梁紅玉

（內(nèi)蒙古呼倫貝爾市根河市金河廣播電視中心，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021000）

數(shù)字檔案館工程建設(shè)往往是以信息化專門(mén)立項(xiàng)的方式來(lái)開(kāi)展，主要目的是建立一個(gè)集信息技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)和管理規(guī)范融為一體的集成運(yùn)行系統(tǒng)，為檔案工作者提供開(kāi)展現(xiàn)代檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行平臺(tái)和自動(dòng)化處理系統(tǒng)。

一、檔案館組織機(jī)構(gòu)調(diào)研與AMIS實(shí)施范圍需求分析

開(kāi)展對(duì)檔案館組織機(jī)構(gòu)的調(diào)研與分析工作目的有三點(diǎn)：一是弄清楚檔案館內(nèi)部機(jī)構(gòu)的劃分方式與各機(jī)構(gòu)的職能分布情況；二是結(jié)合檔案信息化建設(shè)的思路和方法分析哪些機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要借助管理信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和提高工作效率；三是明確各機(jī)構(gòu)之間的業(yè)務(wù)流程互動(dòng)關(guān)系，以及各機(jī)構(gòu)形成、保管的檔案資源的集成與共享模式，最終確定AMIS實(shí)施和應(yīng)用所覆蓋的范圍。

現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，各檔案館都是圍繞檔案信息的管理業(yè)務(wù)，設(shè)立檔案的收集、整理、編目、保管、利用、技術(shù)處理（包括檔案鑒定、技術(shù)保護(hù)、微縮處理、數(shù)字化等）等部門(mén)，同時(shí)結(jié)合現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要，成立了網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)維護(hù)與信息管理部門(mén)（稱為信息中心、計(jì)算中心或網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)部門(mén)），這些部門(mén)與檔案及檔案信息的管理密切相關(guān)，是檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用的主要部門(mén)。另外，檔案館還設(shè)立了一些行政、后勤、輔助管理部門(mén)，如辦公室、設(shè)備管理、保衛(wèi)、財(cái)務(wù)等部門(mén)，這些部門(mén)的信息化建設(shè)工作主要是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用，一般不實(shí)施檔案管理信息系統(tǒng)。這就決定了檔案館實(shí)施檔案管理信息系統(tǒng)的需求調(diào)研工作主要集中在檔案的接收、保管、提供利用、技術(shù)處理和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)等部門(mén)，要求AMIS的實(shí)施范圍需要覆蓋這些部門(mén)；同時(shí)為了輔助檔案館決策機(jī)構(gòu)開(kāi)展現(xiàn)代化管理和及時(shí)了解檔案信息的收、管、用等主體業(yè)務(wù)工作，要求AMIS也必須具有為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助決策的綜合信息服務(wù)和預(yù)警等功能。

二、檔案管理業(yè)務(wù)工作調(diào)研與AMIS功能需求分析

檔案館設(shè)置的每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)都執(zhí)行相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，但他們彼此間的業(yè)務(wù)活動(dòng)是緊密聯(lián)系的，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作圍繞檔案和檔案信息的處理構(gòu)成檔案管理的業(yè)務(wù)流程，每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)執(zhí)行相應(yīng)的功能。在分析檔案館內(nèi)部機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求時(shí)，需要結(jié)合檔案館當(dāng)前業(yè)務(wù)工作和未來(lái)發(fā)展的潛在需求進(jìn)行機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能轉(zhuǎn)變，這是由網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)對(duì)信息處理的自動(dòng)化等特點(diǎn)區(qū)別于傳統(tǒng)手工方式而決定的。機(jī)構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化的主要目的是為了更好地適應(yīng)檔案館現(xiàn)代化和信息化管理的需要，精簡(jiǎn)中間過(guò)程，避免重復(fù)操作，提高工作效率。

（一）檔案管理主體業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作流程需求分析

對(duì)檔案管理主體業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作流程調(diào)研與分析的目的是將檔案館現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程過(guò)程和業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容搞清楚，確定管理信息系統(tǒng)能夠支持的信息流程，確定每個(gè)功能模塊應(yīng)具備的各項(xiàng)操作；并結(jié)合每個(gè)部門(mén)、每個(gè)崗位的職責(zé)要求，確定信息系統(tǒng)的功能部署方案、用戶角色、用戶類型以及每個(gè)用戶能夠擁有的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。因此，要求檔案館所有業(yè)務(wù)工作者都要參與，清晰地描述當(dāng)前業(yè)務(wù)需求，并結(jié)合未來(lái)發(fā)展需要挖掘潛在的需求，與檔案館技術(shù)支持人員及AMIS開(kāi)發(fā)者進(jìn)行充分的交流和溝通，在業(yè)務(wù)模型上達(dá)成共識(shí)。

接收、管理、利用是綜合檔案館的三項(xiàng)核心業(yè)務(wù)工作，每項(xiàng)業(yè)務(wù)工作分別由檔案館設(shè)置的檔案業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員承擔(dān)，完成檔案的收集、整理、編目、入庫(kù)纟上架、保管、技術(shù)處理、利用服務(wù)等各項(xiàng)工作，這些工作的漸進(jìn)執(zhí)行構(gòu)成了檔案館開(kāi)展檔案工作的主體業(yè)務(wù)流程。

1.檔案接收是檔案館面向檔案形成部門(mén)和檔案移交單位開(kāi)展的主要工作，也是檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。檔案接收工作的核心內(nèi)容是將新接收的檔案按照檔案管理的要求納入檔案館的管理模式中，不僅要對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理、分類，同時(shí)還需要進(jìn)行編目、標(biāo)引，形成管理檔案的目錄信息，接收的檔案經(jīng)審核合格后，就可以提交入庫(kù)使檔案進(jìn)入被保管階段。規(guī)模較大的檔案館，檔案接收的工作量比較大，往往設(shè)置多個(gè)崗位共同完成工作，因此常常需要將收集階段的工作進(jìn)行更細(xì)的分工，分工的方式直接關(guān)系到AMIS的流程設(shè)置和功能模型的部署方式，因此在進(jìn)行需求調(diào)研的過(guò)程中需要確定以下幾點(diǎn)：一是要明確開(kāi)展檔案接收工作的部門(mén)以及各部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程、任務(wù)分工方式；二是檔案館接收到檔案及檔案信息的約定；三是檔案接收與保管部門(mén)之間的業(yè)務(wù)流程和信息流關(guān)系；四是檔案接收處理的過(guò)程中產(chǎn)生哪些信息，是否需要對(duì)這些信息進(jìn)行記錄、跟蹤和管理等的全面調(diào)研。

2.檔案管理是檔案館管理檔案資源的重要任務(wù)。當(dāng)檔案被提交入庫(kù)后，檔案管理工作就開(kāi)始了。根據(jù)檔案在庫(kù)房的保管狀況、檔案長(zhǎng)期、永久保存和提供服務(wù)利用的要求來(lái)跟蹤管理，如配合相關(guān)部門(mén)完成檔案的微縮化、數(shù)字化以及存址轉(zhuǎn)移、檔案鑒定、檔案保護(hù)等處理工作。有些會(huì)影響檔案的載體形式、存儲(chǔ)方式，并可能使提供利用服務(wù)的方式發(fā)生變化，而這些業(yè)務(wù)往往又是相對(duì)獨(dú)立的過(guò)程。因此，需求調(diào)研時(shí)一定要弄清楚這些獨(dú)立的檔案業(yè)務(wù)是如何開(kāi)展工作的，處理過(guò)程中形成的檔案信息是如何實(shí)現(xiàn)集成管理和信息共享的。特別是在進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化處理的過(guò)程中，檔案內(nèi)容將全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字圖像、多媒體文件等式，可能刻錄成光盤(pán)進(jìn)行管理并提供利用，也可能以文件形式保存在在線的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備提供檢索服務(wù)，這些如何與描述檔案的元數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)一體化管理是需要重點(diǎn)調(diào)研和分析的內(nèi)容。

3.提供檔案利用服務(wù)是檔案永久保存的主要目的之一。根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)和提供檔案服務(wù)的要求，可以將檔案分為涉密檔案、控制使用檔案和開(kāi)放檔案三大類。開(kāi)放檔案需要面向社會(huì)公眾提供服務(wù)和利用，控制使用檔案則需要根據(jù)其受控使用的范圍加以區(qū)分，涉密檔案不能上網(wǎng)，必須實(shí)行物理隔離。因此，從檔案管理的具體要求出發(fā)，檔案利用工作中涉及的檔案信息必須針對(duì)不同檔案設(shè)置專門(mén)的處理程序，這期間數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)開(kāi)放、數(shù)據(jù)更新服務(wù)等后臺(tái)的計(jì)算機(jī)處理程序是非常必要的。因而，在調(diào)研過(guò)程中必須弄清楚檔案館在提供利用方面的各項(xiàng)規(guī)定，確定檔案館提供服務(wù)利用的方式，是提供檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)檢索服務(wù)還是包括全文的檢索服務(wù)；另外還需要分析檔案工作者在提供檔案服務(wù)利用過(guò)程中的各種業(yè)務(wù)流程，以及服務(wù)利用過(guò)程中有關(guān)用戶信息、檔案利用目的、被利用檔案數(shù)量等過(guò)程信息的記錄和跟蹤管理的需求，以及對(duì)檔案利用過(guò)程信息的統(tǒng)計(jì)需求等。

4.檔案信息査詢、檢索和瀏覽是各個(gè)業(yè)務(wù)工作的基本要求，也是檔案利用者的主要需求。調(diào)研過(guò)程中需要明確各個(gè)部門(mén)能夠査詢的檔案信息的權(quán)限范圍，需要依據(jù)用戶的不同類型，確定其査詢檢索的數(shù)據(jù)范圍和內(nèi)容。

（二）檔案館業(yè)務(wù)工作銜接功能的需求分析

檔案館開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作，一方面要求檔案館內(nèi)部各部門(mén)之間的工作和信息實(shí)現(xiàn)集成，另一方面需要考慮如何實(shí)現(xiàn)與檔案館有業(yè)務(wù)往來(lái)的其他單位之間工作的銜接，因此可以分為外部接口和內(nèi)部接口進(jìn)行需求分析。

1.外部接口：主要體現(xiàn)在檔案接收和檔案利用兩大業(yè)務(wù)過(guò)程。在檔案接收階段，需要了解檔案移交單位要進(jìn)館檔案的種類、數(shù)量、載體形式、描述檔案的背景信息、釆用的格式規(guī)范等，分析這些信息如何與檔案館的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，既要避免做重復(fù)性的信息著錄工作，又要方便地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移與轉(zhuǎn)換等工作；在檔案利用階段，主要是針對(duì)檔案信息的開(kāi)放狀況提供幾種服務(wù)管理模式，有些信息能夠放在互聯(lián)網(wǎng)上提供檢索服務(wù)，有些信息可以在政務(wù)專網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)共享，有些信息必須在檔案館內(nèi)部提供檢索服務(wù)。

2.內(nèi)部接口：主要體現(xiàn)在檔案館內(nèi)部各機(jī)構(gòu)之間和各機(jī)構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)銜接過(guò)程。比如，檔案入庫(kù)就體現(xiàn)了檔案接收與保管部門(mén)之間的接口工作，檔案調(diào)卷是檔案保管與檔案利用部門(mén)之間的接口工作，檔案數(shù)字化、微縮處理、保護(hù)處理等都需要將檔案暫時(shí)從庫(kù)房提出調(diào)到加工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行處理，這些工作的并行開(kāi)展都需要在管理系統(tǒng)中加以記錄，只有這樣才能體現(xiàn)檔案館內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，并通過(guò)信息化管理和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化處理，提高檔案信息的集成與共享程度，減少或避免重復(fù)勞動(dòng)。

三、檔案館領(lǐng)導(dǎo)輔助決策功能的需求分析

需求調(diào)研階段不僅需要對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程和產(chǎn)生與管理的信息進(jìn)行調(diào)研和分析，更需要對(duì)檔案館的領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)展全面的需求調(diào)研。當(dāng)今國(guó)家信息化建設(shè)的“十一五”規(guī)劃為檔案館的信息化建設(shè)提供了宏觀指導(dǎo)方針，領(lǐng)導(dǎo)們要以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)籌規(guī)劃、積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)是檔案館的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與業(yè)務(wù)發(fā)展的總體需求，因此，領(lǐng)導(dǎo)需要在管理系統(tǒng)上全面了解和監(jiān)督檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)的發(fā)展、業(yè)務(wù)部門(mén)間的工作過(guò)程、館藏分布和檔案的編研、開(kāi)發(fā)利用、檔案技術(shù)處理等各個(gè)環(huán)節(jié)。系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的相關(guān)記錄和信息對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策很重要：另外，根據(jù)不同的主題實(shí)現(xiàn)綜合査詢和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析等功能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策也是十分必要的。

檔案館的運(yùn)行管理方式直接決定著AMIS體系結(jié)構(gòu)中分7子系統(tǒng)的劃分，不同的檔案館運(yùn)行運(yùn)行管理方式不完全相同、機(jī)構(gòu)設(shè)置也有很大的差別，檔案資源的組織和管理方式也有區(qū)別，庫(kù)藏量更是多少不一，由于信息系統(tǒng)的使用需要按職能劃分權(quán)限，因此在實(shí)施前必須將分義子系統(tǒng)的分類方式和使用要求調(diào)查清楚，才能使系統(tǒng)得到有效的實(shí)施和使用。