楊團延 延雪
(陜西延長石油(集團)有限責任公司招標中心,陜西 西安 710075)
目前,國有企業(yè)并非皆設有專門的采購中心,且缺乏規(guī)范化的采購內部控制制度對國有企業(yè)采購業(yè)務進行監(jiān)督;抑或是即使建立了相關制度,但是流程粗糙,沒有采用內部牽制手段控制,且分工不明確,經辦與審批人員權責不明,難以有效監(jiān)督國有企業(yè)采購業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。同時,采購部門的詢價、招投標與供應商確定、合同審批與簽訂以及資金結算等過程,信息披露與透明度不足,不利于國有企業(yè)對于采購業(yè)務的內部控制,容易產生道德風險。
由于國有企業(yè)每天需要進行采購的物資量極大且種類繁多,臨時應急采購亦經常發(fā)生,然而大多數(shù)國有企業(yè)卻缺乏科學規(guī)范的采購管理控制流程,流程嚴控、多層監(jiān)管更是無從談起,這些問題重點體現(xiàn)在以下三個方面:一是對于國有企業(yè)采購模式的管理,多集中在采購環(huán)節(jié),對驗收環(huán)節(jié)的重視力度不夠,難以發(fā)揮督促作用,采購部門各項職能不能有效分離;二是采購部門人員通過詢價方式采購的部分物資,無法精準對比此類用品的市場價格,因此很難進行監(jiān)督;三是財務科的年度預算表難以匹配各職能部門的實際采購需求,每年的臨時采購金額頻繁高于年初所制定的預算,使得財務與相關科室對經費申請、審批、使用等一系列流程感到模糊,影響國有企業(yè)的正常運轉。
缺乏完善的物資采購內部控制監(jiān)督管理,由于人力不足,審計科難以全流程監(jiān)督國有企業(yè)物資采購活動。許多國有企業(yè)的審計科僅在采購中核對金額、合同以及簽字手續(xù)等,工作流于形式,對于采購工作人員以及相關招標活動的合規(guī)性要求不嚴格。此外,還存在職能科室的內部控制活動在部門自行實現(xiàn)的情況,審計科只在最后環(huán)節(jié)簽字確定,欠缺全流程跟進,沒有做到實時跟蹤審計,內部控制的作用完全無法發(fā)揮。
針對以上在國有企業(yè)采購管理中所存在的內部控制問題,首先應做到專人專崗。國有企業(yè)需要成立專業(yè)的采購業(yè)務歸口管理部門,在部門內部針對各個工作環(huán)節(jié)設置人員,包括采購人員、記錄人員、統(tǒng)計人員和復核人員等。同時,從采購負責人開始充分貫徹內部控制的意義。此外,國有企業(yè)應做好培訓工作,通過內部自我學習和外部邀請專家教學并行的方式,幫助采購部門人員的專業(yè)能力不斷提高,提升國有企業(yè)整體實力。
國有企業(yè)應當遵循內部控制原則,在充分考慮市場的情況下,制定系統(tǒng)完善的物資采購內部控制制度。國有企業(yè)應當成立采購歸口管理部門,對采購業(yè)務做好日常審核工作,既重視成本問題,也充分考慮采購部門人員的崗位職責與分工情況,避免出現(xiàn)不相容職位不分離的現(xiàn)象;將工作重心放在可能產生重大風險的事項上,以保證國有企業(yè)資產的安全完整;國有企業(yè)還應當加強職代會以及財會人員在決策過程中的建議作用,保證采購制度的全面性;同時,物資采購管理內部控制制度應當跟隨時代發(fā)展的腳步進行動態(tài)調整,通過采購業(yè)務評估機制定時接收采購管理部門和各職能部門的意見反饋,及時調整制度要求或者刪除冗余的環(huán)節(jié),從而保證制度對時下市場環(huán)境的適應性。
要提升國有企業(yè)領導層面對于采購預算管理的相關認識,還要建立系統(tǒng)化管理的體系,由預算管理委員會來負責相關具體的招標采購預算,達到加強管控的目的。國有企業(yè)應當秉承制度規(guī)范、流程約束、數(shù)字嚴控的預算管理理念,細化采購預算時要考慮全面,既能夠滿足職能部門的需求,也避免超過采購預算金額,從而確保采購預算的執(zhí)行。根據(jù)國有企業(yè)的實際采購需求,科學分析招標采購的成本、數(shù)量;再對應需求情況,完善下一期計劃,相應地調整預算指標,適當減少國有企業(yè)在招標采購方面所占用的資金,以此達到更加高效的招標采購質量。國有企業(yè)進行招標采購涉及多個部門,所以需要預算委員會內部做好監(jiān)督管理工作,使得國有企業(yè)招標采購過程更為快捷。
對于國有企業(yè)采購管理的監(jiān)督不足主要在于忽視了內部審計的作用。內部審計可以對單位風險進行評價,提高國有企業(yè)的管理、控制和治理水平。內部審計部門作為國有企業(yè)物資采購的內部控制部門,應當充分利用自身在采購管理中的角色,全流程參與采購業(yè)務的各個環(huán)節(jié),從嚴要求相關工作人員的執(zhí)行情況,從而增加監(jiān)管力度。為了轉變當今內部審計在國有企業(yè)采購管理中普遍流于形式的現(xiàn)狀,首先,要樹立在采購管理中內部審計的權威性,強化內部審計的控制作用,保證信息披露與數(shù)字統(tǒng)計的時效性,降低采購工作人員的信息源優(yōu)勢,為采購委員會的工作提供參考;其次,增加內部審計部門工作人員的獨立性,禁止多崗位兼職的情況,避免內審人員以職務之便放松對職能部門的要求,發(fā)生道德風險;最后,應當不斷推進內部審計部門的人才儲備,通過外部聘請和內部學習的方式,提高內審人員的專業(yè)能力,通過考核與激勵措施保持內審部門工作效率,從而全面提高國有企業(yè)的內部審計質量。
物資采購是保障國有企業(yè)運行的重中之重,所以國有企業(yè)領導須更加重視物資采購的內部控制方面,在成立專業(yè)的采購部門的同時,還要制定統(tǒng)一的采購管理內部制度,嚴格規(guī)范采購業(yè)務的執(zhí)行流程,通過強監(jiān)管,進一步科學化和規(guī)范化物資采購管理內部控制工作。