馬雙雙 韓彤彤/鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院

人類社會(huì)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在不斷擴(kuò)張和深化，以各領(lǐng)域原生信息管理為職責(zé)的文件管理處于重要轉(zhuǎn)型期。2016年，國(guó)際檔案大會(huì)發(fā)布《首爾公報(bào)》，向全球文件與檔案工作者發(fā)出行動(dòng)倡議，號(hào)召參與和推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，制定數(shù)字文件管理方針，為數(shù)字時(shí)代的社會(huì)作出更大貢獻(xiàn)[1]。文件管理評(píng)估作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型期衡量不同國(guó)家文件管理流程是否存在隱性風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，已被運(yùn)用于美國(guó)、英國(guó)、澳大利亞等政府文件管理活動(dòng)中，發(fā)揮著規(guī)范協(xié)調(diào)、監(jiān)督控制等作用。在歐美發(fā)達(dá)國(guó)家中，美國(guó)是政府文件管理評(píng)估實(shí)踐發(fā)展的典型代表，對(duì)其進(jìn)行研究對(duì)于促進(jìn)國(guó)內(nèi)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、提升電子文件管理質(zhì)量具有重要意義。

當(dāng)前國(guó)內(nèi)對(duì)電子文件管理評(píng)估的研究?jī)?nèi)容主要包含以下兩個(gè)方面。第一，對(duì)電子文件某一方面內(nèi)容進(jìn)行的評(píng)估，如電子文件安全保障評(píng)估[2]、電子文件信息安全管理評(píng)估[3]、電子文件風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估[4]、機(jī)構(gòu)電子文件管理能力評(píng)估[5]等。第二，國(guó)外檔案管理評(píng)估體系的比較研究，如陳琿夏和傅榮校通過對(duì)英、美、加、澳檔案管理評(píng)估體系的介紹，分析比較各國(guó)評(píng)估工作的異同[6]；代林序、張玉潔等從評(píng)估目的、評(píng)估方法、評(píng)估內(nèi)容等方面，對(duì)美國(guó)、澳大利亞在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的評(píng)估工具進(jìn)行解讀[7]。上述研究成果對(duì)我國(guó)電子文件管理的科學(xué)化和有序化均起到一定促進(jìn)作用，但仍存在局限之處：一方面，現(xiàn)有研究成果數(shù)量有限、研究?jī)?nèi)容深度不夠，難以有效指導(dǎo)國(guó)內(nèi)電子文件管理快速發(fā)展的實(shí)踐；另一方面，雖然國(guó)內(nèi)已有以美國(guó)政府文件管理評(píng)估為對(duì)象的研究成果，但是多為對(duì)其文件管理自評(píng)估的概述，缺乏結(jié)合時(shí)代背景和美國(guó)文件檔案管理實(shí)踐進(jìn)行深度分析的研究成果。因此，本文從美國(guó)文件管理自評(píng)估、聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估、高級(jí)機(jī)構(gòu)文件管理官員評(píng)估三個(gè)方面深入探討美國(guó)政府文件管理評(píng)估工作，以期對(duì)國(guó)內(nèi)有所啟示。鑒于中英文語言表述的差異，“records”在不同語境中的含義有所不同，根據(jù)2014年《總統(tǒng)與聯(lián)邦文件法修正案》對(duì)“records”的定義的擴(kuò)展，將其調(diào)整為包括所有“以數(shù)字或電子形式創(chuàng)建、操作、交流或存儲(chǔ)的記錄信息”（44 U.S.C.3301）[8]，這里將其譯為文件。本文中的文件管理評(píng)估，意為對(duì)包括文件在內(nèi)的記錄信息所進(jìn)行的一系列管理活動(dòng)的評(píng)估。

1 美國(guó)文件管理評(píng)估內(nèi)容產(chǎn)生的依據(jù)

美國(guó)文件管理作為政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型中的關(guān)鍵一環(huán)，對(duì)數(shù)字政府的建設(shè)起到重要作用。美國(guó)前總統(tǒng)奧巴馬簽署的《政府文件管理總統(tǒng)備忘錄》[9]和美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署（以下簡(jiǎn)稱NARA）發(fā)布的《2018—2022財(cái)年規(guī)劃》[10]均提到將評(píng)估作為衡量政府文件管理質(zhì)量、規(guī)范機(jī)構(gòu)人員管理行為、評(píng)價(jià)無紙化辦公能力的重要工具，應(yīng)用于文件管理流程。美國(guó)《聯(lián)邦文件管理法案》第十二章第36條第B分章—文件管理部分，強(qiáng)制性要求各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提交文件管理評(píng)估報(bào)告，并由NARA評(píng)估各機(jī)構(gòu)的文件管理行為是否符合《聯(lián)邦信息法》的規(guī)定[11]。美國(guó)還在《政府文件管理指令（M-12-18）》中根據(jù)政府文件管理實(shí)踐建立了相應(yīng)的文件管理框架，向聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提出三大要求。第一，推動(dòng)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)進(jìn)行文件管理改革，早日實(shí)現(xiàn)以電子格式管理永久電子文件。第二，各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)必須委任一名高級(jí)機(jī)構(gòu)官員（SAO），負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督文件管理實(shí)踐。第三，強(qiáng)化電子文件管理，確保其透明度、高效率和可問責(zé)性，盡早實(shí)現(xiàn)以電子文件格式保管永久和臨時(shí)的電子郵件[12]。NARA針對(duì)該指令提出的要求開展了文件管理評(píng)估工作，隨著實(shí)踐的發(fā)展，該評(píng)估工作逐漸分立為高級(jí)機(jī)構(gòu)文件管理官員評(píng)估、聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估和機(jī)構(gòu)文件管理自評(píng)估三種類型。

2 美國(guó)文件管理評(píng)估內(nèi)容及其方法分析

目前，美國(guó)的聯(lián)邦文件管理評(píng)估工作由NARA牽頭負(fù)責(zé)，已經(jīng)形成了文件管理自評(píng)估（Records Management Self-Assessment, RMSA）、高級(jí)機(jī)構(gòu)文件管理官員評(píng)估（Senior Agency Official for Records Management Report，SAORM）和聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估（Federal Email Management Report，F(xiàn)ERM）三大評(píng)估類型[13]。

2.1 文件管理自評(píng)估

文件管理自評(píng)估（RMSA）是聯(lián)邦機(jī)構(gòu)針對(duì)從文件到檔案整個(gè)生命周期開展的評(píng)估活動(dòng)，同時(shí)對(duì)機(jī)構(gòu)人員、資源、政策、技術(shù)環(huán)境等要素提出較高要求。

2.1.1 RMSA的內(nèi)容

近年來，為應(yīng)對(duì)文件管理實(shí)踐的變化和挑戰(zhàn)，NARA每年都會(huì)對(duì)RMSA的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，但總體上評(píng)估問題的設(shè)置及分值則盡可能保持繼承性與穩(wěn)定性，以便進(jìn)行年度比較。最新的RMSA（2018年）內(nèi)容調(diào)整為項(xiàng)目活動(dòng)、監(jiān)管和遵守、文件處置、電子文件、人員統(tǒng)計(jì)五個(gè)部分。一是項(xiàng)目活動(dòng)，著重考察機(jī)構(gòu)是否踐行文件管理職責(zé)，表現(xiàn)為對(duì)文件管理項(xiàng)目的考核，包括項(xiàng)目管理、組織結(jié)構(gòu)、政策和培訓(xùn)等。二是監(jiān)管和遵守，考察機(jī)構(gòu)監(jiān)管和評(píng)估內(nèi)部文件管理的能力，采取績(jī)效評(píng)估、審計(jì)等方式進(jìn)行全程把控。三是文件處置，考察文件在其整個(gè)生命周期中的管理，包括創(chuàng)建/捕獲、分類、傳輸、存儲(chǔ)、移交、可檢索性以及機(jī)構(gòu)處置權(quán)。四是電子文件，主要分析聯(lián)邦機(jī)構(gòu)如何管理電子文件，包括將文件管理控制納入現(xiàn)有系統(tǒng)、以可用的格式保存電子文件、電子文件管理培訓(xùn)、信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和遷移、電子郵件的保管、云服務(wù)的應(yīng)用等。五是人員統(tǒng)計(jì)，對(duì)機(jī)構(gòu)專職檔案人員數(shù)量、咨詢?nèi)藛T、文件官員等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。文件管理自評(píng)估將規(guī)章、流程、人員以及電子文件等作為評(píng)估對(duì)象，評(píng)估對(duì)象較為多樣；評(píng)估內(nèi)容包含組織架構(gòu)、規(guī)章制度、文件監(jiān)管、管理流程、電子文件以及人員管理等方面，評(píng)估內(nèi)容較為全面。RMSA實(shí)質(zhì)上是對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)是否遵守政府文件管理法規(guī)的規(guī)定以及衡量其文件業(yè)務(wù)管理能力和水平的評(píng)估。

2.1.2 RMSA的方法：自評(píng)估評(píng)分框架

RMSA通過項(xiàng)目活動(dòng)、監(jiān)管和遵守、文件處置、電子文件、人員統(tǒng)計(jì)這5個(gè)評(píng)分框架進(jìn)行自評(píng)估，5個(gè)框架集合了計(jì)分問題和不計(jì)分問題。具體而言，項(xiàng)目活動(dòng)部分設(shè)置了11個(gè)問題，其中有7個(gè)計(jì)分項(xiàng)，最高分值21分；監(jiān)管和遵守部分設(shè)置了18個(gè)問題，其中包括10個(gè)計(jì)分項(xiàng)，共計(jì)30分；文件處置部分設(shè)置了13個(gè)問題，有10個(gè)計(jì)分項(xiàng)，共計(jì)20分；電子文件部分設(shè)置了24個(gè)問題，有10個(gè)計(jì)分項(xiàng)，共計(jì)29分。NARA使用在線調(diào)查工具，收集計(jì)分和不計(jì)分問題的回答情況，進(jìn)而得出各機(jī)構(gòu)實(shí)際得分。RMSA以低、中、高風(fēng)險(xiǎn)量表的方式衡量機(jī)構(gòu)是否符合法定管理要求，并通過百分制的評(píng)分方式，將聯(lián)邦機(jī)構(gòu)按文件管理水平劃分為低風(fēng)險(xiǎn)、中等風(fēng)險(xiǎn)、高風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)等級(jí)，90分及以上的機(jī)構(gòu)處于低風(fēng)險(xiǎn)，60—89分處于中等風(fēng)險(xiǎn)，59分及以下處于高風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 高級(jí)機(jī)構(gòu)文件管理官員評(píng)估

高級(jí)機(jī)構(gòu)文件管理官員評(píng)估（SAORM）用以測(cè)評(píng)文件管理者對(duì)文件管理能力和行為是否符合法規(guī)要求。

2.2.1 SAORM的內(nèi)容

隨著《政府文件管理指令（M-12-18）》目標(biāo)的完成，2018年SAORM問題模板根據(jù)《向電子文件過渡（M-19-21）》[14]指令增設(shè)了許多新內(nèi)容，目前SAORM的具體評(píng)估內(nèi)容包含10個(gè)問題：第1題為確定高級(jí)機(jī)構(gòu)官員（SAO）負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)范圍，即確定評(píng)估對(duì)象；第2—5題考察機(jī)構(gòu)數(shù)字化過渡的建設(shè)情況，其中第2題考察數(shù)字化目標(biāo)達(dá)成情況，第3題考察機(jī)構(gòu)是否制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，第4題考察機(jī)構(gòu)是否積極采取措施實(shí)現(xiàn)“自2022年12月31日起，NARA將不再接受紙質(zhì)文件”的目標(biāo)，第5題為詢問機(jī)構(gòu)是否采用總務(wù)管理局保管期限表（General Service Administration's Schedule 36，簡(jiǎn)稱為GSA Schedules）協(xié)助其向數(shù)字環(huán)境過渡；第6—9題是對(duì)SAO履職情況的考核：第6題詢問SAO是否主動(dòng)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，確保其他工作人員有效履職，第7題要求SAO確保機(jī)構(gòu)擁有支持自身文件管理的充足資源，第8題要求SAO確保機(jī)構(gòu)內(nèi)專職人員得到相應(yīng)職位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，第9題要求SAO采取措施，指導(dǎo)和支持文件管理人員實(shí)施評(píng)估行為；第10題詢問機(jī)構(gòu)是否需要NARA的幫助以及怎樣的幫助，即對(duì)NARA的建議和要求。

2.2.2 SAORM的方法：SAORM問題模板

NARA向SAORM提供了一個(gè)包括上述10個(gè)問題的模板，該模板是對(duì)評(píng)估內(nèi)容的具象化。《政府文件管理指令》要求每個(gè)SAO基于對(duì)該問題模板的答復(fù)向NARA提供一份年度報(bào)告，說明在實(shí)現(xiàn)該指令方面取得的進(jìn)展或成就，對(duì)于這些問題的答復(fù)不能僅是簡(jiǎn)單的“YES”或“NO”，而是在回答每一個(gè)問題時(shí)要簡(jiǎn)要說明自身舉措，以便核實(shí)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)實(shí)際工作是否滿足要求。NARA會(huì)對(duì)這些答復(fù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，探討當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題，并據(jù)此安排下一步的工作，確保聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件管理的透明性。此外，SAORM當(dāng)年的報(bào)告需要于次年指定日期前提交，并需要嚴(yán)格按照要求填寫，及時(shí)將報(bào)告按照要求格式發(fā)送至指定郵箱；各機(jī)構(gòu)評(píng)估報(bào)告在提交審核后，會(huì)在NARA官網(wǎng)上公示，便于公眾監(jiān)督。NARA借助SAORM提交的評(píng)估報(bào)告識(shí)別聯(lián)邦政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型的整體進(jìn)展，還將該報(bào)告用于信息共享，為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提供最佳實(shí)踐案例。

2.3 聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子郵件因具有迅速、便捷以及業(yè)務(wù)證據(jù)可留存性等特點(diǎn)，成為個(gè)人和組織的重要通信工具。電子郵件信息是美國(guó)在政府業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的重要信息資源，被納入“政府文件”的范疇進(jìn)行管理。

2.3.1 FERM的內(nèi)容

電子郵件信息最初是通過“打印成紙質(zhì)版”或由文件管理人員單獨(dú)歸檔的方式進(jìn)行管理[15]。隨著電子郵件數(shù)量的劇增，原有的管理方式無法適應(yīng)實(shí)踐需要，聯(lián)邦電子郵件管理評(píng)估（FERM）根據(jù)《基于M-12-18指令的電子郵件管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，從政策、電子郵件系統(tǒng)、利用訪問和處置4個(gè)方面評(píng)估聯(lián)邦機(jī)構(gòu)電子郵件管理水平。一是政策方面，評(píng)估政府文件管理政策和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容是否涉及電子郵件的形成、傳輸、保存、利用、業(yè)務(wù)留痕及審計(jì)等整個(gè)生命周期的活動(dòng)，確保電子郵件在流轉(zhuǎn)過程中有法可依；二是系統(tǒng)方面，主要考察信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)需求的滿足程度，如賦予電子郵件身份識(shí)別符、自動(dòng)執(zhí)行電子郵件的處置、與其他信息系統(tǒng)的銜接等；三是利用方面，主要考察電子郵件在其整個(gè)生命周期的可利用性和可檢索性，即能否及時(shí)響應(yīng)信息利用請(qǐng)求，保證電子郵件的通用性和易用性；四是處置方面，主要考察電子郵件的鑒定和銷毀、電子郵件處置的規(guī)范程度、涉密電子郵件的安全問題等。FERM的實(shí)質(zhì)是聯(lián)邦機(jī)構(gòu)對(duì)電子郵件管理流程的規(guī)范性和科學(xué)性進(jìn)行的測(cè)評(píng)。

2.3.2 FERM的方法：電子郵件成熟度模型

2016年，NARA按照《基于M-12-18指令的電子郵件管理標(biāo)準(zhǔn)》引入基于風(fēng)險(xiǎn)的成熟度模型，并據(jù)此開展新階段的FERM相關(guān)工作。成熟度模型是一種分析工具，它提供了基于一組核心原則和標(biāo)準(zhǔn)來評(píng)估某一活動(dòng)的框架。美國(guó)的成熟度模型工具由NARA聯(lián)合美國(guó)證券交易委員會(huì)、國(guó)土安全部的聯(lián)邦記錄委員會(huì)、司法部、交通部等多個(gè)部門協(xié)作創(chuàng)建，所有聯(lián)邦機(jī)構(gòu)都可以使用該模型來評(píng)估他們的RIM（Records and Information Management）項(xiàng)目[16]。電子郵件成熟度模型主要圍繞政策、系統(tǒng)、利用和處置4個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估，并為每個(gè)領(lǐng)域提供了5個(gè)層層遞進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)，每個(gè)領(lǐng)域包含一組評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。用于衡量特定領(lǐng)域的RIM成熟度模型工具是一個(gè)Excel工作簿，內(nèi)含若干相互關(guān)聯(lián)的工作表，可根據(jù)底部的選項(xiàng)卡切換至不同領(lǐng)域的工作表，機(jī)構(gòu)根據(jù)自身情況選擇最能描述其當(dāng)前電子郵件管理狀態(tài)的層次。一個(gè)成熟度模型的得分是平均得分除以問題的數(shù)量，NARA根據(jù)評(píng)分的高低來劃分低、中、高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，電子郵件成熟度模型有4個(gè)維度，每個(gè)維度的總得分為4，總分為16分，成熟度模型的結(jié)果按0到4的等級(jí)進(jìn)行評(píng)級(jí)，其中4是最高級(jí)別，得分越高其風(fēng)險(xiǎn)越低。

3 美國(guó)政府文件管理評(píng)估內(nèi)容經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及啟示

3.1 評(píng)估內(nèi)容的設(shè)計(jì)堅(jiān)持法規(guī)遵從原則

美國(guó)政府文件管理評(píng)估內(nèi)容的設(shè)計(jì)堅(jiān)持法規(guī)遵從原則。首先，國(guó)家層面的法律條款《美國(guó)法典》第44章2904和2906條賦予NARA核查聯(lián)邦機(jī)構(gòu)文件管理實(shí)踐的權(quán)力。該法典實(shí)際上賦予了NARA評(píng)估聯(lián)邦政府文件的權(quán)力和職責(zé)，這一點(diǎn)也可以從聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提交的年度報(bào)告應(yīng)答率的數(shù)據(jù)中得到進(jìn)一步驗(yàn)證，如2018年NARA收到了116份SAORM報(bào)告（94%的應(yīng)答率）、254份FEMR報(bào)告（95%的應(yīng)答率）、255份RMSA報(bào)告（96%的應(yīng)答率）[17]。高應(yīng)答率是法律賦予NARA評(píng)估權(quán)力最直接的體現(xiàn)。其次，《聯(lián)邦法規(guī)法典》規(guī)定政府機(jī)構(gòu)文件管理需在文件生命周期理論的指導(dǎo)下有序開展，NARA將評(píng)估聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的文件管理行為是否符合該法典的規(guī)定。最后，不同類型的評(píng)估細(xì)則都有具體、明確的法規(guī)依據(jù)。如自評(píng)估評(píng)分框架的第一個(gè)問題“是否設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)文件管理項(xiàng)目的監(jiān)督和協(xié)作”，明確指出該問題是依據(jù)《聯(lián)邦法規(guī)法典》36章提出的。體系完備、連續(xù)性較強(qiáng)、更新及時(shí)的法規(guī)律令為美國(guó)政府文件管理評(píng)估的內(nèi)容設(shè)計(jì)提供了法規(guī)依據(jù)。國(guó)內(nèi)可以此為鑒，通過健全法規(guī)制度的方式給予電子文件管理評(píng)估一定的法律效力。一是制定明確的電子文件管理評(píng)估法規(guī)，為開展電子文件管理評(píng)估提供指引。電子文件主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件管理評(píng)估的關(guān)注，提出明確的電子文件管理目標(biāo)，制定電子文件管理評(píng)估方面的規(guī)章制度，逐步實(shí)現(xiàn)自上而下、逐級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)的評(píng)估監(jiān)督體系。二是不斷完善具化的電子文件管理評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)或指標(biāo)。電子文件主管機(jī)構(gòu)應(yīng)圍繞電子文件的創(chuàng)建、處置、流轉(zhuǎn)、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)制定專門的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章制度，使每一個(gè)評(píng)估步驟和細(xì)則都有法可依，為評(píng)估電子文件生命周期的管理活動(dòng)提供法律支撐。

3.2 注重對(duì)電子文件管理流程的評(píng)估

在數(shù)字政府目標(biāo)的驅(qū)動(dòng)下，NARA致力于優(yōu)化電子文件管理流程，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的有效管控，NARA制定了對(duì)電子文件管理流程的評(píng)估細(xì)則，如RMSA在“文件處置”以及“電子文件”部分重點(diǎn)考察聯(lián)邦機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件從創(chuàng)建/捕獲、分類、傳輸、存儲(chǔ)備份、檢索利用等整個(gè)生命周期的管理能力，分值占據(jù)自評(píng)估總分的一半；SAORM問題模板要求SAO督促各機(jī)構(gòu)建立安全高效的電子文件管理流程；電子郵件作為電子文件的組成部分，對(duì)電子郵件管理的評(píng)估就是對(duì)電子文件管理流程的關(guān)注，評(píng)估內(nèi)容包含了電子郵件的鑒定與調(diào)度、管理和維護(hù)、移交與處置。國(guó)內(nèi)在制定電子文件管理評(píng)估內(nèi)容時(shí)，也可以注重對(duì)電子文件從創(chuàng)建、分類、存儲(chǔ)、檢索、利用等全流程管理的評(píng)估，監(jiān)管電子文件管理過程中可能出現(xiàn)的問題，保障電子文件的可用性、可讀性、可靠性。

3.3 加強(qiáng)對(duì)電子文件管理要素的評(píng)估

美國(guó)政府電子文件管理評(píng)估是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及戰(zhàn)略規(guī)劃、體制、人員和系統(tǒng)等諸多要素。具體而言，從戰(zhàn)略規(guī)劃看，評(píng)估是在《總統(tǒng)備忘錄》《政府文件管理指令（M-12-18）》等國(guó)家政策指導(dǎo)下開展的，體現(xiàn)了法治管理的內(nèi)在邏輯；從體制上看，NARA為強(qiáng)化自身職權(quán)，聯(lián)合行政管理與預(yù)算局（OMB）參與評(píng)估，為評(píng)估活動(dòng)的開展提供了行政支持；從人員上看，NARA在評(píng)估中較為重視對(duì)文件管理人員的考核，如RMSA設(shè)置的評(píng)分框架包含對(duì)文件管理人員學(xué)習(xí)能力、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素養(yǎng)等方面的要求，SAORM則直接問責(zé)高級(jí)機(jī)構(gòu)文件管理官員；從系統(tǒng)上看，電子文件管理評(píng)估要求機(jī)構(gòu)必須使用通過美國(guó)國(guó)防部DoD5015.2標(biāo)準(zhǔn)測(cè)試的產(chǎn)品，F(xiàn)ERM也對(duì)管理電子郵件的信息系統(tǒng)提出了嚴(yán)格要求。NARA在評(píng)估工作中高度關(guān)注對(duì)電子文件管理要素的評(píng)估，這為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)開放政府、數(shù)字政府目標(biāo)奠定了資源基礎(chǔ)。對(duì)國(guó)內(nèi)電子文件管理工作而言，戰(zhàn)略規(guī)劃、管理機(jī)制、管理人員、電子文件、管理系統(tǒng)等均是其重要組成部分，是支持、輔助電子文件管理工作有序開展的重要要素，因此完善電子文件評(píng)估內(nèi)容要強(qiáng)化對(duì)電子文件管理構(gòu)成要素的評(píng)估，通過對(duì)不同要素的把控實(shí)現(xiàn)資源合理配置，推動(dòng)電子文件有序管理，從而實(shí)現(xiàn)“數(shù)字政府”的發(fā)展目標(biāo)。

3.4 不斷完善評(píng)估規(guī)則

美國(guó)政府文件管理評(píng)估內(nèi)容并不是一成不變的，而是隨著實(shí)踐的發(fā)展不斷做出調(diào)整，這從歷年的評(píng)估數(shù)據(jù)中可以佐證。為確保評(píng)估內(nèi)容的與時(shí)俱進(jìn)，美國(guó)文件管理評(píng)估還注重遵循文件形成規(guī)律，自評(píng)估工作開展以來，就邀請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)評(píng)估內(nèi)容進(jìn)行不斷補(bǔ)充和完善，這樣既確保了聯(lián)邦法律授權(quán)的基本條款的穩(wěn)定性，又能適應(yīng)迅速變化的實(shí)踐環(huán)境。對(duì)國(guó)內(nèi)而言，為提升電子文件管理評(píng)估內(nèi)容的科學(xué)性，可采取以下措施。第一，立足實(shí)踐，不斷完善評(píng)估細(xì)則。評(píng)估內(nèi)容要能因時(shí)而變，順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，評(píng)估細(xì)則的調(diào)整緊跟實(shí)踐發(fā)展的步伐。第二，邀請(qǐng)專家參與制定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和參與評(píng)估實(shí)踐，及時(shí)發(fā)現(xiàn)評(píng)估問題，進(jìn)一步完善評(píng)估細(xì)則。第三，采用風(fēng)險(xiǎn)驗(yàn)證舉措，保證評(píng)估內(nèi)容和評(píng)估結(jié)果的科學(xué)性。評(píng)估機(jī)構(gòu)應(yīng)秉承風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，采取靈活的驗(yàn)證措施及時(shí)核驗(yàn)評(píng)估結(jié)果，保障評(píng)估細(xì)則的科學(xué)性和合理性，防止參與機(jī)構(gòu)對(duì)評(píng)估數(shù)據(jù)造假。