn),比如,由公司設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段,信息錄入必須填寫這些信息;數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項(xiàng)提供標(biāo)準(zhǔn)的選擇項(xiàng),防止錄入人員的錄入隨意性;設(shè)置統(tǒng)一的報(bào)表格式,信息輸出時(shí)可以保證一致性。

        3.嚴(yán)格的流程控制

        按照管理層次和內(nèi)控體系要求,合同管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)就充分考慮各模塊間流程的控制,并根據(jù)預(yù)設(shè)流程自行運(yùn)轉(zhuǎn)和監(jiān)控,以事件和流程推動(dòng)企業(yè)合同管理工作的規(guī)范運(yùn)行。

        4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時(shí)廣泛的信息

        利用互聯(lián)網(wǎng),領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時(shí)間、任何地方進(jìn)入系統(tǒng),隨時(shí)查閱與合同管理相關(guān)基本信息,準(zhǔn)確掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀,并方便地生成各種數(shù)據(jù)報(bào)表或圖表[4]。

        5.友好的系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)

        軟件充分考慮到大型企業(yè)用戶使用面廣、人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平參次不齊的現(xiàn)實(shí),在軟件的開發(fā)上充分體現(xiàn)易用性,用戶界面友好,生動(dòng),方便易用。

        (二)研究?jī)?nèi)容

        系統(tǒng)的主要研究?jī)?nèi)容包括如下幾點(diǎn):

        1.基礎(chǔ)管理:基礎(chǔ)管理是合同管理系統(tǒng)的后臺(tái)管理,包括組織機(jī)構(gòu)、權(quán)限、角色、用戶、日志、審批流程管理等功能。

        2.合同起草:系統(tǒng)提供合同示范文本庫(kù),用戶選擇對(duì)應(yīng)的合同范本,填寫合同要素并根據(jù)實(shí)際情況完成合同文本。

        3.合同審批:根據(jù)公司的業(yè)務(wù)流程自定義系統(tǒng)中合同審批流程,保存所有的審批意見,幫助評(píng)審人員參考,最后打印合同審批單。

        4.合同檔案管理:管理所有與合同相關(guān)的文件,包括合同電子原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容,可實(shí)現(xiàn)電子文檔導(dǎo)入功能[5]。

        5.結(jié)算管理:提供公司各類合同結(jié)算依據(jù),可及時(shí)安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)。

        (三)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

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