文·孫霞

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，廣大民眾生活水平的不斷提高，各種各樣信息共享技術的不斷普及，讓人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求日漸增多，檔案館充分運用現(xiàn)代信息技術變得越來越重要。2002年以來，國家檔案行政管理部門相關文件的頒布，促進了各級檔案館管理方式和服務理念的改革，各級各部門、各行各業(yè)在國家檔案行政管理部門的正確引領和指導下，將現(xiàn)代信息技術全面應用于檔案信息資源建設，使大量的紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化，大大提高了檔案館的工作效率。但是由于我國檔案資源的復雜化，各級檔案館對信息化建設的投入不同等眾多因素的影響，我國檔案信息化建設發(fā)展不平衡、不完善，仍然存在著存在著重視不足、投入不夠的“重藏輕用”現(xiàn)象。

一、檔案館“重藏輕用”的現(xiàn)狀

（一）檔案館傳統(tǒng)服務意識濃厚，仍存在“等待上門”現(xiàn)象

近年來檔案館已經(jīng)開始注重傳統(tǒng)服務方式的多樣化，通過建立檔案閱覽室、進行某一主題的檔案展覽、提供檔案借閱查詢以及檔案咨詢等的活動來為社會提供服務。但是受傳統(tǒng)服務意識的影響，這些活動都必須在檔案館內(nèi)進行，容易受到時間和空間的限制。檔案館實行的上班時間與檔案利用者的上班時間基本一致，如果檔案利用者想要查詢或者借閱某一檔案，就必須利用自己的工作時間，才能去檔案館查閱自己想要的內(nèi)容。另外，部分城市的檔案館和其他事業(yè)單位共處一座建筑之內(nèi)，外表給人一種過于嚴肅的氛圍，缺乏親切感，并且受空間的限制，檔案閱覽室或者主題活動場所能容納的人員有限，這在一定程度上會影響檔案利用者的認同感和積極性，不利于檔案資源的充分利用。受時間和空間的限制，檔案利用者不能自由地查詢相關文件，或者不能抽出時間去到檔案館查詢，這就導致了檔案利用服務處于被動狀態(tài)，形成了“等待上門”的現(xiàn)象。

（二）檔案館信息化建設基礎設施落后

由于我國歷史悠久，檔案信息資源龐大。為了能夠?qū)嫶蟮募堎|(zhì)檔案電子化、數(shù)據(jù)化、規(guī)范化，就需要有強大的服務器與存儲器來收錄檔案，再加上檔案管理網(wǎng)絡的日常管理與維護，需要的資金投入巨大。但是就目前全國的檔案館現(xiàn)狀來看，只有極少量的檔案館能得到政府大量的資金投入。因此大部分檔案館的基礎設施相對落后，使計算機的儲存容量受到限制，為了接收新文件，不得不將那些不經(jīng)常用到的原有文件刪除，這就會導致檔案電子資源數(shù)據(jù)的丟失，不利于檔案資源的完整性。如果檔案利用者在檔案館內(nèi)的搜索引擎上沒有搜到相關文件，可能就會使一些檔案“石沉大?！?，永遠待在庫房里，變成了“死檔案”。

（三）各級檔案網(wǎng)站界面不清晰、內(nèi)容不完整

各級檔案館檔案網(wǎng)站的開通是檔案館現(xiàn)代服務方式的集中體現(xiàn)。通過將檔案館藏展示在網(wǎng)站界面上來，可以使檔案利用者查詢到想要的資料。但筆者發(fā)現(xiàn)，大部分檔案網(wǎng)站存在著界面不清晰、內(nèi)容不完整、信息服務深度不夠、與用戶交流不足，甚至有的頁面下的文字存在大小不一、格式不等的情況，很明顯是通過復制粘貼的方式直接顯示在檔案界面上，缺乏規(guī)范的二次加工。這種混亂的界面服務，給用戶的體驗感較差，大量用戶很可能在檔案界面上，找不到自己想要的內(nèi)容，而放棄了對檔案的繼續(xù)搜索。

（四）檔案信息管理人員水平有待提高

目前，各級檔案館基本都已引進信息化設備和檔案管理系統(tǒng)軟件，這就對檔案管理人員的水平有了更高的要求。但是受傳統(tǒng)檔案服務意識和現(xiàn)實條件的影響，既熟練掌握信息化技術，又熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的人才少之又少，這就導致了一些重金買來的信息化設備，不能更大地發(fā)揮作用和價值，不利于檔案信息化的建設。檔案管理人員在信息的錄入、存儲、檢索及設備的維護、保養(yǎng)上不能夠熟練掌握運用的現(xiàn)象，會導致整個檔案館工作效率低下，甚至會影響檔案資源的真實性。

二、應該采取的對策

（一）要加大基礎設施建設的投入

基礎設施的好壞直接影響檔案館電子資源的完整性與安全性，如果沒有高效、安全的電子設備，就無法正常地將檔案館的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，尤其涉及一些不對外公開的、秘密級的檔案就無法保證它的安全性。所以各級黨委政府要加大對檔案館基礎設施的投入力度，配備計算機、服務器、路由器、存儲器、掃描儀等電子設備，及時更新檔案管理系統(tǒng)軟件，及時與國家統(tǒng)一的管理系統(tǒng)相銜接，為更好地資源共享打好基礎。同時，各級檔案館也要對多媒體建設和3D可視技術等領域加大投入，使檔案館的各種檔案資料真正地“活起來”，以廣大群眾喜聞樂見的方式，通過多媒體的形式，更直觀、更具體地展現(xiàn)在公眾面前。

（二）要制定科學規(guī)范的信息化建設方案

一要制定切實可行的檔案信息化建設方案。在認真學習掌握國家檔案局頒布的《檔案法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關法律法規(guī)的基礎上，根據(jù)館藏檔案的數(shù)量和數(shù)字化的投資額，結(jié)合館內(nèi)實際情況，制定指導思想明確、目標任務清楚、標準要求清晰、時間節(jié)點明白的操作性強的實施方案。二要成立由館長或分管負責人為組長、有關業(yè)務處室負責人為成員的檔案數(shù)字化工作領導小組，負責檔案數(shù)字化建設工作。三要建立健全各項規(guī)章制度。從檔案資料的出庫、統(tǒng)計、清點、移交、鑒定、保密、入庫等各個環(huán)節(jié)，都要作出明確清楚的規(guī)定。制定的制度，要具有針對性、可操作性和約束性，讓參與數(shù)字化工作的人便于學習掌握，內(nèi)化于心、外化于行，并及時做好監(jiān)督工作。四要簽定保密責任書。根據(jù)《保密法》的規(guī)定，與參與檔案數(shù)字化工作的公司或個人，簽定保密責任書，明確保密責任，責任落實到人，堅決杜絕不安全事故的發(fā)生。

（三）要重視對檔案館管理人才的培養(yǎng)

檔案信息化建設由于涉及到檔案學、管理學、計算機等多個學科，因此在現(xiàn)實中兼具這些專業(yè)背景的人才少之又少。受傳統(tǒng)檔案服務意識以及多方面的影響，檔案部門仍有許多現(xiàn)代信息技術門外漢的員工。他們沒有主動學習的意識，因此需要各級檔案館加大培訓力度，并將其納入長遠規(guī)劃和年度工作計劃，采取定期組織素質(zhì)提升培訓班、專門組織集中學習、邀請有關檔案專家授課、組織到先進檔案館學習、進行“一人談、眾人議”的學習交流及以會代訓等方式，努力培養(yǎng)一批具有專業(yè)知識過硬、業(yè)務能力較精、文化素質(zhì)較高的檔案管理人才隊伍。

（四）要提高安全保密意識，確保檔案信息安全

安全責任，重于泰山。檔案信息化，雖然能夠極大地提高檔案館工作效率，方便快速便捷查閱利用，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷提高，存儲在計算機內(nèi)的檔案信息，也存在著被泄露和被盜取的隱患，尤其是一些網(wǎng)絡黑客和網(wǎng)絡病毒的存在，極大地威脅著檔案資源信息的安全性。因此各級檔案館的檔案管理人員要以對黨、對組織、以個人高度負責的態(tài)度，高度重視檔案資源信息安全，不斷強化安全意識，時刻繃緊安全保密這根弦，日常操作嚴格遵守制度，經(jīng)常開展安全保密自查，防患于未然。同時，要及時更新電腦殺毒軟件，定期進行全方位的殺毒，確保檔案信息安全。

（五）要順應百姓需求，轉(zhuǎn)變服務方式

在傳統(tǒng)服務方式基礎上，可以根據(jù)實際情況，對工作時間做出調(diào)整。比如，借鑒國家博物館的上班時間安排，實行周一閉館，周二至周六開館的方式，使大量檔案利用者可以利用業(yè)余時間去檔案館查閱相關資料。各級檔案館要成立專門機構(gòu)或者指定計算機業(yè)務熟練的人管理檔案網(wǎng)站，對網(wǎng)站的界面安排、內(nèi)容設置、字體格式等做出嚴格規(guī)范的界定。良好的網(wǎng)站界面不僅節(jié)省檔案利用者的查詢時間，也提高了檔案館網(wǎng)上服務水平。同時要增加與網(wǎng)友交流的欄目，及時回應查詢?nèi)藛T的疑惑，不斷提高對查詢利用者的服務水平。

我國龐大的檔案資源是社會歷史發(fā)展的重要見證，在信息資源共享的今天，檔案信息化建設已是大勢所趨、人之所向，它對經(jīng)濟社會的發(fā)展以及民族認同感有著重要的意義。但是檔案信息化的建設又是一個漫長而復雜的過程，在建設過程中，仍會面臨一系列的新問題、新挑戰(zhàn)，我們要及時勇敢地面對新挑戰(zhàn)，迎難而上，加大投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務理念、變革保管方式，引進信息化管理人才，使檔案信息化建設快速推進，使“重藏輕用”朝著“藏用并舉”的良好態(tài)勢發(fā)展。