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一、文書檔案管理中存在的問題

（一）管理人員的培訓(xùn)工作做得不夠完善

出現(xiàn)檔案管理問題的主要原因就是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作水平達不到單位對應(yīng)職人員的工作要求，這些沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員對于文書檔案工作沒有具體的了解，對工作缺乏接觸與認知，缺乏檔案培訓(xùn)的深造教育，不能及時地更新檔案管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。不論是上崗之前沒有經(jīng)過正式的上崗培訓(xùn)的檔案管理人員，還是在后續(xù)工作中缺乏現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)的檔案管理人員，由于缺乏對當(dāng)下檔案管理更新的了解，導(dǎo)致專業(yè)工作素質(zhì)跟不上，從而阻礙了文書檔案管理水平的提高，不利于文書檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量的提高。

（二）缺少科學(xué)化的管理制度

文書檔案中記錄的內(nèi)容正在增加，其記錄量也在不斷擴大。傳統(tǒng)文書檔案管理的傳統(tǒng)形式正在改善，但仍存在許多問題。首先，傳統(tǒng)的文書檔案記錄必須由工作人員手工編寫，工作人員不僅消耗大量的人力和物力，而且還大大增加了工作量，而手寫輸入的方法無法及時更新文件中的記錄。其次，以前的文書檔案管理工作沒有按照規(guī)章制度進行，檔案記錄不規(guī)范，檔案材料不能很好地為其他工作提供支持。

（三）文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接

文書檔案管理由文檔和檔案組成，兩者密切相關(guān)。因此，在管理文書檔案的過程中，必須使兩者緊密集成并合并為一個整體。文檔和檔案之間可以相互合作，相互促進，形成更加全面和完整的管理體系。但是，在新時代的實際管理中，管理子模塊的主要方法是分開工作，不可能形成一個完整的系統(tǒng)，形式上存在分化現(xiàn)象。這種管理方法拉大了文書和檔案管理之間的距離，在某種程度上導(dǎo)致了它們之間出現(xiàn)了一定的偏差，這也大大影響了文書檔案管理的工作質(zhì)量。

二、優(yōu)化文書檔案管理問題的對策

（一）應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)

為了能夠優(yōu)化文書檔案管理中存在的問題，需要合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，第一，文書檔案管理工作具有工作量大、整理復(fù)雜的問題，應(yīng)用傳統(tǒng)方法進行文書檔案整理需要消耗大量的時間，并且在工作中容易出現(xiàn)歸檔整理失誤的問題，為了改善這一現(xiàn)狀，需要樹立現(xiàn)代化文書檔案管理理念，構(gòu)建計算機檔案管理方法，例如：企業(yè)可以聘請信息技術(shù)專家，按照文書檔案管理模式構(gòu)建信息技術(shù)平臺，達到提高工作效率、質(zhì)量的目的，發(fā)揮出文書檔案管理的實際意義。第二，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在安全隱患，進而為了進一步提高檔案信息的安全性，需要安排專業(yè)的技術(shù)人員維護數(shù)據(jù)庫，及時發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)庫中的漏洞。另外，為了提高現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用有效性，需要定期進行優(yōu)化調(diào)整，保障檔案數(shù)據(jù)庫能夠滿足市場發(fā)展需求，提高文書檔案的安全性與完整性。

（二）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

優(yōu)化文書檔案管理問題時，需要提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，在對這一內(nèi)容進行分析時，可以從以下兩個角度進行分析：第一，由于文書檔案管理人員綜合素養(yǎng)直接影響工作質(zhì)量、效率，但部分企業(yè)的工作人員參差不齊，難以推動文書檔案管理工作運行發(fā)展，為了改善這一現(xiàn)狀，需要管理人員提高招聘工作把控力度，例如：管理人員可以先構(gòu)建招聘標(biāo)準(zhǔn)，在進行面試工作時，對應(yīng)聘者的綜合能力進行分析，并與招聘標(biāo)準(zhǔn)進行比對，提高文書檔案管理的有效性。第二，由于現(xiàn)階段文書檔案管理方法在不斷地優(yōu)化，為了使員工了解相關(guān)檔案管理方法，需要定期開展綜合素養(yǎng)培訓(xùn)工作，做好員工綜合素養(yǎng)考察，達到督促員工提高檔案管理學(xué)習(xí)重視程度的目的，并推動文書檔案管理工作運行發(fā)展。

（三）建立良好的文書檔案管理工作銜接機制

缺少有效的工作銜接機制也是影響工作質(zhì)量提升的重要因素，應(yīng)該給予足夠重視。在具體的工作實踐中，首先應(yīng)該建立一套科學(xué)完善的文書工作程序，規(guī)范文書管理工作流程。所謂無規(guī)矩不成方圓，只有建立一定的工作程序，才能有效避免文書流轉(zhuǎn)和存檔過程出現(xiàn)的誤差，也可以為檔案管理工作的順利開展打下良好基礎(chǔ)，程序一旦建立，就應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)范流程進行，任何人都不能隨意改動。其次，應(yīng)該建立文書和檔案銜接機制。因為檔案管理工作是以文件為基礎(chǔ)進行的，如果文件工作不夠規(guī)范，那么要想使檔案管理工作取得良好效果也是不可能的。因此，應(yīng)該重點關(guān)注文書和檔案收集、管理方面的銜接，對于一些需要進行存檔的文件，應(yīng)該進行詳細登記和分類，嚴(yán)格按照事先制定的工作流程操作，盡量做到統(tǒng)一和規(guī)范。

（四）正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系

在信息飛速發(fā)展的今天，計算機與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用成為全球化趨勢，文書檔案管理也深受影響。隨著電子檔案數(shù)量與規(guī)模的擴大，文書檔案管理現(xiàn)代化進程加速。為此，要重視文書檔案的科學(xué)管理，合理進行原有紙質(zhì)文庫的處理，強化分類，維護數(shù)據(jù)的真實性與可靠性，提升安全系數(shù)。同時，要加快信息化建設(shè)，重視做好電子資料的錄入與轉(zhuǎn)換工作，構(gòu)建電子資料庫，提升檔案管理自動化水平，構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，加快信息化建設(shè)進程。

結(jié)束語

在文書檔案管理過程中，存在諸多不足和問題，嚴(yán)重影響著文書檔案管理工作的有效性和完整性，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展?；诖?，需要在深入分析文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)上，探究優(yōu)化文書檔案管理的對策，切實提升文書檔案管理水平，提高文書檔案利用率，發(fā)揮文書檔案管理工作的職能和作用。