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        事業(yè)單位圖書資料信息化技術(shù)管理研究

        2020-12-07 20:47:25王丹慧
        贏未來 2020年2期
        關(guān)鍵詞:圖書資料事業(yè)單位檔案管理

        王丹慧

        大慶高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心,黑龍江大慶163000

        圖書資料管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一,科學(xué)的圖書資料管理可把握行業(yè)趨勢,促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利展開。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化與大數(shù)據(jù)等技術(shù)普及,圖書資料獲取更加方便,圖書資料應(yīng)用更加方便,但是圖書資料高精度、高質(zhì)量與高效率檢索仍然面臨一些難題,為了提高圖書資料管理有效性,還要發(fā)揮信息技術(shù)的實(shí)用價值,大力建設(shè)信息化的管理體系。

        1 圖書資料信息化管理的意義

        圖書資料信息化管理突破了人工管理的限制,擴(kuò)大了圖書資料收集視野,提升了圖書資料管理的效率,進(jìn)一步解決了圖書資料管理的成本問題,更可以滿足事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)服務(wù)中的各種信息資料需求。圖書資料信息化管理提高了相關(guān)工作的集成性,建立了專門的圖書資料管理平臺,適應(yīng)了信息量急劇增長的需求,達(dá)到了圖書資料實(shí)時化管理要求,既可以保留圖書資料原件,又可以實(shí)現(xiàn)廣泛的圖書資料供給,從本質(zhì)上改變了圖書資料收集與服務(wù)工作方式。信息化技術(shù)還方便了圖書資料檢索,可以最直接的使用圖書信息資料,有助于讀者更加方便、全面、快捷的閱讀,提高了圖書資料管理的效率。新形勢下的圖書資料管理不僅節(jié)約了檔案管理人員的工作時間,而且增強(qiáng)了信息服務(wù)供給的有效性。信息化技術(shù)還凸顯了高圖書資料的融合性特征,方便圖書信息資源檢索,實(shí)現(xiàn)圖書資料的充分整合,滿足圖書資料的共享需要,既能夠擴(kuò)大圖書資料的使用范圍,又能實(shí)現(xiàn)圖書資料的個性化供給,符合未來圖書資料服務(wù)需求。

        2 圖書資料管理技術(shù)發(fā)展趨勢

        2.1 信息化發(fā)展

        信息技術(shù)得到了廣泛普及,信息技術(shù)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展方向。雖然事業(yè)單位圖書資料管理仍沿用兩套制的方式。但是,從趨勢上可以明顯的看出圖書資料管理的信息化技術(shù)快速普及,紙質(zhì)圖書資料數(shù)量增長乏力,電子圖書資料快速增長,云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)極大的提高了電子圖書資料的獲取量。事業(yè)單位普遍的重視依托大數(shù)據(jù)技術(shù)為圖書資料管理提供服務(wù)。但是,圖書資料數(shù)據(jù)類型眾多,管理實(shí)踐中業(yè)務(wù)流程較為復(fù)雜,應(yīng)當(dāng)使用信息化技術(shù)代替舊的管理模式,從而提升圖書資料管理的效率,進(jìn)一步保證圖書資料管理的安全性。

        2.2 標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展

        圖書資料數(shù)量信息獲得速度加快,資料信息的數(shù)據(jù)量不斷增長,事業(yè)單位圖書資料交換的內(nèi)外部機(jī)制日益擴(kuò)展。新形勢下需要建立協(xié)調(diào)、簡化與統(tǒng)一的服務(wù)機(jī)制,強(qiáng)調(diào)優(yōu)化圖書資料管理標(biāo)準(zhǔn),創(chuàng)新圖書資源管理活動方式,強(qiáng)調(diào)以制度化的管理模式為基礎(chǔ),進(jìn)一步創(chuàng)新圖書資料管理形式,從而滿足復(fù)雜社會形勢下的圖書資料管理需要,全面提高圖書資料管理工作整體質(zhì)量。落實(shí)新版檔案管理法規(guī),根據(jù)技術(shù)進(jìn)步修訂管理制度,出臺符合實(shí)際需要的圖書資料管理標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程,才能促進(jìn)圖書資料管理的持續(xù)化發(fā)展改革,提升圖書資料管理的質(zhì)量。

        2.3 資產(chǎn)化發(fā)展

        圖書資料是事業(yè)單位的寶貴財(cái)富,這些資料不僅記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程,而且集中展示了事業(yè)單位的科研、工作改革成果,并且是行業(yè)發(fā)展建設(shè)寶貴財(cái)富,更加涉及的公共服務(wù)數(shù)據(jù)信息,具有重要的實(shí)用價值與歷史傳承價值。目前,更多的事業(yè)單位將圖書資料作為寶貴的財(cái)富,強(qiáng)調(diào)充分的利用這一資產(chǎn)提升事業(yè)單位的服務(wù)效能,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位社會效益的最大化。當(dāng)前還要充分的利用科學(xué)技術(shù)開展相關(guān)工作,實(shí)現(xiàn)財(cái)力、物力與人力資源的更加高效管理。

        2.4 集成化發(fā)展

        圖書資料集成化管理體現(xiàn)了現(xiàn)代檔案建設(shè)的基本原則,符合檔案管理理論與信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。集成化意味著圖書資料由專職部門和專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行最終保管。一方面提高了圖書資料保管的安全性與合理性,另一方面有助于挖掘圖書資料信息價值,實(shí)現(xiàn)高效的圖書資料開發(fā)利用。例如,事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息是隨著事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)不斷更新的,采用集成化的管理模式可以建立信息技術(shù)平臺,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息管理與業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的無縫銜接,做到了檔案數(shù)據(jù)的自動化存續(xù),不僅保證了檔案數(shù)據(jù)信息安全,而且提高了檔案信息管理質(zhì)量,增強(qiáng)了檔案服務(wù)效率。

        3 圖書資料管理信息化的問題

        3.1 技術(shù)理念的問題

        有些負(fù)責(zé)圖書資料管理人員的認(rèn)知度不強(qiáng),缺乏先進(jìn)的圖書資料管理技術(shù)理念,不具備高水平的信息技術(shù)操作能力。更多的事業(yè)單位檔案管理人員僅能對一般意義上的文件、檔案、圖紙或圖片等資料進(jìn)行分門別類的保存。普遍不具備信息挖掘意識與信息提取能力。由于缺乏行業(yè)知識與檔案信息管理技術(shù),還無法開展智能化存儲服務(wù),不能采用新型檔案管理模式進(jìn)行工作實(shí)踐,存在圖書資料管理工作滯后,數(shù)據(jù)信息供給不充分,圖書資料信息失真的問題。

        3.2 人員素質(zhì)的問題

        事業(yè)單位現(xiàn)有從事檔案管理人員的能力水平相對有限,現(xiàn)有人員年齡、學(xué)歷與技術(shù)水平均有待更新。加上事業(yè)單位對檔案管理工作重視程度不高,檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行與建設(shè)存在一定問題,而且日益出現(xiàn)專兼職檔案員流動性大的情況。采用信息化的管理模式,可以在整理與收集資料方式跟上時代的發(fā)展需要。但是,受到自身知識結(jié)構(gòu)、人員培訓(xùn)與績效考核方面因素的制約,一些從事檔案管理人員長期得不到了專業(yè)技術(shù)能力提升,不適應(yīng)信息化檔案管理需要。

        3.3 缺少先進(jìn)的制度

        制度化建設(shè)是事業(yè)單位圖書資料管理的重點(diǎn)也是難點(diǎn)。目前,事業(yè)單位還缺乏統(tǒng)一和高效的檔案圖書資料管理模式,相關(guān)工作的建設(shè)存在制度缺陷。這主要是因?yàn)闄n案信息技術(shù)普及程度不高造成的。雖然大趨勢是圖書資料管理的信息化,但是各地實(shí)際情況差異大,需要根據(jù)新《檔案法》消除圖書資料管理的制度缺陷。目前,新型圖書資料管理方式與傳統(tǒng)的管理方式差異較大,實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的專業(yè)性不強(qiáng),不能根據(jù)實(shí)際需要完善制度、標(biāo)準(zhǔn)與管理流程。還要重視進(jìn)行制度建設(shè)對比分析,加強(qiáng)實(shí)地情況調(diào)研在,積極根據(jù)本單位情況進(jìn)行制度建設(shè)工作。

        3.4 監(jiān)督管理不到位

        事業(yè)單位圖書資料管理不僅需要發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的主要作用,構(gòu)建專兼職緊密配合的圖書檔案資料管理機(jī)制,還要形成良好的圖書資料管理與應(yīng)用氛圍,推動相關(guān)工作專業(yè)化與創(chuàng)新化發(fā)展。但是,由于缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制,不能及時準(zhǔn)確分析圖書資料管理漏洞,在圖書資料管理時還需要完善內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制,注重梳理以往工作的得失,采用更加有效的監(jiān)督手段,從而有效防止因外部混亂因素,突破圖書資料信息化管理的弊端,提高圖書資料信息管理的質(zhì)量。

        4 信息化管理技術(shù)的應(yīng)用措施

        4.1 建立專業(yè)的管理系統(tǒng)

        傳統(tǒng)的人工模式已經(jīng)不符合時代的發(fā)展需要,圖書資料管理應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高效率,重視提升圖書資料服務(wù)的整體質(zhì)量。建立一個統(tǒng)一的圖書資料管理系統(tǒng),依托專業(yè)信息軟件建立相關(guān)工作平臺,可以滿足圖書資料廣泛供給和共享需要,有效避免人工操作的誤差,提高圖書資料服務(wù)的整體效率。首先,建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫,運(yùn)用數(shù)字化的方式進(jìn)行圖書資料服務(wù),提升圖書資料服務(wù)的效能。其次,發(fā)揮自媒體軟件的服務(wù)作用,實(shí)現(xiàn)官方網(wǎng)站、公眾號或其它APP 的高效整合,提高智能化、實(shí)時化與個性化圖書資料服務(wù)的能力。第三,加強(qiáng)圖書資料服務(wù)的宣傳工作,積極展示圖書資料供給服務(wù)的價值,不斷發(fā)揮圖書資料的實(shí)用價值。還要進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息資源的建設(shè)工作,尤其重視構(gòu)建內(nèi)引外聯(lián)的機(jī)制,強(qiáng)調(diào)依托事業(yè)單位特色圖書資源構(gòu)建圖書資料供給服務(wù)新體系。事業(yè)單位還要依托信息技術(shù)加強(qiáng)圖書資料的編研工作能力,依托大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行圖書資料挖掘,圍繞著重點(diǎn)項(xiàng)目收集圖書資料,提高圖書資料服務(wù)的質(zhì)量。

        4.2 加強(qiáng)人才的引進(jìn)培養(yǎng)

        圖書資料管理信息化技術(shù)使用依靠專業(yè)技術(shù)人才,提高圖書資料管理人才的專業(yè)性有重要的意義。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視相關(guān)人才的培養(yǎng),加大力度進(jìn)行圖書資料技術(shù)人員的教育培訓(xùn)力度,建立綜合型的圖書資料管理工作團(tuán)隊(duì),全面提高圖書資料管理與服務(wù)質(zhì)量。把工作重點(diǎn)放在人才引進(jìn)上,注重為圖書資料管理輸入新力量。加強(qiáng)現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn),強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)意識,提升技術(shù)短板,圍繞著設(shè)備升級進(jìn)行技術(shù)普及。新時代還要理清圖書資料管理人員的崗位職責(zé),加強(qiáng)崗位專業(yè)技術(shù)能力的考核,同時給予圖書資料管理人員技術(shù)創(chuàng)新的平臺與空間,鼓勵圖書資料管理技術(shù)創(chuàng)新,從而提高圖書資源管理人員的業(yè)務(wù)意識與專業(yè)強(qiáng)化意識。

        4.3 創(chuàng)建完善的管理制度

        新時代事業(yè)單位圖書資料管理應(yīng)當(dāng)發(fā)揮信息技術(shù)的基礎(chǔ)作用,強(qiáng)調(diào)依托信息化的圖書資料管理模式出臺新型工作制度,優(yōu)化從業(yè)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范相關(guān)業(yè)務(wù)流程,促進(jìn)全員基于信息化環(huán)境更好獲得圖書資料服務(wù)。首先,不斷調(diào)整和完善相關(guān)管理保障制度,重視依托信息化技術(shù)特征優(yōu)化圖書資料管理操作流程。其次,提高圖書資料管理的規(guī)范化水平,進(jìn)一步細(xì)化相關(guān)工作的責(zé)任分工,嚴(yán)格的落實(shí)圖書資料管理的責(zé)任,當(dāng)出現(xiàn)問題時能夠第一時間從制度上進(jìn)行充分挖掘。第三,強(qiáng)化責(zé)任落實(shí),嚴(yán)肅監(jiān)督機(jī)制,基于制度要求實(shí)施獎懲辦法,提高制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性,優(yōu)化圖書資料管理的氛圍,鼓勵全員學(xué)習(xí)信息技術(shù),提高圖書資料供給服務(wù)的整體質(zhì)量。

        5 結(jié)語

        傳統(tǒng)的圖書資料管理方式已經(jīng)不符合時代的發(fā)展需要,在信息技術(shù)日益快速發(fā)展的當(dāng)下,應(yīng)當(dāng)以新型技術(shù)手段提高事業(yè)單位圖書資料管理的有效性,重視創(chuàng)新圖書資料管理的方式方法,更新圖書資料管理的體系,逐步加強(qiáng)內(nèi)外部圖書資料的整合力度,明確信息化背景下的圖書資料管理注意事項(xiàng),提升全員對信息化檔案管理技術(shù)的認(rèn)知水平,基于專業(yè)的圖書資料管理平臺,更加完善的管理體系,實(shí)現(xiàn)圖書資料管理有效創(chuàng)新,達(dá)到高質(zhì)量開展圖書資料管理目標(biāo)。

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