■ 謝春霞

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，逐漸被數(shù)字檔案管理模式所替代。2010年國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，2014年發(fā)布《國(guó)家數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，積極推進(jìn)數(shù)字檔案館及數(shù)字檔案室建設(shè)的科學(xué)建設(shè)和管理，加快檔案信息化步伐。按照國(guó)家檔案局要求，很多的檔案部門都在開展檔案數(shù)字化和電子檔案收集工作，數(shù)字檔案在提高工作效率的同時(shí)，其安全保密工作也受到了極大的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，筆者結(jié)合自己工作崗位談?wù)剶?shù)字信息時(shí)代下關(guān)于數(shù)字檔案與保密工作的思考。

一、數(shù)字檔案為檔案利用帶來方便快捷

數(shù)字化是檔案工作的戰(zhàn)略方向。檔案數(shù)字化有利于檔案永久存儲(chǔ)與安全保密，有利于提高檔案館（室）工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，有利于滿足廣大人民群眾對(duì)現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。以云南省為例，云南省近年來已開始全面開展館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作，據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2019年底，全省檔案數(shù)字化成果已達(dá)到20882319 件，其中，省檔案館現(xiàn)已完成館藏檔案數(shù)字化80%以上，完成館藏檔案數(shù)字化1.2億頁，館藏檔案100%建立文件級(jí)機(jī)讀目錄。隨著數(shù)字檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)和對(duì)館藏的覆蓋面的增大，數(shù)字化檔案保管與利用中的安全保密工作也迫在眉睫。云南省檔案館檔案利用的查準(zhǔn)率已達(dá)到100%，查全率超過95%，查閱利用數(shù)量也在逐年增加，2016年利用數(shù)字化檔案99776件次，2017年利用數(shù)字化檔案102461 件次，2018年利用數(shù)字化檔案474712 件次，2019年利用數(shù)字化檔案已達(dá)509131 件次，還創(chuàng)下單日為110 名利用者提供檔案證明的記錄，平均辦理用時(shí)不到4 分鐘。數(shù)字檔案極大地提高了工作效率，為檔案利用者帶來了極大的方便。

二、數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的比較分析

數(shù)字檔案是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)對(duì)單位和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的信息進(jìn)行傳輸與存儲(chǔ)。主要通過數(shù)字化的技術(shù)來對(duì)文件信息進(jìn)行整理加工。紙質(zhì)檔案是建立在印刷技術(shù)上成立的，將各種文字信息印刷于紙張上進(jìn)行存檔。紙質(zhì)檔案歷史非常的悠久，對(duì)人類的歷史文明做出了巨大的貢獻(xiàn)。數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案有著非常多的相似之處，比如說它們都是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體在社會(huì)活動(dòng)中從事管理的一種渠道，從本質(zhì)上來看都是文件存儲(chǔ)的一種方式。

但紙質(zhì)檔案將逐步被數(shù)字檔案所取代的趨勢(shì)是顯而易見的。一方面，由于紙質(zhì)材料易老化、易破損、無法再生，長(zhǎng)時(shí)間借閱、應(yīng)用會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成影響，不利于檔案的永久保存。另一方面，紙質(zhì)檔案便捷化程度以及共享性效果均不如數(shù)字檔案，查閱利用紙質(zhì)檔案的工作效率較利用數(shù)字檔案低下，紙質(zhì)檔案已滿足不了數(shù)字中國(guó)的飛速發(fā)展和群眾利用檔案的需求，也不能充分發(fā)揮檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化發(fā)展中的重要作用。因此，國(guó)家檔案局在2020年6月修訂的《檔案法》中明確“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”，同時(shí)明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”，從法律意義上保證了數(shù)字檔案的法律效力。

三、建立健全科學(xué)的數(shù)字檔案管理保密制度是做好數(shù)字檔案保密工作的保障

由于數(shù)字檔案的易于復(fù)制、更改的特性，對(duì)其安全保密的管理提出了更高的要求，必須建立健全科學(xué)的數(shù)字檔案管理保密制度，才能確保數(shù)字檔案的安全。

（一）建立健全數(shù)字檔案保密制度

數(shù)字檔案保密制度是做好保密工作根本，是檔案工作人員開展工作的重要依據(jù)和保障，是增強(qiáng)工作人員警惕性和責(zé)任感的重要保證。一是應(yīng)當(dāng)依據(jù)本單位的實(shí)際情況，參照《檔案法》和《保密法》及國(guó)家有關(guān)政策及法律法規(guī)，建立數(shù)字檔案保密工作制度，對(duì)數(shù)字檔案資料的登記、查閱、復(fù)制、保存、銷毀和數(shù)字化掃描等工作程序進(jìn)行明確的規(guī)定，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息管理人員的工作要求和工作規(guī)范做出詳細(xì)的規(guī)定。如云南省檔案局印發(fā)了《檔案安全管理辦法》《數(shù)字化保密安全管理規(guī)定》等相關(guān)保密規(guī)章制度，并且在數(shù)字檔案保密管理制度制定以后，根據(jù)實(shí)際實(shí)施中遇到的問題和新挑戰(zhàn)，不斷豐富、完善相關(guān)制度，保證制度的適用性和有效性。二是在涉密檔案數(shù)據(jù)管理方面必須堅(jiān)持專人負(fù)責(zé)、專門存放、全程管理、確保安全，可由一名專職管理人員進(jìn)行管理和提供利用。涉密檔案數(shù)據(jù)可根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行保密等級(jí)劃分，原則上保密等級(jí)為一般的涉密檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)、單位的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù)后，允許在專用的涉密計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱利用；對(duì)保密等級(jí)重要的數(shù)字化檔案內(nèi)容須進(jìn)行加密處理，即使在專用的涉密計(jì)算機(jī)內(nèi)查閱也要由管理員輸入查閱密碼，查閱密碼應(yīng)當(dāng)定時(shí)更新。對(duì)保密數(shù)字化檔案都不允許私自拷貝和拍照等形式復(fù)制，管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。確因工作需要復(fù)制、下載的保密數(shù)字化檔案資料應(yīng)當(dāng)向本機(jī)關(guān)、單位主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并經(jīng)制發(fā)單位批準(zhǔn)，方可復(fù)制、下載。復(fù)制、下載的涉密數(shù)字化檔案視同原件管理，不可改變其密級(jí)、保密期限和知悉范圍。為保證檔案利用的及時(shí)性和安全保密性，云南省檔案局專門印發(fā)了《云南省檔案館數(shù)據(jù)庫管理暫行辦法》以此來對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫相關(guān)程序進(jìn)行規(guī)范。

（二）建立完善數(shù)字檔案查詢和利用管理辦法

數(shù)字化檔案流失的一個(gè)重要途徑就是直接的復(fù)制、盜取、丟失。建立完善的數(shù)字化檔案查詢和使用管理辦法，防止在查詢和利用過程中泄露和丟失。正確處理好數(shù)字化檔案保密與利用、保密和開放的關(guān)系，堅(jiān)持“保、放”結(jié)合。云南省檔案局印發(fā)了《檔案查閱利用工作規(guī)范》和《數(shù)字化檔案利用流程》等規(guī)范，主要對(duì)數(shù)字化檔案借閱利用作出了明確的規(guī)定，要嚴(yán)格按照審批程序辦理。利用者只有持完整的利用手續(xù)才能查閱所需要的數(shù)字化檔案；數(shù)字化檔案管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)利用者的身份、目的進(jìn)行審核，針對(duì)利用的實(shí)際情況有選擇的向其呈現(xiàn)數(shù)字化檔案，不能簡(jiǎn)單地將涵蓋所需信息的全部數(shù)字化檔案提供利用，并對(duì)利用者的查閱地點(diǎn)和查閱方式進(jìn)行限制和規(guī)定。

（三）采用安全技術(shù)性較強(qiáng)的專業(yè)檔案管理軟件系統(tǒng)是做好數(shù)字檔案保密工作的基礎(chǔ)

數(shù)字檔案的安全管理離不開相關(guān)的軟件，因此，在數(shù)字檔案的管理中，必須采用安全技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)檔案管理軟件，一是應(yīng)當(dāng)按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備正版軟件系統(tǒng)。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件須通過國(guó)家安全認(rèn)證，除安裝正版的殺毒軟件、第三方安全管理軟件、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)保密管理軟件和業(yè)務(wù)審計(jì)等安全管理工具外，禁止安裝其無關(guān)軟件。數(shù)字檔案文件常以多種格式存儲(chǔ)，不同格式的電子文件其解讀的軟件或程序也不盡相同，且電子文件本身具有極強(qiáng)的復(fù)制性，共享性，各個(gè)環(huán)節(jié)隨時(shí)都有被損壞，丟失的可能性。選擇數(shù)字檔案管理軟件時(shí)要充分考慮其通用性、安全性、技術(shù)維護(hù)、后期開發(fā)等因素，包括軟件設(shè)計(jì)者的資質(zhì)、信譽(yù)度等，確保軟件的可延續(xù)性。比如有些檔案部門曾選擇了一些檔案管理軟件，但是隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，該軟件讀取文件格式受到局限或者使用版本過低，又沒有技術(shù)跟蹤服務(wù)，數(shù)據(jù)無法讀出，甚至找不到軟件開發(fā)商的售后服務(wù)員，致使給檔案工作帶來諸多的麻煩甚至損失，更有甚者，為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，從互聯(lián)網(wǎng)上隨意下載一個(gè)數(shù)字檔案管理軟件，那更是漏洞百出，沒有安全保障，因此選擇一套安全技術(shù)較強(qiáng)的數(shù)字檔案管理軟件是非常重要工作。另外，在使用軟件中還要落實(shí)專人管理、設(shè)置操作密碼和使用權(quán)限。數(shù)字檔案管理應(yīng)結(jié)合保密計(jì)算機(jī)管理規(guī)定，按照三員管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全保密員和安全審計(jì)員的職責(zé)，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。在選擇檔案數(shù)字化加工公司時(shí)應(yīng)考慮須具備相應(yīng)的保密資質(zhì)，并嚴(yán)格按照有關(guān)安全保密規(guī)范要求進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)和項(xiàng)目施工。二是數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全保密。數(shù)字檔案常用的存儲(chǔ)介質(zhì)一般保存于硬盤、光盤和U 盤中，對(duì)于存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一定的加密處理，防止再次被寫入無關(guān)信息而遭到破壞，且應(yīng)當(dāng)裝盒存放，防止有劃痕、擦痕等意外情況，避免存儲(chǔ)介質(zhì)被損壞，致使檔案數(shù)據(jù)信息丟失；檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)做好備份工作，防止檔案數(shù)據(jù)由于設(shè)備故障而丟失。

確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改是檔案工作者的重要的責(zé)任，在數(shù)字檔案管理工作中，檔案管理人員要提高對(duì)新時(shí)代網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解、學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的電子信息技術(shù)，熟練掌握計(jì)算機(jī)管理和檔案管理軟件應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程和相關(guān)的規(guī)章制度，確實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全保密，防止失泄密、竊密等情況發(fā)生。