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        大數(shù)據(jù)視域下干部人事檔案管理模式探析

        2020-12-07 13:55:29劉華
        山東檔案 2020年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理干部檢測(cè)

        文·劉華

        大數(shù)據(jù)是一種在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面大大超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合,具有規(guī)模大、流轉(zhuǎn)快、類型多和價(jià)值密度低四大特征[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)為干部人事檔案信息化管理提供了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn),在此背景下,2018 年11 月,中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》,明確提出運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)推動(dòng)干部人事檔案管理,并對(duì)相應(yīng)的工作定位、管理方式、體制機(jī)制等提出新要求,傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式正在向數(shù)字化管理模式過(guò)渡,新型管理模式正在構(gòu)建、發(fā)展與完善中。

        一、傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的局限性

        (一)思維陳舊,認(rèn)識(shí)有限

        傳統(tǒng)干部人事檔案管理往往停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的接收、征集等方面,更側(cè)重于實(shí)體檔案管理,更多地依賴于政府行政、組織人事部門相關(guān)規(guī)定管理檔案,并為政府行政事業(yè)服務(wù),以集權(quán)式管理為主,以簡(jiǎn)單粗放式資源投入來(lái)驅(qū)動(dòng)發(fā)展,研究?jī)?nèi)容局限于本領(lǐng)域的內(nèi)在關(guān)系上,這很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代多學(xué)科交融、多技術(shù)合作的檔案信息化需求。

        (二)來(lái)源單一,內(nèi)容有限

        傳統(tǒng)干部人事檔案收集范圍主要限定在“十大類”,涵蓋的信息內(nèi)容十分有限,檔案材料不足以完整展現(xiàn)干部在政治品質(zhì)、道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)等各方面的發(fā)展變化,不能夠連貫、動(dòng)態(tài)地記錄干部全方位的成長(zhǎng)歷程,在干部選拔任用、教育培養(yǎng)、管理監(jiān)督和評(píng)鑒人才等方面的基礎(chǔ)性參考作用難以有效發(fā)揮。

        (三)標(biāo)準(zhǔn)不全,管理有限

        進(jìn)入21 世紀(jì)以來(lái),隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷深入發(fā)展,傳統(tǒng)干部人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了較快發(fā)展,但仍沒(méi)有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn),更欠缺詳細(xì)的實(shí)施規(guī)則,各單位組織人事部門以自身為中心進(jìn)行孤立、封閉式管理,缺乏統(tǒng)一的引導(dǎo),多是根據(jù)實(shí)際情況制定自己的人事檔案管理規(guī)范,嚴(yán)重阻礙了人事檔案數(shù)據(jù)交換與信息共享,檔案管理孤島等現(xiàn)象較為普遍,這在一定程度上比較容易滋生干部檔案造假的可能性。

        (四)利用不足,作用有限

        傳統(tǒng)干部人事檔案采用封閉的保密管理模式,受行政管理體制影響較大,每個(gè)人都不得隨意查閱自身人事檔案,各單位對(duì)人事檔案信息挖掘與利用程度低、宣傳力度弱,社會(huì)公眾對(duì)人事檔案的認(rèn)知度不高,對(duì)檔案資源的作用與價(jià)值認(rèn)識(shí)不足,使得干部人事檔案利用和服務(wù)缺乏廣泛性和普遍性,受眾面很小,影響了這一珍貴資源公共服務(wù)作用的發(fā)揮。

        二、基于大數(shù)據(jù)視角的干部人事檔案管理模式優(yōu)化路徑

        (一)優(yōu)化管理思維模式

        一是強(qiáng)化政治性思維。干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源,屬于黨和國(guó)家所有,具有很強(qiáng)的政治屬性。大數(shù)據(jù)時(shí)代,“黨管干部、黨管人才,依規(guī)依法、全面從嚴(yán)”的干部人事檔案管理原則不會(huì)改變。必須站在政治的高度來(lái)審視干部人事檔案工作,從全面從嚴(yán)治黨和建設(shè)黨的干部、人才隊(duì)伍角度出發(fā)來(lái)規(guī)范干部人事檔案工作,提升干部人事檔案管理的規(guī)范性與紀(jì)律性,保障干部人事檔案信息的權(quán)威性與公信力,提高干部人事檔案工作服務(wù)于干部人事管理工作的針對(duì)性與有效性[3]。

        二是強(qiáng)化專業(yè)性思維。這里的專業(yè)性思維既包括專業(yè)的檔案管理思維,即檔案學(xué)科學(xué)原理與方法,也包括其他學(xué)科領(lǐng)域的管理方法與技術(shù),比如計(jì)算機(jī)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)等,是一種融合了多學(xué)科知識(shí)技能的多元性檔案管理思維。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理多學(xué)科領(lǐng)域交融性特征十分突出,這就要求管理人員進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí),提升自身綜合素質(zhì),能夠自覺(jué)將現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段運(yùn)用于管理工作中,實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面地做好干部人事信息的收集、歸檔、存儲(chǔ)等工作,確保干部人事檔案真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范。

        三是強(qiáng)化服務(wù)性思維。干部人事檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)資源的有效開(kāi)發(fā)利用,最大限度為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),它的根本屬性是服務(wù)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代,干部人事檔案的服務(wù)性將進(jìn)一步強(qiáng)化,更加注重以充分利用為核心的整體性管理研究,科學(xué)合理地處理好保密管理和開(kāi)發(fā)利用之間的矛盾,實(shí)現(xiàn)互動(dòng)性、協(xié)作性管理利用,更好地貫徹人事工作的路線、方針、政策,選賢舉能、知人善任,為干部人才管理提供更加及時(shí)、有效的信息保障。

        (二)優(yōu)化收集鑒別模式

        收集鑒別干部人事檔案材料,充實(shí)干部人事檔案內(nèi)容,是貫穿于干部人事檔案工作始終的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代干部人事檔案的收集鑒別工作要充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì),有效借助信息技術(shù)手段,動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)、全面地收集人事檔案數(shù)據(jù)。這里的干部人事檔案數(shù)據(jù)既包括學(xué)歷、職稱等傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料,也包括干部人事數(shù)字檔案及其元數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志文件等,以及各種零散的、碎片式的人事數(shù)據(jù)信息,特別是新型媒介中形成的數(shù)據(jù)信息,比如網(wǎng)絡(luò)媒體中的評(píng)價(jià)性材料等,從根本上保障干部人事檔案的歷史紀(jì)錄性,客觀、真實(shí)、全方位地反應(yīng)干部個(gè)人情況。收集方式可以采用先電子后紙質(zhì)的方式,即先進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)申報(bào),然后提交檔案數(shù)據(jù)變更申請(qǐng),預(yù)約紙質(zhì)檔案材料提交時(shí)間,然后根據(jù)提交的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)證明材料進(jìn)行收集。

        面對(duì)海量的干部人事信息,要嚴(yán)格按照“處理完畢、具有使用價(jià)值和保存價(jià)值”的底線,本著“取之有據(jù),舍之有理”的原則,對(duì)不同表現(xiàn)形式的檔案數(shù)據(jù)加以鑒別。特別是干部人事數(shù)字檔案,要特別注重“四性”檢測(cè),即真實(shí)性檢測(cè),包括對(duì)數(shù)字文件來(lái)源及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性檢測(cè)、元數(shù)據(jù)與文件內(nèi)容關(guān)聯(lián)真實(shí)性檢測(cè)、數(shù)字文件歸檔數(shù)據(jù)包真實(shí)性檢測(cè)等;完整性檢測(cè),包括數(shù)據(jù)總量檢測(cè)、元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)、數(shù)據(jù)文件內(nèi)容完整性檢測(cè)、歸檔信息包完整性檢測(cè)等;可用性檢測(cè),包括數(shù)字檔案內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)等是否可用;安全性檢測(cè),包括歸檔信息包、數(shù)據(jù)載體、歸檔過(guò)程等是否安全。

        (三)優(yōu)化保密存儲(chǔ)模式

        存儲(chǔ)方式直接關(guān)系著干部人事檔案的安全性,特別是干部人事數(shù)字檔案的保存,在大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。要按照“三庫(kù)分離”原則分別管理[4],即建立長(zhǎng)期保存庫(kù),獨(dú)立于檔案管理系統(tǒng),用于存放數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存封裝包;建立管理庫(kù),用于支持檔案管理者開(kāi)展檔案的檢測(cè)、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、查閱、檢索和編研等業(yè)務(wù)工作;建立利用庫(kù),根據(jù)檔案的開(kāi)放利用屬性、檔案利用者的要求多元化生成。存儲(chǔ)格式應(yīng)在不改變?cè)募那闆r下自動(dòng)批量轉(zhuǎn)換成PDF、MP4等長(zhǎng)期保存格式[5],無(wú)法轉(zhuǎn)換的則應(yīng)掃描成TIFF或JPEG文件格式予以保存。

        大數(shù)據(jù)時(shí)代必須對(duì)干部人事檔案保密標(biāo)準(zhǔn)予以嚴(yán)格規(guī)定,并制定具體實(shí)施細(xì)則,可構(gòu)建分級(jí)保密管理模式,即將檔案資源劃分為嚴(yán)格保密、內(nèi)部使用、對(duì)外公開(kāi)三個(gè)層級(jí),嚴(yán)格保密(包括絕密、機(jī)密、秘密)檔案以紙質(zhì)存儲(chǔ)方式為主,同時(shí)做好數(shù)字檔案?jìng)浞荩瑖?yán)格實(shí)行離線存儲(chǔ)方式,最大程度避免因網(wǎng)絡(luò)等原因造成的信息外泄;內(nèi)部使用檔案采取線上線下存儲(chǔ)相結(jié)合方式,可在加密情況下,借助大數(shù)據(jù)技術(shù)及內(nèi)部管理系統(tǒng),進(jìn)行適度的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集、整理和保存;對(duì)外公開(kāi)檔案以線上存儲(chǔ)方式為主,同時(shí)做好線下資源備份,要充分借助先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行資源挖掘及有針對(duì)性公開(kāi)利用。

        (四)優(yōu)化開(kāi)發(fā)利用模式

        大數(shù)據(jù)時(shí)代,干部人事檔案資源急劇增加,檔案利用需求日益增長(zhǎng),管理部門不能再局限于封閉式管理、被動(dòng)式服務(wù)的傳統(tǒng)工作模式,要自覺(jué)運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段,充分挖掘干部人事檔案資源價(jià)值,主動(dòng)為各單位人力資源建設(shè)服務(wù)。一方面可以通過(guò)自然語(yǔ)義分析等技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能檢索。面對(duì)日益驟增的人事檔案數(shù)據(jù),在系統(tǒng)查詢時(shí),可能會(huì)因題名不規(guī)范導(dǎo)致表意出現(xiàn)偏差,影響查詢結(jié)果[6]。而借助以中文分詞為核心的全文檢索技術(shù),構(gòu)建完備索引庫(kù)以及同義詞庫(kù),使數(shù)據(jù)索引具備“自主學(xué)習(xí)”功能,可實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理系統(tǒng)智能檢索,提高查準(zhǔn)率、查全率,從而為更高效查詢利用檔案資源奠定基礎(chǔ)。另一方面可以通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘與分析等技術(shù)輔助科學(xué)決策。將干部人事檔案管理融入日常生活中,將干部人事檔案管理系統(tǒng)與單位考勤系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等有效銜接,定向收集干部工作數(shù)據(jù)等,建立起豐富的干部人事檔案數(shù)據(jù)“資源池”[7]。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù),量化各項(xiàng)干部人事檔案數(shù)據(jù)指標(biāo),與相應(yīng)崗位需求進(jìn)行精確比對(duì)分析,實(shí)現(xiàn)干部和崗位的精準(zhǔn)匹配,更好的把握人力資源管理方向,為各單位人事決策提供重要支撐。

        隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展,迫切需要構(gòu)建一支政治過(guò)硬、本領(lǐng)高強(qiáng)的高素質(zhì)干部人事檔案管理隊(duì)伍,融合計(jì)算機(jī)、檔案管理、人力資源等不同領(lǐng)域的人才。實(shí)施干部人事檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程,需要檔案管理部門與信息技術(shù)等各部門的通力配合,合力優(yōu)化檔案管理模式,深入挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值,才能充分發(fā)揮干部人事檔案資源作用,更好地服務(wù)于人力資源建設(shè),服務(wù)于黨的建設(shè)新的偉大工程,服務(wù)于新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)。

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