朱元穎

（黑龍江省人才服務局，黑龍江 哈爾濱 150090）

一、推進檔案工作管理科學化的重要意義

檔案是記錄人們生產(chǎn)、生活活動的文字、實物、圖表等相關(guān)資料，檔案是歷史的見證，檔案為社會進步和單位發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)和信息支持。檔案管理是工作是對檔案信息和檔案實體進行管理并提供相應服務的工作。檔案現(xiàn)代化管理是一項繁雜的系統(tǒng)工作，按工作環(huán)節(jié)分為檔案收集、檔案整理、價值鑒定、檔案編目、檔案保管、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案利用工作，是一項具有較強的服務性、管理性工作。檔案管理工作統(tǒng)一管理、維護檔案完整與安全，便于利用原則。

新時期，檔案管理科學化具有重要意義，是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求?？茖W化檔案管理通過科學化管理優(yōu)化檔案信息資源，能大量節(jié)約人力物力，簡化管理流程，有效提升檔案管理質(zhì)量和利用率，充分發(fā)揮檔案應用價值，借助完備的管理材料進行分析預測為信息使用者和決策者提供有用支持。

二、檔案工作管理科學化存在問題

（一）對檔案管理科學化重要性認識不足。當前部分檔案管理者對檔案科學化管理的重要意義缺乏明確認識，科學化檔案管理缺乏法律、制度方面的保障，崗位責任制度不明確，管理中資金、人力、硬件資源投入嚴重不足；各部門缺乏有效溝通和合作，難以形成管理合力，管理效率低下，難以形成信息共享，造成極大的資源浪費。

（二）管理機制不健全，檔案安全性難以保障。目前，部分單位檔案管理機制欠缺，基礎工作標準化規(guī)范不健全，檔案信息歸檔不及時，檔案存放零亂不健全；管理制度與實際工作狀況相脫節(jié)，檔案管理無章可循；檔案管理崗位責任制度不明確，難以將責、權(quán)、利明確到各崗位、各人員，檔案查閱、外借制度過于籠統(tǒng)，保密措施流于形式難以落實到位，不能確保檔案安全性。

（三）檔案管理信息化水平不高，管理效率低下。檔案管理工作是一項過程繁瑣、內(nèi)容復雜的工作，涉及檔案收集、分類、檢索等具體工作，信息化管理能提升業(yè)務處理效率，方便人們查閱，當前部分檔案信息化管理仍沿襲傳統(tǒng)管理形式，檔案管理的技術(shù)標準缺失，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)不能有機融合，檔案管理信息化手段不足，缺乏檔案信息化系統(tǒng)的深入開發(fā)和有效利用，難以滿足多元化檔案管理需求。

（四）檔案管理人員專業(yè)性不足。目前，具有檔案、信息處理復合型管理人才缺口很大，部分缺少專職單位檔案管理人員，從事檔案管理的人員專業(yè)性較差，在崗人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，學習意識淡薄、文化水平偏低，崗位設置存在輪崗兼職等現(xiàn)象，在應對種類繁多、年代久遠的檔案保管要求時難以保證檔案的完整性和連續(xù)性；部分檔案管理人員知識層次和先進技術(shù)水平不高，不具有數(shù)據(jù)信息技術(shù)管理能力，管理方法單一、難以開展檔案信息化管理工作。

三、推進檔案工作管理科學化的優(yōu)化策略

（一）加強檔案管理科學化重要性認識，加大資金、硬件等資源投入。各單位要明確認識檔案管理科學化的重要意義，落實領導崗位責任制，將檔案管理工作列入重點工作，形成管理合力；管理層要加大宣傳，創(chuàng)設良好檔案管理氛圍，加強單位內(nèi)部溝通與合作，強化檔案信息資源共享；優(yōu)化檔案管理人員配置，設立專職崗位和人員，選聘專業(yè)人員以保證檔案管理質(zhì)量，確保信息使用都合理科學地利用檔案信息。

（二）完善檔案管理機制，促進檔案管理規(guī)范化、標準化?？茖W化檔案管理進程中要科學理論整改檔案體系，完善檔案法律法規(guī)及規(guī)章制度，明確檔案管理職能與職責；結(jié)合本單位實際情況建立檔案管理考核制度，明確檔案管理獎懲制度，完善管理考核評價指標，通過鼓勵和懲罰制度促進檔案管理規(guī)范化；制定合理的檔案管理工作流程和日常工作規(guī)范，細化檔案管理細節(jié)管理要求，針對檔案管理實際問題創(chuàng)新科學管理方法制定細化、可操作的指導手冊，提煉有價值的檔案信息，實現(xiàn)檔案的服務價值。

（三）提高檔案管理信息化水平。檔案管理科學化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化，檔案管理部門要適應信息時代和大數(shù)據(jù)要求開展檔案管理信息化建設，增加檔案管理的信息技術(shù)投入，引入先進的信息化技術(shù)，建立檔案資源共享平臺，努力深化技術(shù)改造；實際工作中要注重檔案管理工作與其他管理工作的對接，注重檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的合作；強化檔案信息安全性管理，制定完備的用戶權(quán)限控制機制，明確各用戶訪問權(quán)限、閱讀權(quán)限，提升管理人員網(wǎng)絡信息安全意識，履行檔案管理安全程序，遵循保密權(quán)限原則，定期存儲備份信息數(shù)據(jù)，建設網(wǎng)絡安全防火強，嚴格控制訪問權(quán)限密鑰和數(shù)字簽名，提升信息系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性。

（四）重視檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理部門要重視檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，發(fā)揮管理人員的主觀作用，推進檔案管理向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。一方面要拓寬優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才的引進渠道，完善人力資源考核評價體系，引進和留住具有專業(yè)知識和現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的管理人才；另一方面要強化在職人員的崗位培訓，建設系統(tǒng)、常規(guī)的培訓機制，聘請專家教授開展講座，努力提升管理人員職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能；通過宣傳教育引導檔案管理人員認識檔案管理的意義和價值，樹立正確檔案工作意識，堅持崗位原則，提升管理人員工作責任感和服務意識。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作科學化建設是適應時代發(fā)展和社會進步的必然要求，單位要調(diào)試重視檔案管理科學化工作，健全和完善檔案管理制度，提升檔案管理信息化水平，拓寬專業(yè)高級人才引進渠道，積極推進檔案科學化進程，全面提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展。