浙江省委辦公廳檔案信息化處

浙江省委第十四屆八次全會提出要以數(shù)字化改革為總抓手，撬動各領域各方面改革，高水平建成整體智治體系。數(shù)字化改革是運用數(shù)字化技術、數(shù)字化思維、數(shù)字化認知，對區(qū)域治理的體制機制、組織架構、方式流程、手段工具進行全方位、系統(tǒng)性重塑的過程，是高效構建治理新平臺、新機制、新模式的過程。在此背景下，浙江檔案工作如何通過自身數(shù)字化轉型實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，更好地服務黨政機關整體智治和全域性數(shù)字化改革，是今后一個時期浙江檔案部門面臨的重大課題。近期，中共浙江省委辦公廳、浙江省人民政府辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關于新時代全面推進檔案工作數(shù)字化轉型的意見》（以下簡稱《意見》），對新發(fā)展階段的檔案信息化建設工作作出全面部署。準確理解把握《意見》內(nèi)容是貫徹落實《意見》的前提，也是檔案部門以數(shù)字化改革理念推進檔案工作迭代升級的具體體現(xiàn)。本文就《意見》的出臺背景、思路和要點等進行分析和思考，并提出貫徹落實的建議。

一、出臺背景

《意見》對標習近平總書記賦予浙江“努力成為新時代全面展示中國特色社會主義制度優(yōu)越性的重要窗口”的新目標新定位，以檔案工作“三個走向”為指引，以新修訂《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，聚焦黨政機關整體智治和現(xiàn)代化建設，立足數(shù)字浙江建設中檔案信息化發(fā)展實際，提出了檔案工作數(shù)字化轉型的目標和任務，全面回答了“十四五”期間檔案信息化發(fā)展的主攻方向、實施路徑和重點任務，是指引“十四五”期間浙江檔案信息化建設的綱領性文件，為各地各部門深化智慧檔案建設提供了重要依據(jù)。《意見》的出臺有助于各地各部門在新發(fā)展階段全面貫徹落實好檔案工作“三個走向”總要求，加快推進以信息化為核心的檔案治理現(xiàn)代化，更好地服務我省數(shù)字化改革和社會主義現(xiàn)代化先行省建設。

二、總體思路

《意見》的總體思路主要基于以下四個方面的考慮。

（一）聚焦整體智治，堅持協(xié)同發(fā)展

檔案工作的數(shù)字化轉型不是孤立的，不僅僅是檔案部門自己的改革，而是全域性數(shù)字化改革中的基礎支撐，涉及各個層級、各個部門。因此，《意見》始終注重檔案工作數(shù)字化轉型的系統(tǒng)性、整體性、協(xié)同性，從全省一盤棋統(tǒng)籌考慮，強調(diào)融入數(shù)字浙江建設同步謀劃推進檔案工作數(shù)字化轉型，統(tǒng)籌各地區(qū)、各部門、各領域一體化協(xié)同發(fā)展。

（二）聚焦改革難點，堅持問題導向

近年來浙江檔案信息化建設發(fā)展迅速，但仍存在不少問題，比如檔案信息化發(fā)展不平衡不充分、檔案數(shù)字資源電子化比例不高、數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設效用不顯著、電子文件單套歸檔機制不完善以及檔案科技、標準、人才等支撐跟不上發(fā)展要求等?！兑庖姟菲鸩葸^程中始終瞄準這些問題，將基于檔案工作數(shù)字化轉型的重點全面考慮破解之道，以改革的方法提出相應的措施。

（三）聚焦以人為本，堅持服務導向

堅持以為人民為中心，是推進檔案工作數(shù)字化轉型的出發(fā)點和落腳點，這就要求檔案工作數(shù)字化轉型要始終以人為本，主動做好服務工作?！兑庖姟窂娜齻€方面強調(diào)檔案工作數(shù)字化轉型的服務導向：一是服務中心工作，比如服務全面深化改革，服務高質(zhì)量發(fā)展和服務基層社會治理。二是服務機關部門，比如要求開通“機關查檔直通車”，推動機關內(nèi)部一件事集成改革、延伸擴面；三是服務廣大人民群眾，比如要求加大檔案數(shù)據(jù)開放審核力度，推動數(shù)字檔案管理和服務區(qū)域全覆蓋。

（四）聚焦科技創(chuàng)新，堅持數(shù)字賦能

數(shù)字賦能是推進檔案工作數(shù)字化轉型的基本路徑。《意見》始終將數(shù)字賦能貫穿于檔案工作數(shù)字化轉型各個方面，比如，數(shù)字賦能檔案管理，《意見》要求通過流程重構、技術融合和平臺整合推動數(shù)字檔案系統(tǒng)提升，開展大數(shù)據(jù)管理和應用，實現(xiàn)檔案管理智能化。再如，數(shù)字賦能行政監(jiān)管，《意見》要求應用人工智能、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術輔助檔案行政監(jiān)管，提升檔案行政工作效率。

三、要點分析

（一）主要目標

《意見》開篇就提出了浙江檔案工作數(shù)字化轉型的主要目標，即高標準建立整體智治、高效協(xié)同、主動服務、安全可控的智慧檔案工作體系，這是“十四五”期間推進智慧檔案建設的方向。此外，《意見》也提出了檔案工作數(shù)字化轉型的關鍵性指標，比如，在數(shù)字檔案系統(tǒng)建設方面，要求縣（市、區(qū)）以上機關和國有企事業(yè)單位100%建成規(guī)范化數(shù)字檔案室，各級國家綜合檔案館100%建成國家級數(shù)字檔案館；在檔案數(shù)字資源建設方面，要求新增電子檔案占新增檔案數(shù)量的60%以上，館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案實現(xiàn)電子目錄全覆蓋，保管期限30年（長期）以上檔案100%數(shù)字化、50%數(shù)據(jù)化。

（二）整體框架

《意見》構建了浙江檔案工作數(shù)字化轉型三橫兩縱的整體框架。三橫中位于基礎層的是支撐檔案工作數(shù)字化轉型的環(huán)境因素，包括科技、標準、安全、產(chǎn)業(yè)和人才等；位于中間層的是檔案工作數(shù)字化轉型的核心內(nèi)容——檔案工作數(shù)字化轉型示范區(qū)建設，包括實施數(shù)字檔案系統(tǒng)提升示范工程、檔案資源數(shù)字化轉型示范工程、區(qū)域數(shù)字檔案共享利用示范工程和檔案行政智能監(jiān)管示范工程等內(nèi)容；位于上層的是檔案工作服務全域性數(shù)字化改革的內(nèi)容，包括服務全面深化改革、服務高質(zhì)量發(fā)展和服務基層社會治理。基礎層、中間層和上層的內(nèi)容相互作用相互遞進，基礎層的科技、標準、安全、產(chǎn)業(yè)和人才因素為檔案工作數(shù)字化轉型示范區(qū)建設提供支撐，檔案工作數(shù)字化轉型示范區(qū)的建設服務助推全域性數(shù)字化改革，全域性數(shù)字化改革的推進又反過來牽引檔案工作的數(shù)字化轉型。兩縱分別是推進檔案工作數(shù)字化轉型的依法治理體系以及確保檔案工作數(shù)字化轉型任務落地見效的保障措施，包括組織領導、經(jīng)費支持和項目推動等內(nèi)容。

（三）實施路徑

《意見》提出了檔案工作數(shù)字化轉型的實施路徑。一是在理念上，要樹立利民為本、法治為基、整體智治、高效協(xié)同的理念，從數(shù)字浙江建設大框架中認識、理解和謀劃推進檔案工作數(shù)字化轉型。二是在機制上，要通過依法治理引領檔案工作數(shù)字化轉型。一方面在法規(guī)層面，要將檔案治理納入數(shù)字治理領域法規(guī)制度建設，從頂層設計推動檔案工作數(shù)字化轉型，比如將電子歸檔的要求納入正在制定的地方性法規(guī)《浙江省公共數(shù)據(jù)管理條例》。另一方面在制度建設層面，要抓緊修訂現(xiàn)行的檔案管理制度，破除與數(shù)字時代全流程在線辦事不相符的檔案管理要求。三是在方法上，要注重部門協(xié)同，推動業(yè)務部門與檔案部門協(xié)同、館室協(xié)同、館際協(xié)同，形成合力，共同推進檔案工作數(shù)字化轉型。四是在手段上，要加強檔案科技創(chuàng)新和技術應用，推動檔案工作與新技術融合，通過數(shù)字賦能加速檔案數(shù)字化轉型。

（四）責任分工

檔案工作數(shù)字化轉型涉及各個部門，注重部門協(xié)同的同時首先要明確各自的責任分工。電子政務主管部門是本地區(qū)數(shù)字政府建設的牽頭部門，主要負責把檔案工作數(shù)字化轉型的要求納入整體規(guī)劃中并牽頭實施；電子政務工作機構是數(shù)字政府建設的主要執(zhí)行部門，為檔案工作數(shù)字化轉型提供基礎網(wǎng)絡和技術支撐，比如提供政務云資源以及為統(tǒng)建的電子政務系統(tǒng)建設歸檔模塊等。各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織是依法開展檔案工作的主體，因此也是落實檔案工作數(shù)字化轉型各項任務的主體，負責推進數(shù)字檔案室建設，并做好與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)的歸檔對接，規(guī)范開展電子文件歸檔和電子檔案管理等。檔案主管部門是業(yè)務主管部門，主要做好檔案工作數(shù)字化轉型相關規(guī)劃和方案的制定，任務的部署以及日常的業(yè)務指導和執(zhí)法檢查等工作。檔案館主要負責建設與檔案數(shù)字資源接收、保管、利用等工作相關的支撐平臺，如數(shù)字檔案館系統(tǒng)、區(qū)域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺等。在涉及的眾多部門中，最重要的是要理清以大數(shù)據(jù)管理部門為代表的電子政務工作機構和以檔案館室為代表的檔案部門的關系。兩者都管理著海量的政務數(shù)據(jù)，但區(qū)別明顯：電子政務工作機構側重數(shù)據(jù)公共數(shù)據(jù)的共享利用和前端業(yè)務應用，歸集管理的數(shù)據(jù)主要是結構化數(shù)據(jù)和結果性數(shù)據(jù)，前者如個人信息庫，后者如可信證照庫；而檔案部門側重各類檔案數(shù)字資源的長久保存，這些檔案數(shù)字資源往往包含形成這一檔案的大多數(shù)關鍵信息和材料，具有可靠性、完整性和可追溯性，是各類共享數(shù)據(jù)的原始憑證。

（五）重點任務

檔案工作數(shù)字化轉型示范區(qū)建設是“十四五”期間檔案信息化高質(zhì)量發(fā)展的重要抓手，主要包括數(shù)字檔案系統(tǒng)提升、檔案資源數(shù)字化轉型、區(qū)域數(shù)字共享利用和檔案行政智能監(jiān)管等工作。示范區(qū)建設關注的不再是單項或幾項工作的突破，而是區(qū)域內(nèi)整體檔案信息化水平的全面提升，更加突出整體性、平衡性。因此，建成檔案工作數(shù)字轉型示范區(qū)既要求區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設突出，比如建成全國示范數(shù)字檔案館（室），實現(xiàn)規(guī)范化數(shù)字檔案室全覆蓋，也要求建立以電子檔案為主導的檔案數(shù)字資源體系，實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化，還要求充分運用數(shù)字檔案系統(tǒng)發(fā)揮檔案數(shù)字資源的作用，為區(qū)域的高質(zhì)量發(fā)展和人民生產(chǎn)生活提供便捷的服務，同時也要求運用新技術、新方法開展檔案行政智能監(jiān)管取得顯著成效。

四、貫徹落實《意見》的幾點建議

（一）創(chuàng)新工作理念

貫徹落實《意見》要求，首先要破除檔案信息化傳統(tǒng)路徑依賴，加速檔案工作理念創(chuàng)新。檔案工作數(shù)字化轉型不是簡單地將線下的工作搬到線上，而是基于檔案工作整體，在數(shù)字領域?qū)n案業(yè)務進行重塑，對工作流程進行再造，實現(xiàn)檔案業(yè)務數(shù)據(jù)化；再將業(yè)務工作中形成的數(shù)據(jù)捕獲、歸集、分析和利用，推動檔案業(yè)務再發(fā)展，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)業(yè)務化。因此，要以數(shù)字化改革思維為指引，樹立利民為本、法治為基、整體智治、高效協(xié)同的理念。此外，檔案工作數(shù)字化轉型是全域性數(shù)字化改革的組成部分，要著眼于數(shù)字化改革整體，用系統(tǒng)觀念推進檔案工作數(shù)字化轉型。

（二）做好融入文章

推進檔案工作數(shù)字化轉型，關鍵是要融入全省數(shù)字化改革頂層設計中，在數(shù)字浙江建設的大框架中謀劃推進。一要將檔案工作數(shù)字化轉型納入各地各部門數(shù)字化改革的總體規(guī)劃和方案中協(xié)同推進。二要對接好全域性數(shù)字化改革，做好黨政機關數(shù)字化改革重大項目、重大平臺的歸檔對接，全面實現(xiàn)電子歸檔，用數(shù)據(jù)記錄、固化重點領域改革成果，為全域性數(shù)字化改革提供檔案基礎支撐。三要服務好全域性數(shù)字化改革，建立檔案數(shù)字資源共享利用機制和平臺，為各個部門的數(shù)字化應用場景提供歸檔技術支持和檔案數(shù)據(jù)服務。

（三）加強部門協(xié)同

圖1：市域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺關系圖

檔案工作數(shù)字化轉型涉及各個部門的工作，光靠檔案部門的力量難以持續(xù)有效推動，必須要加強與各個部門的協(xié)同，共同推動本區(qū)域內(nèi)檔案工作數(shù)字化轉型。一要與電子政務主管部門加強協(xié)同，將檔案工作數(shù)字化轉型的任務和相關指標要求納入本地區(qū)數(shù)字化改革的整體工作要求和考核評價體系，加強工作考核和督促檢查，借力推進檔案工作數(shù)字化轉型。二要與電子政務工作機構加強協(xié)同，獲取必要數(shù)字基礎設施和網(wǎng)絡資源，把電子歸檔的要求納入電子政務項目立項和方案評審的條件。三要與各個機關單位加強協(xié)同，在電子政務項目建設之初就明確電子歸檔要求，做好歸檔對接；在政務服務辦理時就明確檔案管理要求，確保歸檔數(shù)據(jù)真實、完整、安全、可用。

（四）注重數(shù)字賦能

一方面要加快大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術的應用，通過技術創(chuàng)新和融合為檔案管理和行政監(jiān)管工作持續(xù)賦能。這就需要各級檔案部門和科技企業(yè)加強檔案科學研究和技術創(chuàng)新，積極開展新技術在檔案管理領域的應用試點。另一方面要加快平臺整合和系統(tǒng)提升，通過系統(tǒng)應用持續(xù)賦能。這就需要各級檔案部門加快推進數(shù)字檔案館室拓面提升，建立互聯(lián)互通的區(qū)域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺。區(qū)域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺是在已有數(shù)字檔案館室一體化系統(tǒng)基礎上進行整合提升，不僅在政務外網(wǎng)向區(qū)域內(nèi)所有的機關、企事業(yè)單位、鎮(zhèn)（街道）和村（社區(qū)）提供檔案數(shù)字資源管理和服務的功能，也可在互聯(lián)網(wǎng)面向企業(yè)和群眾提供權限范圍內(nèi)館藏、室藏檔案數(shù)字資源的查閱利用功能（市域數(shù)字檔案管理服務一體化平臺的關系如圖1所示）。

（五）加快資源轉型

一方面要加快推進電子化歸檔工作，以原生的電子檔案逐步替代傳統(tǒng)載體檔案。這就要求不斷完善電子文件歸檔機制，優(yōu)化電子檔案管理流程，加強數(shù)據(jù)治理，提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，加快推進黨政機關電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，實現(xiàn)電子文件應歸盡歸，電子檔案安全保管、規(guī)范管理。另一方面也要加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)據(jù)化是基于OCR、文本挖掘等技術對傳統(tǒng)載體檔案建立數(shù)據(jù)級別的專題或全文數(shù)據(jù)庫，盡可能地細化一件檔案所承載信息的顆粒度，為后續(xù)的大數(shù)據(jù)挖掘和分析奠定基礎。