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        簡(jiǎn)述文化藝術(shù)檔案管理的有效途徑

        2020-12-07 19:05:30何淑嫻
        魅力中國(guó) 2020年50期

        何淑嫻

        (甘肅省文化藝術(shù)檔案館,甘肅 蘭州 730000)

        一、構(gòu)建檔案通道

        以實(shí)現(xiàn)密切紙質(zhì)檔案與電子檔案間聯(lián)系,推動(dòng)文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案管理的統(tǒng)一化,應(yīng)構(gòu)建適當(dāng)?shù)臋n案通道,使用文本形式對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存,繼而通過(guò)開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的搜索軟件和數(shù)據(jù)庫(kù),完成對(duì)兩種類型檔案的融合,確保及時(shí)高效的檢索到需要的檔案,對(duì)檔案進(jìn)行智能化管理。利用這樣的形式,可以切實(shí)發(fā)揮出電子檔案優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳遞及資源的切實(shí)利用。對(duì)于庫(kù)存紙質(zhì)檔案,應(yīng)轉(zhuǎn)換成電子形式予以備份,既要形成對(duì)兩種形式檔案的同時(shí)管理,也要保障檔案資料的完整性,促進(jìn)其價(jià)值的發(fā)揮。進(jìn)行檔案互轉(zhuǎn)前,需對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類,例如可分為文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等,基于檔案性質(zhì)來(lái)明確互轉(zhuǎn)后的檔案應(yīng)歸屬地管理類別[1]。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換電子檔案時(shí),必須要對(duì)電子檔案進(jìn)行合理的定義,明確檔案來(lái)源和途徑,確保類別劃分的科學(xué)性,進(jìn)而保障檔案資料的全面性和完成性。由于文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案所對(duì)應(yīng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性應(yīng)得到充分保障,所以應(yīng)在構(gòu)建檔案通道的過(guò)程中密切檔案聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)可以根據(jù)電子檔案及時(shí)高效地檢索到紙質(zhì)檔案,掌握紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的各種信息,讓紙質(zhì)檔案的使用更加高效便捷。

        二、健全管理機(jī)制

        現(xiàn)階段,想要提升文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案管理水平,需要以紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同特點(diǎn)為基礎(chǔ),構(gòu)建起與之匹配的管理制度,形成合理的管理模式和制度準(zhǔn)則,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)兩種檔案的科學(xué)區(qū)分及良好管理。通過(guò)對(duì)兩種檔案的對(duì)比可知,紙質(zhì)檔案由于歷史更為悠久,對(duì)應(yīng)的管理制度也更為健全。所以對(duì)紙質(zhì)檔案管理的完善,在于不但滿足轉(zhuǎn)換電子檔案時(shí)對(duì)應(yīng)的需求,完善數(shù)字化管理細(xì)節(jié),確保紙質(zhì)檔案管理的愈加完善。而電子檔案,則要注重信息安全管理,通過(guò)制定嚴(yán)格的管理制度的形式,確保硬盤、磁盤等多種形式的存儲(chǔ)設(shè)備可以在恰當(dāng)?shù)沫h(huán)境中實(shí)現(xiàn)良好保管,強(qiáng)化信息的保密性。對(duì)于電子檔案管理來(lái)說(shuō),也要注重對(duì)管理人員的嚴(yán)格管理,明確責(zé)任分配,強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),確保各項(xiàng)工作的開(kāi)展嚴(yán)格遵循規(guī)章制度要求,從而達(dá)到對(duì)檔案結(jié)構(gòu)管理的合理管控。利用完善在統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、信息儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)形式,進(jìn)一步提升對(duì)電子檔案管理的規(guī)范化水準(zhǔn),讓檔案管理工作更為有序。

        三、創(chuàng)新管理模式

        隨著社會(huì)的迅速發(fā)展,文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案管理模式也要實(shí)現(xiàn)不斷地完善和創(chuàng)新,構(gòu)建起紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的管理體系,實(shí)現(xiàn)對(duì)兩種檔案的同步歸檔和有效分檔,利用合理的分類管理和統(tǒng)一的調(diào)用管理確保藝術(shù)檔案全面性和準(zhǔn)確性的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于重大文化藝術(shù)活動(dòng)及民間文化藝術(shù)資料,既要強(qiáng)化藝術(shù)精華調(diào)查,也要分別從文字、圖像、實(shí)物等各種豐富的形態(tài)入手展開(kāi)資料的收集和匯總,將有價(jià)值的各項(xiàng)材料編撰形成紙質(zhì)檔案,后期再通過(guò)轉(zhuǎn)換的形式結(jié)合圖片等信息形成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ),這樣既能夠保障檔案資料的真實(shí)準(zhǔn)確,也能夠切實(shí)分保護(hù)好檔案資料,充分記錄文化藝術(shù)。為了實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)功能,應(yīng)將收集到的檔案作為資料基礎(chǔ),編撰紙質(zhì)檔案時(shí)積極查閱不同時(shí)期對(duì)應(yīng)的文化藝術(shù)活動(dòng)資料,確保檔案資料的完整。在轉(zhuǎn)換電子檔案時(shí),應(yīng)強(qiáng)化其與紙質(zhì)檔案間的聯(lián)系,確保兩者的統(tǒng)一性及使用時(shí)的便捷高效,從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。

        四、加強(qiáng)檔案管理工作人員的工作水平及綜合素養(yǎng)

        負(fù)責(zé)管理檔案的人員的工作能力和自身素質(zhì)等能夠在很大程度上決定檔案的管理水平,從而對(duì)藝術(shù)檔案的使用水平產(chǎn)生直接影響。所以,文化藝術(shù)檔案館應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理人員的工作水平和綜合素養(yǎng)。由于檔案管理是一項(xiàng)細(xì)節(jié)較多且相對(duì)復(fù)雜的工作,這就要求對(duì)應(yīng)的管理人員在工作中應(yīng)保持耐心和細(xì)心,文化藝術(shù)檔案館應(yīng)引導(dǎo)工作人員構(gòu)建起良好的工作積極性,在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),善于發(fā)現(xiàn)不足并及時(shí)改進(jìn),從而提升工作能力。同時(shí),檔案管理人員也應(yīng)主動(dòng)地提升自己,不斷學(xué)習(xí),既要充實(shí)自己的專業(yè)能力,也要不斷提高自身的計(jì)算機(jī)水平。并且,文化藝術(shù)檔案館也應(yīng)為檔案管理人員打造良好的學(xué)習(xí)平臺(tái),通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的形式等強(qiáng)化管理人員的綜合素質(zhì)能力。

        五、設(shè)置檔案管理部門,增強(qiáng)藝術(shù)檔案的保密性

        文化藝術(shù)檔案館應(yīng)建立一個(gè)獨(dú)立的檔案管理部門,使其與館內(nèi)其他部門保持平行,從而強(qiáng)化檔案管理工作的獨(dú)立性和自主性,實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案管理的不斷完善,明確檔案管理部門的職權(quán)和工作目標(biāo),從而使之充分發(fā)揮作用,強(qiáng)化整體管理水平。在檔案管理過(guò)程中,檔案管理庫(kù)房占據(jù)非常關(guān)鍵的地位,能夠?qū)λ械乃囆g(shù)資料進(jìn)行良好的存儲(chǔ)。同時(shí)這也要求檔案管理庫(kù)房應(yīng)切實(shí)達(dá)到儲(chǔ)存的各項(xiàng)要求,以實(shí)現(xiàn)其保密性為目的,在位置安排上應(yīng)避免設(shè)置在最底層,而且要做好門窗加固,防止藝術(shù)資料遭遇偷盜事件。要不斷健全檔案管理庫(kù)房的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施。對(duì)于庫(kù)房管理人員,應(yīng)明確及不斷強(qiáng)化他們的責(zé)任意識(shí),確保其遵守保密原則,具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。并且能夠認(rèn)真仔細(xì)的對(duì)待工作,對(duì)檔案和基礎(chǔ)設(shè)備及時(shí)檢查。

        六、結(jié)語(yǔ)

        對(duì)于文化事業(yè)的發(fā)展而言,無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都具有十分重要的價(jià)值,所以我們要利用合理的管理方式對(duì)兩種檔案進(jìn)行管理,使之能夠切實(shí)發(fā)揮自身的作用,推動(dòng)文化事業(yè)更好發(fā)展。在具體的管理過(guò)程中,可利用構(gòu)建檔案通道來(lái)密切紙質(zhì)檔案和電子檔案將的聯(lián)系,借助健全的管理體制和不斷改良創(chuàng)新的管理模式完成對(duì)檔案的有效收集、存儲(chǔ)和利用,助力文化藝術(shù)事業(yè)蓬勃發(fā)展。

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