李巖
(東豐縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村局,吉林 東豐 136300)
在新的時(shí)代背景下,事業(yè)單位正在進(jìn)行著深刻的改革,在轉(zhuǎn)型、重組中獲得了全新的發(fā)展,事業(yè)單位改革與發(fā)展的過(guò)程中,檔案管理具有不可替代的作用,檔案管理是保證事業(yè)單位的高效、和諧、穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)。鑒于此,本文對(duì)新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)行分析與研究
在事業(yè)單位的檔案管理工作中,需要將依據(jù)檔案的內(nèi)容與類(lèi)型分類(lèi),在不同的檔案上用不同的名稱(chēng)與編碼,方便后續(xù)的分類(lèi)與整理,在查詢(xún)的時(shí)候可以迅速找到檔案,若是檔案毫無(wú)秩序地放在一起,快速找到檔案會(huì)很難,必須注重檔案管理的差異性原則,檔案管理人員要具有檔案分類(lèi)的意識(shí),細(xì)致地將檔案進(jìn)行分類(lèi),然后放入相應(yīng)的文檔與文件夾中。
在檔案制度的制定與完善過(guò)程中,要將領(lǐng)導(dǎo)干部與工作人員的工作職責(zé)與范圍分類(lèi),例如事業(yè)單位部分的分管領(lǐng)導(dǎo)需要負(fù)責(zé)管理任務(wù)、制定目標(biāo)、檔案歸檔,在日常的工作中,要尊重普通職工,要將維護(hù)職工的權(quán)益放在重要位置上,如果忽視工作人員的利益,必然會(huì)壓抑工作人員的興趣與熱情,對(duì)事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展造成阻礙,因此在構(gòu)建單位工作制度中,必須要明確領(lǐng)導(dǎo)職責(zé),保護(hù)員工的權(quán)益。
為了事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展,需要制定完善的制度,但是制度并不是一成不變的,而是要與時(shí)俱進(jìn),隨著時(shí)代的發(fā)展調(diào)整制度的內(nèi)容,適應(yīng)當(dāng)下的工作需要,檔案部門(mén)應(yīng)該結(jié)合外界需要,制定先進(jìn)的管理工作方法,結(jié)合部門(mén)自身的情況,不斷總結(jié)當(dāng)前工作制度的弊端,完善現(xiàn)有的工作制度。
首先,不重視檔案工作。很多事業(yè)單位認(rèn)為檔案工作并不重要,認(rèn)為檔案管理工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě),并不是單位的主要工作,對(duì)檔案管理一直是敷衍了事的態(tài)度,不了解檔案的重要價(jià)值與作用,檔案是寶貴的歷史文化財(cái)富,事業(yè)單位的檔案管理工作,記錄著國(guó)家發(fā)展的歷程,是國(guó)家非常重要的工作,很多領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有將檔案工作放在議事日程上來(lái),導(dǎo)致檔案工作非常被動(dòng),難以提供高質(zhì)量的服務(wù)。其次,部分檔案工作人員的態(tài)度存在問(wèn)題。由于檔案工作不受重視,導(dǎo)致檔案管理人員在工作中態(tài)度非常復(fù)驗(yàn),沒(méi)有做到及時(shí)更新檔案,也沒(méi)有及時(shí)清掃檔案室的衛(wèi)生,缺少責(zé)任心,對(duì)工作缺少耐心,對(duì)檔案工作發(fā)展造成不利影響。最后,檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展相互脫節(jié),檔案管理要與時(shí)俱進(jìn),不要長(zhǎng)時(shí)間停滯在一個(gè)地方。
要加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性與合理性,讓制度更加符合工作的需要,制度要具有簡(jiǎn)明性、實(shí)用性、可操作性,在具體工作中方便實(shí)用,便于工作人員操作。制度對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和員工都具有約束性,職工與領(lǐng)導(dǎo)都是制度的執(zhí)行者與制定者,在約束上要具有平等性,這才能促進(jìn)制度順利執(zhí)行下去。制度必須做到獎(jiǎng)懲分明,檔案部門(mén)制定制度也執(zhí)行制度,制度執(zhí)行的過(guò)程中要具有嚴(yán)肅性,有功的時(shí)候必須獎(jiǎng)賞,有錯(cuò)誤的時(shí)候必須懲罰,獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰都是分明的。
檔案管理工作人員素養(yǎng)對(duì)檔案工作具有關(guān)鍵作用,要提升檔案管理人員的文件管理能力與搜集能力,還要與時(shí)俱進(jìn),能夠與時(shí)代接軌,21 世紀(jì)是信息時(shí)代,如何搜集檔案,如何高效運(yùn)用信息化等電子設(shè)備歸納整理檔案,需要檔案管理人員研究,這就要逐漸提升檔案管理人員的素養(yǎng)。具體來(lái)說(shuō),要從以下幾點(diǎn)提升管理人員的素養(yǎng):首先,在招聘的時(shí)候,就要設(shè)定一定的門(mén)檻,對(duì)應(yīng)聘人員的知識(shí)水平、實(shí)踐水平設(shè)置要求,設(shè)定較高的標(biāo)準(zhǔn)。其次要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn),讓他們走出單位學(xué)習(xí)與交流,或者舉辦檔案專(zhuān)題的競(jìng)賽等,完善他們的知識(shí)與技能。最后,做好檔案管理人員的梯隊(duì)建設(shè),確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行,補(bǔ)充檔案管理工資隊(duì)伍,防止有工作人員退休以后出現(xiàn)人才短缺的現(xiàn)象。
信息化時(shí)代事業(yè)單位要結(jié)合新的形勢(shì),健全檔案管理機(jī)制,要結(jié)合新時(shí)代的信息技術(shù),提升檔案管理的信息化水平。加大信息技術(shù)與檔案管理工作的融合,首先,運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備掃描,在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案的過(guò)程中,構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù),分類(lèi)歸納整理各種檔案,以便使用的過(guò)程中快速地提取,還要將檔案?jìng)浞?,?dāng)檔案可以永久保存,要選擇與單位實(shí)際情況下良符合的信息管理系統(tǒng),促進(jìn)檔案管理工作的信息化水平不斷提升,構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的信息管理系統(tǒng),針對(duì)員工實(shí)際情況實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理,檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中,必須建立一個(gè)內(nèi)部的管理系統(tǒng),方便內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的溝通聯(lián)系,高效地開(kāi)展檔案管理工作,要多多邀請(qǐng)一些專(zhuān)業(yè)人才,做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作,避免受到病毒的侵害讓信息泄露出去,保證檔案中信息的安全性。
當(dāng)前檔案管理工作中,缺少對(duì)隱私的保護(hù)工作,常常出現(xiàn)管理不當(dāng)泄露隱私的情況,因此要加大法治宣傳,檔案管理人員必須意識(shí)到檔案管理信息安全的重要性,讓檔案管理在規(guī)范、安全、合法的環(huán)境下進(jìn)行,在檔案的保密工作中,要建立檔案保密條約,從根本上減少泄露隱私的幾率。檔案人員要在工作中全方位的檢查,要保證每個(gè)環(huán)節(jié)的安全性。
在新的時(shí)代背景下,事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,以檔案管理現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn),健全檔案管理制度,提升檔案管理人員素質(zhì),加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),加強(qiáng)檔案保密工作,逐漸提升檔案管理水平,促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。