王敏

摘 要：文書(shū)檔案是現(xiàn)代企事業(yè)單位在日常管理工作中的重要內(nèi)容，所以提升信息化檔案管理的水平，有利于為事業(yè)單位的發(fā)展提供準(zhǔn)確資料查詢(xún)。在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過(guò)將信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理進(jìn)行整合，有利于提升文書(shū)檔案管理的實(shí)效性，為事業(yè)單位開(kāi)發(fā)和利用檔案資料創(chuàng)造良好的條件。本文通過(guò)對(duì)信息背景下的文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新策略進(jìn)行論述，旨在為進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理水平提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;文書(shū)檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.129

在企事業(yè)單位日常運(yùn)行過(guò)程中，文書(shū)檔案是非常重要的無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展起著非常重要的作用。尤其是在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的背景下，事業(yè)單位的檔案種類(lèi)變得越來(lái)越多，增加了檔案資料管理的難度性。因此，需要將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用到事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，創(chuàng)新文書(shū)檔案管理方式，優(yōu)化文書(shū)檔案管理過(guò)程，最大限度提升文書(shū)檔案管理的實(shí)效性。

1 信息化手段運(yùn)用于文書(shū)檔案管理工作的必要性

1.1 簡(jiǎn)化了管理文書(shū)檔案的基本操作流程

文書(shū)檔案管理一般來(lái)講涉及比較豐富的文書(shū)檔案內(nèi)容以及繁雜的文書(shū)檔案種類(lèi)，目前在引入現(xiàn)代化文書(shū)管理手段的前提下，對(duì)于管理各類(lèi)文書(shū)檔案的總體難度可以達(dá)到明顯減小的效果，并且避免了繁雜的檔案整理以及檔案收集操作[1]。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，收集、分類(lèi)、歸檔、查詢(xún)、分析時(shí)，涉及諸多部門(mén)和人員，流程復(fù)雜，管理節(jié)點(diǎn)眾多，檔案流轉(zhuǎn)不暢，導(dǎo)致歸檔困難，查閱困難、管理困難。運(yùn)用信息化管理手段，能顯著壓縮管理節(jié)點(diǎn)，提高流轉(zhuǎn)速度，簡(jiǎn)化基本操作流程。具體在查詢(xún)、整理與分析文書(shū)檔案時(shí)，引入信息化方式便于實(shí)現(xiàn)全方位的文書(shū)檔案匯總，并且客觀上體現(xiàn)了節(jié)省檔案管理時(shí)間的效果[2]。

1.2 體現(xiàn)最大化的文書(shū)檔案利用價(jià)值

文書(shū)檔案必須能夠被有效利用，如此才能突顯文書(shū)檔案本身的價(jià)值與意義。文書(shū)檔案內(nèi)容復(fù)雜，種類(lèi)繁多，在浩如煙海的檔案中尋找有價(jià)值的信息，依靠傳統(tǒng)的人工檢索及分析方法，明顯跟不上時(shí)代的要求。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)靈活多樣的方式處理文書(shū)檔案數(shù)據(jù)，共享文書(shū)檔案的信息，開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案的價(jià)值。

1.3 對(duì)于管理文書(shū)檔案的總體成本予以有效節(jié)約

利用信息化手段管理文書(shū)檔案，把龐大的紙質(zhì)、聲像資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，保存在網(wǎng)絡(luò)上，能顯著減少檔案的占地空間，減少場(chǎng)館建設(shè)。計(jì)算機(jī)具有人工無(wú)可比擬的信息處理速度優(yōu)勢(shì)，可以滿(mǎn)足不同方式的查閱需求。信息化還可以突破時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程信息共享的需要，最大限度滿(mǎn)足需求人的查閱需求。

2 信息化背景下文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

信息化背景下文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要涉及以下幾個(gè)方面：首先是缺乏監(jiān)督機(jī)制。在當(dāng)前信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作中缺乏監(jiān)督機(jī)制便是最為重要的一項(xiàng)問(wèn)題，同時(shí)該問(wèn)題對(duì)于文書(shū)檔案管理工作具有較大影響。在實(shí)際工作期間，雖然有部分企事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)展了文書(shū)檔案信息化管理工作，但是在該項(xiàng)工作中卻并未給予一定的重視，并且在該項(xiàng)工作中缺乏必要的監(jiān)督手段，這種情況的出現(xiàn)便導(dǎo)致企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作受到影響，若是工作人員在工作期間出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)由于監(jiān)督不當(dāng)而導(dǎo)致問(wèn)題持續(xù)存在，從而致使文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量受到影響，降低企事業(yè)單位中文書(shū)檔案管理工作實(shí)效性。其次是文書(shū)檔案管理工作保密程度較低。企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作保密程度較低也是其中一項(xiàng)重要的問(wèn)題，在該項(xiàng)工作中，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作信息化，便需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是在檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中便有可能會(huì)出現(xiàn)相關(guān)信息被篡改的問(wèn)題，同時(shí)電子數(shù)據(jù)存在的形式也比較容易發(fā)生變化。

3 信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的有效策略

3.1 完善管理制度

信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的有效策略之一是完善管理制度。在實(shí)踐中，要綜合文書(shū)檔案管理的主要內(nèi)容和要求，完善管理制度，強(qiáng)化管理，及時(shí)處理文書(shū)檔案工作中存在的問(wèn)題。通過(guò)信息資料分類(lèi)管理、借閱管理等方式提升管理質(zhì)量。對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)管理，重視借閱等級(jí)分析，根據(jù)規(guī)范有效開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。同時(shí)，提升保密意識(shí)，對(duì)于一些有著保密要求的檔案信息資料，要根據(jù)規(guī)范要求合理開(kāi)展。對(duì)于具有保密性的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置權(quán)限，在根本上提升工作質(zhì)量。在檔案室中要根據(jù)規(guī)范要求安裝監(jiān)控設(shè)備，通過(guò)智能化、信息化等方式進(jìn)行監(jiān)督，預(yù)防安全隱患，進(jìn)而為文書(shū)檔案工作開(kāi)展提供保障。

3.2 努力提高文書(shū)與檔案工作之間的銜接效率

信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的有效策略之二是努力提高文書(shū)與檔案工作之間的銜接效率。在文書(shū)檔案管理工作中，將接觸到的文件資料進(jìn)行整理匯總后便形成了檔案，所以檔案也可以看作為是被整理后的文件。由此可知，收集到的文件資料質(zhì)量決定了后續(xù)檔案整理的質(zhì)量。通常優(yōu)質(zhì)的檔案是由文書(shū)工作人員對(duì)收集到的文件進(jìn)行規(guī)范處理后形成的，所以文書(shū)工作和檔案管理工作彼此相互獨(dú)立，卻又密切聯(lián)系。因此，為了提升檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)對(duì)負(fù)責(zé)文書(shū)的工作人員實(shí)施內(nèi)部培訓(xùn)，提升其在文件處理時(shí)的檔案意識(shí)，明確文書(shū)工作的職責(zé)和使命，端正工作態(tài)度，對(duì)每一分文件資料都要細(xì)致認(rèn)真的審查。

3.3 加大管理人員專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)

信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的有效策略之三是加大管理人員專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)?，F(xiàn)階段我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日益加快，國(guó)民生活的水平也在不斷地提升，而對(duì)于文書(shū)檔案管理的要求也越來(lái)越多。在現(xiàn)代化高速發(fā)展的背景下，一方面需要管理人員具有專(zhuān)業(yè)的技能知識(shí)，另一方面，也需要管理人員掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，并且在文書(shū)檔案管理中可以合理科學(xué)的應(yīng)用，繼而使當(dāng)前我國(guó)的文書(shū)檔案管理得到進(jìn)一步的發(fā)展。所以相關(guān)部門(mén)需要加大對(duì)于管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)。

4 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)今信息化的時(shí)代背景下，檔案管理由傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾矸绞剑呀?jīng)是必然出現(xiàn)的結(jié)果，也是檔案管理人員轉(zhuǎn)型的需求。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期累積的過(guò)程，只有全面的重視文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，才能在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中屹立不倒。檔案管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，不僅要落實(shí)好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范化管理，還要機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮帶頭作用，積極提升基層管理人員的綜合素質(zhì)，才能更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)工作。

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