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        淺談檔案信息化建設(shè)工作

        2020-12-06 10:45:54閆麗麗
        卷宗 2020年26期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化

        摘 要:中國恩菲工程技術(shù)有限公司(原中國有色工程設(shè)計研究總院,簡稱“中國恩菲”)成立于1953年,是中華人民共和國成立后,為恢復(fù)和發(fā)展我國有色金屬工業(yè)而設(shè)立的第一家專業(yè)設(shè)計機構(gòu),現(xiàn)為世界五百強企業(yè)中國五礦、中冶集團子企業(yè),擁有有色行業(yè)唯一的全行業(yè)工程設(shè)計綜合甲級資質(zhì)。建院60余年,擁有百萬余卷/件存量檔案,檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)而龐大的工程,中國恩菲檔案室采用存量的數(shù)字化,增量的電子化的模式,逐步推進公司的檔案信息化建設(shè)。

        關(guān)鍵詞:中國恩菲;中國五礦;檔案;信息化

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.125

        中國恩菲的檔案室,隸屬于科技管理部。檔案室分設(shè)涉密檔案管理崗、文書實物聲像管理崗、科技檔案管理崗、財務(wù)檔案管理崗、檔案數(shù)字化加工崗、圖書館崗及5類庫房。中國恩菲檔案信息化建設(shè)起步較早,20世紀90年代,甩掉圖板采用CAD設(shè)計制圖,并跟斯貝達軟件公司定制了一款專門提取和拆分CAD的軟件,以便檔案元數(shù)據(jù)的管理和利用。2008年開始對存量進行數(shù)字化掃描工作,2019年委托某公司對科技檔案存量數(shù)字化外包服務(wù)工作。

        1 現(xiàn)階段檔案工作

        中國恩菲檔案室致力于發(fā)展成為智慧化綜合檔案室,主要負責貫徹執(zhí)行新《檔案法》,公司的管理制度和上級主管部門對檔案工作的相關(guān)規(guī)定,制定和修訂檔案管理制度、規(guī)范、細則等,對檔案工作實施統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)、管理、保管、借閱等;負責公司生產(chǎn)經(jīng)營所產(chǎn)生的有保存價值的原始記錄,主要包括:文書、實物、照片聲像、財務(wù)、合同、科技等檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定,確保公司各類檔案的完整、準確、安全和高效利用[1]。

        2 檔案信息化建設(shè)的意義

        一是檔案工作走向依法管理、走向開發(fā)、走向現(xiàn)代化的必要途徑。新《檔案法》明確規(guī)定了檔案信息化建設(shè)是新時代檔案工作重要組成部分,并提出了檔案信息化建設(shè)的要求,即采用先進技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

        二是時代發(fā)展的迫切需要。檔案載體多變,從紙質(zhì)到數(shù)字,變的不僅是載體,還有記錄方式和使用檔案的方式。例如,健康碼,生活軌跡,這些電子檔案根據(jù)個人行為實時變化,利用“大數(shù)據(jù)+互聯(lián)網(wǎng)”后臺數(shù)據(jù)分析,時時與各個行業(yè)的數(shù)據(jù)集成,關(guān)聯(lián)。

        三是提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率的一種方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)臺賬,檔案的檢索與利用都非常不便。通過檔案信息化,形成可結(jié)構(gòu)化表單,減少了檔案部門人工錄入,實現(xiàn)了資源內(nèi)部共享,提高工作效率。

        3 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

        3.1 數(shù)字化設(shè)備

        檔案信息化建設(shè),要采用新進技術(shù)和設(shè)備實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視,截止到2020年檔案室擁有加工計算機,工程掃描儀,平面掃描儀,藍圖打印機等硬件設(shè)施。

        3.2 數(shù)字化外包服務(wù)

        公司配備了相應(yīng)的設(shè)備,可以進行存量的數(shù)字化工作,但是存量檔案庫存龐大,單靠檔案管理人員去掃描是遠遠不夠的,所以委托某公司對部分科技檔案存量進行數(shù)字化外包服務(wù)。

        檔案數(shù)字化外包服務(wù),可加速檔案數(shù)字化進程,但成本較高且存在一定的風險。

        3.3 文檔一體化管理

        隨著電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案廣泛應(yīng)用,電子化單軌制成為大趨勢,公司在2016年開發(fā)企業(yè)文檔一體管理系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)成為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一個獨立的模塊,實現(xiàn)了智能化整編、入庫、利用、作廢等功能,通過系統(tǒng)接口與OA、辦公室自動化系統(tǒng)相連通,以達到數(shù)據(jù)遷移歸檔的目的。

        公司研發(fā)協(xié)同辦公系統(tǒng),將檔案室驗收放置在相應(yīng)審批流程的末端,使協(xié)同辦公系統(tǒng)各類文件實現(xiàn)在線催繳、歸檔、利用、催還等功能,并借助大數(shù)據(jù)分析、人工智能技術(shù)、優(yōu)化完善數(shù)字檔案系統(tǒng)功能,提升電子檔案利用的便捷性、準確性[2]。

        3.4 檔案信息化人員配置

        公司檔案專業(yè)管理人員只有3人,占公司檔案管理人員比例的27%,本科以上學(xué)歷的占檔案管理人員比例的60%。檔案管理人員整體專業(yè)水平不高,對檔案數(shù)字化進展、檔案資源共享有一定的影響。

        公司系統(tǒng)研發(fā)人員,事務(wù)性工作較多,檔案信息化系統(tǒng)研發(fā)工作較滯后;研發(fā)能力有限,流程繁瑣客戶體驗率不高,使檔案歸檔工作開展不暢。

        3.5 分公司和項目現(xiàn)場檔案管理

        分公司、項目現(xiàn)場與公司管理體系脫離,兼職檔案管理人員檔案意識不強,專業(yè)技能不高,大量紙質(zhì)資料收集、整理、數(shù)字化加工、歸檔,檔案數(shù)字化工作較繁重。

        4 檔案信息化建設(shè)的具體規(guī)劃

        一是要深刻認識當前國內(nèi)外檔案信息化發(fā)展形勢,研判發(fā)展局勢,以科技促發(fā)展。要緊抓常態(tài)化時期的檔案信息化、智能化工作[3]。

        二是要以創(chuàng)新為驅(qū)動,不斷提升科技創(chuàng)新能力,向管理要效益。要檔案存量數(shù)字化的基礎(chǔ)上,繼續(xù)完善檔案增量的電子化工作,完善管理體系制度工作,實現(xiàn)精細化管理。

        三是要以戰(zhàn)略為引領(lǐng),扎實做好“十四五”科技規(guī)劃編制工作中檔案方面的內(nèi)容,要加強協(xié)調(diào),按時保質(zhì)完成規(guī)劃編制任務(wù),成為推進公司檔案信息化的重要抓手。

        四是要引導(dǎo)和鼓勵檔案從業(yè)人員接受檔案專業(yè)知識和技能的繼續(xù)再教育,各部門的兼職檔案員作為部門與歸檔部門之間溝通的橋梁,也需要加大對他們進行檔案事務(wù)工作、信息化和數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)。

        參考文獻

        [1]新修訂的《中華人民共和國檔案法》解讀[J].國家檔案局政策法規(guī)研究司.中國檔案.2020(07):24-25.

        [2]佟純.電力企業(yè)文檔一體化管理實踐[J].中國檔案.2020(03):70-71.

        [3]康燕.淺談檔案信息化建設(shè)工作-以哈爾濱第一機械集團有限公司檔案工作為例[J].機電兵船檔案,2020(04):13-14.

        作者簡介

        閆麗麗(1987-),女,漢族,北京人,助理館員,學(xué)位學(xué)士,所學(xué)專業(yè)檔案管理(信息開發(fā)、秘書)。

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