成慧瑛/浙江外國語學院

當前，高校開展專題檔案移動平臺建設已是大勢所趨。高校開展平臺建設，是推進檔案工作數(shù)字轉型的重要舉措；是為用戶提供優(yōu)質(zhì)遠程檔案服務、實現(xiàn)查檔利用“零跑腿”目標的重要探索，特別是在新冠肺炎疫情期間，平臺能為廣大用戶提供線上服務；是高校檔案工作人員變被動服務為主動服務、提高工作效率的重要途徑。近年來，高校智慧校園平臺建設的深入推進和移動互聯(lián)網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展，為平臺建設提供了技術支持。

學籍專題檔案指高校對學生從入學到畢業(yè)、就業(yè)全過程中形成的具有保存價值的原始材料進行專項提煉與整合之后形成的數(shù)字檔案資源，包括學生的學籍信息、成績信息、獎懲信息、畢（結）業(yè)信息、學位授予信息、就業(yè)信息等，對于學生未來出國留學、學歷提升、職稱評聘等具有重要作用，對于用人單位進行干部專項審核等也具有重要參考價值。我省部分高校陸續(xù)開展學籍專題檔案移動平臺建設，雖取得一定成績，但也存在著明顯問題。如，建設理念陳舊，一些高校檔案移動平臺上的學籍專題檔案服務只是公示學校檔案部門的聯(lián)系電話或郵箱等；查檔模式多為線上線下協(xié)同的模式，實踐中需要申請人通過郵箱、QQ、微信等途徑上傳有效證件圖片（包括身份證、畢業(yè)證、單位介紹信等）、提交查檔申請（包括查檔用途、需求及手機聯(lián)系方式、郵寄地址等），檔案人員審核無誤后從檔案信息管理系統(tǒng)里調(diào)取學籍檔案寄給申請人，或通過郵箱傳遞所需資料；數(shù)據(jù)庫建設缺乏以人為本的理念，存在條目簡單粗放、掛接圖片加工粗糙等問題，查檔利用不夠便捷。再如，建設經(jīng)費缺失、人員缺位現(xiàn)象普遍存在。下面，筆者基于所在單位浙江外國語學院及省內(nèi)相關高校的工作實踐，探討加強高校學籍專題檔案移動平臺建設的路徑。

1 明確平臺的建設原則

1.1 標準規(guī)范原則

標準規(guī)范是平臺建設的重要前提。要嚴格遵循國家相關法律法規(guī)、行業(yè)技術標準及指南等規(guī)定要求開展平臺建設，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設指南》《檔案移動服務平臺建設指南》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》等。

1.2 便捷高效原則

便捷高效是平臺建設的重要目標。平臺需要給需求方和供給方帶來便捷高效的體驗，體現(xiàn)為用戶端的身份驗證及申請界面簡明直觀且操作簡便，服務端查檔方式高效且信息回復與傳遞快捷。

1.3 共建共享原則

共建共享是平臺建設的重要途徑。主要指學校相關業(yè)務部門、二級學院在平臺建設過程中協(xié)同配合、整合資源，共同推進學籍專題檔案移動服務平臺建設，做到平臺共建共享，避免“數(shù)據(jù)壁壘”或重復建設，解決平臺運行成本高、維護難的問題。

1.4 動態(tài)交互原則

動態(tài)交互是提升平臺品質(zhì)的重要方式。平臺建設要實現(xiàn)登錄驗證、遞交申請、受理查閱、查檔傳遞等過程中的信息動態(tài)交互，對用戶在平臺利用中提出的反饋意見、評論、點贊、收藏的數(shù)據(jù)進行交流分析，了解用戶實際需求，在應用中不斷完善平臺的各項功能，實現(xiàn)平臺迭代升級。

1.5 安全管控原則

安全管控是平臺建設的底線。在平臺建設中必須樹立“底線意識”、強化安全管控，具體包括確保平臺的訪問安全、學籍專題檔案數(shù)據(jù)庫的存儲安全、數(shù)據(jù)的傳輸安全，以及做好專題檔案自身密級保護的發(fā)布審核、相關安全管控制度的建設。如數(shù)據(jù)庫采用指定服務器存儲數(shù)據(jù)，同時做好備份、物理隔離等工作；提升傳輸中介的安全性和穩(wěn)定性，保證公開數(shù)據(jù)的完整、權威、兼容、只讀；做好學籍專題隱私數(shù)據(jù)的處理，對數(shù)據(jù)發(fā)布的范圍、內(nèi)容進行審核；制定平臺查檔身份認證細則、查檔權限審批細則、平臺數(shù)據(jù)庫發(fā)布審核辦法等相關安全管控制度等。

2 明晰平臺架構及功能設計

2.1 前臺用戶端

即學籍專題移動端用戶界面，包括用戶操作界面、身份驗證界面、查詢申請遞交界面、檔案業(yè)務數(shù)據(jù)處理后的結果反饋界面。用戶端根據(jù)用戶的身份驗證情況及權限開放等級，提供查詢預約、在線瀏覽、下載數(shù)字圖片全文等功能。

2.2 后臺服務端

即學籍專題電腦端信息受理中心，是連接前臺用戶端和數(shù)據(jù)端的中心樞紐，主要實現(xiàn)前臺用戶端與數(shù)據(jù)端的信息傳遞、接受前臺用戶端的請求、提取數(shù)據(jù)端的數(shù)據(jù)等功能，以及實現(xiàn)查檔登記自動統(tǒng)計、數(shù)據(jù)導出等功能。

2.3 數(shù)據(jù)端

位于整個平臺的最后端，實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、存儲、更新、運維等，是整個平臺運行的基礎，包括學籍檔案專題數(shù)據(jù)庫（如新生錄取名冊專題數(shù)據(jù)庫、學生成績專題數(shù)據(jù)庫等）和前臺用戶端及后臺服務端產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)（如界面數(shù)據(jù)、上傳數(shù)據(jù)、反饋數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、權限數(shù)據(jù)等）。

3 加強平臺查檔服務流程及功能設計

3.1 平臺查檔服務系統(tǒng)及其流程設計

一是遠程自助查檔服務系統(tǒng)流程設計。主要流程如下：查檔用戶關注校園公眾號，經(jīng)辦事大廳登錄學籍專題查檔前臺用戶端，進行身份認證后輸入查檔關鍵詞檢索搜尋，最終從數(shù)據(jù)端的專題數(shù)據(jù)庫讀取查詢結果，在線瀏覽和下載打印具有電子章的查檔結果，同時通過前臺用戶端的信息反饋欄進行意見反饋和滿意度調(diào)查，后臺服務端可自動完成查檔登記及數(shù)據(jù)管理。

二是遠程預約查檔服務系統(tǒng)流程設計。主要流程如下：登錄及身份認證與遠程自助查檔服務流程相同，經(jīng)身份核驗確認，需要將相關材料拍照上傳并填寫查檔申請，同時選擇檔案服務方式，查檔預約經(jīng)過確認，由后臺服務端審核受理，最終根據(jù)不同的服務選擇反饋結果。查檔業(yè)務辦理完結后，查檔人通過前臺用戶端看到處理狀態(tài)（含快遞單號），并通過前臺用戶端的信息反饋欄進行意見反饋和滿意度評價；后臺服務端可以自動完成查檔登記及數(shù)據(jù)管理。

3.2 平臺查檔服務功能設計

3.2.1 身份驗證功能設計

查檔人遞交申請時的身份驗證，可以考慮通過身份證圖片上傳+人臉識別+手機驗證碼的方式實現(xiàn)，可進入專題平臺自助查詢，或提出預約查詢申請。

3.2.2 申請遞交功能設計

主要包括相關材料的拍照上傳功能設計（如通過手機拍攝上傳單位介紹信、畢業(yè)證、組團查檔的表格等，上傳圖片張數(shù)根據(jù)需求進行限定）；查檔申請內(nèi)容填寫功能設計（如查檔用途、內(nèi)容、查檔人姓名、手機號、收件人姓名、手機號、住址、郵箱等）；檔案服務方式的選擇設計（如上門自取、快遞郵寄、電子郵件回復等方式），并對上述關鍵項進行必傳、必填、必選步驟限定，避免重要信息遞交遺漏。

3.2.3 動態(tài)交互功能設計

圍繞查檔疑問咨詢（如查檔人對身份確認、材料上傳等操作問題的咨詢）、問題交流反饋（如檔案人員在受理查檔后對查檔人就證件存疑、上傳信息有誤、檔案查詢無果、相關查檔建議等問題進行反饋）、服務意見反饋（如查檔人對服務滿意度或意見建議等進行反饋）設計欄目。

3.2.4 流程監(jiān)控追蹤提醒功能設計

根據(jù)服務流程的前、中、后三階段進行監(jiān)控、追蹤、提醒，主要包括用戶端遞交申請時的服務端手機提醒；受理過程的進度追蹤（包括待處理、處理中、已完成的狀態(tài)追蹤）；結果回復時的監(jiān)督管控，如用戶端快遞編號查詢、瀏覽下載打印次數(shù)限定等。

3.2.5 后臺服務端的“快遞一鍵下單”功能設計

“快遞一鍵下單”功能聯(lián)通了后臺服務端和快遞公司業(yè)務受理端的數(shù)據(jù)，將平臺上傳的收件人信息傳遞給快遞公司受理端，并顯示快遞公司受理端的快遞編號。該功能一方面省去服務端檔案人員填寫快遞信息的步驟，避免了填寫錯誤的情況發(fā)生；另一方面服務端檔案人員手機與快遞公司業(yè)務流程端進行綁定，讓檔案人員全程跟蹤快遞寄送流程及相關信息，提高檔案投遞準確率。

3.2.6 自動查檔登記及數(shù)據(jù)管理功能設計

后臺服務端的自動查檔登記及數(shù)據(jù)管理功能把服務端受理的查檔人申請驗證、填寫、上傳、查詢等相關數(shù)據(jù)，根據(jù)查檔登記的各要素自動統(tǒng)計歸總，并自助進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析、導出，能為今后的復查追溯、統(tǒng)計利用提供除文字信息之外的圖片信息，如身份證、畢業(yè)證、介紹信、個人委托證明等上傳圖片信息的直觀查詢。

4 建設學籍專題檔案數(shù)據(jù)庫

學籍專題檔案數(shù)據(jù)庫是整個學籍專題檔案移動服務平臺的基礎和重中之重，沒有數(shù)據(jù)庫對平臺數(shù)據(jù)端的支撐，再完美的平臺功能架構、平臺流程打造都無法很好地發(fā)揮其功效。需要注意的是，移動環(huán)境下的數(shù)據(jù)庫建設有別于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設，必須圍繞移動平臺的特點進行精準建設。

4.1 加強數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化建設

一是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時，對紙質(zhì)材料的掃描模式及分辨率的選擇、掃描圖像的清晰度處理等要符合數(shù)字化標準規(guī)范，為移動端用戶獲取高清晰度的查詢材料打下基礎。二是基于學籍專題查檔用戶個人信息的檢索下載需求，在數(shù)字化圖片與專題數(shù)據(jù)庫目錄掛接時，要確保一人一目錄、一人一掛接，同時采用相關校對程序審核對應掛接的正確性，杜絕個人信息張冠李戴現(xiàn)象的出現(xiàn)。三是針對平臺易擴散性和易失真性，強化對學籍專題數(shù)據(jù)庫中數(shù)字圖片的處理，確保其安全性與權威性。如“新生錄取名冊專題”“畢業(yè)名冊專題”等存在“多人一表”的現(xiàn)象，因此對條目中本人所需查詢信息之外的他人信息內(nèi)容進行模糊遮蓋技術處理；此外為保證檔案材料的線上權威性和在線傳遞過程中安全性，還必需進行姓名欄的電子章加蓋及安全標識處理，如水紋、防偽碼嵌入等。這樣當后臺服務端在提取數(shù)據(jù)端數(shù)據(jù)庫中經(jīng)上述處理后的數(shù)字化全文資料后，發(fā)送到前臺用戶端的就是一份安全可靠、清晰準確的查檔結果材料。

4.2 明確數(shù)據(jù)庫的用戶需求

可通過問卷調(diào)查等形式，獲取并分析用戶在學籍檔案利用中的反饋意見、評論等，明確用戶需求，據(jù)此提供有針對性的服務。還可依托智慧校園建設中的大數(shù)據(jù)追蹤，分析用戶對學籍檔案的實際利用率，專門研究用戶迫切需要查閱利用的檔案，如，當前全省正在開展干部檔案專項審核，錄取名冊、學生成績卡、畢業(yè)名冊等資料的查閱利用需求極大，針對這一情況提供精準服務。

4.3 強化數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理

一方面在數(shù)據(jù)采集時必須考慮學籍專題數(shù)據(jù)來源的廣泛性（如來自教務處、學工部、招生辦、二級學院等），原始數(shù)據(jù)的格式、標準等往往不統(tǒng)一，因此必須對采集的數(shù)據(jù)進行規(guī)范化整理，轉換為統(tǒng)一格式。另一方面要關注校內(nèi)各信息平臺等實時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，對學籍專題數(shù)據(jù)庫進行定期更新。

4.4 提高數(shù)據(jù)庫的查詢檢索能力

要提高學籍專題檔案數(shù)據(jù)庫目錄字段錄入的多樣性，以及移動前臺用戶端的查詢檢索的成功率和內(nèi)容的準確性。如“新生錄取專題”的數(shù)據(jù)庫目錄字段錄入要包括新生姓名、出生年月、身份證號、錄取時間、錄取批次、專業(yè)名稱、生源地、檔案卷號等關鍵信息，為日后提供精準檢索打好基礎。

4.5 做好數(shù)據(jù)安全存儲

首先是提升移動環(huán)境下數(shù)據(jù)庫服務器的數(shù)據(jù)存儲、加密、訪問權限設置管理，并完善防泄露的技術手段。其次是做好數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)更新及傳輸過程中的安全等級控制，并確保其長期穩(wěn)定性。最后是建立數(shù)據(jù)庫安全管理體系，如成立數(shù)據(jù)庫發(fā)布審核小組，建立健全專題數(shù)據(jù)庫的審核發(fā)布制度，合理規(guī)范專題數(shù)據(jù)庫的服務范圍和流程，構建專題數(shù)據(jù)庫開放評價及追責機制等。