符京生 劉漢青/中國石油長慶油田公司

蘇興華 孫洪君/中國石油川慶鉆探公司

隨著云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)的發(fā)展，人類社會迎來了“數(shù)據(jù)浪潮”。企業(yè)也處在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的變革中，企業(yè)的業(yè)務流程、管理對象、服務方式等都朝著數(shù)據(jù)化發(fā)展，數(shù)據(jù)正在成為企業(yè)新的資產(chǎn)。技術(shù)的沖擊也引起了檔案業(yè)務形態(tài)的變革，新技術(shù)環(huán)境導致的數(shù)據(jù)驅(qū)動模式使得信息的處理由相對冗余和龐雜的文件尺度開始降維到更容易解析和處理的數(shù)據(jù)尺度[1]，檔案需要以管理對象空間變革為契機，打破檔案和數(shù)據(jù)之間隔閡，把數(shù)據(jù)作為檔案的一部分，拓寬管理對象，提升檔案治理能力，完善檔案治理體系。本文基于中石油長慶鉆井業(yè)務平臺與檔案管理系統(tǒng)的對接整合項目實踐，對企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的框架與路徑進行思考。

1 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的基礎

1.1 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的必要性

從數(shù)據(jù)治理角度審視檔案管理，筆者認為企業(yè)檔案管理的痛點在于企業(yè)對管理對象的變化不敏感：企業(yè)前端業(yè)務系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)、接收等操作都會產(chǎn)生業(yè)務數(shù)據(jù)，業(yè)務數(shù)據(jù)是業(yè)務活動的全過程記錄，但檔案管理只關注重要業(yè)務活動產(chǎn)生的結(jié)果文件檔案，而不是記錄，因此錯失了重要的管理對象業(yè)務數(shù)據(jù)。長慶油田的項目組、工程隊在作業(yè)過程中會產(chǎn)生大量的鉆井工程的業(yè)務數(shù)據(jù)，這些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存在于川慶一體化平臺（系中國石油集團工程技術(shù)服務板塊的工程作業(yè)智能支持系統(tǒng)）中，是鉆井井史、鉆井工程資料的重要數(shù)據(jù)來源，但檔案部門并沒有將其納入管理范圍，因此需要將該平臺的業(yè)務數(shù)據(jù)與公司的檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)鉆井工程設計、鉆井井史、鉆井工程資料的網(wǎng)上審核、審批，進行數(shù)據(jù)資料網(wǎng)絡歸檔。

從檔案角度審視數(shù)據(jù)管理，目前企業(yè)要做到數(shù)據(jù)治理，需要重視歷史數(shù)據(jù)管理與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理，絕大多數(shù)歷史數(shù)據(jù)附載于檔案之上，需要將非結(jié)構(gòu)化的檔案轉(zhuǎn)化成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行資源盤活，統(tǒng)一管理結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資源池。

1.2 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的可行性

追蹤檔案管理與數(shù)據(jù)治理，發(fā)現(xiàn)二者具有管理對象的一致性。檔案管理的管理對象經(jīng)歷“實體—信息—知識”管理層次的轉(zhuǎn)化，在即將到來的單軌制時代，數(shù)據(jù)將是檔案管理的微觀基本單元，也是檔案實現(xiàn)知識服務的關鍵；而數(shù)據(jù)治理被定義為技術(shù)與管理相結(jié)合的一套持續(xù)改善管理機制，貫穿數(shù)據(jù)管理的整個過程[2]，由其定義可以看出數(shù)據(jù)治理的對象是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)在其價值發(fā)揮過程中，也存在“D-I-K-W鏈條”[3]，基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)，通過數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化、語義化的操作，數(shù)據(jù)對象可以成為知識[4]。二者的治理對象都是數(shù)據(jù)，鑒于治理對象的一致性，企業(yè)可以在管理機制、開發(fā)手段、服務方式、技術(shù)支撐等多方面進性協(xié)同治理。

2 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理框架

根據(jù)治理要素，結(jié)合川慶一體化平臺建設實踐經(jīng)驗與新形勢下檔案數(shù)據(jù)治理要求，基于實用性、前瞻性等原則，從組織協(xié)調(diào)、治理對象、標準規(guī)范、流程優(yōu)化、技術(shù)安全、支持服務6個層面，提出企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理框架。

一是組織協(xié)調(diào)層，強調(diào)建立協(xié)同治理組織架構(gòu)，協(xié)調(diào)指揮檔案部門、數(shù)據(jù)部門、業(yè)務部門等多元主體開展決策。檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理的組織體系，需要從單一線性的檔案生命周期運作模式，逐步形成完整的“決策者—執(zhí)行者—監(jiān)督者”的架構(gòu)模式。長慶油田目前正在建立以檔案館為核心的治理組織結(jié)構(gòu)體系，根據(jù)組織架構(gòu)建立并完善檔案數(shù)據(jù)治理制度體系。

二是治理對象層，關注主數(shù)據(jù)管理與元數(shù)據(jù)管理。協(xié)同治理對象主數(shù)據(jù)包含業(yè)務數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)。長慶油田將鉆井數(shù)據(jù)列為主數(shù)據(jù)，圍繞鉆井、固井、完井、鉆井工具、鉆井作業(yè)、井史等形成完整的主數(shù)據(jù)保存鏈，并通過系統(tǒng)預先設定元數(shù)據(jù)、歸檔元數(shù)據(jù)等方式，保障歸檔數(shù)據(jù)的完整性。

三是標準規(guī)范層，關注數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與數(shù)據(jù)標準。在數(shù)字化的檔案管理模式中，關注檔案的真實性、可靠性、原始性，卻很少關注檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。為保障數(shù)據(jù)可用性，長慶油田依據(jù)鉆井數(shù)據(jù)規(guī)范、電子檔案標準等，形成數(shù)據(jù)形成、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用的標準化流程。

四是流程優(yōu)化層，關注業(yè)務流程優(yōu)化與數(shù)據(jù)全生命周期管理。流程優(yōu)化是一個持續(xù)的互動過程，尋找數(shù)據(jù)與檔案產(chǎn)生的原點與交叉點，梳理不同數(shù)據(jù)的運轉(zhuǎn)路線，發(fā)現(xiàn)提升治理效率的關鍵。長慶油田根據(jù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生流程，形成了項目技術(shù)部—信息中心檔案室—油田公司項目組—信息中心檔案室—檔案館這一數(shù)據(jù)歸檔流程，保障歸檔數(shù)據(jù)歸檔的質(zhì)量與效率。

五是技術(shù)安全層，強調(diào)運用技術(shù)，支撐數(shù)據(jù)治理，保障數(shù)據(jù)安全。川慶一體化平臺采用SOA架構(gòu)，SOA采用表現(xiàn)層、中間層（業(yè)務邏輯層）和數(shù)據(jù)服務層這三層結(jié)構(gòu)，將業(yè)務規(guī)則、數(shù)據(jù)訪問及合法性校驗等放在中間層處理，客戶端不直接與數(shù)據(jù)庫交互，并通過文檔在線簽章和簽名等手段保障數(shù)據(jù)安全。

六是支持服務層，聚焦人員能力提升。實踐中需要不斷提升工作人員將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識的能力，增強其信息素養(yǎng)。

協(xié)同治理框架合理安排人、數(shù)據(jù)、技術(shù)、制度等治理要素，但是筆者認為目前企業(yè)協(xié)同治理的重點在于組織架構(gòu)、治理對象與支持服務。檔案與數(shù)據(jù)的協(xié)同治理，涉及多個部門多方主體，需要制度由上而下引導，尤其是檔案領導需要突破思想的掣肘，成立專門的治理機構(gòu)來進行數(shù)據(jù)治理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃。同時，治理也是人員思維變革由下而上的推動過程，治理人員思維與能力的提升，優(yōu)化治理環(huán)節(jié)，形成有利于協(xié)同治理的氛圍，與上層一同作用于治理對象。

3 企業(yè)檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的實現(xiàn)路徑

3.1 構(gòu)建以檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理為中心的制度環(huán)境

企業(yè)開展協(xié)同治理，首先需要做好頂層設計，建立上層組織，建立檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的體制。協(xié)同治理可以借鑒數(shù)據(jù)治理的要求，形成“協(xié)同治理委員會—協(xié)同治理小組—協(xié)同治理執(zhí)行人員”的治理體制。協(xié)同治理委員會具有在企業(yè)范圍內(nèi)開展治理活動的權(quán)力，由企業(yè)高層管理人員、檔案館館長、IT部門領導組成，解決相關人員權(quán)責問題，推進數(shù)據(jù)治理。協(xié)同治理小組主要輔助協(xié)同治理委員會開展工作，如制定有關政策、起草標準和章程等。協(xié)同治理執(zhí)行人員是在某個特定的主題域內(nèi)，協(xié)作完成協(xié)同治理制度活動的專員，可以細分為業(yè)務執(zhí)行者、技術(shù)支撐者、檔案執(zhí)行者。

建立檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的政策與標準，有學者在闡述文件管理對象認識時認為“模擬態(tài)主管載體，數(shù)字態(tài)主管內(nèi)容，數(shù)據(jù)態(tài)主管規(guī)則”[5]。檔案與數(shù)據(jù)融合，在借鑒檔案管理相關管理標準的基礎上，根據(jù)企業(yè)實際建立新的檔案與數(shù)據(jù)治理政策與標準，注重解決協(xié)同合作下策略和標準不一致的問題，如中國工商銀行建立了統(tǒng)一的企業(yè)級數(shù)據(jù)標準，覆蓋當事人、產(chǎn)品、協(xié)議、賬戶、介質(zhì)等十大標準主題，為大數(shù)據(jù)體系下的數(shù)據(jù)共享奠定基礎；還建立了國內(nèi)金融行業(yè)首個全行級信息標準管理服務平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)標準的建立、變更、發(fā)布、查詢、廢止等全生命周期管理[6]。

建立檔案與數(shù)據(jù)協(xié)同治理的監(jiān)督機制，監(jiān)督機構(gòu)要負責進行數(shù)據(jù)評估，從管理層面、業(yè)務層面、標準層面以及IT層面深入評估數(shù)據(jù)質(zhì)量，評估數(shù)據(jù)是否利于永久保存，以及數(shù)據(jù)價值能否實現(xiàn)最大化，從而優(yōu)化業(yè)務流程。

3.2 構(gòu)建以主數(shù)據(jù)為核心的分類治理體系

主數(shù)據(jù)作為企業(yè)最有價值的數(shù)據(jù)，分散在企業(yè)的各個活動、業(yè)務流程、系統(tǒng)和應用程序中，需要以元數(shù)據(jù)為輔助，以技術(shù)為支撐，對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行分類治理。

非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在企業(yè)數(shù)據(jù)中的比例越來越高，如企業(yè)產(chǎn)生的文檔全文、社交信息、網(wǎng)絡信息等。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的治理，需要采取不同方式。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理的要點在于制定業(yè)務、檔案一體化方案，通過方案形成統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)，打破系統(tǒng)壁壘，進行數(shù)據(jù)溝通與融合。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理的要點在于形成元數(shù)據(jù)方案，便于數(shù)據(jù)的采集與統(tǒng)一管理。

以長慶油田檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理為例，對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)提出了不同的治理架構(gòu)。對于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理，在前端業(yè)務部門，形成統(tǒng)一的業(yè)務標準、規(guī)范和制度，同時遵循電子文件元數(shù)據(jù)標準和規(guī)范進行人工錄入和自動采集，使數(shù)據(jù)生成標準化和規(guī)范化。在數(shù)據(jù)歸檔過程中，通過數(shù)字簽名等手段，保障主數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)的真實性與安全性。在后端檔案部門，將非結(jié)構(gòu)化全部納入歸檔管理，利用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)系統(tǒng)對其進行統(tǒng)一的集中管理，以便后續(xù)數(shù)據(jù)利用。對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)治理，主要通過數(shù)據(jù)治理平臺來實現(xiàn)，以鉆井數(shù)據(jù)為例，采用一體化治理方案，不進行物理歸檔，應用檔案管理部門介入機制來實現(xiàn)業(yè)務指導。業(yè)務系統(tǒng)的建設、數(shù)據(jù)資源、技術(shù)標準、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)均由業(yè)務部門負責，處于活躍期的數(shù)據(jù)由業(yè)務部門自行管理。當數(shù)據(jù)處于靜態(tài)期時則納入檔案部門管理，檔案部門結(jié)合檔案數(shù)據(jù)資源池的數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，將其知識化、智能化，最終為企業(yè)服務。

3.3 構(gòu)建以數(shù)據(jù)素養(yǎng)為重點的人才培養(yǎng)機制

在數(shù)據(jù)態(tài)環(huán)境下，作為協(xié)同治理主體的工作人員是提升治理水平的關鍵環(huán)節(jié)。在結(jié)合傳統(tǒng)管理人才、業(yè)務人才、技術(shù)人才、檔案人才培養(yǎng)模式的基礎上，根據(jù)協(xié)同治理目標，建立協(xié)同治理人才培養(yǎng)體系，注重形成分類人才培養(yǎng)方法，檔案人員注重培養(yǎng)數(shù)據(jù)素養(yǎng)，包括掌握數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)評估等管控方法，掌握數(shù)據(jù)關聯(lián)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，并以數(shù)據(jù)為核心，不斷向交叉知識拓展；而數(shù)據(jù)人才注重培養(yǎng)檔案素養(yǎng)，包括掌握檔案分類保管方法、檔案基礎理論等，以檔案管理為核心，不斷向信息管理深入。

企業(yè)需要采取一系列措施，建立培養(yǎng)機制，促進企業(yè)協(xié)同治理文化的形成，如建立溝通制度，良好的治理溝通機制包括上下級溝通、平行溝通與外部溝通。企業(yè)也需要形成激勵制度，設計合理的考核指標，提升員工參與治理的積極性。還要引進數(shù)據(jù)人才，進行數(shù)據(jù)安全紅藍對抗等，這也是企業(yè)培養(yǎng)員工數(shù)據(jù)素養(yǎng)的重要方式。