文·王浩

學(xué)校檔案是學(xué)校在教學(xué)和管理等各種活動中形成的真實(shí)記錄，是研究改進(jìn)、提高教育教學(xué)質(zhì)量不可缺少的寶貴史料，是學(xué)校整個(gè)教育管理的重要組成部分，是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用。做好學(xué)校檔案工作，對于規(guī)范學(xué)校的內(nèi)部管理，推進(jìn)學(xué)校改革，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展有著重要的意義。

一、堅(jiān)持依法治檔，完善制度建設(shè)，提高學(xué)校檔案工作科學(xué)化水平

一要強(qiáng)化依法治檔，健全檔案管理制度。要認(rèn)真貫徹落實(shí)好《檔案法》，實(shí)施依法治檔，在貫徹落實(shí)好《檔案法》同時(shí)，要認(rèn)真貫徹落實(shí)《山東省檔案條例》。在此基礎(chǔ)上制定和完善好檔案工作的各項(xiàng)管理制度，如檔案的收集、整理、保管、利用、安全、現(xiàn)代化管理等制度，做到歸檔有范圍，整理有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，管理有措施,開發(fā)利用有目標(biāo)，才能保障檔案工作的順利開展。

二要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案工作提供必備條件。要有符合要求的檔案管理和保管用房，確保檔案安全；在基礎(chǔ)設(shè)施上，配備檔案專用設(shè)備，達(dá)到防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫等“九防”要求；檔案部門配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、空調(diào)等現(xiàn)代設(shè)備，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

三要加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。

在檔案管理信息化、現(xiàn)代化過程中要加大對信息化、現(xiàn)代化的投入，配備必要的硬件設(shè)備，以保證檔案信息化、現(xiàn)代化工作的開展；要建設(shè)檔案利用所需要的“三網(wǎng)四庫”，三網(wǎng)即互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)，四庫即全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，通過三網(wǎng)四庫建設(shè)達(dá)到互聯(lián)互通、信息共享；要加大檔案數(shù)字化進(jìn)程，使檔案管理信息化、現(xiàn)代化穩(wěn)步推進(jìn)，使檔案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；要注重加強(qiáng)檔案的實(shí)體安全和信息安全，做好數(shù)字檔案的異地備份工作；要正確處理好檔案保密工作和開發(fā)利用工作的關(guān)系，在信息共享的同時(shí)，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

二、圍繞學(xué)校中心工作，積極開展檔案利用工作

檔案工作的生命力在于開發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為教學(xué)工作這個(gè)中心服務(wù)，這是學(xué)校檔案工作向深層次發(fā)展的方向。要立足服務(wù)，使綜合檔案室成為學(xué)校的“信息庫”?？梢栽谝韵氯矫姘l(fā)揮特殊的作用：一是利用檔案進(jìn)行相互交流。每學(xué)年的教學(xué)管理及課堂教學(xué)資料、科研資料及時(shí)整理歸檔，在教學(xué)改革或科研交流時(shí)，可以隨時(shí)從檔案室提取，充分發(fā)揮信息資源的作用。二是利用檔案對師生進(jìn)行思想教育。提高利用檔案對師生進(jìn)行熱愛黨、愛國、熱愛社會主義、愛學(xué)校教育。同時(shí)，利用學(xué)校的檔案展覽、歷史沿革、大事記、畢業(yè)生的資料等典型活教材開展教育活動。三是利用檔案用于考核評價(jià)。干部晉升、教師晉職、評優(yōu)選模等，都是根據(jù)現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)本人陳述，特別是檔案材料更是主要依據(jù)，憑借歷史真實(shí)，定量定性，是最有說明力的。四是要加強(qiáng)編研，使檔案室成為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀部”。檔案室要主動及時(shí)地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，創(chuàng)造性的開展工作。近幾年來，我們編制了學(xué)校基本情況匯編，如《學(xué)校大事記》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《教師隊(duì)伍建設(shè)》《科研成果匯報(bào)編》《學(xué)校組織體制沿革》等。還結(jié)合學(xué)校專項(xiàng)具體的活動，自擬專題進(jìn)行收集、分類、整理編目，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供利用服務(wù)。同時(shí)這些資料能夠反映某一個(gè)時(shí)期某項(xiàng)工作的軌跡，為總結(jié)工作或迎接上級檢查發(fā)揮了積極作用。

總之，學(xué)校檔案是學(xué)校教學(xué)管理不可缺少的重要信息資源，是服務(wù)和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要條件。在新時(shí)代中國特色社會主義發(fā)展過程中，學(xué)校檔案工作規(guī)范化建設(shè)要確定更全、更新、更高的目標(biāo)?！案本褪菣n案門類的更全，歸檔材料更全，豐富室藏，為學(xué)校工作提供全方位的服務(wù)；“更新”就是管理手段更新，創(chuàng)造條件，運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案；“更高”就是檔案利用率提高，發(fā)揮最高的檔案效益，實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案的服務(wù)功能。只有做到更全、更新、更高，才能提高學(xué)校檔案管理水平，有效地服務(wù)學(xué)校教學(xué)管理和發(fā)展。