周林興 韓永繼/上海大學圖書情報檔案系

“灰色文獻”這一概念自20世紀六七十年代提出以來[1]，受到了圖書館學和情報學學者的廣泛關注。20世紀90年代，該問題也引起了檔案學界的興趣，因為“檔案的政治性對檔案的公布、編輯、出版發(fā)行有著絕對的要求，這是檔案信息本身的灰色色彩”[2]，檔案編研成果必須遵循檔案的機密性和政治性等屬性，也不能完全公之于眾，所以大多數(shù)成為“灰色文獻”，即只在檔案館內(nèi)部發(fā)行以及不經(jīng)商業(yè)出版者控制的在互聯(lián)網(wǎng)或社交媒體平臺上有限傳播的各種形式的編研成果[3]。如何將這些“灰色文獻”向“白色文獻”轉(zhuǎn)變以滿足廣大人民群眾需要的問題值得思考。

1 文獻回顧

通過查閱相關文獻，發(fā)現(xiàn)圍繞檔案編研所展開的研究主要有以下幾個方面：一是對檔案編研基本問題的思考，如誰來編研[4]、編研什么[5]和為誰編研[6]；二是對檔案編研工作中存在的問題及其策略探討（張小麗，龐晨[7]、賈伊花[8]、程結晶等[9]）；三是新環(huán)境下檔案編研工作的創(chuàng)新發(fā)展（彭插三[10]、李宏偉[11]、李莉[12]、黃夏基等[13]）。

可見目前對檔案編研的研究主要是從基本問題、現(xiàn)狀及其對策和創(chuàng)新發(fā)展三個方面來展開的，但如何將內(nèi)部印發(fā)的檔案編研成果由“灰色文獻”轉(zhuǎn)變?yōu)椤鞍咨墨I”等問題尚有很大的探討空間，其開放、開發(fā)與利用具有很大的現(xiàn)實意義和時代訴求。

2 檔案編研成果中灰色文獻的價值闡釋

2.1 地方性的特色價值

檔案記載了一方水土人情，是承載各地“獨家記憶”的重要載體，在記載歷史事實的類似事物中“一枝獨秀”。如浙江省檔案局編著的《南宋御街特色建筑》，其收納的歷史建筑包括了從五代吳越時期“錢塘第一井”起至2009年的宗教、商業(yè)、住宅等不同類別的建筑風貌，首次將一座無與倫比的建筑歷史博物館呈現(xiàn)在人們面前。再如四川省檔案館編著的《巴蜀擷影：四川省檔案館藏清史圖片集》，書中絕大多數(shù)圖片系首次向社會公開。通過這些灰色文獻，社會公眾能夠親自品味當時當?shù)氐恼鎸嵜婷埠蜌v史跳動與發(fā)展的脈搏。因此，檔案編研成果中的灰色文獻不僅展示了地方的特色館藏檔案信息資源，也是地方自我宣傳的“名片”，還能夠為當?shù)匚膭?chuàng)產(chǎn)品開發(fā)提供充足的“后備力量”。

2.2 多樣性的數(shù)據(jù)價值

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得對檔案數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)科學等相關研究也提上了日程，檔案編研成果中灰色文獻類型和載體等的多樣性契合了大數(shù)據(jù)體量大、類型多等特征，為數(shù)據(jù)分析和知識挖掘提供了數(shù)據(jù)來源基礎。如湖北一位農(nóng)民堅持記賬37年，其賬本被湖北省檔案館珍藏。小到打醬油、大到蓋房子，一串串數(shù)字記錄了時代變遷[14]，這樣的歷史見證物不僅提供了更多維度的社會場景畫面和歷史人文信息，并且能夠為分析過去的經(jīng)濟發(fā)展和人民生活水平等提供憑證。可見，檔案編研成果中灰色文獻不僅具有數(shù)據(jù)來源價值，其還能夠為大數(shù)據(jù)時代檔案編研工作提供“反作用力”，即根據(jù)檔案大數(shù)據(jù)分析結果，加強開放、利用檔案編研成果中灰色文獻的力度。

2.3 參考性的智庫價值

2015年，《關于加強中國特色新型智庫建設的意見》指出中國特色新型智庫是黨和政府科學民主依法決策的重要支撐，是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。毋庸置疑，檔案本身就是一種智力資源，在資政決策、科學研究和文化教育等方面發(fā)揮著重要作用和價值。如國務院發(fā)展研究中心主辦的“中國智庫網(wǎng)”，其內(nèi)部刊物——《經(jīng)濟要參》依托著名經(jīng)濟學家和公共政策研究專家隊伍，全面系統(tǒng)地展現(xiàn)國務院智囊機構的高端研究成果，為決策的科學化、民主化提供政策咨詢服務?？梢?，國家智庫的建設猶如各種知識的“聚寶盆”，各種檔案編研成果及其中的灰色文獻也能夠為國家的智庫建設“出力”，為國家治理體系建設和治理能力現(xiàn)代化的推進出謀劃策。

2.4 獨特性的學術價值

學術研究是“站在巨人肩膀上”的，與開放檔案、公開出版的檔案編研成果一樣，檔案編研成果中的灰色文獻也具有獨特的學術價值。如徽州文書檔案的發(fā)現(xiàn)促生了一門以徽州文書檔案研究為中心，綜合研究徽州社會和文化的新學科——徽學[15]。顯然，是徽州文書檔案的發(fā)現(xiàn)才促生了這門新的學科，才增添了學術研究資源，豐富了我國學術研究的廣度和深度，這充分證明了灰色文獻在學術研究中的價值。檔案編研成果中灰色文獻獨特學術價值的發(fā)揮不僅可以喚醒“沉睡”多年的檔案，而且還可以激發(fā)圖書館學、情報學、博物館學和社會學等相關領域的學術研究熱情，促進相關學科之間的資源互通和成果共享。

3 檔案編研成果中灰色文獻向白色文獻轉(zhuǎn)變的困境

3.1 法律法規(guī)的缺失

《中華人民共和國檔案法》和相關法律法規(guī)中，鮮有針對檔案編研成果公開出版的規(guī)定；而《中華人民共和國檔案法實施辦法》第23條所稱檔案的公布是指通過“出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編”等形式首次向社會公開檔案?？梢?，針對檔案編研成果可開放利用時間以及出版發(fā)行的方式尚未有明確的規(guī)定。所以，導致檔案編研成果成為灰色文獻的可能原因：一是檔案部門作為檔案編研的主體，對檔案編研成果擁有強烈而保守的知識產(chǎn)權意識，不愿將自己的辛勤勞作成果“無私”地奉獻給社會；二是法律法規(guī)的欠缺，使得檔案部門對檔案編研成果中灰色文獻向“白色文獻”的轉(zhuǎn)變無章可循。因此，致使其大多數(shù)成為在一定范圍內(nèi)順暢流通的“刊物”。

3.2 重內(nèi)輕外的意識

自古以來，檔案服務的對象就不是普通社會公眾，即便法國檔案工作改革使檔案開放利用的“人權宣言”逐漸在全世界達成了共識，但檔案“重內(nèi)輕外”的保守思想依然存在。我國31個省級檔案網(wǎng)站（除港、澳、臺）的調(diào)研報告顯示[16]，我國檔案人員的思想還比較保守，檔案編研成果的傳播還處在以紙質(zhì)出版物為主的階段，僅有4個省級檔案網(wǎng)站提供部分檔案編研成果全文數(shù)字化。據(jù)筆者對北京市檔案編研成果目錄統(tǒng)計，北京市城區(qū)的國家檔案館檔案編研成果數(shù)量共748個，公開出版181個，僅占總數(shù)的24.2%，而內(nèi)部印發(fā)數(shù)量竟達到了567個，占到了75.8%。重內(nèi)輕外的意識嚴重阻礙了檔案編研成果的開放利用，也就導致了類似利用者找不到需要的編研成果，編研成果也找不到利用者的尷尬局面。

3.3 編研主體的單一

雖然一直有學者在提倡檔案編研主體應擴寬，要加強檔案編研隊伍建設[17]，但現(xiàn)實情況卻并不樂觀。調(diào)研結果顯示，檔案編研成果由檔案部門自編的有687種，占90.51%，與其他部門合編的有72種，僅占9.49%[18]。因此，自編為主意味著抑制了社會主體參與檔案編研的熱情和接觸檔案的機會。一方面，這不僅會造成檔案編研成果受眾面的狹窄，而且也不利于檔案價值的累積與疊加，其內(nèi)容也未必能“深入人心”。另一方面，檔案編研工作者存在一定的“自卑”心理，認為檔案編研成果既無法和圖書、期刊等相媲美，也無法像小說、詩歌等受人歡迎，因此“羞”于將檔案編研成果公開出版發(fā)行，自主將其“邊緣化”，也忽視了檔案編研成果所具有的信息指引價值。隨著時代發(fā)展和人們需求的變化，這種“單槍匹馬”[19]的做法已不適應現(xiàn)實情況了。

4 檔案編研成果中灰色文獻向白色文獻轉(zhuǎn)變的途徑選擇

4.1 依法治理：制定專門的法律規(guī)范

隨著國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設的提出，檔案治理也成為學者們熱議的話題。因此檔案編研成果中灰色文獻向白色文獻轉(zhuǎn)變，理應有相應的法律法規(guī)作為準繩。首先，應從法律的角度明確界定檔案編成果的服務主體，即“為誰編研”[20]，更要明確服務主體擴大化的問題；其次，應當加強對檔案編研成果的統(tǒng)計，定期統(tǒng)計出檔案編研成果對館藏檔案的利用率和檔案編研成果的開放情況；再次，補充對檔案編研成果出版方式的規(guī)定，是公開出版還是內(nèi)部印發(fā)都應有詳盡的法規(guī)條文；最后，建立檔案編研工作考核機制，包括對檔案編研工作者業(yè)績的考核、對檔案編研成果以公開出版方式向社會開放利用效果的考核等。

4.2 搭建橋梁：促進檔案編研工作與社會良性溝通

社會化媒體環(huán)境下，檔案利用主體已不再滿足于其只是檔案信息服務的被動接受者，而是擁有既是檔案信息服務的對象，也是檔案信息服務過程的參與者這樣的雙重身份[21]。首先，檔案部門在編研某項成果時，應將編研主體擴大化，甚至可以采用“眾籌化”的形式，不僅要邀請專家學者，對此項編研成果有重要意義的 “歷史見證人”也理應被請來做“現(xiàn)場指導”。其次，應建立檔案編研工作者與社會公眾溝通機制，如通過傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體和各種網(wǎng)絡社交媒體向社會公布編研計劃，廣納“雅言”。最后，建立檔案編研成果利用反饋機制，征求利用者意見和建議，統(tǒng)計檔案編研成果還需要繼續(xù)擴大的范圍和內(nèi)容等，作為檔案編研成果灰色文獻向社會開放的參考和依據(jù)。

4.3 科學公開：鑒定檔案編研成果中灰色文獻開放時限

檔案法第十九條規(guī)定了檔案開放年限，如此也理應對檔案編研成果中的灰色文獻設定向社會開放的時間，其公開出版無疑可以擴大檔案編研成果的受眾面。但是這樣的開放也是有條件的，檔案編研成果的“源頭”是檔案，若其機密性或政治性仍在控制范圍之內(nèi)，不開放也在法理之中。因此，可以通過設立鑒定小組的方式，定期對檔案編研成果進行開放鑒定，將那些經(jīng)鑒定可以向社會開放的“灰色文獻”悉數(shù)向社會開放，對那些暫時不宜向社會開放的，劃定其控制范圍和期限，以此也不至于讓一些檔案編研成果“終生”被“束之高閣”。對檔案編研成果中灰色文獻的科學公開不僅是為了滿足人們?nèi)找嬖鲩L的文化需求，同時也是對檔案編研工作者“腦力勞動”成果的尊重，逐漸消除其“自卑”心理障礙。

4.4 技術跟進：創(chuàng)建檔案編研成果灰色文獻數(shù)據(jù)庫

大數(shù)據(jù)時代，檔案編研工作也應跟上時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)建檔案編研成果灰色文獻數(shù)據(jù)庫是對檔案編研成果的資源匯聚和價值疊加。首先，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫可以將這些灰色文獻有效集中，為領導決策和科學研究等提供智力支持；其次，數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建也是對各地方館藏檔案編研成果的統(tǒng)計，可以讓檔案部門熟知自身的檔案編研成果基本情況，改進工作；最后，檔案編研成果灰色文獻數(shù)據(jù)庫的建立不僅是為今后這些灰色文獻的開放與開發(fā)奠定了一個良好的基礎，同時也為利用大數(shù)據(jù)技術對這些灰色文獻進行數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析建立了一個基礎的“數(shù)據(jù)資源池”，順應了時代發(fā)展的趨勢。