?韓萍

摘 要：電子會計檔案是通過數字設備和環(huán)境形成，并使用計算機和網絡進行閱讀、處理、傳輸和存儲于磁帶、磁盤及光盤等設備的，有保存和利用價值的會計數據、元數據、讀取平臺等會計材料。我國新的《會計檔案管理辦法》中對電子會計檔案的法律地位及管理有了明確的要求及規(guī)定。本文將針對電子會計檔案的特征及存在的問題進行詳細的分析，以及提出相對應的對策。

關鍵詞：電子會計檔案;檔案管理;風險評估

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.115

電子會計檔案主要包括電子賬單、電子賬簿、電子憑證、會計軟件和操作程序，以及銀行對賬單和其他電子會計材料。電子會計檔案是歷史數據，是反映和記錄企業(yè)經濟發(fā)展的重要基礎。關于電子會計檔案的法律地位和管理，這在新的《會計檔案管理辦法》中得到了證實，并提出了明確的要求，指出了實際工作的方向?？紤]到電子會計檔案的特點，本文積極討論如何管理電子會計檔案，以利于國家經濟發(fā)展，是也目前檔案行業(yè)的急需討論的話題。

1 電子會計檔案的管理特征

1）管理對象載體的不耐久性。電子會計檔案的載體主要是磁光介質。磁盤載體本身不是耐用的材料，不能永久存儲。在儲存和使用過程中，外部因素（如外部磁場、強摩擦沖擊、不適當的溫度和濕度、光輻射）的影響會導致載體材料的內部結構（如剩磁丟失、磁層霉變、底基老化）的變化，導致磁性材料的耐久性降低。目前，磁體的保質期是5到10年。光盤載體的壽命主要取決于存儲在光盤上的信息的穩(wěn)定性和光盤的耐久性。由于環(huán)境條件，如空氣污染、不適當的溫度和濕度、讀取設備和不適當的使用，光盤記錄層的材料會氧化，造成機械損壞等。磁盤盤基在存儲和使用過程中會退化和變形，導致磁盤信息將無法播放。目前，光盤載體檔案的保質期通常為10-20年。

2）電子會計檔案信息是數字化的，安全性要求高。電子會計檔案是由計算機會計系統(tǒng)生成的電子數據，這些數字信息的處理、存儲和使用在很大程度上取決于軟件和硬件的系統(tǒng)環(huán)境，電子會計數據很容易被破壞且修復比較困難。根據電子會計檔案的數字管理特性，不同的財務軟件和不同的電子會計檔案分析電子會計檔案管理問題，并采取有效的管理措施確保電子會計檔案的安全和憑證的作用。

3）高效的共享性。電子會計檔案信息數字化，其傳輸速度快，存檔過程便捷高效。通過對組織流程、業(yè)務活動、歸檔格式、管理流程、存儲計劃等進行標準化，可以實現數據庫的集中管理及共享，不受時間和空間的限制，方便快捷地實現會計信息的訪問和使用;也可以促進電子會計檔案的開發(fā)及挖掘，相關人員可以通過互聯網對電子會計檔案信息進行分析，建立決策數據模型和決策計劃，充分發(fā)揮會計檔案在經濟建設中的重要作用。

2 電子會計檔案管理存在的問題

1）電子會計檔案收集不完整。電子會計檔案包括存儲在光磁介質上的計算機系統(tǒng)軟件、財務軟件和開發(fā)文件，以及其他機讀會計檔案。許多部門一般都實現了會計電算化，但尚未掌握電子會計檔案的歸檔范圍，只注意電子會計系統(tǒng)形成的電子會計數據的打印和保存，卻對電子會計文檔的關鍵性文件沒有及時的歸檔并保存，導致一些檔案信息收集保存不完整，企業(yè)電子會計檔案的完整性不能保證。

2）電子會計檔案管理安全隱患多。電子會計檔案的存儲和使用離不開網絡、計算機、存儲和信息系統(tǒng)，但是這些設備也有特定的安全風險。電子會計檔案存儲介質如果收到了保存環(huán)境（受潮、高溫、消磁、灰塵）的影響，就會影響會計信息的真實可靠性。如果網絡安全防范措施不到位，會計信息也會很容易到改動和泄露。當前很多企業(yè)對于電子會計檔案的安全管理意識都不強，網絡安全管理的技術水平也低，大多電子會計檔案的安全保密性系統(tǒng)都未建立好。

3）電子會計檔案管理人員素質低，缺乏指導與培訓。要做好電子會計檔案管理的先決條件：檔案管理人員必須具備管理檔案的專業(yè)知識和技能，另一方面，他們還必須有軟件和硬件維護的技能，來支持財務和審計管理、計算機網絡安全管理和電算化會計工作。傳統(tǒng)的檔案存儲對管理員的計算機操作和維護級別要求不高，因此管理員的計算機操作和應用程序維護功能不強，電子會計檔案的安全存儲難以滿足要求。目前，電子會計檔案存儲和管理方面的專業(yè)人士很少，而且缺少合格的管理人員。因此，很難保證電子檔案的完整性和完整性。此外，單位領導對于檔案管理工作意識性不強，沒有定期組織人員進行培訓，隨著時代的變化，電子會計檔案管理人員不能滿足時代的變化要求。

3 加強電子會計檔案管理的對策

1）強化電子會計檔案的前端控制和全程管理，確保收集齊全。電子會計檔案主要包括主計算機硬盤上的統(tǒng)計數據，以及獨立存儲的統(tǒng)計數據、會計程序和其他電子記錄檔案。為了確保電子檔案的完整和準確性，必須加強電子檔案的外部控制。電子賬戶的來源和軟件系統(tǒng)的設計和開發(fā)階段必須包含在電子檔案管理的目標和要求中。明確收集和記錄有關電子會計檔案的責任范圍，并在整個過程中記錄電子會計檔案的形成、存儲和使用，以便在整個生命周期中嚴格控制電子會計檔案。

2）加強電子會計檔案風險評估，建立安全機制。首先需要充分認識到電子會計檔案的真實、完整性是質量的安全標準，強化電子會計檔案管理的安全意識，始終把安全放在第一位。根據電子會計檔案管理的適當特征，提高工作人員的安全意識，定期組織培訓，加強員工的檔案管理技能，全面提高工作人員的信息安全能力。第二，必須定期評估電子會計檔案信息安全風險。電子記錄檔案的創(chuàng)建、傳播和保存是有風險的，因此，從保護和電子記錄檔案的成本和價值來看，必須明確安全防護對象，利用安全風險評估研究電子記錄檔案中的潛在問題，并確定保護、預防和監(jiān)測風險所需的安全水平。最后，需要建立相關的電子會計檔案安全保障機制。在載體安全方面：選擇具有優(yōu)良品質和高可靠性的載波，嚴格控制載波存儲的環(huán)境條件，異地備份;對于硬件實體的方面：多機備份，磁盤鏡像，雙路專線供電，控制機房溫濕度等;針對網絡安全方面：加強訪問控制，包括使用反病毒軟件防止病毒，使用外部備份策略來管理數據備份和恢復，建立完善和強大的安全管理系統(tǒng)。

3）加強技術培訓，使得會計檔案人員跟上管理要求。首先，所有部門都必須加強內部教育和培訓。通過講座、在線學習等方式，加強計算機培訓、會計軟件操作、信息安全技術和其他文件管理人員的知識和技能，將這一技能培訓作為部門的一項基本任務，并對檔案管理人員進行引導和提升。通過這種方式，可以從根本上實現電子會計檔案管理的標準化和專業(yè)化。其次，配備專業(yè)電子會計檔案管理人員，不僅需要掌握基本理論、基本方法和處理檔案、會計和計算機信息技術，還需要注意根據電子會計檔案的特征采取措施和管理信息安全技術，特別是根據不同條件下的存儲介質，定期檢查、分析會計電算化文件的存儲狀態(tài)，定期對會計電算化數據進行遷移、備份等工作。最后，建立適當的動力管理機制，對檔案管理人員進行嚴格和定期的審查，明確晉升的條件，確保電子會計文件管理的效率和質量。

4 結論

大數據時代的到來，對大型企業(yè)的發(fā)展和會計檔案的管理提出了更高的要求。為了更好地提高財務管理效率的大型企業(yè)，有必要充分認識當今時代的特點，與時俱進，并實施電子會計檔案管理模式，以更好地促進企業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻

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[2]文曉亮.新時期會計檔案管理現狀及改進對策[J].蘭臺內外，2019（36）：57-58.

作者簡介

韓萍（1976-），女，漢族，遼寧沈陽人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。