浙江省委辦公廳檔案信息化處

浙江省委第十四屆八次全會提出要以數(shù)字化改革為總抓手，撬動各領(lǐng)域各方面改革，高水平建成整體智治體系。數(shù)字化改革是運用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維、數(shù)字化認知，對區(qū)域治理的體制機制、組織架構(gòu)、方式流程、手段工具進行全方位、系統(tǒng)性重塑的過程，是高效構(gòu)建治理新平臺、新機制、新模式的過程。在此背景下，浙江檔案工作如何通過自身數(shù)字化轉(zhuǎn)型實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，更好地服務(wù)黨政機關(guān)整體智治和全域性數(shù)字化改革，是今后一個時期浙江檔案部門面臨的重大課題。近期，中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于新時代全面推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意見》（以下簡稱《意見》），對新發(fā)展階段的檔案信息化建設(shè)工作作出全面部署。準確理解把握《意見》內(nèi)容是貫徹落實《意見》的前提，也是檔案部門以數(shù)字化改革理念推進檔案工作迭代升級的具體體現(xiàn)。本文就《意見》的出臺背景、思路和要點等進行分析和思考，并提出貫徹落實的建議。

一、出臺背景

《意見》對標習近平總書記賦予浙江“努力成為新時代全面展示中國特色社會主義制度優(yōu)越性的重要窗口”的新目標新定位，以檔案工作“三個走向”為指引，以新修訂《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，聚焦黨政機關(guān)整體智治和現(xiàn)代化建設(shè)，立足數(shù)字浙江建設(shè)中檔案信息化發(fā)展實際，提出了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標和任務(wù)，全面回答了“十四五”期間檔案信息化發(fā)展的主攻方向、實施路徑和重點任務(wù)，是指引“十四五”期間浙江檔案信息化建設(shè)的綱領(lǐng)性文件，為各地各部門深化智慧檔案建設(shè)提供了重要依據(jù)?！兑庖姟返某雠_有助于各地各部門在新發(fā)展階段全面貫徹落實好檔案工作“三個走向”總要求，加快推進以信息化為核心的檔案治理現(xiàn)代化，更好地服務(wù)我省數(shù)字化改革和社會主義現(xiàn)代化先行省建設(shè)。

二、總體思路

《意見》的總體思路主要基于以下四個方面的考慮。

（一）聚焦整體智治，堅持協(xié)同發(fā)展

檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是孤立的，不僅僅是檔案部門自己的改革，而是全域性數(shù)字化改革中的基礎(chǔ)支撐，涉及各個層級、各個部門。因此，《意見》始終注重檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的系統(tǒng)性、整體性、協(xié)同性，從全省一盤棋統(tǒng)籌考慮，強調(diào)融入數(shù)字浙江建設(shè)同步謀劃推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，統(tǒng)籌各地區(qū)、各部門、各領(lǐng)域一體化協(xié)同發(fā)展。

（二）聚焦改革難點，堅持問題導向

近年來浙江檔案信息化建設(shè)發(fā)展迅速，但仍存在不少問題，比如檔案信息化發(fā)展不平衡不充分、檔案數(shù)字資源電子化比例不高、數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)效用不顯著、電子文件單套歸檔機制不完善以及檔案科技、標準、人才等支撐跟不上發(fā)展要求等?！兑庖姟菲鸩葸^程中始終瞄準這些問題，將基于檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點全面考慮破解之道，以改革的方法提出相應(yīng)的措施。

（三）聚焦以人為本，堅持服務(wù)導向

堅持以為人民為中心，是推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的出發(fā)點和落腳點，這就要求檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要始終以人為本，主動做好服務(wù)工作?！兑庖姟窂娜齻€方面強調(diào)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的服務(wù)導向：一是服務(wù)中心工作，比如服務(wù)全面深化改革，服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展和服務(wù)基層社會治理。二是服務(wù)機關(guān)部門，比如要求開通“機關(guān)查檔直通車”，推動機關(guān)內(nèi)部一件事集成改革、延伸擴面；三是服務(wù)廣大人民群眾，比如要求加大檔案數(shù)據(jù)開放審核力度，推動數(shù)字檔案管理和服務(wù)區(qū)域全覆蓋。

（四）聚焦科技創(chuàng)新，堅持數(shù)字賦能

數(shù)字賦能是推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基本路徑。《意見》始終將數(shù)字賦能貫穿于檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型各個方面，比如，數(shù)字賦能檔案管理，《意見》要求通過流程重構(gòu)、技術(shù)融合和平臺整合推動數(shù)字檔案系統(tǒng)提升，開展大數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理智能化。再如，數(shù)字賦能行政監(jiān)管，《意見》要求應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)輔助檔案行政監(jiān)管，提升檔案行政工作效率。

三、要點分析

（一）主要目標

《意見》開篇就提出了浙江檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要目標，即高標準建立整體智治、高效協(xié)同、主動服務(wù)、安全可控的智慧檔案工作體系，這是“十四五”期間推進智慧檔案建設(shè)的方向。此外，《意見》也提出了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵性指標，比如，在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)方面，要求縣（市、區(qū)）以上機關(guān)和國有企事業(yè)單位100%建成規(guī)范化數(shù)字檔案室，各級國家綜合檔案館100%建成國家級數(shù)字檔案館；在檔案數(shù)字資源建設(shè)方面，要求新增電子檔案占新增檔案數(shù)量的60%以上，館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案實現(xiàn)電子目錄全覆蓋，保管期限30年（長期）以上檔案100%數(shù)字化、50%數(shù)據(jù)化。

（二）整體框架

《意見》構(gòu)建了浙江檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型三橫兩縱的整體框架。三橫中位于基礎(chǔ)層的是支撐檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的環(huán)境因素，包括科技、標準、安全、產(chǎn)業(yè)和人才等；位于中間層的是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心內(nèi)容——檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)建設(shè)，包括實施數(shù)字檔案系統(tǒng)提升示范工程、檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范工程、區(qū)域數(shù)字檔案共享利用示范工程和檔案行政智能監(jiān)管示范工程等內(nèi)容；位于上層的是檔案工作服務(wù)全域性數(shù)字化改革的內(nèi)容，包括服務(wù)全面深化改革、服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展和服務(wù)基層社會治理?；A(chǔ)層、中間層和上層的內(nèi)容相互作用相互遞進，基礎(chǔ)層的科技、標準、安全、產(chǎn)業(yè)和人才因素為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)建設(shè)提供支撐，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)的建設(shè)服務(wù)助推全域性數(shù)字化改革，全域性數(shù)字化改革的推進又反過來牽引檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。兩縱分別是推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的依法治理體系以及確保檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)落地見效的保障措施，包括組織領(lǐng)導、經(jīng)費支持和項目推動等內(nèi)容。

（三）實施路徑

《意見》提出了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實施路徑。一是在理念上，要樹立利民為本、法治為基、整體智治、高效協(xié)同的理念，從數(shù)字浙江建設(shè)大框架中認識、理解和謀劃推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。二是在機制上，要通過依法治理引領(lǐng)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一方面在法規(guī)層面，要將檔案治理納入數(shù)字治理領(lǐng)域法規(guī)制度建設(shè)，從頂層設(shè)計推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，比如將電子歸檔的要求納入正在制定的地方性法規(guī)《浙江省公共數(shù)據(jù)管理條例》。另一方面在制度建設(shè)層面，要抓緊修訂現(xiàn)行的檔案管理制度，破除與數(shù)字時代全流程在線辦事不相符的檔案管理要求。三是在方法上，要注重部門協(xié)同，推動業(yè)務(wù)部門與檔案部門協(xié)同、館室協(xié)同、館際協(xié)同，形成合力，共同推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。四是在手段上，要加強檔案科技創(chuàng)新和技術(shù)應(yīng)用，推動檔案工作與新技術(shù)融合，通過數(shù)字賦能加速檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（四）責任分工

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及各個部門，注重部門協(xié)同的同時首先要明確各自的責任分工。電子政務(wù)主管部門是本地區(qū)數(shù)字政府建設(shè)的牽頭部門，主要負責把檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求納入整體規(guī)劃中并牽頭實施；電子政務(wù)工作機構(gòu)是數(shù)字政府建設(shè)的主要執(zhí)行部門，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)支撐，比如提供政務(wù)云資源以及為統(tǒng)建的電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)歸檔模塊等。各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織是依法開展檔案工作的主體，因此也是落實檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型各項任務(wù)的主體，負責推進數(shù)字檔案室建設(shè)，并做好與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔對接，規(guī)范開展電子文件歸檔和電子檔案管理等。檔案主管部門是業(yè)務(wù)主管部門，主要做好檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)規(guī)劃和方案的制定，任務(wù)的部署以及日常的業(yè)務(wù)指導和執(zhí)法檢查等工作。檔案館主要負責建設(shè)與檔案數(shù)字資源接收、保管、利用等工作相關(guān)的支撐平臺，如數(shù)字檔案館系統(tǒng)、區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺等。在涉及的眾多部門中，最重要的是要理清以大數(shù)據(jù)管理部門為代表的電子政務(wù)工作機構(gòu)和以檔案館室為代表的檔案部門的關(guān)系。兩者都管理著海量的政務(wù)數(shù)據(jù)，但區(qū)別明顯：電子政務(wù)工作機構(gòu)側(cè)重數(shù)據(jù)公共數(shù)據(jù)的共享利用和前端業(yè)務(wù)應(yīng)用，歸集管理的數(shù)據(jù)主要是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和結(jié)果性數(shù)據(jù)，前者如個人信息庫，后者如可信證照庫；而檔案部門側(cè)重各類檔案數(shù)字資源的長久保存，這些檔案數(shù)字資源往往包含形成這一檔案的大多數(shù)關(guān)鍵信息和材料，具有可靠性、完整性和可追溯性，是各類共享數(shù)據(jù)的原始憑證。

（五）重點任務(wù)

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)建設(shè)是“十四五”期間檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手，主要包括數(shù)字檔案系統(tǒng)提升、檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型、區(qū)域數(shù)字共享利用和檔案行政智能監(jiān)管等工作。示范區(qū)建設(shè)關(guān)注的不再是單項或幾項工作的突破，而是區(qū)域內(nèi)整體檔案信息化水平的全面提升，更加突出整體性、平衡性。因此，建成檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型示范區(qū)既要求區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)突出，比如建成全國示范數(shù)字檔案館（室），實現(xiàn)規(guī)范化數(shù)字檔案室全覆蓋，也要求建立以電子檔案為主導的檔案數(shù)字資源體系，實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化，還要求充分運用數(shù)字檔案系統(tǒng)發(fā)揮檔案數(shù)字資源的作用，為區(qū)域的高質(zhì)量發(fā)展和人民生產(chǎn)生活提供便捷的服務(wù)，同時也要求運用新技術(shù)、新方法開展檔案行政智能監(jiān)管取得顯著成效。

四、貫徹落實《意見》的幾點建議

（一）創(chuàng)新工作理念

貫徹落實《意見》要求，首先要破除檔案信息化傳統(tǒng)路徑依賴，加速檔案工作理念創(chuàng)新。檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是簡單地將線下的工作搬到線上，而是基于檔案工作整體，在數(shù)字領(lǐng)域?qū)n案業(yè)務(wù)進行重塑，對工作流程進行再造，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化；再將業(yè)務(wù)工作中形成的數(shù)據(jù)捕獲、歸集、分析和利用，推動檔案業(yè)務(wù)再發(fā)展，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化。因此，要以數(shù)字化改革思維為指引，樹立利民為本、法治為基、整體智治、高效協(xié)同的理念。此外，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是全域性數(shù)字化改革的組成部分，要著眼于數(shù)字化改革整體，用系統(tǒng)觀念推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（二）做好融入文章

推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，關(guān)鍵是要融入全省數(shù)字化改革頂層設(shè)計中，在數(shù)字浙江建設(shè)的大框架中謀劃推進。一要將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入各地各部門數(shù)字化改革的總體規(guī)劃和方案中協(xié)同推進。二要對接好全域性數(shù)字化改革，做好黨政機關(guān)數(shù)字化改革重大項目、重大平臺的歸檔對接，全面實現(xiàn)電子歸檔，用數(shù)據(jù)記錄、固化重點領(lǐng)域改革成果，為全域性數(shù)字化改革提供檔案基礎(chǔ)支撐。三要服務(wù)好全域性數(shù)字化改革，建立檔案數(shù)字資源共享利用機制和平臺，為各個部門的數(shù)字化應(yīng)用場景提供歸檔技術(shù)支持和檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。

（三）加強部門協(xié)同

圖1：市域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺關(guān)系圖

檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及各個部門的工作，光靠檔案部門的力量難以持續(xù)有效推動，必須要加強與各個部門的協(xié)同，共同推動本區(qū)域內(nèi)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一要與電子政務(wù)主管部門加強協(xié)同，將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的任務(wù)和相關(guān)指標要求納入本地區(qū)數(shù)字化改革的整體工作要求和考核評價體系，加強工作考核和督促檢查，借力推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。二要與電子政務(wù)工作機構(gòu)加強協(xié)同，獲取必要數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源，把電子歸檔的要求納入電子政務(wù)項目立項和方案評審的條件。三要與各個機關(guān)單位加強協(xié)同，在電子政務(wù)項目建設(shè)之初就明確電子歸檔要求，做好歸檔對接；在政務(wù)服務(wù)辦理時就明確檔案管理要求，確保歸檔數(shù)據(jù)真實、完整、安全、可用。

（四）注重數(shù)字賦能

一方面要加快大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的應(yīng)用，通過技術(shù)創(chuàng)新和融合為檔案管理和行政監(jiān)管工作持續(xù)賦能。這就需要各級檔案部門和科技企業(yè)加強檔案科學研究和技術(shù)創(chuàng)新，積極開展新技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用試點。另一方面要加快平臺整合和系統(tǒng)提升，通過系統(tǒng)應(yīng)用持續(xù)賦能。這就需要各級檔案部門加快推進數(shù)字檔案館室拓面提升，建立互聯(lián)互通的區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺。區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺是在已有數(shù)字檔案館室一體化系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行整合提升，不僅在政務(wù)外網(wǎng)向區(qū)域內(nèi)所有的機關(guān)、企事業(yè)單位、鎮(zhèn)（街道）和村（社區(qū)）提供檔案數(shù)字資源管理和服務(wù)的功能，也可在互聯(lián)網(wǎng)面向企業(yè)和群眾提供權(quán)限范圍內(nèi)館藏、室藏檔案數(shù)字資源的查閱利用功能（市域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺的關(guān)系如圖1所示）。

（五）加快資源轉(zhuǎn)型

一方面要加快推進電子化歸檔工作，以原生的電子檔案逐步替代傳統(tǒng)載體檔案。這就要求不斷完善電子文件歸檔機制，優(yōu)化電子檔案管理流程，加強數(shù)據(jù)治理，提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，加快推進黨政機關(guān)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，實現(xiàn)電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案安全保管、規(guī)范管理。另一方面也要加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)據(jù)化是基于OCR、文本挖掘等技術(shù)對傳統(tǒng)載體檔案建立數(shù)據(jù)級別的專題或全文數(shù)據(jù)庫，盡可能地細化一件檔案所承載信息的顆粒度，為后續(xù)的大數(shù)據(jù)挖掘和分析奠定基礎(chǔ)。